10 طرق يمكنك من خلالها تعزيز الامتثال في مكان العمل

بصفتك مسؤول الامتثال ، فأنت مسؤول عن إنشاء ثقافة الامتثال في مؤسستك. الامتثال ضروري لتزويد موظفيك ببيئة عمل آمنة . كما أنه يمنع مؤسستك من التعرض للعقاب لانتهاكها أي قواعد وأنظمة.

لاكن هئا اسهل قول من الفعل. يمكن أن يؤدي إجهاد الامتثال والرضا عن الذات وقلة مشاركة الموظفين إلى جعل مهمة فريق الامتثال صعبة.

ومع ذلك ، هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها لضمان تبني الموظفين للممارسات القانونية والأخلاقية في العمل. في هذه المقالة ، نلقي نظرة على 10 طرق يمكنك من خلالها تعزيز الامتثال في مكان العمل .

ما هو الامتثال في مكان العمل؟

يعني الامتثال أن مؤسستك تتبع أي قوانين ولوائح خارجية تنطبق عليها . وتشمل هذه القوانين واللوائح على المستويات الفيدرالية والولائية والمحلية. تدعم السياسات والممارسات والتدريب الداخلي الامتثال.

يؤثر الامتثال في إعدادات العمل على جميع مستويات ومجالات المؤسسة. كما أنه يغطي مجموعة واسعة من الموضوعات. من بين أمور أخرى ، يجب أن تكون الأعمال متوافقة مع القوانين واللوائح حولها

• توظيف
• مكافحة التمييز
• الصحة و السلامة
• ضريبة
• حماية البيانات
• حماية البيئة.

على نطاق أوسع ، الامتثال يعني أن المنظمة وموظفيها يتصرفون بشكل مناسب وأخلاقي . في الأساس ، الامتثال يعني فعل الشيء الصحيح.

تشمل أمثلة الامتثال في مكان العمل

• عرض ملصقات المخاطر وفقًا لمعايير إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA)
• تدريب DEI لمنع التمييز
• تخزين المعلومات الشخصية للموظفين بشكل آمن لحمايتهم من خرق البيانات.

يعد الامتثال الفعال أمرًا ضروريًا لسلامة الصحة البدنية والعقلية لموظفيك . يقلل من مخاطر إصابات مكان العمل. كما أنه يمنع حوادث التنمر أو المضايقة أو التمييز.

يضمن الامتثال أيضًا أن تتجنب مؤسستك انتهاك أي قوانين أو لوائح. يمكن أن تؤدي هذه الانتهاكات إلى عقوبات قانونية ، بما في ذلك الغرامات والإضرار بالسمعة.

لكن تشجيع الامتثال في مؤسستك يتجاوز جلسة التدريب العرضية التي تستغرق ساعة واحدة. فيما يلي طرق يمكنك من خلالها دمج الامتثال في ثقافة مكان عملك.

10 طرق لخلق ثقافة الامتثال

عندما يتعلق الأمر بالامتثال ، فإن أفضل مكان للبدء هو القمة. المديرون الجيدون يقودون بالقدوة. لذلك من الضروري أن يُظهر القادة التزامهم بالممارسات المتوافقة في مكان العمل .

لا ينبغي أن تكون هناك معايير منفصلة متوقعة للقيادة. إذا كان من المتوقع أن يظهر الموظفون سلوكيات معينة ، فيجب أن تكون الإدارة كذلك.

القيادة مسؤولة عن نمذجة السلوكيات المقبولة. عندما يفعلون ذلك ، يكون لهذا تأثير تدريجي على بقية المنظمة.

عندما يكون قادة الشركة قدوة ، سيتبعهم الموظفون . على سبيل المثال ، عندما يأتي التدريب على الامتثال ، يجب على الإدارة إكماله قبل أو مع فريقهم. هذا يشجع مشاركة الموظفين.

من المهم أيضًا للقيادة أن تنقل قيمة الامتثال . هناك طريقة جيدة لبدء القيام بذلك وهي إعادة صياغة الامتثال.

يرى العديد من الموظفين الامتثال ككرة وسلسلة حول أعناقهم. بدلاً من ذلك ، يجب على القيادة أن تشرح كيف يساعد الامتثال في بناء بيئة عمل آمنة للجميع. يمكنهم أيضًا التأكيد على كيفية مساهمته في إنشاء عمل مسؤول ومربح.

تأكد من أن الإدارة تفهم أهمية دورها في خلق ثقافة الامتثال. يحتاجون أيضًا إلى فهم الرسائل الرئيسية حول الامتثال. يمكنهم بعد ذلك المساعدة في توصيل هذا في جميع أنحاء المنظمة.

ثقافة الشركة مبنية على القيم الأساسية. إنها توفر الأساس لثقافة مدفوعة بالقيمة ، ثقافة تشجع الموظفين على فعل الشيء الصحيح. لذلك يجب أن يكون لديك قيم شركة محددة بوضوح لدعم ثقافة الامتثال .

القيم التي تقوم بذلك تشمل النزاهة والصدق والشفافية والثقة والاحترام والمساءلة.

تساعد هذه القيم في توجيه استراتيجية عملك نحو الامتثال . علاوة على ذلك ، فإنهم يضمنون أن الامتثال هو أكثر من مجرد نشاط "تحديد المربع".

إنها بمثابة خارطة طريق توجه قرارات الموظفين وأفعالهم. كما أنها توضح كيف تتناسب إجراءات الامتثال الصغيرة المنتظمة مع الصورة الأكبر.

بينما يحتاج الجميع إلى الانتباه إلى الامتثال ، قد تختلف كيفية قيامهم بذلك اعتمادًا على دورهم. الموظفون مسؤولون عن الامتثال بطرق مختلفة وعلى مستويات مختلفة. لهذا السبب لا يجب أن تتبع أسلوبًا واحدًا يناسب الجميع في التدريب.

بدلا منه، قد تحتاج إلى تكييف برنامج تدريب الامتثال الخاص بك ليناسب أنواعًا مختلفة من الموظفين .

على سبيل المثال ، من المحتمل أن تتطلب الإدارة تدريبًا مختلفًا على الامتثال من المتدربين. تتطلب الإدارة فهماً شاملاً للامتثال ، بما في ذلك فهم قانوني أعمق.

من ناحية أخرى ، يحتاج المتدربون فقط إلى معرفة اللوائح الأساسية التي يحتاجون إليها للامتثال خلال فترة وجودهم في المنظمة.

لاستيعاب ذلك ، يمكنك بناء تدريب يركز على الإدارة في برامج القيادة. قم بدمج التدريب الذي يركز على الموظف في برنامج التأهيل الخاص بك وجلسات التدريب المستمرة المنتظمة.

يمكنك أيضًا تخصيص رسائلك حول الامتثال لتناسب جمهورك المستهدف . هذا يضمن للموظفين فهم ما هو متوقع منهم.

ضع في اعتبارك أنه بغض النظر عن نوع الموظف ، فإنك تحتاج إلى تقديم تدريب امتثال لموظفيك بانتظام . في بعض الأحيان يكون هذا مطلوبًا بموجب القانون. حتى إذا لم يكن الأمر كذلك ، يجب أن تفكر في القيام بذلك لتعزيز المعايير المتوقعة.

يتم أيضًا تحديث القوانين واللوائح باستمرار. من الضروري مراجعة برامجك التدريبية بانتظام لتعكس هذه التغييرات.

غالبًا ما يثير مجرد ذكر "الامتثال" تأوهًا في الرد. لا يرغب الموظفون في الجلوس أمام فيديو تدريبي آخر قديم. من المهم أن تجعل الامتثال ممتعًا ويمكن لموظفيك الوصول إليه.

كبداية ، قم بتغيير طرق تقديم التدريب الخاص بك . يمكنك تقديم تدريب الامتثال شخصيًا في مجموعات صغيرة أو بشكل فردي أو عن طريق الفيديو أو عبر الإنترنت.

تتمثل إحدى طرق جعل التدريب على الامتثال أكثر إمتاعًا في دمجه مع أنشطة بناء الفريق الأخرى. أو يمكنك تنظيم يوم تدريبي حول الغداء أو شاي بعد الظهر.

إن إعطاء اليوم غرضًا مزدوجًا يجعل تدريب الامتثال أكثر جاذبية. هذا يزيد من احتمالية تفاعل موظفيك معها.

تأكد أيضًا من تحديث مواد التدريب الخاصة بك . يجب أن يتمكن موظفوك من الوصول إليهم في أي وقت بسهولة. قم بتضمين أي لوائح امتثال ذات صلة في التدريب على متن الطائرة ، وكتيب الموظف ، والإنترانت.

يجب أن يكون الامتثال متاحًا أيضًا بالمعنى العملي. فكر في كيفية تقليل الحواجز العملية أمام الامتثال لموظفيك .

على سبيل المثال ، لتشجيع الموظفين على ارتداء معدات الحماية الشخصية (PPE) ، يمكنك وضع قطع غيار في كل سيارة تابعة للشركة. بهذه الطريقة ، يتمتع الموظفون الذين ليس لديهم مكاتب دائمًا بإمكانية الوصول إلى المعدات ويزيد احتمال استخدامها.

تعتبر المكافآت طريقة جيدة للتعرف على السلوك المتوافق وتشجيعه في مكان العمل .

بذل جهدًا لتحديد أمثلة على الامتثال في مكان العمل والاعتراف بها علنًا . القيام بذلك يحفز الموظفين على الامتثال. يعزز بشكل إيجابي سلوك الموظف الذي يتلقى التقدير.

عندما يرى الموظفون الآخرون شخصًا ما يكافأ على سلوكه ، فمن المرجح أن يتبعوه. كما يوضح أيضًا أن الامتثال يمثل أولوية في مؤسستك.

من المهم مكافأة الامتثال وتقديره بشكل عادل ومتسق . على سبيل المثال ، إذا بدأت جائزة امتثال شهرية ، فحدد المعايير التي تحدد الفائز. إذا كان بعض الموظفين ينظرون إلى جهودك على أنها محسوبية ، فقد يكون للمكافآت تأثير معاكس وتؤثر على معنويات موظفيك.

تسمح لك مراجعات الأداء بالتحقق بانتظام من موظفيك. يمكنك استغلال هذه الفرصة لتعزيز توقعات الشركة حول الامتثال .

أثناء مراجعة الأداء ، تأكد مما إذا كان الموظف قد أكمل التدريب المطلوب. ناقش معهم أيضًا كيف يمثلون ثقافة الامتثال في عملهم.

تخصيص وقت لمناقشة هذا ينقل أهمية الامتثال. إنه يمنح موظفيك فرصة للتفكير في كيفية نموذج الامتثال وأي تغييرات يحتاجون إلى إجرائها على سلوكهم.

من خلال تضمين الامتثال في مراجعات الأداء ، هناك رابط مباشر بينه وبين المكافآت أو الترقيات السنوية. هذا يشجع المساءلة الفردية حول الامتثال.

وفقًا لماكينزي ، فإن سماع عبارة "لا تفعل هذا" أو "لا تفعل ذلك" ، يمكن أن يؤدي إلى تآكل ثقة الناس. لذلك ، عند تقديم التدريب أو مناقشة الامتثال بشكل عام ، ضع إطارًا إيجابيًا له. هذا يبني الثقة مع موظفيك ويشجع على الشراء.

يمكنك القيام بذلك من خلال التركيز على السلوكيات الإيجابية التي يجب على الموظفين تبنيها ، بدلاً من التركيز على ما لا ينبغي عليهم فعله .

من المهم أيضًا شرح الغرض من إجراء الامتثال . يميل الموظفون إلى ممارسة الامتثال عندما يفهمون سبب ذلك.

على سبيل المثال ، يمكنك ببساطة إخبار موظفيك "لا تميزوا في مكان العمل". لكن النهج الأكثر فعالية هو شرح ماهية التمييز ، ولماذا يحدث ، وكيفية الرد عليه. يساعد هذا الفهم الأعمق الموظفين على تحديد ومعالجة أي مشكلات تتعلق بالامتثال.

لمعرفة ما إذا كانت جهود الامتثال الخاصة بك تعمل ، تحتاج إلى قياسها.

لهذا السبب من الضروري إجراء عمليات تدقيق منتظمة للامتثال . استخدم هذه المراجعات الدورية للتحقق من امتثال ممارساتك وسياساتك للوائح ذات الصلة.

استخدمها أيضًا لقياس ما إذا كان موظفوك يتبعون سياساتك وإجراءاتك.

تعتمد كيفية قياس النجاح عندما يتعلق الأمر بالامتثال على القوانين واللوائح التي تنطبق على مؤسستك . تشمل المقاييس التي قد تشير إلى ثقافة قوية للامتثال

• انخفاض في حوادث مكان العمل
• انخفاض في شكاوى العملاء أو زيادة في ردود الفعل الإيجابية للعملاء
• ردود فعل إيجابية من خلال استطلاع للموظفين.

يتيح لك قياس الامتثال مساءلة الفرق والمؤسسة. كما يسلط الضوء على أي مخاوف مستمرة تحتاج إلى معالجة.

مشاركة الموظفين هي المفتاح لبناء ثقافة الامتثال. الموظفون المرتبطون هم أكثر إنتاجية وأكثر استثمارًا في عملهم.

يخلق الارتباط أيضًا إحساسًا بالانتماء. عندما يشعر الموظفون أنهم يساهمون في شيء أكبر ، فمن المرجح أن يأخذوا الامتثال على محمل الجد. هم أيضًا أكثر عرضة للتواصل مع قيم الشركة التي تدعم الامتثال.

العلاقة بين الامتثال ومشاركة الموظف هي طريق ذو اتجاهين. من المرجح أن يشعر الموظفون بالارتباط - والانخراط - في شركة تقوم بالشيء الصحيح.

لتحسين مشاركة الموظف عندما يتعلق الأمر بالامتثال ، فإن التكنولوجيا لها دور. لكن التفاعلات وجهاً لوجه مهمة أيضًا.

يجب ألا تظل أقسام الامتثال اسمًا في توقيع البريد الإلكتروني. يجب أن يتفاعل ضباط الامتثال شخصيًا مع الموظفين وأن يكونوا متاحين للإجابة على أي أسئلة لديهم .

التواصل الواضح ثنائي الاتجاه ضروري للمشاركة . يحتاج الموظفون إلى فهم ما هو متوقع منهم. في الوقت نفسه ، يجب أن يشعروا بالراحة عند تقديم ملاحظات أو مخاوف بشأن برنامج الامتثال.

يتيح لك هذا معالجة أي مشكلات قد تمنع امتثال الموظف.

يمكن أن يصبح الامتثال سريعًا غير عملي للإدارة ، خاصة بالنسبة للمؤسسات الكبيرة. والخبر السار هو أن هناك مجموعة من التطبيقات المفيدة المتاحة.

يمكنك استخدام هذه التطبيقات لـ

• تتبع متطلبات الامتثال وتوثيق جهودك
• تخزين السياسات والإجراءات الخاصة بك
• تتبع ونشر برامج تدريب الموظفين
• التواصل مباشرة مع الموظفين حول قضايا الامتثال
• إنشاء ومشاركة تقارير الامتثال ونماذج السلامة وقوائم المراجعة.

تؤدي إدارة هذه الوظائف إلكترونيًا من منصة واحدة إلى تقليل المخاطر

من عدم الامتثال .

كما أنه يزيل الحواجز التي تحول دون الوصول. مع معظم التطبيقات التي توفر توافقًا مع الأجهزة المحمولة ، يمكن لموظفيك الاتصال من أي مكان.

يمكن لموظفيك استخدام تطبيق للإبلاغ عن حوادث السلامة في الوقت الفعلي. يمكنهم أيضًا تلقي تذكيرات حول الجلسات التدريبية القادمة ، مما يساعدهم على البقاء في صدارة الامتثال.

يستغرق بناء ثقافة الامتثال بعض الوقت

الامتثال ضروري لخلق مكان عمل آمن لموظفيك . كما أنه يساعدك على تجنب أي انتهاكات والعقوبات المرتبطة بها.

لكن إنشاء ثقافة الامتثال في مكان العمل في مؤسستك لن يحدث بين عشية وضحاها. يتطلب جهودًا مستمرة على جميع مستويات العمل.

تعتبر قيم الشركة ومشاركة الموظفين عاملين أساسيين في الامتثال التنظيمي. من المهم أيضًا أن تكون الإدارة قدوة يحتذى بها. يمكن أن يؤدي استخدام التطبيق أيضًا إلى تبسيط عمليات الامتثال وتقليل مخاطر عدم الامتثال.

باتباع النصائح المذكورة أعلاه ، يمكنك تحويل الامتثال في مؤسستك. القيام بذلك يأخذ الامتثال إلى ما هو أبعد من فيديو التدريب الذي عفا عليه الزمن. بدلاً من ذلك ، يصبح شيئًا يعيشه موظفوك ويتنفسونه.