직장 규정 준수를 촉진할 수 있는 10가지 방법

규정 준수 책임자는 조직에서 규정 준수 문화를 조성할 책임이 있습니다. 규정 준수는 직원에게 안전한 작업 환경을 제공하는 데 필수적입니다 . 또한 조직이 규칙 및 규정을 위반하여 불이익을 받는 것을 방지합니다.

그러나 이것은 말처럼 쉽지 않습니다. 규정 준수 피로, 안주, 직원 참여 부족은 규정 준수 팀의 업무를 어렵게 만들 수 있습니다.

그러나 직원들이 직장에서 합법적이고 윤리적인 관행을 채택하도록 하기 위해 할 수 있는 몇 가지 일이 있습니다. 이 기사에서는 직장에서 규정 준수를 촉진할 수 있는 10가지 방법을 살펴봅니다.

직장에서의 규정 준수란 무엇입니까?

규정 준수는 조직이 적용되는 모든 외부 법률 및 규정을 준수한다는 의미입니다 . 여기에는 연방, 주 및 지방 수준의 법률 및 규정이 포함됩니다. 내부 정책, 관행 및 교육은 모두 규정 준수를 지원합니다.

업무 환경의 규정 준수는 조직의 모든 수준과 영역에 영향을 미칩니다. 또한 광범위한 주제를 다룹니다. 무엇보다도 비즈니스는 다음과 같은 법률 및 규정을 준수해야 합니다.

• 고용
• 차별금지
• 건강과 안전
• 세
• 데이터 보호
• 환경 보호.

보다 광범위하게 규정 준수는 조직과 그 직원이 적절하고 윤리적으로 행동하는 것을 의미합니다 . 본질적으로 규정 준수는 올바른 일을 하는 것을 의미합니다.

작업장에서의 규정 준수의 예는 다음과 같습니다.

• 산업안전보건청(OSHA) 기준에 따라 위험 포스터 게시
• 차별 방지를 위한 DEI 교육
• 데이터 유출로부터 직원을 보호하기 위해 직원의 개인 정보를 안전하게 보관합니다.

효과적인 규정 준수는 직원의 신체적, 정신적 건강의 안전을 위해 필수적입니다 . 작업장 부상의 위험을 줄입니다. 또한 따돌림, 괴롭힘 또는 차별 사건을 방지합니다.

규정 준수는 조직이 법률이나 규정을 위반하지 않도록 보장합니다. 이러한 위반은 벌금 및 평판 손상을 포함한 법적 처벌을 초래할 수 있습니다.

그러나 조직에서 규정 준수를 독려하는 것은 가끔씩 하는 1시간 교육 세션을 넘어섭니다. 직장 문화에 컴플라이언스를 통합할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.

규정 준수 문화를 만드는 10가지 방법

규정 준수와 관련하여 시작하기에 가장 좋은 곳은 상단입니다. 훌륭한 관리자는 모범을 보입니다. 따라서 리더가 직장 관행을 준수하겠다는 의지를 보여주는 것이 중요합니다.

리더십에 대해 기대되는 별도의 기준이 있어서는 안 된다. 직원이 특정 행동을 보여줄 것으로 기대된다면 경영진도 그래야 합니다.

리더십은 수용 가능한 행동을 모델링할 책임이 있습니다. 그렇게 하면 조직의 나머지 부분에 낙수 효과가 발생합니다.

회사의 리더가 모범을 보이면 직원들이 따라갑니다 . 예를 들어 규정 준수 교육이 있을 때 경영진은 팀보다 먼저 또는 팀과 함께 교육을 완료해야 합니다. 이것은 직원들의 참여를 독려합니다.

경영진이 규정 준수의 가치를 전달하는 것도 중요합니다. 이를 시작하는 좋은 방법은 규정 준수를 재구성하는 것입니다.

많은 직원들은 컴플라이언스를 목에 걸린 공과 사슬로 여깁니다. 대신 경영진은 규정 준수가 모든 사람을 위한 안전한 작업 환경을 구축하는 데 어떻게 도움이 되는지 설명해야 합니다. 또한 책임감 있고 수익성 있는 비즈니스 창출에 어떻게 기여하는지 강조할 수 있습니다.

경영진이 규정 준수 문화를 만드는 역할의 중요성을 이해하도록 합니다. 또한 규정 준수와 관련된 주요 메시지를 이해해야 합니다. 그런 다음 조직 전체에 이를 알리는 데 도움을 줄 수 있습니다.

기업 문화는 핵심 가치를 기반으로 합니다. 직원들이 올바른 일을 하도록 장려하는 가치 중심 문화의 기반을 제공합니다. 따라서 규정 준수 문화를 지원하려면 명확하게 정의된 회사 가치가 있어야 합니다 .

이를 수행하는 가치에는 무결성, 정직, 투명성, 신뢰, 존중 및 책임이 포함됩니다.

이러한 가치는 규정 준수를 향한 비즈니스 전략을 안내하는 데 도움이 됩니다 . 또한 규정 준수가 "확인란에 체크"하는 활동 이상임을 보장합니다.

직원의 결정과 행동을 안내하는 로드맵 역할을 합니다. 그들은 또한 정기적인 작은 준수 행위가 더 큰 그림에 어떻게 부합하는지 보여줍니다.

모든 사람이 규정 준수를 염두에 두어야 하지만 이를 수행하는 방법은 각자의 역할에 따라 다를 수 있습니다. 직원들은 서로 다른 방식과 수준에서 규정 준수에 대한 책임이 있습니다. 그렇기 때문에 훈련에 대한 모든 접근 방식에 맞는 단일 크기를 취해서는 안됩니다.

대신에, 다양한 유형의 직원에 맞게 규정 준수 교육 프로그램 을 조정해야 할 수도 있습니다.

예를 들어 경영진은 인턴과 다른 규정 준수 교육을 요구할 수 있습니다. 경영진은 더 깊은 법적 이해를 포함하여 규정 준수에 대한 큰 그림을 이해해야 합니다.

반면 인턴은 조직에서 근무하는 동안 준수해야 하는 기본 규정만 알면 됩니다.

이를 수용하기 위해 리더십 프로그램에 관리 중심 교육을 구축할 수 있습니다. 직원 중심 교육을 온보딩 프로그램 및 정기적인 지속적인 교육 세션에 통합하십시오.

대상 고객에 맞게 규정 준수에 대한 메시지를 조정할 수도 있습니다. 이를 통해 직원들은 자신에게 기대되는 바를 이해할 수 있습니다.

직원의 유형에 관계없이 정기적으로 직원에게 규정 준수 교육을 제공해야 합니다 . 때때로 이것은 법에 의해 요구됩니다. 그렇지 않은 경우에도 예상 표준을 강화하기 위해 그렇게 하는 것을 고려해야 합니다.

법률 및 규정도 지속적으로 업데이트됩니다. 이러한 변화를 반영하기 위해 훈련 프로그램을 정기적으로 검토하는 것이 중요합니다.

"준수"에 대한 단순한 언급은 종종 응답으로 신음 소리를 이끌어냅니다. 직원들은 또 다른 구식 교육 비디오 앞에 앉기를 원하지 않습니다. 직원들이 규정 준수를 즐겁고 쉽게 접근할 수 있도록 만드는 것이 중요합니다.

우선 교육 제공 방법을 다양화하십시오 . 규정 준수 교육은 소그룹 또는 개별적으로 비디오 또는 온라인으로 직접 제공할 수 있습니다.

규정 준수 교육을 보다 즐겁게 만드는 한 가지 방법은 다른 팀 구성 활동과 결합하는 것입니다. 또는 점심이나 애프터눈 티를 중심으로 훈련일을 구성할 수 있습니다.

하루에 두 가지 목적을 부여하면 규정 준수 교육이 더욱 매력적입니다. 이렇게 하면 직원이 참여할 가능성이 높아집니다.

또한 교육 자료가 최신인지 확인하십시오 . 직원들은 언제든지 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다. 온보딩 교육, 직원 핸드북 및 인트라넷에 관련 준수 규정을 포함시키십시오.

규정 준수는 실질적인 의미에서도 접근 가능해야 합니다. 직원의 규정 준수에 대한 실질적인 장벽을 줄이는 방법에 대해 생각해 보십시오.

예를 들어, 직원들이 개인 보호 장비(PPE)를 착용하도록 장려하기 위해 모든 회사 차량에 여분을 둘 수 있습니다. 이렇게 하면 책상이 없는 직원이 항상 장비에 접근할 수 있고 장비를 사용할 가능성이 높아집니다.

보상은 직장에서 규정 준수 행동을 인식하고 장려 하는 좋은 방법입니다.

직장 규정 준수 사례를 식별하고 이를 공개적으로 인정하기 위해 노력하십시오. 그렇게 함으로써 직원들이 규정을 준수하도록 동기를 부여할 수 있습니다. 그것은 인정을 받는 직원의 행동을 긍정적으로 강화합니다.

다른 직원들은 누군가가 자신의 행동에 대해 보상을 받는 것을 볼 때 따를 가능성이 더 큽니다. 또한 규정 준수가 조직의 우선 순위임을 보여줍니다.

규정 준수를 공정하고 일관되게 보상하고 인정 하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 월간 규정 준수 상을 시작하는 경우 승자를 결정하는 기준을 정의하십시오. 일부 직원이 귀하의 노력을 편애로 간주하는 경우 보상은 정반대의 영향을 미치고 직원의 사기에 영향을 미칠 수 있습니다.

성과 검토를 통해 직원을 정기적으로 확인할 수 있습니다. 이 기회를 이용하여 규정 준수에 대한 회사의 기대치를 강화할 수 있습니다.

성과 검토 중에 직원이 필수 교육을 이수했는지 확인하십시오. 또한 업무에서 준수 문화의 모범이 되는 방법에 대해 그들과 논의하십시오.

이를 논의하는 데 시간을 할애하면 규정 준수의 중요성을 알 수 있습니다. 이를 통해 직원들은 규정 준수를 모델링하는 방법과 행동에 필요한 변경 사항을 반영할 수 있습니다.

성과 검토에 규정 준수를 포함함으로써 연간 보너스 또는 프로모션과 직접 연결됩니다. 이것은 규정 준수에 대한 개인의 책임을 장려 합니다.

McKinsey에 따르면 "이거 하지마" 또는 "저거 하지마"라는 말을 끊임없이 듣는 것은 사람들의 신뢰를 떨어뜨릴 수 있습니다. 따라서 일반적으로 교육을 제공하거나 규정 준수에 대해 논의할 때는 긍정적인 프레임을 사용하십시오. 이것은 직원들과의 신뢰를 구축하고 구매를 장려합니다.

직원이 하지 말아야 할 것보다 채택해야 할 긍정적인 행동에 초점을 맞춤 으로써 이를 수행할 수 있습니다.

규정 준수 조치의 목적을 설명하는 것도 중요합니다. 직원들은 그 이유를 이해할 때 규정 준수를 실천할 가능성이 더 큽니다.

예를 들어 직원들에게 "직장에서 차별하지 마십시오"라고 간단하게 말할 수 있습니다. 그러나 더 효과적인 접근 방식은 차별이 무엇인지, 왜 발생하는지, 어떻게 대응해야 하는지 설명하는 것입니다. 이러한 심도 있는 이해를 통해 직원들은 규정 준수 문제를 스스로 식별하고 해결할 수 있습니다.

규정 준수 노력이 효과가 있는지 확인하려면 이를 측정해야 합니다.

그렇기 때문에 정기적인 규정 준수 감사를 수행하는 것이 필수적입니다. 이러한 정기적인 검토를 통해 귀사의 관행과 정책이 관련 규정을 준수하는지 확인하십시오.

또한 직원이 정책 및 절차를 준수하는지 여부를 측정하는 데 사용하십시오.

규정 준수와 관련하여 성공을 측정하는 방법은 조직에 적용되는 법률 및 규정에 따라 다릅니다 . 강력한 규정 준수 문화를 제안할 수 있는 지표는 다음과 같습니다.

• 작업장 사고 감소
• 고객 불만 감소 또는 긍정적인 고객 피드백 증가
• 직원 설문 조사를 통한 긍정적인 피드백.

규정 준수를 측정하면 팀과 조직에 책임을 물을 수 있습니다. 또한 해결이 필요한 모든 진행 중인 문제를 강조 표시합니다.

직원 참여는 규정 준수 문화 구축의 핵심입니다. 몰입도가 높은 직원은 더 생산적이고 업무에 더 많이 투자합니다.

참여는 또한 소속감을 만듭니다. 직원들은 자신이 더 큰 무언가에 기여하고 있다고 느낄 때 규정 준수를 진지하게 받아들일 가능성이 더 큽니다. 또한 규정 준수를 지원하는 회사의 가치와 연결될 가능성이 더 큽니다.

규정 준수와 직원 참여 간의 관계는 양방향입니다. 직원들은 옳은 일을 하는 회사와 연결되어 있다고 느낄 가능성이 더 높습니다.

규정 준수와 관련하여 직원 참여를 개선하기 위해 기술에는 역할이 있습니다. 그러나 대면 상호 작용도 중요합니다.

규정 준수 부서는 이메일 서명에 이름을 남겨서는 안 됩니다. 준법감시인은 직원과 직접 소통해야 하며 질문에 답변할 수 있어야 합니다.

참여를 위해서는 명확한 양방향 커뮤니케이션이 필수적입니다 . 직원은 자신에게 기대되는 바를 이해해야 합니다. 동시에 규정 준수 프로그램에 대한 피드백이나 우려 사항을 편안하게 제공해야 합니다.

이를 통해 직원 규정 준수를 방해할 수 있는 모든 문제를 해결할 수 있습니다.

규정 준수는 특히 대규모 조직의 경우 관리하기 어려워질 수 있습니다. 좋은 소식은 다양한 유용한 앱을 사용할 수 있다는 것입니다.

이 앱을 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.

• 규정 준수 요구 사항을 추적하고 노력을 문서화하십시오.
• 정책 및 절차 저장
• 직원 교육 프로그램 추적 및 배포
• 규정 준수 문제에 대해 직원과 직접 소통
• 규정 준수 보고서, 안전 양식 및 체크리스트를 생성하고 공유합니다.

단일 플랫폼에서 이러한 기능을 전자적으로 관리하면 위험이 줄어듭니다.

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또한 액세스 장벽을 제거합니다. 모바일 장치 호환성을 제공하는 대부분의 앱을 통해 직원들은 어디에서나 연결할 수 있습니다.

직원은 앱을 사용하여 안전 사고를 실시간으로 보고할 수 있습니다. 또한 예정된 교육 세션에 대한 미리 알림을 받을 수 있으므로 규정을 준수하는 데 도움이 됩니다.

규정 준수 문화 구축에는 시간이 걸립니다

규정 준수는 직원을 위한 안전한 직장을 만드는 데 필수적 입니다. 또한 위반 및 관련 처벌을 피하는 데 도움이 됩니다.

그러나 조직에서 작업장 규정 준수 문화를 조성하는 것은 하룻밤 사이에 이루어지지 않습니다. 비즈니스의 모든 수준에서 지속적인 노력이 필요합니다.

회사 가치와 직원 참여는 조직 규정 준수의 두 가지 필수 요소입니다. 경영진이 모범을 보이는 것도 중요합니다. 앱을 사용하면 규정 준수 프로세스를 간소화하고 규정 미준수의 위험을 줄일 수도 있습니다.

위의 팁을 따르면 조직의 규정 준수를 혁신할 수 있습니다. 이렇게 하면 때때로 오래된 교육 비디오 이상의 규정 준수가 필요합니다. 대신 직원들이 살고 숨쉬는 무언가가 됩니다.