10 Möglichkeiten, wie Sie die Einhaltung von Vorschriften am Arbeitsplatz fördern können

Als Compliance Officer sind Sie dafür verantwortlich, in Ihrem Unternehmen eine Compliance-Kultur zu schaffen. Compliance ist unerlässlich, um Ihren Mitarbeitern ein sicheres Arbeitsumfeld zu bieten . Es verhindert auch, dass Ihr Unternehmen für Verstöße gegen Regeln und Vorschriften bestraft wird.

Aber das ist leichter gesagt als getan. Compliance-Müdigkeit, Selbstgefälligkeit und mangelndes Engagement der Mitarbeiter können die Arbeit eines Compliance-Teams zu einer Herausforderung machen.

Es gibt jedoch mehrere Dinge, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter bei der Arbeit rechtliche und ethische Praktiken anwenden. In diesem Artikel betrachten wir 10 Möglichkeiten, wie Sie die Compliance am Arbeitsplatz fördern können .

Was ist Compliance am Arbeitsplatz?

Compliance bedeutet, dass Ihre Organisation alle für sie geltenden externen Gesetze und Vorschriften befolgt . Dazu gehören Gesetze und Verordnungen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene. Interne Richtlinien, Praktiken und Schulungen unterstützen die Einhaltung.

Compliance in Arbeitsumgebungen betrifft alle Ebenen und Bereiche einer Organisation. Es deckt auch ein breites Spektrum an Themen ab. Unter anderem müssen Unternehmen die geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten

• Beschäftigung
• Antidiskriminierung
• Gesundheit und Sicherheit
• MwSt
• Datenschutz
• Umweltschutz.

Im weiteren Sinne bedeutet Compliance, dass eine Organisation und ihre Mitarbeiter angemessen und ethisch handeln . Im Wesentlichen bedeutet Compliance, das Richtige zu tun.

Beispiele für Compliance am Arbeitsplatz sind

• Anbringen von Gefahrenplakaten gemäß den Standards der Occupational Safety and Health Administration (OSHA).
• DEI-Schulungen zur Verhinderung von Diskriminierung
• sicheres Speichern der personenbezogenen Daten von Mitarbeitern, um sie vor einer Datenpanne zu schützen.

Eine effektive Compliance ist für die Sicherheit der physischen und psychischen Gesundheit Ihrer Mitarbeiter unerlässlich . Es reduziert das Risiko von Verletzungen am Arbeitsplatz. Es verhindert auch Vorfälle von Mobbing, Belästigung oder Diskriminierung.

Compliance stellt auch sicher, dass Ihr Unternehmen Verstöße gegen Gesetze oder Vorschriften vermeidet. Diese Verstöße können zu rechtlichen Sanktionen, einschließlich Bußgeldern, und Reputationsschäden führen.

Aber die Förderung der Compliance in Ihrem Unternehmen geht über eine gelegentliche einstündige Schulung hinaus. Hier sind Möglichkeiten, wie Sie Compliance in Ihre Arbeitskultur integrieren können.

10 Wege zur Schaffung einer Compliance-Kultur

Wenn es um Compliance geht, fängt man am besten ganz oben an. Gute Manager gehen mit gutem Beispiel voran. Daher ist es wichtig, dass Führungskräfte ihr Engagement für konforme Praktiken am Arbeitsplatz unter Beweis stellen .

Es sollten keine separaten Standards für Führung erwartet werden. Wenn von Mitarbeitern erwartet wird, dass sie bestimmte Verhaltensweisen zeigen, dann sollte dies auch vom Management erwartet werden.

Die Führung ist dafür verantwortlich, akzeptable Verhaltensweisen zu modellieren. Wenn sie dies tun, hat dies einen Trickle-down-Effekt auf den Rest der Organisation.

Wenn Unternehmensleiter mit gutem Beispiel vorangehen, werden Mitarbeiter folgen . Wenn beispielsweise eine Compliance-Schulung ansteht, sollte das Management diese vor oder mit seinem Team absolvieren. Dies fördert die Beteiligung der Mitarbeiter.

Es ist auch wichtig, dass Führungskräfte den Wert von Compliance kommunizieren . Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die Compliance neu zu definieren.

Viele Mitarbeiter sehen Compliance als Kettenglied um ihren Hals. Stattdessen sollte die Führung erklären, wie Compliance dazu beiträgt, ein sicheres Arbeitsumfeld für alle zu schaffen. Sie können auch betonen, wie es zur Schaffung eines verantwortungsbewussten, profitablen Unternehmens beiträgt.

Stellen Sie sicher, dass das Management die Bedeutung seiner Rolle bei der Schaffung einer Compliance-Kultur versteht. Sie müssen auch die wichtigsten Botschaften rund um Compliance verstehen. Sie können dann helfen, dies in der gesamten Organisation zu kommunizieren.

Die Unternehmenskultur basiert auf Grundwerten. Sie bilden die Grundlage für eine wertorientierte Kultur, die Mitarbeiter ermutigt, das Richtige zu tun. Sie müssen also über klar definierte Unternehmenswerte verfügen, um eine Compliance-Kultur zu unterstützen .

Zu den Werten, die dies bewirken, gehören Integrität, Ehrlichkeit, Transparenz, Vertrauen, Respekt und Verantwortlichkeit.

Diese Werte helfen Ihnen, Ihre Geschäftsstrategie in Richtung Compliance zu lenken . Darüber hinaus stellen sie sicher, dass Compliance mehr ist als nur eine „Check-the-Box“-Aktivität.

Sie fungieren als Fahrplan, der die Entscheidungen und Handlungen der Mitarbeiter leitet. Sie zeigen auch, wie sich regelmäßige kleine Compliance-Aktionen in das Gesamtbild einfügen.

Während jeder auf Compliance achten muss, kann die Art und Weise, wie er dies tut, je nach seiner Rolle variieren. Mitarbeiter sind auf unterschiedliche Weise und auf unterschiedlichen Ebenen für Compliance verantwortlich. Aus diesem Grund sollten Sie beim Training keinen Einheitsansatz verfolgen.

Stattdessen, Möglicherweise müssen Sie Ihr Compliance- Schulungsprogramm an verschiedene Arten von Mitarbeitern anpassen .

Beispielsweise verlangt das Management wahrscheinlich andere Compliance-Schulungen als Praktikanten. Das Management erfordert ein umfassendes Verständnis von Compliance, einschließlich eines tieferen rechtlichen Verständnisses.

Praktikanten hingegen müssen nur die grundlegenden Vorschriften kennen, die sie während ihrer Zeit in der Organisation einhalten müssen.

Um dies zu berücksichtigen, können Sie managementorientierte Schulungen in Führungsprogramme einbauen. Integrieren Sie mitarbeiterorientierte Schulungen in Ihr Onboarding-Programm und regelmäßige fortlaufende Schulungen.

Sie können Ihre Botschaften rund um die Einhaltung von Vorschriften auch so anpassen, dass sie zu Ihrer beabsichtigten Zielgruppe passen . Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter verstehen, was von ihnen erwartet wird.

Denken Sie daran, dass Sie Ihren Mitarbeitern unabhängig von der Art des Mitarbeiters regelmäßig Compliance-Schulungen anbieten müssen . Manchmal ist dies gesetzlich vorgeschrieben. Auch wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie dies in Betracht ziehen, um die erwarteten Standards zu verstärken.

Auch Gesetze und Verordnungen werden ständig aktualisiert. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Trainingsprogramme regelmäßig überprüfen, um diese Änderungen widerzuspiegeln.

Die bloße Erwähnung von „Compliance“ löst oft ein Stöhnen als Antwort aus. Mitarbeiter wollen nicht vor einem weiteren veralteten Schulungsvideo sitzen. Es ist wichtig, Compliance für Ihre Mitarbeiter angenehm und zugänglich zu machen.

Variieren Sie zunächst Ihre Trainingsmethoden . Sie können Compliance-Schulungen persönlich in kleinen Gruppen oder einzeln, per Video oder online durchführen.

Eine Möglichkeit, das Compliance-Training unterhaltsamer zu gestalten, besteht darin, es mit anderen teambildenden Aktivitäten zu kombinieren. Oder Sie können einen Trainingstag rund um das Mittagessen oder den Nachmittagstee strukturieren.

Wenn Sie dem Tag einen doppelten Zweck geben, wird das Compliance-Training verlockender. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich Ihre Mitarbeiter damit beschäftigen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Schulungsunterlagen auf dem neuesten Stand sind . Ihre Mitarbeiter sollen jederzeit problemlos darauf zugreifen können. Nehmen Sie alle relevanten Compliance-Vorschriften in Ihre Onboarding-Schulung, Ihr Mitarbeiterhandbuch und Ihr Intranet auf.

Compliance sollte auch praktisch zugänglich sein. Denken Sie darüber nach, wie Sie praktische Hindernisse für die Einhaltung von Vorschriften für Ihre Mitarbeiter reduzieren können .

Um Mitarbeiter zum Tragen von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) zu ermutigen, können Sie beispielsweise Ersatzteile in jedes Firmenfahrzeug packen. Auf diese Weise haben Ihre Deskless-Mitarbeiter immer Zugriff auf die Geräte und nutzen sie eher.

Belohnungen sind eine gute Möglichkeit, regelkonformes Verhalten am Arbeitsplatz anzuerkennen und zu fördern .

Bemühen Sie sich , Beispiele für Compliance am Arbeitsplatz zu identifizieren und diese öffentlich anzuerkennen . Dadurch werden die Mitarbeiter motiviert, konform zu sein. Es verstärkt positiv das Verhalten des Mitarbeiters, der die Anerkennung erhält.

Wenn andere Mitarbeiter sehen, dass jemand für sein Verhalten belohnt wird, folgen sie ihm eher. Es zeigt auch, dass Compliance in Ihrem Unternehmen Priorität hat.

Es ist wichtig, Compliance fair und konsequent zu belohnen und anzuerkennen . Wenn Sie beispielsweise einen monatlichen Compliance Award starten, definieren Sie die Kriterien, die den Gewinner bestimmen. Wenn einige Mitarbeiter Ihre Bemühungen als Bevorzugung betrachten, können Belohnungen den gegenteiligen Effekt haben und die Moral Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen.

Leistungsbeurteilungen ermöglichen es Ihnen, sich regelmäßig bei Ihren Mitarbeitern zu melden. Sie können diese Gelegenheit nutzen, um die Erwartungen des Unternehmens in Bezug auf Compliance zu verstärken .

Bestätigen Sie während einer Leistungsbeurteilung, ob der Mitarbeiter seine erforderliche Schulung abgeschlossen hat. Besprechen Sie mit ihnen auch, wie sie in ihrer Arbeit eine Kultur der Compliance gestalten.

Sich Zeit zu nehmen, um dies zu diskutieren, vermittelt die Bedeutung der Compliance. Es gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, darüber nachzudenken, wie sie Compliance modellieren und welche Änderungen sie an ihrem Verhalten vornehmen müssen.

Durch die Aufnahme von Compliance in die Leistungsbeurteilung wird eine direkte Verbindung zwischen ihr und jährlichen Boni oder Beförderungen hergestellt. Dies fördert die individuelle Verantwortlichkeit in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften.

Laut McKinsey kann das ständige Hören von „Tu dies nicht“ oder „Tu das nicht“ das Vertrauen der Menschen untergraben. Wenn Sie also Schulungen durchführen oder allgemein über Compliance sprechen, gestalten Sie es positiv. Dies schafft Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern und fördert die Akzeptanz.

Sie können dies tun, indem Sie sich auf die positiven Verhaltensweisen konzentrieren, die Mitarbeiter annehmen sollten, anstatt darauf, was sie nicht tun sollten .

Es ist auch wichtig , den Zweck einer Compliance-Maßnahme zu erläutern . Es ist wahrscheinlicher, dass Mitarbeiter Compliance praktizieren, wenn sie den Grund dafür verstehen.

Beispielsweise könnten Sie Ihren Mitarbeitern einfach sagen: „Diskriminieren Sie nicht am Arbeitsplatz“. Ein effektiverer Ansatz besteht jedoch darin, zu erklären, was Diskriminierung ist, warum sie auftritt und wie man darauf reagiert. Dieses tiefere Verständnis versetzt die Mitarbeiter in die Lage, Compliance-Probleme selbst zu erkennen und anzugehen.

Um zu wissen, ob Ihre Compliance-Bemühungen funktionieren, müssen Sie sie messen.

Aus diesem Grund ist es unerlässlich, regelmäßige Compliance-Audits durchzuführen . Verwenden Sie diese regelmäßigen Überprüfungen, um zu überprüfen, ob Ihre Praktiken und Richtlinien den relevanten Vorschriften entsprechen.

Verwenden Sie sie auch, um zu messen, ob Ihre Mitarbeiter Ihre Richtlinien und Verfahren befolgen.

Wie Sie den Compliance-Erfolg messen, hängt von den Gesetzen und Vorschriften ab, die für Ihr Unternehmen gelten . Zu den Kennzahlen, die auf eine starke Compliance-Kultur hindeuten können, gehören:

• ein Rückgang der Arbeitsunfälle
• eine Abnahme der Kundenbeschwerden oder eine Zunahme des positiven Kundenfeedbacks
• positives Feedback über eine Mitarbeiterbefragung.

Die Messung der Compliance ermöglicht es Ihnen, Teams und die Organisation zur Rechenschaft zu ziehen. Es zeigt auch alle anhaltenden Bedenken auf, die angegangen werden müssen.

Das Engagement der Mitarbeiter ist der Schlüssel zum Aufbau einer Compliance-Kultur. Engagierte Mitarbeiter sind produktiver und investieren mehr in ihre Arbeit.

Engagement schafft auch ein Zugehörigkeitsgefühl. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, zu etwas Größerem beizutragen, nehmen sie Compliance eher ernst. Es ist auch wahrscheinlicher, dass sie sich mit den Werten des Unternehmens verbinden, die die Einhaltung unterstützen.

Die Beziehung zwischen Compliance und Mitarbeiterengagement ist keine Einbahnstraße. Es ist wahrscheinlicher, dass sich Mitarbeiter mit einem Unternehmen verbunden und engagiert fühlen, das das Richtige tut.

Um das Mitarbeiterengagement in Bezug auf Compliance zu verbessern, spielt Technologie eine Rolle. Aber auch der persönliche Austausch ist wichtig.

Compliance-Abteilungen sollten kein Name in einer E-Mail-Signatur bleiben. Compliance-Beauftragte sollten persönlich mit Mitarbeitern interagieren und ihnen für Fragen zur Verfügung stehen .

Eine klare, wechselseitige Kommunikation ist für Engagement unerlässlich . Mitarbeiter müssen verstehen, was von ihnen erwartet wird. Gleichzeitig sollten sie sich wohl fühlen, Feedback oder Bedenken zu einem Compliance-Programm zu äußern.

Auf diese Weise können Sie alle Probleme angehen, die die Compliance der Mitarbeiter möglicherweise verhindern.

Die Verwaltung von Compliance kann schnell unhandlich werden, insbesondere für größere Organisationen. Die gute Nachricht ist, dass es eine Reihe hilfreicher Apps gibt.

Sie können diese Apps verwenden, um

• Behalten Sie den Überblick über Compliance-Anforderungen und dokumentieren Sie Ihre Bemühungen
• Speichern Sie Ihre Richtlinien und Verfahren
• Mitarbeiterschulungsprogramme nachverfolgen und bereitstellen
• kommunizieren Sie direkt mit Mitarbeitern über Compliance-Themen
• Generieren und teilen Sie Compliance-Berichte, Sicherheitsformulare und Checklisten.

Die elektronische Verwaltung dieser Funktionen von einer einzigen Plattform aus reduziert das Risiko

der Nichteinhaltung .

Es beseitigt auch Zugangsbarrieren. Da die meisten Apps Kompatibilität mit Mobilgeräten bieten, können sich Ihre Mitarbeiter von überall aus verbinden.

Ihre Mitarbeiter können Sicherheitsvorfälle per App in Echtzeit melden. Sie können auch Erinnerungen an anstehende Schulungssitzungen erhalten, die ihnen helfen, den Überblick über die Compliance zu behalten.

Der Aufbau einer Compliance-Kultur braucht Zeit

Compliance ist unerlässlich, um einen sicheren Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiter zu schaffen . Es hilft Ihnen auch, Verstöße und damit verbundene Strafen zu vermeiden.

Aber die Schaffung einer Kultur der Compliance am Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen wird nicht über Nacht geschehen. Es erfordert kontinuierliche Anstrengungen auf allen Ebenen des Unternehmens.

Unternehmenswerte und Mitarbeiterengagement sind zwei wesentliche Faktoren der Organisations-Compliance. Es ist auch wichtig, dass das Management mit gutem Beispiel vorangeht. Die Verwendung einer App kann auch Ihre Compliance-Prozesse rationalisieren und das Risiko von Verstößen verringern.

Indem Sie unsere obigen Tipps befolgen, können Sie die Compliance in Ihrem Unternehmen transformieren. Dabei geht die Compliance über das gelegentliche veraltete Schulungsvideo hinaus. Stattdessen wird es zu etwas, das Ihre Mitarbeiter leben und atmen.