10 maneiras de promover a conformidade no local de trabalho

Como responsável pela conformidade, você é responsável por criar uma cultura de conformidade em sua organização. A conformidade é essencial para fornecer a seus funcionários um ambiente de trabalho seguro . Também evita que sua organização seja penalizada por violar quaisquer regras e regulamentos.

Mas isso é mais fácil dizer do que fazer. O cansaço da conformidade, a complacência e a falta de envolvimento dos funcionários podem tornar o trabalho de uma equipe de conformidade desafiador.

Há, no entanto, várias coisas que você pode fazer para garantir que os funcionários adotem práticas legais e éticas no trabalho. Neste artigo, analisamos 10 maneiras de promover a conformidade no local de trabalho .

O que é conformidade no local de trabalho?

Conformidade significa que sua organização segue todas as leis e regulamentos externos que se aplicam a ela . Isso inclui leis e regulamentos nos níveis federal, estadual e local. Políticas internas, práticas e treinamento dão suporte à conformidade.

A conformidade nos ambientes de trabalho afeta todos os níveis e áreas de uma organização. Ele também abrange uma ampla gama de tópicos. Entre outros, os negócios precisam estar em conformidade com as leis e regulamentos em torno

• emprego
• anti-discriminação
• saúde e segurança
• imposto
• Proteção de dados
• Proteção Ambiental.

De forma mais ampla, conformidade significa que uma organização e seus funcionários agem de forma adequada e ética . Em essência, conformidade significa fazer a coisa certa.

Exemplos de conformidade no local de trabalho incluem

• exibindo cartazes de perigo sob os padrões da Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA)
• Treinamento DEI para prevenir a discriminação
• armazenar com segurança as informações pessoais dos funcionários para protegê-los contra uma violação de dados.

A conformidade efetiva é essencial para a segurança da saúde física e mental de seus funcionários . Reduz o risco de lesões no local de trabalho. Também evita incidentes de intimidação, assédio ou discriminação.

A conformidade também garante que sua organização evite violar quaisquer leis ou regulamentos. Essas violações podem resultar em penalidades legais, incluindo multas e danos à reputação.

Mas incentivar a conformidade em sua organização vai além de uma sessão de treinamento ocasional de uma hora. Aqui estão algumas maneiras de integrar a conformidade à cultura do seu local de trabalho.

10 maneiras de criar uma cultura de conformidade

Quando se trata de conformidade, o melhor lugar para começar é no topo. Bons gerentes lideram pelo exemplo. Portanto, é essencial que os líderes demonstrem seu compromisso com as práticas de conformidade no local de trabalho .

Não deve haver padrões separados esperados da liderança. Se se espera que os funcionários demonstrem certos comportamentos, a administração também deve demonstrar.

A liderança é responsável por modelar comportamentos aceitáveis. Quando o fazem, isso tem um efeito cascata no resto da organização.

Quando os líderes da empresa dão o exemplo, os funcionários o seguirão . Por exemplo, quando o treinamento de conformidade chegar, a gerência deve concluí-lo antes ou com sua equipe. Isso incentiva a participação dos funcionários.

Também é importante que a liderança comunique o valor da conformidade . Uma boa maneira de começar a fazer isso é reformular a conformidade.

Muitos funcionários veem a conformidade como uma bola e uma corrente em volta do pescoço. Em vez disso, a liderança deve explicar como a conformidade ajuda a construir um ambiente de trabalho seguro para todos. Eles também podem enfatizar como isso contribui para a criação de um negócio responsável e lucrativo.

Certifique-se de que a administração entenda a importância de seu papel na criação de uma cultura de compliance. Eles também precisam entender as principais mensagens sobre conformidade. Eles podem ajudar a comunicar isso em toda a organização.

A cultura da empresa é construída sobre valores fundamentais. Eles fornecem a base para uma cultura orientada por valores, que incentiva os funcionários a fazer a coisa certa. Portanto , você deve ter os valores da empresa claramente definidos para apoiar uma cultura de conformidade .

Os valores que fazem isso incluem integridade, honestidade, transparência, confiança, respeito e responsabilidade.

Esses valores ajudam a orientar sua estratégia de negócios em direção à conformidade . Além do mais, eles garantem que a conformidade seja mais do que uma atividade de "marcar a caixa".

Eles agem como um roteiro, orientando as decisões e ações dos funcionários. Eles também mostram como pequenos atos regulares de conformidade se encaixam no quadro maior.

Embora todos precisem estar atentos à conformidade, a forma como fazem isso pode variar dependendo de sua função. Os funcionários são responsáveis ​​pela conformidade de diferentes maneiras e em diferentes níveis. É por isso que você não deve adotar uma abordagem de tamanho único para o treinamento.

Em vez de, pode ser necessário adaptar seu programa de treinamento de conformidade para atender diferentes tipos de funcionários .

Por exemplo, a gerência provavelmente exige treinamento de conformidade diferente dos estagiários. A gestão requer uma compreensão geral da conformidade, incluindo uma compreensão jurídica mais profunda.

Os estagiários, por outro lado, precisam apenas conhecer os regulamentos básicos que devem cumprir durante seu tempo na organização.

Para acomodar isso, você pode criar treinamento focado em gerenciamento em programas de liderança. Incorpore treinamento focado no funcionário em seu programa de integração e sessões regulares de treinamento contínuo.

Você também pode adaptar sua mensagem em relação à conformidade para se adequar ao seu público-alvo . Isso garante que os funcionários entendam o que se espera deles.

Lembre-se de que, independentemente do tipo de funcionário, você precisa oferecer regularmente treinamento de conformidade para seus funcionários . Às vezes, isso é exigido por lei. Mesmo onde não é, você deve considerar fazê-lo para reforçar os padrões esperados.

Leis e regulamentos também são constantemente atualizados. É essencial revisar seus programas de treinamento regularmente para refletir essas mudanças.

A mera menção de “conformidade” muitas vezes provoca um gemido em resposta. Os funcionários não querem se sentar na frente de outro vídeo de treinamento desatualizado. É importante tornar a conformidade agradável e acessível para seus funcionários.

Para começar, varie seus métodos de treinamento . Você pode oferecer treinamento de conformidade pessoalmente em pequenos grupos ou individualmente, por vídeo ou online.

Uma maneira de tornar o treinamento de conformidade mais agradável é combiná-lo com outras atividades de formação de equipes. Ou você pode estruturar um dia de treinamento em torno do almoço ou do chá da tarde.

Dar ao dia um propósito duplo torna o treinamento de conformidade mais atraente. Isso aumenta a probabilidade de seus funcionários se envolverem com ele.

Além disso, certifique-se de que seus materiais de treinamento estejam atualizados . Seus funcionários devem poder acessá-los facilmente a qualquer momento. Inclua todos os regulamentos de conformidade relevantes em seu treinamento de integração, manual do funcionário e intranet.

A conformidade também deve ser acessível em um sentido prático. Pense em como reduzir as barreiras práticas à conformidade para seus funcionários .

Por exemplo, para incentivar os funcionários a usar equipamentos de proteção individual (EPI), você pode colocar peças sobressalentes em todos os veículos da empresa. Dessa forma, seus funcionários sem escritório sempre terão acesso ao equipamento e estarão mais propensos a usá-lo.

As recompensas são uma boa maneira de reconhecer e incentivar o comportamento compatível no local de trabalho .

Faça um esforço para identificar exemplos de conformidade no local de trabalho e reconhecê-los publicamente . Fazer isso motiva os funcionários a serem compatíveis. Reforça positivamente o comportamento do funcionário que recebe o reconhecimento.

Quando outros funcionários veem alguém sendo recompensado por seu comportamento, é mais provável que o sigam. Também demonstra que a conformidade é uma prioridade em sua organização.

É importante recompensar e reconhecer a conformidade de forma justa e consistente . Por exemplo, se você iniciar um prêmio de conformidade mensal, defina os critérios que determinam o vencedor. Se alguns funcionários veem seus esforços como favoritismo, as recompensas podem ter o efeito oposto e impactar o moral de seus funcionários.

As avaliações de desempenho permitem que você verifique regularmente com seus funcionários. Você pode usar esta oportunidade para reforçar as expectativas da empresa em relação à conformidade .

Durante uma avaliação de desempenho, confirme se o funcionário concluiu o treinamento necessário. Além disso, discuta com eles como eles modelam uma cultura de conformidade em seu trabalho.

Dedicar tempo para discutir isso transmite a importância da conformidade. Isso dá a seus funcionários a chance de refletir sobre como eles modelam a conformidade e as mudanças que precisam fazer em seu comportamento.

Ao incluir a conformidade nas avaliações de desempenho, há um vínculo direto entre ela e os bônus ou promoções anuais. Isso incentiva a responsabilidade individual em relação à conformidade.

De acordo com a McKinsey, ouvir constantemente “não faça isso” ou “não faça aquilo” pode corroer a confiança das pessoas. Portanto, ao fornecer treinamento ou discutir conformidade em geral, enquadre-o de forma positiva. Isso cria confiança com seus funcionários e incentiva a adesão.

Você pode fazer isso concentrando-se nos comportamentos positivos que os funcionários devem adotar, em vez do que eles não devem fazer .

Também é importante explicar o objetivo por trás de uma medida de conformidade . Os funcionários são mais propensos a praticar a conformidade quando entendem o motivo disso.

Por exemplo, você poderia simplesmente dizer a seus funcionários “não discrimine no local de trabalho”. Mas uma abordagem mais eficaz é explicar o que é discriminação, por que ela acontece e como reagir a ela. Esse entendimento mais profundo capacita os funcionários a se identificarem e resolverem quaisquer problemas de conformidade.

Para saber se seus esforços de conformidade estão funcionando, você precisa medi-los.

É por isso que é essencial realizar auditorias de conformidade regulares . Use essas revisões periódicas para verificar se suas práticas e políticas estão em conformidade com os regulamentos relevantes.

Além disso, use-os para medir se seus funcionários estão seguindo suas políticas e procedimentos.

A forma como você mede o sucesso quando se trata de conformidade depende das leis e regulamentos que se aplicam à sua organização . Métricas que podem sugerir uma forte cultura de compliance incluem

• diminuição dos acidentes de trabalho
• uma diminuição nas reclamações dos clientes ou um aumento no feedback positivo dos clientes
• feedback positivo por meio de uma pesquisa com funcionários.

Medir a conformidade permite que você responsabilize as equipes e a organização. Ele também destaca quaisquer preocupações contínuas que precisam ser abordadas.

O envolvimento dos funcionários é fundamental para a construção de uma cultura de compliance. Funcionários engajados são mais produtivos e investem mais em seu trabalho.

O engajamento também cria um sentimento de pertencimento. Quando os funcionários sentem que estão contribuindo para algo maior, é mais provável que levem a conformidade a sério. Eles também são mais propensos a se conectar aos valores da empresa que apoiam a conformidade.

A relação entre compliance e engajamento dos funcionários é uma via de mão dupla. É mais provável que os funcionários se sintam conectados e engajados com uma empresa que faz a coisa certa.

Para melhorar o envolvimento dos funcionários quando se trata de conformidade, a tecnologia tem um papel. Mas as interações face a face também são importantes.

Os departamentos de conformidade não devem permanecer como um nome em uma assinatura de e-mail. Os responsáveis ​​pela conformidade devem interagir pessoalmente com os funcionários e estar disponíveis para responder a quaisquer perguntas que eles tenham .

Uma comunicação clara e bidirecional é essencial para o engajamento . Os funcionários precisam entender o que se espera deles. Ao mesmo tempo, eles devem se sentir à vontade para fornecer feedback ou preocupações sobre um programa de conformidade.

Isso permite que você resolva quaisquer problemas que possam estar impedindo a conformidade dos funcionários.

A conformidade pode rapidamente se tornar difícil de gerenciar, especialmente para organizações maiores. A boa notícia é que há uma variedade de aplicativos úteis disponíveis.

Você pode usar esses aplicativos para

• acompanhe os requisitos de conformidade e documente seus esforços
• armazenar suas políticas e procedimentos
• acompanhar e implantar programas de treinamento de funcionários
• comunicar-se diretamente com os funcionários sobre questões de conformidade
• gerar e compartilhar relatórios de conformidade, formulários de segurança e listas de verificação.

Gerenciar essas funções eletronicamente a partir de uma única plataforma reduz o risco

de incumprimento .

Ele também remove as barreiras de acesso. Com a maioria dos aplicativos oferecendo compatibilidade com dispositivos móveis, seus funcionários podem se conectar de qualquer lugar.

Seus funcionários podem usar um aplicativo para relatar incidentes de segurança em tempo real. Eles também podem receber lembretes sobre as próximas sessões de treinamento, ajudando-os a manter a conformidade.

Construir uma Cultura de Conformidade Leva Tempo

A conformidade é essencial para criar um local de trabalho seguro para seus funcionários . Também ajuda a evitar quaisquer violações e penalidades associadas.

Mas criar uma cultura de conformidade no local de trabalho em sua organização não acontecerá da noite para o dia. Requer esforços contínuos em todos os níveis do negócio.

Os valores da empresa e o envolvimento dos funcionários são dois fatores essenciais na conformidade organizacional. Também é importante que a administração lidere pelo exemplo. O uso de um aplicativo também pode simplificar seus processos de conformidade e reduzir o risco de não conformidade.

Seguindo nossas dicas acima, você pode transformar a conformidade em sua organização. Isso leva a conformidade além do vídeo de treinamento desatualizado ocasional. Em vez disso, torna-se algo que seus funcionários vivem e respiram.