10 maneras en que puede fomentar el cumplimiento en el lugar de trabajo

Como oficial de cumplimiento, usted es responsable de crear una cultura de cumplimiento en su organización. El cumplimiento es esencial para proporcionar a sus empleados un entorno de trabajo seguro . También evita que su organización sea sancionada por violar las reglas y regulaciones.

Pero esto es más fácil decirlo que hacerlo. La fatiga del cumplimiento, la complacencia y la falta de compromiso de los empleados pueden hacer que el trabajo de un equipo de cumplimiento sea un desafío.

Sin embargo, hay varias cosas que puede hacer para asegurarse de que los empleados adopten prácticas legales y éticas en el trabajo. En este artículo, analizamos 10 formas en que puede fomentar el cumplimiento en el lugar de trabajo .

¿Qué es el cumplimiento en el lugar de trabajo?

Cumplimiento significa que su organización sigue las leyes y reglamentos externos que se le aplican . Estos incluyen leyes y reglamentos a nivel federal, estatal y local. Las políticas internas, las prácticas y la capacitación respaldan el cumplimiento.

El cumplimiento en los entornos de trabajo afecta a todos los niveles y áreas de una organización. También cubre una amplia gama de temas. Entre otras cosas, las empresas deben cumplir con las leyes y reglamentos en torno a

• empleo
• contra la discriminación
• salud y seguridad
• impuesto
• protección de Datos
• protección del medio ambiente.

En términos más generales, el cumplimiento significa que una organización y sus empleados actúan de manera adecuada y ética . En esencia, el cumplimiento significa hacer lo correcto.

Ejemplos de cumplimiento en el lugar de trabajo incluyen

• exhibir carteles de peligro según los estándares de la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA)
• Capacitación DEI para prevenir la discriminación
• almacenar de forma segura la información personal de los empleados para protegerlos de una violación de datos.

El cumplimiento efectivo es esencial para la seguridad de la salud física y mental de sus empleados . Reduce el riesgo de lesiones en el lugar de trabajo. También previene incidentes de intimidación, acoso o discriminación.

El cumplimiento también garantiza que su organización evite infringir leyes o reglamentos. Estas violaciones pueden resultar en sanciones legales, incluidas multas y daños a la reputación.

Pero alentar el cumplimiento en su organización va más allá de la sesión de capacitación ocasional de una hora. Aquí hay formas en que puede integrar el cumplimiento en la cultura de su lugar de trabajo.

10 formas de crear una cultura de cumplimiento

Cuando se trata de cumplimiento, el mejor lugar para comenzar es en la parte superior. Los buenos gerentes predican con el ejemplo. Por lo tanto, es esencial que los líderes demuestren su compromiso con las prácticas de cumplimiento en el lugar de trabajo .

No se deben esperar estándares separados del liderazgo. Si se espera que los empleados demuestren ciertos comportamientos, la gerencia también debería hacerlo.

El liderazgo es responsable de modelar comportamientos aceptables. Cuando lo hacen, esto tiene un efecto de goteo en el resto de la organización.

Cuando los líderes de la empresa dan el ejemplo, los empleados los seguirán . Por ejemplo, cuando llega la capacitación sobre cumplimiento, la gerencia debe completarla antes o con su equipo. Esto fomenta la participación de los empleados.

También es importante que el liderazgo comunique el valor del cumplimiento . Una buena manera de empezar a hacer esto es reformular el cumplimiento.

Muchos empleados ven el cumplimiento como una bola y una cadena alrededor de su cuello. En cambio, el liderazgo debe explicar cómo el cumplimiento ayuda a construir un ambiente de trabajo seguro para todos. También pueden enfatizar cómo contribuye a crear un negocio responsable y rentable.

Asegúrese de que la gerencia comprenda la importancia de su función en la creación de una cultura de cumplimiento. También deben comprender los mensajes clave en torno al cumplimiento. Luego pueden ayudar a comunicar esto en toda la organización.

La cultura de la empresa se basa en valores fundamentales. Brindan la base para una cultura impulsada por valores, que alienta a los empleados a hacer lo correcto. Por lo tanto, debe tener valores de empresa claramente definidos para respaldar una cultura de cumplimiento .

Los valores que hacen esto incluyen integridad, honestidad, transparencia, confianza, respeto y responsabilidad.

Estos valores ayudan a guiar su estrategia comercial hacia el cumplimiento . Además, garantizan que el cumplimiento sea más que una actividad de "marcar la casilla".

Actúan como una hoja de ruta, orientando las decisiones y acciones de los empleados. También muestran cómo los pequeños actos regulares de cumplimiento encajan en el panorama general.

Si bien todos deben tener en cuenta el cumplimiento, la forma en que lo hacen puede variar según su función. Los empleados son responsables del cumplimiento de diferentes formas y en diferentes niveles. Es por eso que no debe adoptar un enfoque de entrenamiento único para todos.

En cambio, es posible que deba adaptar su programa de capacitación en cumplimiento para adaptarse a diferentes tipos de empleados .

Por ejemplo, es probable que la gerencia requiera una capacitación de cumplimiento diferente de los pasantes. La gerencia requiere una comprensión general del cumplimiento, incluida una comprensión legal más profunda.

Los pasantes, por otro lado, solo necesitan conocer las normas básicas que deben cumplir durante su tiempo en la organización.

Para adaptarse a esto, puede incorporar capacitación centrada en la gestión en los programas de liderazgo. Incorpore capacitación centrada en los empleados en su programa de incorporación y sesiones regulares de capacitación continua.

También puede adaptar su mensaje en torno al cumplimiento para adaptarse a su público objetivo . Esto asegura que los empleados entiendan lo que se espera de ellos.

Tenga en cuenta que, independientemente del tipo de empleado, debe ofrecer regularmente capacitación sobre cumplimiento a sus empleados . A veces esto es requerido por la ley. Incluso cuando no lo sea, debe considerar hacerlo para reforzar los estándares esperados.

Las leyes y reglamentos también se actualizan constantemente. Es esencial revisar sus programas de capacitación con regularidad para reflejar estos cambios.

La mera mención de "cumplimiento" a menudo provoca un gemido en respuesta. Los empleados no quieren sentarse frente a otro video de capacitación obsoleto. Es importante hacer que el cumplimiento sea agradable y accesible para sus empleados.

Para empezar, varíe sus métodos de entrega de capacitación . Puede impartir capacitación sobre cumplimiento en persona en pequeños grupos o individualmente, por video o en línea.

Una forma de hacer que la capacitación en cumplimiento sea más agradable es combinarla con otras actividades de formación de equipos. O puede estructurar un día de entrenamiento alrededor del almuerzo o el té de la tarde.

Darle al día un propósito doble hace que la capacitación en cumplimiento sea más atractiva. Esto aumenta la probabilidad de que sus empleados se comprometan con él.

Además, asegúrese de que sus materiales de capacitación estén actualizados . Sus empleados deberían poder acceder a ellos en cualquier momento fácilmente. Incluya cualquier normativa de cumplimiento relevante en su capacitación de incorporación, manual del empleado e intranet.

El cumplimiento también debe ser accesible en un sentido práctico. Piense en cómo reducir las barreras prácticas al cumplimiento para sus empleados .

Por ejemplo, para alentar a los empleados a usar equipo de protección personal (EPP), puede colocar repuestos en todos los vehículos de la empresa. De esta manera, sus empleados sin escritorio siempre tendrán acceso al equipo y es más probable que lo usen.

Las recompensas son una buena manera de reconocer y alentar el comportamiento de cumplimiento en el lugar de trabajo .

Haga un esfuerzo por identificar ejemplos de cumplimiento en el lugar de trabajo y reconózcalos públicamente . Hacerlo motiva a los empleados a cumplir. Refuerza positivamente el comportamiento del empleado que recibe el reconocimiento.

Cuando otros empleados ven que alguien es recompensado por su comportamiento, es más probable que lo sigan. También demuestra que el cumplimiento es una prioridad en su organización.

Es importante recompensar y reconocer el cumplimiento de manera justa y consistente . Por ejemplo, si inicia un premio de cumplimiento mensual, defina los criterios que determinan el ganador. Si algunos empleados ven sus esfuerzos como favoritismo, las recompensas pueden tener el efecto contrario y afectar la moral de sus empleados.

Las revisiones de desempeño le permiten comunicarse regularmente con sus empleados. Puede aprovechar esta oportunidad para reforzar las expectativas de la empresa en torno al cumplimiento .

Durante una revisión de desempeño, confirme si el empleado ha completado la capacitación requerida. Además, discuta con ellos cómo modelan una cultura de cumplimiento en su trabajo.

Dedicar tiempo a discutir esto transmite la importancia del cumplimiento. Les da a sus empleados la oportunidad de reflexionar sobre cómo modelan el cumplimiento y los cambios que necesitan hacer en su comportamiento.

Al incluir el cumplimiento en las revisiones de desempeño, existe un vínculo directo entre este y las bonificaciones o promociones anuales. Esto fomenta la responsabilidad individual en torno al cumplimiento.

Según McKinsey, escuchar constantemente "no hagas esto" o "no hagas aquello" puede erosionar la confianza de las personas. Por lo tanto, cuando brinde capacitación o discuta el cumplimiento en general, plantéelo de manera positiva. Esto genera confianza con sus empleados y fomenta la aceptación.

Puede hacer esto enfocándose en los comportamientos positivos que los empleados deben adoptar, en lugar de lo que no deben hacer .

También es importante explicar el propósito detrás de una medida de cumplimiento . Es más probable que los empleados practiquen el cumplimiento cuando entienden el motivo.

Por ejemplo, simplemente podría decirles a sus empleados “no discriminen en el lugar de trabajo”. Pero un enfoque más efectivo es explicar qué es la discriminación, por qué ocurre y cómo responder a ella. Esta comprensión más profunda equipa a los empleados para identificarse a sí mismos y abordar cualquier problema de cumplimiento.

Para saber si sus esfuerzos de cumplimiento están funcionando, debe medirlos.

Por eso es fundamental realizar auditorías periódicas de cumplimiento . Utilice estas revisiones periódicas para verificar que sus prácticas y políticas cumplan con las regulaciones pertinentes.

Además, úselos para medir si sus empleados están siguiendo sus políticas y procedimientos.

La forma en que mide el éxito en lo que respecta al cumplimiento depende de las leyes y reglamentos que se aplican a su organización . Las métricas que pueden sugerir una fuerte cultura de cumplimiento incluyen

• una disminución de los accidentes de trabajo
• una disminución de las quejas de los clientes o un aumento de los comentarios positivos de los clientes
• retroalimentación positiva a través de una encuesta de empleados.

Medir el cumplimiento le permite responsabilizar a los equipos y a la organización. También destaca cualquier preocupación actual que deba abordarse.

El compromiso de los empleados es clave para construir una cultura de cumplimiento. Los empleados comprometidos son más productivos y están más comprometidos con su trabajo.

El compromiso también crea un sentido de pertenencia. Cuando los empleados sienten que están contribuyendo a algo más grande, es más probable que se tomen en serio el cumplimiento. También es más probable que se conecten con los valores de la empresa que respaldan el cumplimiento.

La relación entre el cumplimiento y el compromiso de los empleados es una calle de doble sentido. Es más probable que los empleados se sientan conectados y comprometidos con una empresa que hace lo correcto.

Para mejorar el compromiso de los empleados en lo que respecta al cumplimiento, la tecnología tiene un papel. Pero las interacciones cara a cara también son importantes.

Los departamentos de cumplimiento no deben permanecer como un nombre en una firma de correo electrónico. Los oficiales de cumplimiento deben interactuar en persona con los empleados y estar disponibles para responder cualquier pregunta que tengan .

La comunicación clara y bidireccional es esencial para el compromiso . Los empleados necesitan entender lo que se espera de ellos. Al mismo tiempo, deben sentirse cómodos brindando comentarios o inquietudes sobre un programa de cumplimiento.

Esto le permite abordar cualquier problema que pueda estar impidiendo el cumplimiento de los empleados.

El cumplimiento puede volverse rápidamente difícil de manejar, especialmente para organizaciones más grandes. La buena noticia es que hay una variedad de aplicaciones útiles disponibles.

Puedes usar estas aplicaciones para

• realizar un seguimiento de los requisitos de cumplimiento y documentar sus esfuerzos
• almacenar sus políticas y procedimientos
• rastrear e implementar programas de capacitación para empleados
• comunicarse directamente con los empleados sobre problemas de cumplimiento
• generar y compartir informes de cumplimiento, formularios de seguridad y listas de verificación.

La gestión electrónica de estas funciones desde una única plataforma reduce el riesgo

de incumplimiento .

También elimina las barreras de acceso. Con la mayoría de las aplicaciones que ofrecen compatibilidad con dispositivos móviles, sus empleados pueden conectarse desde cualquier lugar.

Sus empleados pueden usar una aplicación para informar incidentes de seguridad en tiempo real. También pueden recibir recordatorios sobre las próximas sesiones de capacitación, lo que les ayuda a mantenerse al tanto del cumplimiento.

Desarrollar una cultura de cumplimiento lleva tiempo

El cumplimiento es esencial para crear un lugar de trabajo seguro para sus empleados . También le ayuda a evitar infracciones y sanciones asociadas.

Pero crear una cultura de cumplimiento en el lugar de trabajo en su organización no sucederá de la noche a la mañana. Requiere esfuerzos continuos en todos los niveles del negocio.

Los valores de la empresa y el compromiso de los empleados son dos factores esenciales en el cumplimiento organizacional. También es importante que la gerencia predique con el ejemplo. El uso de una aplicación también puede agilizar sus procesos de cumplimiento y reducir el riesgo de incumplimiento.

Siguiendo nuestros consejos anteriores, puede transformar el cumplimiento en su organización. Hacerlo lleva el cumplimiento más allá del ocasional video de capacitación obsoleto. En cambio, se convierte en algo que sus empleados viven y respiran.