10 modi per promuovere la conformità sul posto di lavoro

In qualità di responsabile della conformità, sei responsabile della creazione di una cultura della conformità nella tua organizzazione. La conformità è essenziale per fornire ai dipendenti un ambiente di lavoro sicuro . Impedisce inoltre che la tua organizzazione venga penalizzata per aver violato regole e regolamenti.

È piu facile a dirsi che a farsi. L'affaticamento della conformità, l'autocompiacimento e la mancanza di coinvolgimento dei dipendenti possono rendere impegnativo il lavoro di un team di conformità.

Ci sono, tuttavia, diverse cose che puoi fare per assicurarti che i dipendenti adottino pratiche legali ed etiche sul lavoro. In questo articolo, esaminiamo 10 modi in cui puoi promuovere la conformità sul posto di lavoro .

Cos'è la conformità sul posto di lavoro?

Conformità significa che la tua organizzazione segue tutte le leggi e le normative esterne ad essa applicabili . Questi includono leggi e regolamenti a livello federale, statale e locale. Le politiche interne, le pratiche e la formazione supportano tutti la conformità.

La conformità negli ambienti di lavoro riguarda tutti i livelli e le aree di un'organizzazione. Copre anche una vasta gamma di argomenti. Tra l'altro, le aziende devono essere conformi alle leggi e ai regolamenti in vigore

• occupazione
• antidiscriminazione
• salute e sicurezza
• imposta
• protezione dati
• protezione ambientale.

Più in generale, conformità significa che un'organizzazione e i suoi dipendenti agiscono in modo appropriato ed etico . In sostanza, conformità significa fare la cosa giusta.

Esempi di conformità sul posto di lavoro includono

• esposizione di manifesti di pericolo secondo gli standard dell'OSHA (Occupational Safety and Health Administration).
• Formazione DEI per prevenire la discriminazione
• archiviare in modo sicuro le informazioni personali dei dipendenti per proteggerli da una violazione dei dati.

Una conformità efficace è essenziale per la sicurezza della salute fisica e mentale dei tuoi dipendenti . Riduce il rischio di infortuni sul lavoro. Previene anche episodi di bullismo, molestie o discriminazioni.

La conformità garantisce inoltre che la tua organizzazione eviti di violare leggi o regolamenti. Tali violazioni possono comportare sanzioni legali, comprese multe e danni alla reputazione.

Ma incoraggiare la conformità nella tua organizzazione va oltre l'occasionale sessione di formazione di un'ora. Ecco alcuni modi per integrare la conformità nella cultura del tuo posto di lavoro.

10 modi per creare una cultura della conformità

Quando si tratta di conformità, il miglior punto di partenza è dall'alto. I bravi manager danno l'esempio. È quindi essenziale che i leader dimostrino il loro impegno nei confronti di pratiche di lavoro conformi .

Non dovrebbero essere previsti standard separati per la leadership. Se ci si aspetta che i dipendenti dimostrino determinati comportamenti, anche la direzione dovrebbe esserlo.

La leadership è responsabile della modellazione di comportamenti accettabili. Quando lo fanno, questo ha un effetto a cascata sul resto dell'organizzazione.

Quando i leader aziendali danno l'esempio, i dipendenti lo seguiranno . Ad esempio, quando arriva la formazione sulla conformità, la direzione dovrebbe completarla prima o con il proprio team. Questo incoraggia la partecipazione dei dipendenti.

È anche importante che la leadership comunichi il valore della conformità . Un buon modo per iniziare a farlo è riformulare la conformità.

Molti dipendenti vedono la conformità come una palla al collo. Invece, la leadership dovrebbe spiegare in che modo la conformità aiuta a creare un ambiente di lavoro sicuro per tutti. Possono anche sottolineare come contribuisce a creare un business responsabile e redditizio.

Assicurarsi che la direzione comprenda l'importanza del proprio ruolo nella creazione di una cultura della conformità. Devono inoltre comprendere i messaggi chiave relativi alla conformità. Possono quindi aiutare a comunicarlo in tutta l'organizzazione.

La cultura aziendale si basa sui valori fondamentali. Forniscono le basi per una cultura orientata al valore, che incoraggia i dipendenti a fare la cosa giusta. Pertanto , è necessario disporre di valori aziendali chiaramente definiti per supportare una cultura della conformità .

I valori che fanno questo includono l'integrità, l'onestà, la trasparenza, la fiducia, il rispetto e la responsabilità.

Questi valori aiutano a guidare la tua strategia aziendale verso la conformità . Inoltre, assicurano che la conformità sia qualcosa di più di un'attività "seleziona la casella".

Fungono da tabella di marcia, guidando le decisioni e le azioni dei dipendenti. Mostrano anche come i piccoli atti regolari di conformità si inseriscano nel quadro più ampio.

Mentre tutti devono essere consapevoli della conformità, il modo in cui lo fanno può variare a seconda del loro ruolo. I dipendenti sono responsabili della conformità in modi diversi ea diversi livelli. Ecco perché non dovresti adottare un approccio unico all'allenamento.

Anziché, potrebbe essere necessario adattare il programma di formazione sulla conformità per soddisfare diversi tipi di dipendenti .

Ad esempio, la direzione probabilmente richiede agli stagisti una formazione sulla conformità diversa. La gestione richiede una visione d'insieme della conformità, inclusa una comprensione legale più approfondita.

Gli stagisti, d'altra parte, devono solo conoscere le regole di base che devono rispettare durante il loro tempo con l'organizzazione.

Per far fronte a questo, è possibile integrare la formazione incentrata sulla gestione nei programmi di leadership. Incorpora la formazione incentrata sui dipendenti nel tuo programma di onboarding e regolari sessioni di formazione continua.

Puoi anche personalizzare i tuoi messaggi sulla conformità per adattarli al pubblico a cui ti rivolgi . Ciò garantisce che i dipendenti capiscano cosa ci si aspetta da loro.

Tieni presente che, indipendentemente dal tipo di dipendente, devi offrire regolarmente formazione sulla conformità ai tuoi dipendenti . A volte questo è richiesto dalla legge. Anche dove non lo è, dovresti considerare di farlo per rafforzare gli standard previsti.

Anche leggi e regolamenti sono costantemente aggiornati. È essenziale rivedere regolarmente i programmi di allenamento per riflettere questi cambiamenti.

La semplice menzione di "conformità" spesso suscita un gemito in risposta. I dipendenti non vogliono sedersi davanti a un altro video di formazione obsoleto. È importante rendere la conformità piacevole e accessibile ai dipendenti.

Per cominciare, varia i metodi di erogazione della formazione . Puoi fornire formazione sulla conformità di persona in piccoli gruppi o individualmente, tramite video o online.

Un modo per rendere la formazione sulla conformità più piacevole è combinarla con altre attività di team building. Oppure puoi strutturare una giornata di formazione attorno al pranzo o al tè pomeridiano.

Dare alla giornata un duplice scopo rende la formazione sulla conformità più allettante. Ciò aumenta la probabilità che i tuoi dipendenti interagiscano con esso.

Inoltre, assicurati che i tuoi materiali didattici siano aggiornati . I tuoi dipendenti dovrebbero essere in grado di accedervi facilmente in qualsiasi momento. Includi tutte le normative di conformità pertinenti nella formazione iniziale, nel manuale dei dipendenti e nella intranet.

La conformità dovrebbe essere accessibile anche in senso pratico. Pensa a come ridurre gli ostacoli pratici alla conformità per i tuoi dipendenti .

Ad esempio, per incoraggiare i dipendenti a indossare i dispositivi di protezione individuale (DPI) è possibile inserire i ricambi in ogni veicolo aziendale. In questo modo, i tuoi dipendenti senza scrivania hanno sempre accesso alle apparecchiature e sono più propensi a utilizzarle.

I premi sono un buon modo per riconoscere e incoraggiare un comportamento compiacente sul posto di lavoro .

Fare uno sforzo per identificare esempi di conformità sul posto di lavoro e riconoscerli pubblicamente . Ciò motiva i dipendenti a essere conformi. Rafforza positivamente il comportamento del dipendente che riceve il riconoscimento.

Quando altri dipendenti vedono che qualcuno viene ricompensato per il suo comportamento, è più probabile che lo seguano. Dimostra inoltre che la conformità è una priorità nella tua organizzazione.

È importante premiare e riconoscere la conformità in modo equo e coerente . Ad esempio, se inizi un premio di conformità mensile, definisci i criteri che determinano il vincitore. Se alcuni dipendenti considerano i tuoi sforzi come favoritismi, i premi possono avere l'effetto opposto e influire sul morale dei tuoi dipendenti.

Le revisioni delle prestazioni ti consentono di verificare regolarmente con i tuoi dipendenti. È possibile utilizzare questa opportunità per rafforzare le aspettative dell'azienda in merito alla conformità .

Durante una revisione delle prestazioni, confermare se il dipendente ha completato la formazione richiesta. Inoltre, discuti con loro come modellano una cultura della conformità nel loro lavoro.

Dedicare del tempo per discuterne trasmette l'importanza della conformità. Offre ai tuoi dipendenti la possibilità di riflettere su come modellano la conformità e su eventuali modifiche che devono apportare al loro comportamento.

Includendo la conformità nelle revisioni delle prestazioni, esiste un collegamento diretto tra essa e i bonus o le promozioni annuali. Ciò incoraggia la responsabilità individuale in merito alla conformità.

Secondo McKinsey, sentirsi costantemente dire “non fare questo” o “non fare quello”, può erodere la fiducia delle persone. Quindi, quando si offre formazione o si discute di conformità in generale, inquadrarla positivamente. Questo crea fiducia con i tuoi dipendenti e incoraggia il buy-in.

Puoi farlo concentrandoti sui comportamenti positivi che i dipendenti dovrebbero adottare, piuttosto che su ciò che non dovrebbero fare .

È anche importante spiegare lo scopo alla base di una misura di conformità . È più probabile che i dipendenti pratichino la conformità quando ne comprendono il motivo.

Ad esempio, potresti semplicemente dire ai tuoi dipendenti “non discriminare sul posto di lavoro”. Ma un approccio più efficace consiste nello spiegare cos'è la discriminazione, perché si verifica e come reagire. Questa comprensione più profonda consente ai dipendenti di identificare se stessi e affrontare eventuali problemi di conformità.

Per sapere se i tuoi sforzi di conformità stanno funzionando, devi misurarli.

Ecco perché è essenziale condurre regolari controlli di conformità . Utilizza queste revisioni periodiche per verificare che le tue pratiche e politiche siano conformi alle normative pertinenti.

Inoltre, usali per misurare se i tuoi dipendenti stanno seguendo le tue politiche e procedure.

Il modo in cui si misura il successo in termini di conformità dipende dalle leggi e dai regolamenti applicabili alla propria organizzazione . Le metriche che possono suggerire una forte cultura della conformità includono

• una diminuzione degli infortuni sul lavoro
• una diminuzione dei reclami dei clienti o un aumento del feedback positivo dei clienti
• feedback positivo tramite un sondaggio tra i dipendenti.

Misurare la conformità consente di ritenere responsabili i team e l'organizzazione. Evidenzia anche eventuali preoccupazioni in corso che devono essere affrontate.

Il coinvolgimento dei dipendenti è la chiave per costruire una cultura della conformità. I dipendenti coinvolti sono più produttivi e più coinvolti nel loro lavoro.

Il coinvolgimento crea anche un senso di appartenenza. Quando i dipendenti sentono di contribuire a qualcosa di più grande, è più probabile che prendano sul serio la conformità. È anche più probabile che si leghino ai valori dell'azienda che supportano la conformità.

Il rapporto tra conformità e coinvolgimento dei dipendenti è una strada a doppio senso. È più probabile che i dipendenti si sentano connessi e coinvolti con un'azienda che fa la cosa giusta.

Per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti quando si tratta di conformità, la tecnologia ha un ruolo. Ma anche le interazioni faccia a faccia sono importanti.

I dipartimenti di conformità non dovrebbero rimanere un nome in una firma e-mail. I responsabili della conformità devono interagire di persona con i dipendenti ed essere disponibili a rispondere a qualsiasi loro domanda .

Una comunicazione chiara e bidirezionale è essenziale per il coinvolgimento . I dipendenti devono capire cosa ci si aspetta da loro. Allo stesso tempo, dovrebbero sentirsi a proprio agio nel fornire feedback o dubbi su un programma di conformità.

Ciò consente di affrontare eventuali problemi che potrebbero impedire la conformità dei dipendenti.

La conformità può diventare rapidamente ingombrante da gestire, soprattutto per le organizzazioni più grandi. La buona notizia è che è disponibile una gamma di app utili.

Puoi usare queste app per

• tieni traccia dei requisiti di conformità e documenta i tuoi sforzi
• memorizzare le politiche e le procedure
• monitorare e implementare i programmi di formazione dei dipendenti
• comunicare direttamente con i dipendenti sui problemi di conformità
• generare e condividere rapporti di conformità, moduli di sicurezza ed elenchi di controllo.

La gestione elettronica di queste funzioni da un'unica piattaforma riduce il rischio

di non conformità .

Rimuove anche le barriere all'accesso. Con la maggior parte delle app che offrono la compatibilità con i dispositivi mobili, i tuoi dipendenti possono connettersi da qualsiasi luogo.

I tuoi dipendenti possono utilizzare un'app per segnalare incidenti di sicurezza in tempo reale. Possono anche ricevere promemoria sulle prossime sessioni di formazione, aiutandoli a rimanere al passo con la conformità.

Costruire una cultura della conformità richiede tempo

La conformità è essenziale per creare un luogo di lavoro sicuro per i dipendenti . Ti aiuta anche a evitare eventuali violazioni e sanzioni associate.

Ma la creazione di una cultura della conformità sul posto di lavoro nella tua organizzazione non avverrà dall'oggi al domani. Richiede sforzi continui a tutti i livelli dell'azienda.

I valori aziendali e il coinvolgimento dei dipendenti sono due fattori essenziali nella conformità organizzativa. È anche importante che il management dia il buon esempio. L'utilizzo di un'app può anche semplificare i processi di conformità e ridurre il rischio di non conformità.

Seguendo i nostri suggerimenti di cui sopra, puoi trasformare la conformità nella tua organizzazione. In questo modo la conformità va oltre l'occasionale video di formazione obsoleto. Invece, diventa qualcosa che i tuoi dipendenti vivono e respirano.