วิธีจดบันทึกการประชุมตลอดวงจรชีวิตของลูกค้าด้วย CRM + ตัวอย่าง
เผยแพร่แล้ว: 2019-10-18
เคยอยู่ในการประชุมโดยไม่มีแผ่นจดบันทึกและคิดว่าคุณจะจำรายละเอียดทั้งหมดได้เพียงเพื่อจะลืมข้อมูลสำคัญบางส่วนในภายหลังหรือไม่?
บางทีคุณอาจจดบันทึกดีๆ แต่ทำกระดาษหาย การติดตามผลกับลูกค้าและถามแบบเดิมซ้ำ 2 ครั้งอาจเป็นเรื่องที่น่าอาย
นั่นคือเหตุผลที่เครื่องมือการบริหารลูกค้าสัมพันธ์จึงเป็นที่นิยมในยุคดิจิทัล
ติดตามประวัติลูกค้าและขยายบัญชีได้ง่ายกว่าที่เคย
การประชุมที่ประสบความสำเร็จเริ่มต้นขึ้นก่อนเหตุการณ์จริง การจัดกำหนดการหมั้นควรเป็นเรื่องง่าย ในการที่จะเก็บอีเมลกลับไปกลับมาให้น้อยที่สุด วิธีที่ดีที่สุดคือใช้เครื่องมือตั้งเวลาออนไลน์
ไม่เพียงแต่จะทำให้กระบวนการเร็วขึ้น แต่คุณสามารถใช้ฟิลด์แบบฟอร์มที่กำหนดเองเพื่อรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการและส่งต่อไปยังซอฟต์แวร์ CRM ที่คุณเลือก
CRM คืออะไรและทำงานอย่างไร
หากคุณกำลังค้นพบ CRM เป็นครั้งแรก ก็ไม่ต้องเหนื่อย คุณสามารถคิดได้ว่าเป็นโรลเด็กซ์ดิจิทัล ทุกครั้งที่คุณพบกับใครบางคน คุณสามารถแนบบันทึกย่อในประวัติลูกค้าของพวกเขาได้
การรวบรวมข้อมูลนี้ทำให้ทีมของคุณติดตามประวัติบัญชีได้ง่ายขึ้นและให้การสนับสนุนที่รวดเร็วและแม่นยำ แม้ว่าคุณจะเป็นผู้ประกอบการเดี่ยว แต่เครื่องมือเช่นนี้จะช่วยคุณได้เมื่อคุณขยายฐานลูกค้าของคุณ
แล้ว CRM มีลักษณะอย่างไรและเชื่อมต่อกับ Appointlet อย่างไร ขึ้นอยู่กับแอพที่คุณใช้และคุณสมบัติที่คุณต้องการ
ในบทความนี้ เราจะทบทวนโซลูชัน CRM ฟรี 2 แบบ (Hubspot และ Zenkit) ที่เข้ากันได้กับแผนฟรีของ Zapier เพื่อให้คุณสามารถเริ่มทดลองได้ทันทีโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
สนับสนุนลูกค้าตลอดวงจรชีวิต
ภาพด้านบนเรียกว่า มู่เล่ แสดงให้เห็นการเดินทางของลูกค้าผ่านแบรนด์ของคุณ หากต้องการอ่านกราฟิก ให้เริ่มต้นที่ด้านบนแล้วเลื่อนตามเข็มนาฬิกา คุณจะเห็นได้ว่าเมื่อผู้คนสนใจบริษัทของคุณ พวกเขาอ่านเอกสารทางการตลาดของคุณและเริ่มมีส่วนร่วม
ตัวแทนฝ่ายขายและฝ่ายสนับสนุนลูกค้าของคุณทำงานร่วมกับลูกค้าเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขา พอใจ กับประสบการณ์ของพวกเขา บริเวณด้านซ้ายบนของมู่เล่ เราเห็นลูกค้าที่มีความสุขเหล่านั้นที่อ้างอิงถึงบริษัทของคุณกับคนแปลกหน้า ด้วยวิธีนี้ มู่เล่เป็นแบบอย่างของการเติบโตอย่างยั่งยืนในระยะยาว
ด้วยแอปจัดกำหนดการออนไลน์ของคุณ คุณสามารถสร้างประเภทการประชุมแบบกำหนดเองที่กำหนดเป้าหมายระยะต่างๆ ของการเติบโตได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเสนอการสาธิตการขายฟรีสำหรับผู้มาใหม่
ภายหลังในวงจรชีวิต การให้คำปรึกษาหรือการโทรสนับสนุนเป็นทางเลือก การประชุมแต่ละครั้งที่คุณจัดกำหนดการสามารถนำเสนอชุดฟิลด์แบบฟอร์มใหม่ให้กับลูกค้า เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับพวกเขาและความต้องการของพวกเขา ข้อมูลการจองทั้งหมดนั้นสามารถเพิ่มลงในบันทึกลูกค้าของ CRM ได้
ตัวอย่าง CRM #1: รายชื่อผู้ติดต่อของ Hubspot
Hubspot เป็นหนึ่งใน CRM ฟรีที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในตลาด พวกเขามีชุดคุณลักษณะกว้างๆ ซึ่งอาจดูน่ากลัวเล็กน้อยในตอนแรก แต่มีคุณค่าในระยะยาวหากบริษัทของคุณต้องการโซลูชันที่เชื่อถือได้และปรับขนาดได้
หากคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งานและต้องการทางเลือกระดับเริ่มต้น เราแนะนำให้เลื่อนผ่านส่วนนี้และลองใช้ Zenkit ก่อน
ในการเริ่มต้นใช้งาน Hubspot คุณจะต้องตั้งค่าต่อไปนี้:
- ตั้งค่าหน้าการจอง Appointlet
- ลงทะเบียนเพื่อรับบัญชี Zapier และ Hubspot ฟรี
- กำหนดค่า Zapier เพื่อส่งข้อมูลการจองของคุณไปยังรายชื่อผู้ติดต่อของ Hubspot
ทุกครั้งที่มีการจองผ่าน Appointlet Zapier จะรับฟังและประเมินรายละเอียดของผู้เข้าร่วม หากไม่มีเรกคอร์ดลูกค้า ระบบจะสร้างเรกคอร์ดใหม่
มิฉะนั้น รายละเอียดของผู้ติดต่อจะได้รับการอัปเดตโดยใช้ข้อมูลการตอบกลับของแบบฟอร์ม คุณสามารถดูตัวอย่างรายชื่อผู้ติดต่อ Hubspot ได้ที่นี่:
ตัวอย่าง CRM #2: Zenkit Contacts และ To-Do Lists
เราขอแนะนำ Zenkit เป็นทางเลือกแทน Hubspot อินเทอร์เฟซของพวกเขาสะอาดและใช้งานง่าย ทำให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้นสำหรับผู้ใช้ใหม่ ดังที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านล่าง รายชื่อผู้ติดต่อของพวกเขาถูกจัดเรียงในรายการแนวตั้ง
เมื่อใดก็ตามที่มีการจองและ Zapier สร้างผู้ติดต่อใหม่ คุณสามารถเพิ่มข้อมูล เช่น บันทึกการประชุมและรูปภาพ เพื่อให้ผู้ติดต่อจดจำได้ง่ายยิ่งขึ้นในทันที
เราชอบที่ Zenkit มีชุดคุณลักษณะกว้างๆ สำหรับบริษัทต่างๆ ที่จะใช้ควบคู่กับ CRM ของพวกเขา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้ Zapier ส่งข้อมูลการจองของคุณไปยังรายการสิ่งที่ต้องทำของ Zenkit
การออกแบบ บอร์ดคัมบัง แบบลากและวางช่วยให้ทีมของคุณสามารถติดตามการประชุมควบคู่ไปกับงานอื่นๆ ของพวกเขา
เมื่อการจองเกิดขึ้นและเสร็จสิ้น คุณสามารถจดบันทึกและเลื่อนการ์ดไปตามกระดานของคุณจนกว่าจะถึงสถานะที่เสร็จสิ้น
ต้องการคำแนะนำแบบเต็มสำหรับการกำหนดค่า Zapier / Zenkit CRM แบบเต็มหรือไม่
คุณสามารถไปที่ https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit เพื่อเข้าถึงหน้าการรวมที่ใช้ร่วมกันของเรา หากคุณยังไม่มีบัญชี Appointlet และ Zenkit คุณจะต้องเริ่มด้วยขั้นตอนเหล่านี้:
- ตั้งค่าหน้าการจอง Appointlet
- ลงทะเบียนเพื่อรับบัญชี Zapier และ Zenkit ฟรี
- ใน Zenkit ให้สร้างคอลเลกชันใหม่เฉพาะสำหรับรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ
- ตั้งค่าทริกเกอร์ "ผู้เข้าร่วมตามกำหนดเวลา" ของ Appointlet
- ตั้งค่าการดำเนินการ Zenkit "สร้างรายการ" เพื่อค้นหารายการของคุณ
- ดึงช่องข้อมูลที่คุณต้องการจากการจอง Appointlet ของคุณ
- คุณสามารถดูในตัวอย่างด้านล่างที่เราดึงข้อมูล เช่น ชื่อผู้เข้าร่วม ที่อยู่อีเมล และเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของการประชุม
เมื่อคุณทดสอบทริกเกอร์และการดำเนินการเพื่อยืนยันว่าได้ผล ให้เปิด Zap หากต้องการทดสอบว่าการผสานรวมใช้งานได้ ให้ไปที่บัญชี Appointlet และสร้างการจองทดสอบ
ควรใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งนาทีในการแสดงรายชื่อผู้ติดต่อใหม่ หากคุณมีปัญหาในการตั้งค่า Zap พวกเขาจะเสนอทีมสนับสนุนเพื่อตอบคำถามการกำหนดค่าเฉพาะ
เข้าถึงข้อมูลการจองของคุณจากภายใน Appointlet
Appointlet มีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการตรวจสอบข้อมูลการจองของคุณอยู่แล้ว หากคุณกำลังมองหาการมองเห็นข้อมูลลูกค้าที่ดีขึ้น คุณควรเริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจว่ามีอะไรอยู่ในเครื่องมือจัดกำหนดการของคุณบ้าง หากคุณยังไม่มีบัญชี Appointlet คุณสามารถลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานได้ฟรีวันนี้
เมื่อคุณแชร์ลิงก์ไปยังหน้าการจองของคุณ ลูกค้าจะได้รับชุดเวลาให้เลือก ซึ่งแสดงถึงความพร้อมในกำหนดการของทีม เพื่อให้การจองเสร็จสมบูรณ์ พวกเขาจะกรอกข้อมูลในฟิลด์ของแบบฟอร์มที่คุณแสดงต่อพวกเขา ดังที่แสดงในตัวอย่างแบบฟอร์มการรับเงินอย่างง่ายด้านล่าง:
ทุกครั้งที่มีคนจองกับคุณ ข้อมูลแบบฟอร์มของพวกเขาจะถูกลงทะเบียนบนแดชบอร์ดการจองของคุณ อินเทอร์เฟซผู้ใช้นี้ง่ายต่อการเลื่อนดูและนำทาง คุณจึงสามารถดูการจองในอดีตหรือในอนาคตได้
หากคุณต้องการตรวจสอบชุดการจองที่จำกัด คุณสามารถแก้ไขช่วงวันที่และใช้ตัวกรองการค้นหา หากคุณต้องการดูข้อมูลนี้ในสเปรดชีต เรามีบริการส่งออกข้อมูล CSV ด้วย
ไม่ว่าคุณจะอยู่กับแดชบอร์ดการจองในตัวของ Appointlet หรือแนะนำ CRM เป้าหมายสุดท้ายก็เหมือนกัน คุณต้องการมองเห็นข้อมูลลูกค้าที่ดีขึ้น เมื่อปริมาณลูกค้าของคุณเพิ่มขึ้น การติดตามบุคคลและการเดินทางของพวกเขากับบริษัทเป็นสิ่งสำคัญ
ด้วยการตรวจสอบรายละเอียดบัญชีและการตั้งค่าระบบอัตโนมัติ คุณสามารถให้การสนับสนุนเชิงรุกในเวลาที่เหมาะสม ประเภทการประชุมที่กำหนดเป้าหมายสำหรับระยะมู่เล่ต่างๆ จะเป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมจะประสบความสำเร็จสำหรับทุกคน