Cara Membuat Catatan Rapat di Seluruh Siklus Hidup Pelanggan dengan CRM + Contoh

Pernah menghadiri rapat tanpa buku catatan dan berasumsi bahwa Anda akan mengingat semua detailnya, hanya untuk melupakan beberapa informasi penting di kemudian hari?

Mungkin Anda membuat catatan yang bagus tetapi kehilangan secarik kertas. Mungkin memalukan untuk menindaklanjuti dengan pelanggan dan menanyakan hal yang sama dua kali.

Itu sebabnya alat Manajemen Hubungan Pelanggan menjadi sangat populer di era digital.

Lebih mudah dari sebelumnya untuk melacak riwayat klien dan mengembangkan akun mereka dari waktu ke waktu.

Rapat yang sukses dimulai jauh sebelum acara yang sebenarnya. Menjadwalkan pertunangan harus mudah. Untuk meminimalkan email bolak-balik, sebaiknya gunakan alat penjadwalan online.

Tidak hanya akan mempercepat proses, tetapi Anda dapat menggunakan bidang formulir khusus untuk mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan dan meneruskannya ke perangkat lunak CRM pilihan Anda.

Apa itu CRM dan bagaimana cara kerjanya?

Jika Anda menemukan CRM untuk pertama kalinya, jangan khawatir. Anda dapat menganggapnya sebagai rolodex digital. Setiap kali Anda bertemu dengan seseorang, Anda dapat melampirkan catatan ke riwayat pelanggan mereka.

Mengumpulkan informasi ini memudahkan tim Anda untuk mengetahui riwayat akun dan memberikan dukungan yang cepat dan akurat. Bahkan jika Anda seorang pengusaha solo, alat seperti ini akan membantu Anda mengembangkan basis klien Anda.

Jadi seperti apa CRM dan bagaimana cara terhubung ke Appointlet? Itu tergantung pada aplikasi mana yang Anda gunakan dan jenis fitur apa yang Anda butuhkan.

Pada artikel ini, kami akan meninjau dua solusi CRM gratis (Hubspot dan Zenkit) yang kompatibel dengan paket gratis Zapier, sehingga Anda dapat langsung mulai bereksperimen tanpa biaya tambahan.

Mendukung pelanggan melalui siklus hidup penuh

Gambar di atas, disebut flywheel , menggambarkan perjalanan pelanggan melalui merek Anda. Untuk membaca grafik, mulailah dari atas dan gerakkan searah jarum jam. Anda dapat melihat bahwa, ketika orang tertarik pada perusahaan Anda, mereka membaca materi pemasaran Anda dan mulai terlibat.

Agen penjualan dan dukungan pelanggan Anda bekerja dengan klien untuk memastikan mereka senang dengan pengalaman mereka. Di dekat kiri atas roda gila, kami melihat pelanggan yang senang merujuk orang asing ke perusahaan Anda. Dengan cara ini, roda gila adalah model pertumbuhan jangka panjang yang berkelanjutan.

Dengan aplikasi penjadwalan online, Anda dapat membuat jenis rapat khusus yang menargetkan berbagai fase pertumbuhan. Misalnya, Anda dapat menawarkan demo penjualan gratis kepada pendatang baru.

Kemudian dalam siklus hidupnya, panggilan konsultasi atau dukungan bersifat opsional. Setiap rapat yang Anda jadwalkan dapat memberi pelanggan serangkaian bidang formulir baru, untuk mempelajari lebih lanjut tentang mereka dan kebutuhan mereka. Semua data pemesanan itu dapat ditambahkan ke catatan pelanggan CRM Anda.

Contoh CRM #1: Daftar Kontak Hubspot

Hubspot adalah salah satu CRM gratis paling populer di pasar. Mereka memiliki serangkaian fitur yang luas, yang pada awalnya mungkin sedikit menakutkan, tetapi berharga jangka panjang jika perusahaan Anda membutuhkan solusi yang andal dan terukur.

Jika Anda baru memulai dan menginginkan alternatif tingkat pemula, kami sarankan untuk menggulir melewati bagian ini dan mencoba Zenkit terlebih dahulu.

Untuk memulai Hubspot, Anda memerlukan pengaturan berikut:

1. Siapkan halaman pemesanan Janji Temu
2. Daftar akun Zapier dan Hubspot gratis
3. Konfigurasikan Zapier untuk meneruskan data pemesanan Anda ke daftar kontak Hubspot

Setiap kali pemesanan datang melalui Appointlet, Zapier akan mendengarkan dan mengevaluasi detail peserta. Jika tidak ada catatan pelanggan, yang baru akan dibuat.

Jika tidak, detail kontak akan diperbarui menggunakan data respons formulir. Anda dapat melihat contoh daftar kontak Hubspot di sini:

Contoh CRM #2: Kontak Zenkit dan Daftar Tugas

Kami merekomendasikan Zenkit sebagai alternatif Hubspot. Antarmuka mereka bersih dan mudah dinavigasi, membuatnya lebih mudah didekati oleh pengguna baru. Seperti yang Anda lihat pada tangkapan layar di bawah, daftar kontak mereka disusun dalam daftar vertikal.

Setiap kali pemesanan datang dan Zapier membuat kontak baru, Anda dapat menambahkan informasi seperti catatan rapat dan foto untuk membuat kontak lebih mudah dikenali secara sekilas.

Kami menyukai bagaimana Zenkit menyertakan serangkaian fitur yang luas bagi perusahaan untuk digunakan bersama dengan CRM mereka. Misalnya, Anda dapat meminta Zapier untuk meneruskan data pemesanan Anda ke salah satu daftar tugas Zenkit.

Desain papan kanban seret dan lepas memungkinkan tim Anda melacak rapat bersama tugas mereka yang lain.

Saat pemesanan berlangsung dan selesai, Anda dapat membuat catatan dan memajukan kartu di sepanjang papan Anda hingga mencapai status selesai.

Ingin instruksi lengkap untuk konfigurasi penuh Zapier / Zenkit CRM?

Anda dapat mengunjungi https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit untuk mengakses halaman integrasi bersama kami. Jika Anda belum memiliki akun Appointlet dan Zenkit, Anda harus memulai dengan langkah-langkah berikut:

1. Siapkan halaman pemesanan Janji Temu
2. Daftar akun Zapier dan Zenkit gratis
3. Di Zenkit, buat koleksi baru yang didedikasikan untuk daftar kontak Anda
4. Siapkan pemicu "Peserta Terjadwal" Pengangkatan
5. Siapkan tindakan "Buat item" Zenkit untuk menemukan daftar Anda
6. Tarik bidang data yang Anda butuhkan dari pemesanan Appointlet Anda
7. Anda dapat melihat pada contoh di bawah ini bahwa kami menarik data seperti nama peserta, alamat email, dan waktu mulai dan berakhir rapat.

Ketika Anda telah menguji pemicu dan tindakan Anda untuk mengonfirmasi bahwa itu berfungsi, lanjutkan dan nyalakan Zap. Untuk menguji apakah integrasi berfungsi, Anda dapat membuka akun Appointlet Anda dan membuat pemesanan percobaan.

Ini akan memakan waktu kurang dari satu menit untuk item daftar kontak baru muncul. Jika Anda mengalami masalah dengan pengaturan Zap Anda, mereka menawarkan tim dukungan untuk menjawab pertanyaan konfigurasi tertentu.

Akses data pemesanan Anda dari dalam Appointlet

Appointlet sudah menyediakan beberapa alat canggih untuk meninjau data pemesanan Anda. Jika Anda mencari visibilitas data pelanggan yang lebih baik, sebaiknya mulai dengan memahami apa yang tersedia dalam alat penjadwalan Anda. Jika Anda belum memiliki akun Appointlet, Anda dapat mendaftar secara gratis untuk mencobanya hari ini.

Saat Anda membagikan tautan ke halaman pemesanan Anda, klien disajikan serangkaian waktu untuk dipilih, yang mewakili ketersediaan terjadwal tim. Untuk menyelesaikan pemesanan, mereka akan mengisi kolom formulir yang Anda berikan kepada mereka, seperti yang ditunjukkan pada contoh formulir penerimaan sederhana di bawah ini:

Setiap kali seseorang memesan dengan Anda, data formulir mereka terdaftar di Dasbor Pemesanan Anda. Antarmuka pengguna ini mudah digulir dan dinavigasi, sehingga Anda dapat melihat pemesanan sebelumnya atau di masa mendatang.

Jika Anda ingin meninjau kumpulan pemesanan terbatas, Anda dapat mengubah rentang tanggal dan menggunakan filter pencarian. Jika Anda lebih suka melihat informasi ini dalam spreadsheet, kami juga menawarkan ekspor data CSV.

Baik Anda tetap menggunakan dasbor pemesanan bawaan Appointlet atau memperkenalkan CRM, tujuan akhirnya tetap sama; Anda ingin meningkatkan visibilitas data pelanggan. Seiring pertumbuhan volume pelanggan Anda, penting untuk melacak setiap orang dan perjalanan mereka bersama perusahaan.

Dengan memantau detail akun mereka dan mengatur otomatisasi, Anda dapat menawarkan dukungan proaktif pada saat yang tepat. Jenis pertemuan yang ditargetkan untuk fase roda gila yang berbeda akan menjadi cara terbaik untuk memastikan pertemuan yang sukses untuk semua orang.