Jak robić notatki ze spotkań w całym cyklu życia klienta za pomocą CRM + Przykłady

Byłeś kiedyś na spotkaniu bez notatnika i założyłeś, że zapamiętasz wszystkie szczegóły, tylko po to, by później zapomnieć o kilku kluczowych informacjach?

Może zrobiłeś dobre notatki, ale zgubiłeś kartkę. Nawiązanie kontaktu z klientami i dwukrotne pytanie o to samo może być krępujące.

Dlatego narzędzia do zarządzania relacjami z klientami stały się tak popularne w erze cyfrowej.

Śledzenie historii klientów i powiększanie ich kont z biegiem czasu jest łatwiejsze niż kiedykolwiek.

Udane spotkanie zaczyna się na długo przed samym wydarzeniem. Planowanie zaręczyn powinno być dziecinnie proste. Aby ograniczyć liczbę wiadomości e-mail w tę i z powrotem do minimum, najlepiej użyć narzędzia do planowania online.

Nie tylko przyspieszy to proces, ale możesz użyć niestandardowych pól formularza, aby zebrać potrzebne informacje i przekazać je do wybranego oprogramowania CRM.

Co to jest CRM i jak działa?

Jeśli odkrywasz CRM po raz pierwszy, nie przejmuj się. Możesz myśleć o nich jak o cyfrowym rolodeksie. Za każdym razem, gdy się z kimś spotykasz, możesz dołączyć notatki do historii jego klientów.

Zbieranie tych informacji ułatwia Twojemu zespołowi zapoznanie się z historią konta i zapewnia szybkie i dokładne wsparcie. Nawet jeśli jesteś samodzielnym przedsiębiorcą, takie narzędzie pomoże Ci w rozwoju bazy klientów.

Jak więc wygląda CRM i jak łączy się z Appointlet? Zależy to od wybranej aplikacji i potrzebnych funkcji.

W tym artykule omówimy dwa bezpłatne rozwiązania CRM (Hubspot i Zenkit), które są kompatybilne z bezpłatnym planem Zapier, dzięki czemu możesz od razu zacząć eksperymentować bez dodatkowych kosztów.

Wspieranie klientów przez cały cykl życia

Powyższy obraz, zwany kołem zamachowym , przedstawia podróż klienta po Twojej marce. Aby przeczytać grafikę, zacznij od góry i poruszaj się zgodnie z ruchem wskazówek zegara. Widać, że ponieważ ludzie są przyciągani do Twojej firmy, czytają Twoje materiały marketingowe i zaczynają się angażować.

Twoi agenci sprzedaży i obsługi klienta współpracują z klientem, aby upewnić się, że jest zachwycony swoim doświadczeniem. W lewym górnym rogu koła zamachowego widzimy zadowolonych klientów, którzy polecają Twoją firmę nieznajomym. W ten sposób koło zamachowe jest modelem długoterminowego, trwałego wzrostu.

Dzięki aplikacji do planowania online możesz tworzyć niestandardowe typy spotkań, które są ukierunkowane na różne fazy rozwoju. Na przykład możesz zaoferować bezpłatną prezentację sprzedaży nowym przybyszom.

Na późniejszym etapie ich życia rozmowa konsultacyjna lub telefoniczna jest opcjonalna. Każde zaplanowane spotkanie może zaprezentować klientowi nowy zestaw pól formularza, aby dowiedzieć się więcej o nim i jego potrzebach. Wszystkie te dane rezerwacji można dodać do rekordów klientów CRM.

Przykład CRM nr 1: Lista kontaktów Hubspot

Hubspot to jeden z najpopularniejszych darmowych CRM-ów na rynku. Mają szeroki zestaw funkcji, który na początku może być trochę onieśmielający, ale cenny na dłuższą metę, jeśli Twoja firma potrzebuje niezawodnego, skalowalnego rozwiązania.

Jeśli dopiero zaczynasz i chcesz mieć alternatywę na poziomie podstawowym, zalecamy przewinięcie tej sekcji i wypróbowanie najpierw Zenkita.

Aby rozpocząć korzystanie z Hubspot, potrzebujesz następującej konfiguracji:

1. Skonfiguruj stronę rezerwacji Spotkania
2. Zarejestruj darmowe konto Zapier i Hubspot
3. Skonfiguruj Zapier, aby przekazywał dane rezerwacji do listy kontaktów Hubspot

Za każdym razem, gdy rezerwacja zostanie dokonana przez Appointlet, Zapier wysłucha i oceni dane uczestnika. Jeśli nie istnieje żaden rekord klienta, zostanie utworzony nowy.

W przeciwnym razie dane kontaktowe zostaną zaktualizowane przy użyciu danych z formularza odpowiedzi. Przykład listy kontaktów Hubspot można zobaczyć tutaj:

Przykład CRM #2: Kontakty Zenkit i listy rzeczy do zrobienia

Polecamy Zenkit jako alternatywę dla Hubspot. Ich interfejs jest przejrzysty i łatwy w nawigacji, dzięki czemu jest bardziej dostępny dla nowych użytkowników. Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, ich lista kontaktów jest ułożona w pionową listę.

Za każdym razem, gdy przychodzą rezerwacje, a Zapier generuje nowy kontakt, możesz dodać informacje, takie jak notatki ze spotkania i zdjęcie, aby kontakty były łatwiej rozpoznawalne na pierwszy rzut oka.

Uwielbiamy to, że Zenkit zawiera szeroki zestaw funkcji, z których firmy mogą korzystać w połączeniu z CRM. Na przykład, możesz poprosić Zapier o przekazanie danych rezerwacji do jednej z list rzeczy do zrobienia w Zenkit.

Projekt tablicy kanban typu „przeciągnij i upuść” umożliwia zespołowi śledzenie spotkań wraz z innymi zadaniami.

Gdy rezerwacje mają miejsce i są kończone, możesz robić notatki i przesuwać karty wzdłuż tablicy, aż osiągną stan skończony.

Potrzebujesz pełnych instrukcji dotyczących pełnej konfiguracji Zapier / Zenkit CRM?

Możesz odwiedzić https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit, aby uzyskać dostęp do naszej wspólnej strony integracji. Jeśli nie masz jeszcze kont Appointlet i Zenkit, musisz zacząć od następujących kroków:

1. Skonfiguruj stronę rezerwacji Spotkania
2. Zarejestruj darmowe konto Zapier i Zenkit
3. W Zenkicie utwórz nową kolekcję dedykowaną Twojej liście kontaktów
4. Skonfiguruj wyzwalacz spotkania „Zaplanowany uczestnik”
5. Skonfiguruj akcję Zenkit „Utwórz element”, aby zlokalizować swoją listę
6. Wypełnij pola danych, których potrzebujesz z rezerwacji Terminu
7. W poniższym przykładzie widać, że pobieramy dane, takie jak imię i nazwisko uczestnika, adres e-mail oraz czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania.

Po przetestowaniu wyzwalacza i akcji, aby potwierdzić, że działają, włącz Zap. Aby sprawdzić, czy integracja działa, możesz przejść do swojego konta Appointlet i utworzyć rezerwację testową.

Pojawienie się nowego elementu listy kontaktów powinno zająć mniej niż minutę. Jeśli masz problemy z konfiguracją Zapa, oferują zespół wsparcia, który odpowie na konkretne pytania dotyczące konfiguracji.

Uzyskaj dostęp do swoich danych rezerwacji z Apppointlet

Appointlet już teraz zapewnia potężne narzędzia do przeglądania danych dotyczących rezerwacji. Jeśli zależy Ci na lepszej widoczności danych klientów, warto zacząć od zrozumienia, co jest dostępne w Twoim narzędziu do planowania. Jeśli nie masz jeszcze konta Appointlet, możesz zarejestrować się za darmo, aby wypróbować je już dziś.

Kiedy udostępniasz link do swojej strony rezerwacji, klient otrzymuje szereg czasów do wyboru, reprezentujących zaplanowaną dostępność zespołu. Aby zakończyć rezerwację, wypełnią pola formularza, które im przedstawisz, jak pokazano w poniższym przykładzie prostego formularza zgłoszeniowego:

Za każdym razem, gdy ktoś rezerwuje u Ciebie, jego dane formularza są rejestrowane w Twoim panelu rezerwacji. Ten interfejs użytkownika jest łatwy do przewijania i nawigacji, dzięki czemu możesz przeglądać każdą przeszłą lub przyszłą rezerwację.

Jeśli chcesz przejrzeć ograniczony zestaw rezerwacji, możesz zmodyfikować zakres dat i użyć filtrów wyszukiwania. Jeśli wolisz przeglądać te informacje w arkuszu kalkulacyjnym, oferujemy również eksport danych w formacie CSV.

Niezależnie od tego, czy pozostaniesz przy wbudowanym panelu rezerwacji w Appointlet, czy wprowadzisz CRM, ostateczny cel jest taki sam; chcesz lepszej widoczności danych klientów. Wraz ze wzrostem liczby klientów ważne jest, aby śledzić poszczególne osoby i ich podróż z firmą.

Monitorując dane konta i konfigurując automatyzację, możesz zaoferować proaktywne wsparcie w odpowiednim momencie. Ukierunkowane typy spotkań dla różnych faz koła zamachowego będą najlepszym sposobem zapewnienia udanych spotkań dla wszystkich.