Comment prendre des notes de réunion tout au long du cycle de vie du client avec un CRM + exemples
Publié: 2019-10-18
Avez-vous déjà participé à une réunion sans bloc-notes et supposé que vous vous souviendriez de tous les détails, pour ensuite oublier une information clé plus tard ?
Peut-être que vous avez pris de bonnes notes mais que vous avez perdu le bout de papier. Il peut être embarrassant de faire un suivi auprès des clients et de demander la même chose deux fois.
C'est pourquoi les outils de gestion de la relation client sont devenus si populaires à l'ère numérique.
Il est plus facile que jamais de suivre l'historique des clients et de développer leurs comptes au fil du temps.
Une réunion réussie commence bien avant l'événement réel. Planifier l'engagement devrait être un jeu d'enfant. Afin de réduire au minimum les échanges d'e-mails, il est préférable d'utiliser un outil de planification en ligne.
Non seulement cela accélérera le processus, mais vous pouvez utiliser des champs de formulaire personnalisés pour collecter les informations dont vous avez besoin et les transmettre au logiciel CRM de votre choix.
Qu'est-ce qu'un CRM et comment ça marche ?
Si vous découvrez les CRM pour la première fois, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez les considérer comme un rolodex numérique. Chaque fois que vous rencontrez quelqu'un, vous pouvez joindre des notes à son historique client.
La collecte de ces informations permet à votre équipe de se familiariser plus facilement avec l'historique du compte et de fournir une assistance rapide et précise. Même si vous êtes un entrepreneur solo, un outil comme celui-ci vous aidera à développer votre clientèle.
Alors, à quoi ressemble un CRM et comment se connecte-t-il à Appointlet ? Cela dépend de l'application que vous choisissez et du type de fonctionnalités dont vous avez besoin.
Dans cet article, nous passerons en revue deux solutions CRM gratuites (Hubspot et Zenkit) compatibles avec le forfait gratuit de Zapier, afin que vous puissiez commencer à expérimenter immédiatement sans frais supplémentaires.
Accompagner les clients tout au long du cycle de vie
L'image ci-dessus, appelée volant d'inertie , représente le parcours d'un client à travers votre marque. Pour lire le graphique, commencez par le haut et déplacez-vous dans le sens des aiguilles d'une montre. Vous pouvez voir que, lorsque les gens sont attirés par votre entreprise, ils lisent vos supports marketing et commencent à s'engager.
Vos agents de vente et de support client travaillent avec le client pour s'assurer qu'il est ravi de son expérience. Près du coin supérieur gauche du volant d'inertie, nous voyons ces clients satisfaits référant des étrangers à votre entreprise. De cette façon, le volant d'inertie est un modèle de croissance soutenue à long terme.
Avec votre application de planification en ligne, vous pouvez créer des types de réunions personnalisés qui ciblent les différentes phases de croissance. Par exemple, vous pouvez offrir une démo de vente gratuite aux nouveaux arrivants.
Plus tard dans leur cycle de vie, une consultation ou un appel d'assistance est facultatif. Chaque réunion que vous planifiez peut présenter au client un nouvel ensemble de champs de formulaire, afin d'en savoir plus sur eux et leurs besoins. Toutes ces données de réservation peuvent être ajoutées aux fiches clients de votre CRM.
Exemple CRM #1 : Liste de contacts de Hubspot
Hubspot est l'un des CRM gratuits les plus populaires du marché. Ils disposent d'un large éventail de fonctionnalités, ce qui peut être un peu intimidant au début, mais précieux à long terme si votre entreprise a besoin d'une solution fiable et évolutive.
Si vous ne faites que commencer et que vous souhaitez une alternative d'entrée de gamme, nous vous recommandons de faire défiler cette section et d'essayer d'abord Zenkit.
Pour démarrer avec Hubspot, vous aurez besoin de la configuration suivante :
- Configurer une page de réservation Appointlet
- Inscrivez-vous pour un compte Zapier et Hubspot gratuit
- Configurez Zapier pour transmettre vos données de réservation à la liste de contacts de Hubspot
Chaque fois qu'une réservation passe par Appointlet, Zapier écoutera et évaluera les détails du participant. Si aucune fiche client n'existe, une nouvelle sera créée.
Sinon, les coordonnées du contact seront mises à jour à l'aide des données de réponse du formulaire. Vous pouvez voir un exemple de la liste de contacts Hubspot ici :
Exemple CRM #2 : Contacts et listes de tâches Zenkit
Nous recommandons Zenkit comme alternative à Hubspot. Leur interface est propre et facile à naviguer, ce qui la rend plus accessible aux nouveaux utilisateurs. Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, leur liste de contacts est organisée dans une liste verticale.
Chaque fois que les réservations arrivent et que Zapier génère un nouveau contact, vous pouvez ajouter des informations telles que des notes de réunion et une photo pour rendre les contacts plus facilement reconnaissables en un coup d'œil.
Nous aimons la façon dont Zenkit inclut un large ensemble de fonctionnalités que les entreprises peuvent utiliser en tandem avec leur CRM. Par exemple, vous pouvez demander à Zapier de transmettre vos données de réservation dans l'une des listes de tâches de Zenkit.
La conception du tableau kanban par glisser-déposer permet à votre équipe de suivre les réunions parallèlement à ses autres tâches.
Au fur et à mesure que les réservations ont lieu et sont terminées, vous pouvez prendre des notes et faire avancer les cartes le long de votre tableau jusqu'à ce qu'elles atteignent un état terminé.
Vous voulez des instructions complètes pour la configuration complète de Zapier / Zenkit CRM ?
Vous pouvez visiter https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit pour accéder à notre page d'intégration partagée. Si vous n'avez pas encore de comptes Appointlet et Zenkit, vous devrez commencer par ces étapes :
- Configurer une page de réservation Appointlet
- Inscrivez-vous pour un compte Zapier et Zenkit gratuit
- Dans Zenkit, créez une nouvelle collection dédiée à votre liste de contacts
- Configurer un déclencheur Appointlet « Participant planifié »
- Configurez une action Zenkit "Créer un élément" pour localiser votre liste
- Extrayez les champs de données dont vous avez besoin à partir de votre réservation Appointlet
- Vous pouvez voir dans l'exemple ci-dessous que nous extrayons des données telles que le nom du participant, l'adresse e-mail et les heures de début et de fin de la réunion.
Lorsque vous avez testé votre déclencheur et votre action pour confirmer qu'ils fonctionnent, allez-y et activez le Zap. Pour tester que l'intégration fonctionne, vous pouvez vous rendre sur votre compte Appointlet et créer une réservation test.
Cela devrait prendre moins d'une minute pour que le nouvel élément de la liste de contacts s'affiche. Si vous rencontrez des problèmes lors de la configuration de votre Zap, ils proposent une équipe d'assistance pour répondre à des questions de configuration spécifiques.
Accédez à vos données de réservation depuis Appointlet
Appointlet fournit déjà des outils puissants pour examiner vos données de réservation. Si vous recherchez une meilleure visibilité des données client, il est judicieux de commencer par comprendre ce qui est disponible dans votre outil de planification. Si vous n'avez pas encore de compte Appointlet, vous pouvez vous inscrire gratuitement pour l'essayer dès aujourd'hui.
Lorsque vous partagez un lien vers votre page de réservation, le client se voit proposer une série d'heures parmi lesquelles choisir, représentant la disponibilité prévue de l'équipe. Pour terminer la réservation, ils rempliront les champs du formulaire que vous leur présenterez, comme indiqué dans l'exemple de formulaire d'admission simple ci-dessous :
Chaque fois que quelqu'un réserve avec vous, les données de son formulaire sont enregistrées sur votre tableau de bord de réservation. Cette interface utilisateur est facile à faire défiler et à naviguer, de sorte que vous pouvez consulter n'importe quelle réservation passée ou future.
Si vous souhaitez consulter un ensemble limité de réservations, vous pouvez modifier la plage de dates et utiliser des filtres de recherche. Si vous préférez consulter ces informations dans une feuille de calcul, nous proposons également des exportations de données CSV.
Que vous restiez avec le tableau de bord de réservation intégré d'Apointlet ou que vous introduisiez un CRM, l'objectif final est le même ; vous souhaitez une meilleure visibilité des données clients. Au fur et à mesure que votre volume de clients augmente, il est important de suivre les individus et leur parcours au sein de l'entreprise.
En surveillant les détails de leur compte et en configurant l'automatisation, vous pouvez offrir une assistance proactive au bon moment. Des types de réunion ciblés pour les différentes phases du volant d'inertie seront le meilleur moyen d'assurer des réunions réussies pour tout le monde.