Wie man Meeting-Notizen über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg mit einem CRM + Beispiele erstellt

Waren Sie jemals ohne Notizblock in einer Besprechung und dachten, Sie würden sich an alle Details erinnern, nur um später einige wichtige Informationen zu vergessen?

Vielleicht hast du dir gute Notizen gemacht, aber den Zettel verloren. Es kann peinlich sein, Kunden zu kontaktieren und zweimal dasselbe zu fragen.

Aus diesem Grund sind Customer-Relationship-Management-Tools im digitalen Zeitalter so beliebt geworden.

Es ist einfacher denn je, die Kundenhistorie im Auge zu behalten und ihre Konten im Laufe der Zeit zu erweitern.

Ein erfolgreiches Meeting beginnt lange vor der eigentlichen Veranstaltung. Die Planung der Verlobung sollte ein Kinderspiel sein. Um das Hin und Her von E-Mails auf ein Minimum zu beschränken, verwenden Sie am besten ein Online-Terminplanungstool.

Dies beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern Sie können benutzerdefinierte Formularfelder verwenden, um die benötigten Informationen zu sammeln und an die CRM-Software Ihrer Wahl weiterzuleiten.

Was ist ein CRM und wie funktioniert es?

Wenn Sie CRMs zum ersten Mal entdecken, geraten Sie nicht ins Schwitzen. Sie können sie sich wie einen digitalen Rolodex vorstellen. Jedes Mal, wenn Sie sich mit jemandem treffen, können Sie Notizen zu seiner Kundenhistorie hinzufügen.

Das Sammeln dieser Informationen erleichtert es Ihrem Team, sich über den Kontoverlauf zu informieren und schnellen, genauen Support zu leisten. Selbst wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, hilft Ihnen ein solches Tool dabei, Ihren Kundenstamm zu erweitern.

Wie sieht also ein CRM aus und wie ist es mit Appointlet verbunden? Es hängt davon ab, für welche App Sie sich entscheiden und welche Art von Funktionen Sie benötigen.

In diesem Artikel stellen wir zwei kostenlose CRM-Lösungen (Hubspot und Zenkit) vor, die mit dem kostenlosen Plan von Zapier kompatibel sind, sodass Sie sofort ohne zusätzliche Kosten experimentieren können.

Kunden über den gesamten Lebenszyklus hinweg unterstützen

Das obige Bild, das als Schwungrad bezeichnet wird, zeigt die Reise eines Kunden durch Ihre Marke. Um die Grafik zu lesen, beginnen Sie oben und bewegen Sie sich im Uhrzeigersinn. Sie können sehen, dass Menschen, die von Ihrem Unternehmen angezogen werden, Ihre Marketingmaterialien lesen und anfangen, sich zu engagieren.

Ihre Vertriebs- und Kundendienstmitarbeiter arbeiten mit dem Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass sie mit ihrer Erfahrung zufrieden sind. Oben links auf dem Schwungrad sehen wir diese zufriedenen Kunden, die Fremde an Ihr Unternehmen verweisen. Damit ist das Schwungrad ein Modell für langfristiges, nachhaltiges Wachstum.

Mit Ihrer Online-Planungs-App können Sie benutzerdefinierte Meeting-Typen erstellen, die auf die verschiedenen Wachstumsphasen abzielen. Beispielsweise könnten Sie Neuankömmlingen eine kostenlose Verkaufsdemo anbieten.

Später im Lebenszyklus ist eine Beratung oder ein Supportanruf optional. Jedes Meeting, das Sie planen, kann dem Kunden einen neuen Satz von Formularfeldern präsentieren, um mehr über ihn und seine Bedürfnisse zu erfahren. Alle diese Buchungsdaten können zu den Kundendatensätzen Ihres CRM hinzugefügt werden.

CRM-Beispiel Nr. 1: Kontaktliste von Hubspot

Hubspot ist eines der beliebtesten kostenlosen CRMs auf dem Markt. Sie verfügen über einen breiten Funktionsumfang, der zunächst etwas einschüchternd sein kann, aber langfristig wertvoll ist, wenn Ihr Unternehmen eine zuverlässige, skalierbare Lösung benötigt.

Wenn Sie gerade erst anfangen und eine Einstiegsalternative suchen, empfehlen wir Ihnen, über diesen Abschnitt hinauszuscrollen und zuerst Zenkit auszuprobieren.

Um mit Hubspot zu beginnen, benötigen Sie die folgende Einrichtung:

1. Richten Sie eine Terminbuchungsseite ein
2. Registrieren Sie sich für ein kostenloses Zapier- und Hubspot-Konto
3. Konfigurieren Sie Zapier so, dass Ihre Buchungsdaten an die Kontaktliste von Hubspot weitergegeben werden

Jedes Mal, wenn eine Buchung über Appointlet eingeht, hört Zapier zu und wertet die Details des Teilnehmers aus. Wenn kein Kundendatensatz vorhanden ist, wird ein neuer erstellt.

Andernfalls werden die Kontaktdetails anhand der Formularantwortdaten aktualisiert. Ein Beispiel der Hubspot-Kontaktliste können Sie hier einsehen:

CRM-Beispiel Nr. 2: Zenkit-Kontakte und Aufgabenlisten

Wir empfehlen Zenkit als Alternative zu Hubspot. Ihre Benutzeroberfläche ist sauber und einfach zu navigieren, was sie für neue Benutzer zugänglicher macht. Wie Sie im Screenshot unten sehen können, ist ihre Kontaktliste in einer vertikalen Liste angeordnet.

Immer wenn Buchungen eingehen und Zapier einen neuen Kontakt generiert, können Sie Informationen wie Besprechungsnotizen und ein Foto hinzufügen, um die Kontakte auf einen Blick leichter erkennbar zu machen.

Wir finden es toll, wie Zenkit ein breites Feature-Set enthält, das Unternehmen zusammen mit ihrem CRM verwenden können. Beispielsweise können Sie Zapier bitten, Ihre Buchungsdaten in eine der To-do-Listen von Zenkit zu übernehmen.

Das Drag-and-Drop-Design des Kanban-Boards ermöglicht es Ihrem Team, Meetings neben anderen Aufgaben zu verfolgen.

Wenn Buchungen stattfinden und abgeschlossen sind, können Sie sich Notizen machen und die Karten entlang Ihrer Tafel vorrücken, bis sie einen fertigen Zustand erreicht haben.

Möchten Sie eine vollständige Anleitung für die vollständige Konfiguration von Zapier / Zenkit CRM?

Sie können https://zapier.com/apps/appointlet/integrations/zenkit besuchen, um auf unsere gemeinsame Integrationsseite zuzugreifen. Wenn Sie noch keine Appointlet- und Zenkit-Konten haben, müssen Sie mit diesen Schritten beginnen:

1. Richten Sie eine Terminbuchungsseite ein
2. Registrieren Sie sich für ein kostenloses Zapier- und Zenkit-Konto
3. Erstellen Sie in Zenkit eine neue Sammlung für Ihre Kontaktliste
4. Richten Sie einen Terminauslöser „Teilnehmer geplant“ ein
5. Richten Sie eine Zenkit-Aktion „Element erstellen“ ein, um Ihre Liste zu finden
6. Ziehen Sie die Datenfelder, die Sie benötigen, aus Ihrer Terminbuchung
7. Sie können im Beispiel unten sehen, dass wir Daten wie den Namen des Teilnehmers, die E-Mail-Adresse und die Start- und Endzeiten des Meetings abrufen.

Wenn Sie Ihren Auslöser und Ihre Aktion getestet haben, um zu bestätigen, dass sie funktionieren, fahren Sie fort und schalten Sie den Zap ein. Um zu testen, ob die Integration funktioniert, können Sie zu Ihrem Appointlet-Konto gehen und eine Testbuchung erstellen.

Es sollte weniger als eine Minute dauern, bis das neue Kontaktlistenelement angezeigt wird. Wenn Sie Probleme mit der Einrichtung Ihres Zap haben, bieten sie ein Support-Team an, um bestimmte Konfigurationsfragen zu beantworten.

Greifen Sie von Appointlet aus auf Ihre Buchungsdaten zu

Appointlet bietet bereits einige leistungsstarke Tools zur Überprüfung Ihrer Buchungsdaten. Wenn Sie nach einer verbesserten Sichtbarkeit von Kundendaten suchen, ist es eine gute Idee, zunächst zu verstehen, was in Ihrem Planungstool verfügbar ist. Wenn Sie noch kein Appointlet-Konto haben, können Sie sich noch heute kostenlos anmelden, um es auszuprobieren.

Wenn Sie einen Link zu Ihrer Buchungsseite teilen, wird dem Kunden eine Reihe von Zeiten zur Auswahl angezeigt, die die geplante Verfügbarkeit des Teams darstellen. Um die Buchung abzuschließen, füllen sie Formularfelder aus, die Sie ihnen vorlegen, wie im folgenden Beispiel für ein einfaches Aufnahmeformular gezeigt:

Jedes Mal, wenn jemand bei Ihnen bucht, werden seine Formulardaten in Ihrem Buchungs-Dashboard registriert. Diese Benutzeroberfläche ist einfach zu scrollen und zu navigieren, sodass Sie sich jede vergangene oder zukünftige Buchung ansehen können.

Wenn Sie eine begrenzte Anzahl von Buchungen überprüfen möchten, können Sie den Datumsbereich ändern und Suchfilter verwenden. Wenn Sie sich diese Informationen lieber in einer Tabelle ansehen möchten, bieten wir auch CSV-Datenexporte an.

Unabhängig davon, ob Sie beim integrierten Buchungs-Dashboard von Appointlet bleiben oder ein CRM einführen, das Endziel ist dasselbe. Sie möchten eine verbesserte Sichtbarkeit der Kundendaten. Wenn Ihr Kundenvolumen wächst, ist es wichtig, einzelne Personen und ihre Reise mit dem Unternehmen zu verfolgen.

Indem Sie ihre Kontodetails überwachen und die Automatisierung einrichten, können Sie genau im richtigen Moment proaktiven Support anbieten. Gezielte Meeting-Typen für die verschiedenen Schwungradphasen sind der beste Weg, um erfolgreiche Meetings für alle zu gewährleisten.