Lead times: o que são e estratégias para evitar longos lead times

Esperando na fila. Esperando a comida sair. Esperando por alguém que está atrasado.

Semelhante a muitas coisas na vida, a maioria das pessoas não gosta de esperar muito tempo para receber seus pedidos. É por isso que as empresas de comércio eletrônico se esforçam para manter prazos curtos ao longo de seus processos, para que os pedidos dos clientes sejam entregues o mais rápido possível.

No entanto, muitas empresas ainda lutam para gerenciar longos prazos de entrega (e não apenas durante a fase de última milha, mas até mesmo começando no ponto de fabricação), o que pode afetar negativamente a experiência do cliente.

Este artigo fornece uma visão mais detalhada dos prazos de entrega comuns em logística, como gerenciá-los, as causas principais dos longos prazos de entrega e como você pode evitá-los.

O que é lead time?

Um lead time refere-se à quantidade de tempo que leva para concluir um processo, do início ao fim. Em logística, quando você ouve 'prazos de entrega', geralmente se refere a:

• A quantidade de tempo que leva para levar o estoque ao seu depósito, desde o momento em que o pedido é feito a um fabricante até o momento em que ele está pronto para ser atendido nos pedidos dos clientes
• A quantidade de tempo que leva para um pedido ser entregue, desde o momento em que o consumidor o compra on-line até quando ele chega ao seu destino

Compreender e calcular os prazos de entrega ajuda a entender como evitar atrasos, embora muitas empresas construam pequenos tempos de buffer, pois sabem que as coisas podem dar errado em toda a cadeia de suprimentos.

Noções básicas de gerenciamento de lead time: Quais são os tipos de lead times?

Os prazos de entrega significam coisas diferentes dependendo de onde o estoque e os pedidos dos clientes na cadeia de suprimentos. Aqui está um detalhamento dos diferentes prazos de entrega que os proprietários de empresas de comércio eletrônico podem acompanhar para medir a eficácia da cadeia de suprimentos.

Tempo de mercado

“Time to market” refere-se ao tempo total que leva para um produto estar disponível no mercado desde o momento de sua concepção.

O tempo de lançamento no mercado é mais frequentemente usado para revisar o desempenho ao desenvolver ou introduzir novos produtos.

Desenvolvimento de produtos

“Desenvolvimento de produto” refere-se ao tempo total que uma empresa leva para desenvolver um produto.

Ele normalmente inclui todo o processo de projeto, desenvolvimento e fabricação do produto antes que ele esteja disponível para compra no mercado.

Aquisição de materiais

Também conhecido como “tempo de espera de material”, “aquisição de material” refere-se ao tempo total que uma empresa leva para adquirir as matérias-primas necessárias para a produção.

O planejamento preciso da necessidade de material e a logística de aquisição eficiente podem ajudar a reduzir esse lead time.

Recrutamento

“Recrutamento” refere-se ao tempo total que passa entre uma empresa que exige força de trabalho adicional e a contratação de novos funcionários para preencher essas posições em aberto.

É importante entender o recrutamento ao contratar funcionários de armazém e atendimento, especialmente se você estiver planejando a alta temporada de férias, quando há demanda sazonal adicional.

Processamento de pedidos de vendas

“Processamento de pedidos de vendas” é o tempo total que passa entre um cliente fazer um pedido até uma empresa processá-lo e enviá-lo.

Uma ferramenta automatizada de processamento de pedidos pode ajudar a acelerar esse lead time, o que pode ser feito usando um sistema de gerenciamento de armazém (WMS) ou uma plataforma de atendimento de um provedor de logística.

Tomando uma decisão

Normalmente envolvendo os aspectos de administração e gerenciamento da cadeia de suprimentos, “tomada de decisão” refere-se ao tempo que as empresas levam para finalizar as decisões da cadeia de suprimentos.

Você pode usar este KPI de comércio eletrônico para medir o tempo necessário para finalizar fornecedores e parceiros de logística terceirizados.

É importante dar tempo adequado para certas decisões de negócios, como fornecedores e parceiros de fornecimento, porque a decisão errada pode custar caro a longo prazo.

Aprovação do projeto

“Aprovação do projeto” refere-se ao tempo total necessário para obter a aprovação de um projeto a partir do momento em que é solicitado.

O lead time de aprovação do projeto também levará em consideração todo o tempo necessário para concluir o projeto.

Quais são os 6 componentes do lead time?

Existem seis componentes principais envolvidos no cálculo dos lead times médios. Aqui está um detalhamento de alto nível.

1. Tempo de pré-processamento

O “tempo de pré-processamento” ou planejamento envolve o tempo necessário para receber a solicitação e, em seguida, criar um pedido de compra de acordo.

3. Tempo de processamento

“Tempo de processamento” refere-se à quantidade de tempo que uma empresa leva para obter ou produzir o pedido, geralmente de acordo com a solicitação recebida anteriormente.

4. Tempo de espera

O “tempo de espera” envolve o tempo necessário para adquirir todas as matérias-primas e itens necessários para o início do processo de produção.

5. Tempo de armazenamento

“Tempo de armazenamento” é o tempo total necessário para que os itens permaneçam no depósito até que estejam prontos para serem enviados ou entregues.

6. Tempo de transporte

“Tempo de transporte” é o tempo que leva para o item ser transportado até o cliente final.

7. Tempo de inspeção

“Tempo de inspeção” envolve o tempo necessário para verificar os produtos quanto a problemas ou danos antes de serem entregues ao cliente.

Lead time x tempo de ciclo x tempo takt

Lead time, tempo de ciclo e takt time são medidas importantes de produtividade e desempenho em toda a cadeia de suprimentos.

Aqui está um detalhamento das diferentes medidas no comércio eletrônico:

• O lead time refere-se ao tempo total necessário para uma empresa entregar um pedido após recebê-lo.
• O tempo de ciclo refere-se ao tempo total para terminar a produção de um produto.
• Takt time é o tempo entre o início de um processo e o seguinte.

Essas três métricas estão interconectadas: um tempo de ciclo curto resultará em um tempo takt mais curto, o que também contribuirá para prazos de entrega mais curtos.

O que é considerado um lead time longo?

Isso irá variar muito de acordo com o tipo de lead time em questão. Por definição, um lead time longo é quando um processo leva um tempo relativamente longo para ser concluído, em comparação com o lead time médio de uma empresa ou os benchmarks do setor.

O tempo real pode variar dependendo do negócio, indústria, processos e locais (ponto de origem e destino final).

O que é considerado um lead time longo varia, por isso é aconselhável fazer parceria com um especialista em cadeia de suprimentos ou dedicar um tempo para entender completamente os processos que ocorrem em todas as suas operações, para que você possa identificar lead times longos.

Exemplo de prazos de entrega longos de DTC

Um longo prazo de entrega para uma remessa terrestre nos EUA continentais é superior a 1 semana (incluindo tempos de entrega e trânsito de remessa), especialmente porque os consumidores estão acostumados a remessas de 2 dias.

Vamos percorrer isso com mais detalhes:

• Se um pedido for feito até o meio-dia, horário local (do centro de distribuição que atende o pedido) em um dia útil, ele deverá ser retirado, embalado e enviado no mesmo dia.
• Um nas mãos da transportadora, se o pacote for de um lado do país para o outro, pode levar até 7 dias úteis via transporte terrestre. Se for uma entrega local (por exemplo, entregue e entregue na mesma área metropolitana), pode ser entregue facilmente em 1-2 dias.
• Se você não estiver distribuindo estoque em vários centros de distribuição (por exemplo, com um 3PL), deverá esperar prazos de entrega mais longos. Se você cobrir suas bases e armazenar estoque em diferentes regiões onde seus clientes residem, tempos de trânsito mais curtos, em média, podem ser alcançados sempre enviando do centro de distribuição próximo ao cliente final.

Exemplo de tempo de fabricação longo para recebimento

Um longo tempo de espera para encomendar estoque de seu fabricante, digamos da China, para ser recebido e guardado em seu depósito nos EUA é superior a 80 dias (incluindo fabricação do produto, transporte por frete marítimo e depois por caminhão do porto , e ter concluído o processo de recebimento e entrada em depósito em um armazém).

Dois meses podem parecer muito tempo para esperar, mas o tempo médio de espera para enviar um pedido de compra (PO) de seu fabricante na China para quando ele estiver armazenado em seu depósito nos EUA, esse cenário é de 50 a 75 dias.

Vamos percorrer isso com mais detalhes:

• Uma execução do fabricante do pedido pode levar de 1 a 4 semanas (pode demorar mais se você precisar ver um produto de amostra, por exemplo).
• O frete marítimo pode levar mais 45 dias (às vezes mais rápido, se você usar um serviço como o FreightBob, mas às vezes mais lento).
• Porto para atracar leva mais 2-3 dias.
• O recebimento pode levar de 1 a 3 dias úteis.

Dito isso, é fundamental configurar notificações de ponto de reabastecimento que levem todo esse tempo de espera em vigor, para que você inicie o processo de reabastecimento com antecedência suficiente para evitar rupturas de estoque.

Para colocar em termos muito mais simples, digamos que você espere muito tempo para comprar mantimentos. Se você deveria comprar manteiga no fim de semana, mas esqueceu e agora precisa fazer biscoitos para uma venda de bolos, o que você faz? Você pode até começar a receita e perceber que não tem manteiga suficiente. Nessa situação, você pode correr para a loja para comprar mais, caso contrário, pode ficar sem sorte por trazer algo recém-assado.

Infelizmente, é muito mais complicado quando se trata de matéria-prima, logística global, trânsito que envolve várias partes e modos de transporte e cliente com alto padrão.

Por que é importante evitar longos prazos de entrega?

Prazos de entrega mais longos podem resultar em custos mais altos e lucros mais baixos. Quando sua empresa leva muito tempo para concluir diferentes processos, significa que você estará pagando mais aos seus funcionários enquanto produz menos. Reduzir os prazos de produção é crucial se você deseja reduzir custos.

Prazos de entrega mais curtos garantirão que você esteja colocando todos os seus recursos e capital em bom uso e que seu dinheiro não fique preso em matérias-primas não utilizadas.

Além disso, prazos de entrega mais longos podem significar que seus clientes terão que esperar mais tempo para receber seus pedidos. Prazos de entrega mais curtos podem ajudá-lo a evitar a rotatividade de clientes e incentivar mais pedidos repetidos.

O que causa prazos de entrega mais longos?

Há uma série de fatores que podem resultar em prazos de entrega mais longos, alguns dos quais estão sob seu controle. Aqui estão as causas comuns de prazos de entrega mais longos.

Falta de matéria-prima e mão de obra qualificada

As empresas podem enfrentar longos prazos de entrega quando ficam sem estoque de suprimentos ou matérias-primas. Isso pode ser particularmente problemático quando há escassez em toda a cadeia de suprimentos e eles não conseguem reabastecer seu estoque a tempo.

Além disso, as empresas de comércio eletrônico exigem mão de obra qualificada em todas as etapas da cadeia de suprimentos, desde a fabricação até o armazenamento e o atendimento. Quando eles não têm o número suficiente de pessoas certas para fazer seu trabalho com eficiência, geralmente leva mais tempo para concluir até mesmo as tarefas mais simples.

As empresas podem ajudar a mitigar esses riscos planejando cuidadosamente seus requisitos de material e mão de obra. O reordenamento oportuno (entre todos os fabricantes e produtos) também é crucial.

Interrupções de fornecedores e remessas

Interrupções inesperadas do lado do fornecedor também podem causar atrasos que resultam em prazos de entrega mais longos.

Isso pode ser devido a ineficiências nos processos do fornecedor ou problemas de fluxo de caixa que os impedem de entregar suprimentos. Se esse for um problema recorrente, é uma boa ideia fazer parceria com fornecedores mais confiáveis ​​ou encontrar backups.

As empresas também podem enfrentar interrupções no transporte devido a desafios relacionados ao clima e outras circunstâncias imprevistas (por exemplo, surtos de COVID e fechamento de fábricas).

Embora algumas situações sejam inevitáveis, você pode evitar algumas interrupções no envio, garantindo que você tenha todos os documentos necessários em mãos e escolha a opção de envio mais rápida.

Desastres naturais

Este é o menos evitável de todos os fatores que resultam em prazos mais longos.

Desastres naturais, como inundações, deslizamentos de terra, furacões e outros desafios relacionados ao clima podem causar atrasos no envio e na fabricação que afetam seus prazos de entrega. É aí que entram os planos de backup e a diversificação de fabricantes, operadoras e regiões de centros de distribuição.

Por exemplo, se você armazenar estoque em vários locais, poderá enviar um pedido de um local diferente para seu destino para evitar condições climáticas adversas em determinadas regiões que fazem com que as transportadoras não consigam retirar os pedidos dos armazéns.

Pode demorar mais ou custar um pouco mais (devido a uma rota mais longa), mas é uma alternativa segura para entregar suas remessas com segurança.

Feriados

Certifique-se de entender (e planejar adequadamente) todas as datas planejadas quando o fabricante estiver fechado. As paralisações do Ano Novo Chinês são as mais comuns e perturbadoras se você fabricar em certas partes da Ásia, pois muitas fábricas ficarão fechadas por pelo menos duas semanas de cada vez, do final de janeiro a meados de fevereiro (as datas mudam um pouco a cada ano) .

Também vale a pena saber quando 3PLs e transportadoras estão fechadas em cada país para observar feriados federais.

Picos de demanda (oferta insuficiente)

As empresas também podem experimentar prazos de entrega mais longos quando obtêm um aumento repentino na demanda e não têm estoque suficiente disponível (fornecimento) para atendê-lo.

É crucial ter uma ferramenta ou modelo de previsão de demanda confiável que o ajude a antecipar picos de demanda e planejar adequadamente. Muitos sistemas de gerenciamento de estoque em tempo real e plataformas de atendimento fornecem dados históricos de pedidos, para que você tenha insights sobre o desempenho do SKU.

Ter acesso aos dados de estoque pode ajudar a melhorar o planejamento de demanda, para que você possa executar vendas e introduzir novos produtos, além de otimizar os níveis de estoque.

Ter estoque de segurança disponível é uma boa ideia (especialmente porque vimos os efeitos de prateleiras vazias e bloqueios de eventos como uma pandemia que força os compradores online).

Gerenciamento de lead time: Estratégias para combater e prevenir lead times longos

Embora nem todos os prazos de entrega estejam sob seu controle, existem maneiras de gerenciar melhor os prazos de entrega em toda a sua cadeia de suprimentos. Aqui estão algumas dicas para gerenciar seus prazos de entrega de forma mais eficaz.

Planeje as necessidades de material e mão de obra com antecedência

Considere os prazos típicos de compras e fornecedores e planeje suas necessidades de material e mão de obra com antecedência (e leve em consideração a sazonalidade específica da sua empresa).

Use uma ferramenta de gerenciamento de estoque que irá notificá-lo automaticamente quando o estoque cair abaixo de um determinado nível (colocando todo o seu lead time em vigor). Dessa forma, você pode planejar o reabastecimento de estoque de acordo com a demanda futura.

Considere o frete aéreo em vez do frete marítimo

Embora o frete aéreo seja extremamente caro (especialmente em comparação com o frete marítimo), você sempre tem essa opção se estiver em apuros (por exemplo, antes das vendas da Black Friday/Cyber ​​Monday).

Isso só fará sentido se os lucros potenciais justificarem o custo mais alto do frete, mas o frete aéreo é incrivelmente rápido em comparação com o frete marítimo e pode definitivamente acelerar os prazos de entrega.

Troque de fornecedores e distribuidores

Se você está constantemente enfrentando tempos mais longos devido a inconsistências e atrasos por parte do fornecedor, é hora de procurar alternativas.

Aproveite o tempo para procurar fornecedores e distribuidores confiáveis ​​que possam atender às suas necessidades no prazo.

Tenha fornecedores de backup

Mesmo que seus fornecedores sejam consistentes e confiáveis, ainda há o risco de ocorrer emergências que afetem seu lead time.

Certifique-se de ter fornecedores de backup nos livros em caso de rupturas de estoque de emergência e outras interrupções relacionadas ao fornecedor.

Adote uma plataforma de gerenciamento de estoque e atendimento de pedidos

Uma parte significativa do seu lead time é afetada pela forma como você gerencia o estoque e atende aos pedidos. É importante garantir que esses processos sejam realizados da maneira mais eficaz e precisa possível.

Embora seja possível gerenciar as operações internamente, às vezes é melhor deixar isso para os especialistas. Um provedor de atendimento terceirizado pode ajudá-lo a gerenciar suas necessidades de estoque, atendimento e envio para você.

Por exemplo, o ShipBob permite terceirizar totalmente o atendimento, mas também oferece uma solução de atendimento interno, Merchant Plus, que dá acesso ao sistema de atendimento completo e gerenciamento de armazém do ShipBob.

“Saber que ainda podemos contar com o(s) centro(s) de atendimento da ShipBob se precisarmos e ter a capacidade de escalar para atender à demanda rapidamente é bastante reconfortante. ShipBob me conquistou completamente com o Merchant Plus.”

Jacob Skidmore, vice-presidente de operações da Outlaw Soaps

A ShipBob também possui um programa de frete gerenciado de ponta a ponta, desde o envio de frete da China para os EUA, chamado FreightBob, que oferece viagens semanais a custos mais baratos e tempos de trânsito mais rápidos.

Elimine o estresse do gerenciamento de estoque e do atendimento de pedidos com o ShipBob

A redução dos prazos de entrega envolve muitas peças móveis, o que torna difícil gerenciar e identificar longos prazos de entrega em toda a cadeia de suprimentos.

Para ajudá-lo a se concentrar na satisfação do cliente, desenvolvimento de produtos e crescimento geral dos negócios, a ShipBob faz parceria com você para fornecer acesso a uma rede global de atendimento omnichannel, incluindo envio de 2 dias com 100% de cobertura nos EUA continentais, mesmo a partir de apenas um centro de atendimento .

Ao fazer parceria com o ShipBob, você pode reduzir facilmente os prazos de entrega, permitindo que os especialistas cuidem do gerenciamento de estoque, atendimento e processo de envio para você (além de outros serviços de valor agregado, como o FreightBob).

A plataforma de atendimento da ShipBob oferece rastreamento de estoque em tempo real, para que você saiba exatamente quanto estoque você tem em todos os momentos e onde está seu estoque. Você também pode definir notificações de ponto de reabastecimento, o que significa que você sempre reabastecerá seu estoque no prazo e evitará rupturas.

Da distribuição de estoque ao recebimento do armazém, ao envio e atendimento, o ShipBob cuida de tudo, para que você possa se concentrar no crescimento de seus negócios.

Para nós, mudar de um lead time de 3 semanas para 3 dias através do ShipBob foi o que impulsionou nossas vendas. Mesmo agora, uma das principais críticas que recebemos no Etsy é: 'Meu pedido chegou muito rápido!'

Ter o estoque localmente nos EUA significa que os prazos de entrega e de envio são mínimos e que você obterá taxas de conversão mais altas porque está oferecendo melhores prazos de entrega.

John Greenhalgh, cofundador do A Year of Dates

Para saber mais sobre os recursos de atendimento do ShipBob, clique no botão abaixo para receber mais informações.

Perguntas frequentes sobre o tempo de espera

Abaixo estão as respostas para as perguntas mais comuns sobre prazos de entrega.

O que é um lead time longo na cadeia de suprimentos?

No comércio eletrônico, os prazos de entrega podem se referir a diferentes fases em toda a cadeia de suprimentos do comércio eletrônico, desde os prazos de entrega da aquisição até o recebimento do armazém, até o atendimento e o envio.

Por que os prazos de entrega mais curtos são melhores?

Prazos de entrega mais curtos ajudam a reduzir os custos de mão de obra, melhorar a satisfação do cliente e otimizar os níveis de estoque. Em última análise, trata-se de velocidade de entrega, para que as pessoas não precisem esperar tanto.

Qual é o prazo máximo de entrega?

O lead time máximo varia dependendo do negócio, do setor, dos locais envolvidos e da ação que está sendo concluída. Seria ideal analisar os prazos de entrega em toda a indústria e negócios para avaliar o prazo máximo de entrega.

Que opções simples tenho para reduzir o lead time?

Planejar suas necessidades de estoque e mão de obra com antecedência e trabalhar com fornecedores confiáveis ​​são algumas das principais etapas para reduzir o tempo de espera. A parceria com um provedor de logística terceirizado como o ShipBob também pode ajudá-lo a reduzir os prazos de entrega ao entregar as operações aos especialistas.