Plazos de entrega: qué son y estrategias para evitar plazos de entrega prolongados

Esperando en la fila. Esperando a que salga la comida. Esperando a alguien que llega tarde.

Al igual que muchas cosas en la vida, a la mayoría de las personas no les gusta esperar mucho tiempo para recibir sus pedidos. Es por eso que las empresas de comercio electrónico se esfuerzan por mantener tiempos de entrega cortos a lo largo de sus procesos, para que los pedidos de los clientes se entreguen lo más rápido posible.

Sin embargo, muchas empresas aún luchan por administrar los plazos de entrega prolongados (y no solo durante la fase de la última milla, sino incluso comenzando en el punto de fabricación), lo que puede afectar negativamente la experiencia del cliente.

Este artículo brinda una mirada más cercana a los plazos de entrega comunes en logística, cómo gestionarlos, las causas fundamentales de los plazos de entrega prolongados y cómo puede evitarlos.

¿Qué es el tiempo de entrega?

Un tiempo de entrega se refiere a la cantidad de tiempo que lleva completar un proceso, de principio a fin. En logística, cuando escucha 'tiempos de entrega', generalmente se refiere a:

• La cantidad de tiempo que lleva llevar el inventario a su almacén, desde el momento en que se ordena a un fabricante hasta que está listo para cumplir con los pedidos de los clientes.
• La cantidad de tiempo que tarda en entregarse un pedido, desde el momento en que un consumidor lo compra en línea hasta que llega a su destino.

Comprender y calcular los tiempos de entrega lo ayuda a comprender cómo evitar demoras, aunque muchas empresas crean pequeños tiempos de amortiguación porque saben que las cosas pueden salir mal a lo largo de la cadena de suministro.

Conceptos básicos de la gestión del tiempo de entrega: ¿Cuáles son los tipos de tiempos de entrega?

Los plazos de entrega significan cosas diferentes dependiendo de dónde estén el inventario y los pedidos de los clientes en la cadena de suministro. Aquí hay un desglose de los diferentes plazos de entrega que los propietarios de negocios de comercio electrónico pueden realizar un seguimiento para medir la eficacia de la cadena de suministro.

Hora de comprar

“Time to market” se refiere al tiempo total que tarda un producto en estar disponible en el mercado desde el momento de su concepción.

El tiempo de comercialización se utiliza con mayor frecuencia para revisar el rendimiento al desarrollar o introducir nuevos productos.

Desarrollo de productos

El “desarrollo de productos” se refiere al tiempo total que le toma a una empresa desarrollar un producto.

Por lo general, incluye todo el proceso de diseño, desarrollo y fabricación del producto antes de que esté disponible para su compra en el mercado.

Adquisición de materiales

También conocido como "tiempo de entrega de materiales", "adquisición de materiales" se refiere al tiempo total que transcurre para que una empresa adquiera las materias primas necesarias para la producción.

La planificación precisa de los requisitos de material y la logística de adquisición eficiente pueden ayudar a reducir este tiempo de entrega.

Reclutamiento

“Reclutamiento” se refiere al tiempo total que transcurre entre que una empresa requiere mano de obra adicional y contrata nuevos empleados para cubrir esos puestos vacantes.

Es importante comprender el reclutamiento al contratar personal de almacén y cumplimiento, especialmente si está planeando para la temporada alta de vacaciones cuando hay una demanda estacional adicional.

Procesamiento de órdenes de venta

El "procesamiento de pedidos de ventas" es el tiempo total que transcurre entre que un cliente realiza un pedido a una empresa que lo procesa y lo envía.

Una herramienta de procesamiento de pedidos automatizado puede ayudar a acelerar este tiempo de entrega, lo que se puede hacer utilizando un sistema de gestión de almacenes (WMS) o la plataforma de cumplimiento de un proveedor de logística.

Toma de decisiones

Por lo general, involucra los aspectos de administración y gestión de la cadena de suministro, la "toma de decisiones" se refiere al tiempo que les toma a las empresas finalizar las decisiones de la cadena de suministro.

Puede utilizar este KPI de comercio electrónico para medir el tiempo que se tarda en finalizar los proveedores y socios logísticos de terceros.

Es importante dedicar el tiempo adecuado a ciertas decisiones comerciales, como la contratación de proveedores y socios, porque la decisión equivocada podría costarle caro a largo plazo.

Aprobación del proyecto

La "aprobación del proyecto" se refiere al tiempo total que lleva obtener la aprobación de un proyecto desde el momento en que se solicita.

El tiempo de espera para la aprobación del proyecto también tendrá en cuenta el tiempo total necesario para completar el proyecto.

¿Cuáles son los 6 componentes del tiempo de entrega?

Hay seis componentes clave involucrados en el cálculo de los plazos de entrega promedio. Aquí hay un desglose de alto nivel.

1. Tiempo de preprocesamiento

El “tiempo de preprocesamiento” o planificación implica el tiempo necesario para recibir la solicitud y luego crear una orden de compra en consecuencia.

3. Tiempo de procesamiento

“Tiempo de procesamiento” se refiere a la cantidad de tiempo que tarda una empresa en adquirir o producir el pedido, a menudo de acuerdo con la solicitud recibida previamente.

4. Tiempo de espera

El “tiempo de espera” implica el tiempo necesario para adquirir todas las materias primas y elementos necesarios para que comience el proceso de producción.

5. Tiempo de almacenamiento

El “tiempo de almacenamiento” es el tiempo total que tardan los artículos en permanecer en el almacén hasta que estén listos para ser enviados o entregados.

6. Tiempo de transporte

“Tiempo de transporte” es el tiempo que tarda el artículo en ser transportado al cliente final.

7. Tiempo de inspección

El "tiempo de inspección" se refiere al tiempo que se tarda en comprobar los productos en busca de problemas o daños antes de entregarlos al cliente.

Tiempo de entrega frente a tiempo de ciclo frente a tiempo takt

El tiempo de entrega, el tiempo de ciclo y el tiempo takt son medidas importantes de productividad y rendimiento a lo largo de la cadena de suministro.

Aquí hay un desglose de las diferentes medidas en el comercio electrónico:

• El tiempo de entrega se refiere al tiempo total que tarda una empresa en entregar un pedido después de recibirlo.
• El tiempo de ciclo se refiere al tiempo total para terminar de producir un producto.
• Takt time es el tiempo que transcurre entre el inicio de un proceso y el siguiente.

Estas tres métricas están interconectadas: un tiempo de ciclo corto dará como resultado un tiempo takt más corto, lo que también contribuirá a tiempos de entrega más cortos.

¿Qué se considera un plazo de entrega prolongado?

Esto variará mucho según el tipo de tiempo de entrega en cuestión. Por definición, un tiempo de entrega prolongado es cuando un proceso tarda relativamente mucho tiempo en completarse, en comparación con los tiempos de entrega promedio de una empresa o los puntos de referencia de la industria.

El tiempo real puede variar según el negocio, la industria, los procesos y las ubicaciones (punto de origen y destino final).

Lo que se considera un tiempo de entrega prolongado varía, por lo que es aconsejable asociarse con un experto en cadena de suministro o tomarse el tiempo para comprender completamente los procesos que tienen lugar a lo largo de sus operaciones, para que pueda identificar los tiempos de entrega prolongados.

Ejemplo de largos plazos de entrega de envío DTC

Un tiempo de espera prolongado para que se entregue un envío terrestre en los EE. UU. continentales es de más de 1 semana (incluidos los tiempos de tránsito de envío y cumplimiento), especialmente porque los consumidores están acostumbrados a envíos de 2 días.

Veamos esto con más detalle:

• Si se realiza un pedido antes del mediodía, hora local (del centro logístico que realiza el pedido) en un día laborable, debe recogerse, embalarse y enviarse el mismo día.
• Uno en manos del transportista, si el paquete se envía de un lado al otro del país, puede tardar hasta 7 días hábiles vía transporte terrestre. Si se trata de una entrega local (p. ej., cumplimentada y entregada dentro de la misma área metropolitana), se puede entregar fácilmente en 1 o 2 días.
• Si no está distribuyendo el inventario en varios centros logísticos (p. ej., con un 3PL), debe esperar tiempos de entrega más prolongados. Si cubre sus bases y almacena el inventario en diferentes regiones donde residen sus clientes, se pueden lograr tiempos de tránsito más cortos en promedio enviando siempre desde el centro logístico más cercano al cliente final.

Ejemplo de largos plazos de fabricación a recepción

Un largo tiempo de espera para ordenar inventario de su fabricante, digamos de China, para recibirlo y guardarlo en su almacén en los EE. UU. es de más de 80 días (incluida la fabricación del producto, su transporte por transporte marítimo y luego por camión desde el puerto). , y haber completado el proceso de recepción y almacenamiento en un almacén).

Dos meses pueden parecer mucho tiempo de espera, pero el tiempo de espera promedio para enviar una orden de compra (PO) de su fabricante en China hasta que se almacena en su almacén en EE. UU. en este escenario es de 50 a 75 días.

Veamos esto con más detalle:

• La ejecución de un fabricante de PO puede demorar de 1 a 4 semanas (puede demorar más si necesita ver un producto de muestra, por ejemplo).
• El transporte marítimo puede demorar otros 45 días (a veces más rápido, si usa un servicio como FreightBob, pero a veces más lento).
• Puerto para atracar toma otros 2-3 días.
• La recepción puede demorar de 1 a 3 días hábiles.

Dicho esto, es fundamental configurar notificaciones de punto de pedido que tomen en vigencia todo este tiempo de espera, de modo que comience el proceso de reposición lo suficientemente temprano para evitar desabastecimientos.

Para decirlo en términos mucho más simples, digamos que espera demasiado para comprar alimentos. Si se suponía que ibas a comprar mantequilla durante el fin de semana pero se te olvidó, y ahora necesitas hacer galletas para una venta de pasteles, ¿qué haces? Incluso puede comenzar la receta y darse cuenta de que no tiene suficiente mantequilla. En esta situación, es posible que puedas ir a la tienda a comprar más; de lo contrario, es posible que no tengas suerte si traes algo recién horneado.

Desafortunadamente, es mucho más complicado cuando se trata de materias primas, logística global, tránsito que involucra varias partes y modos de transporte, y clientes con altos estándares.

¿Por qué es importante evitar largos plazos de entrega?

Los plazos de entrega más largos pueden resultar en mayores costos y menores ganancias. Cuando su empresa tarda mucho tiempo en completar diferentes procesos, significa que pagará más a sus trabajadores y producirá menos. Reducir los plazos de producción es crucial si desea reducir los costos.

Los plazos de entrega más cortos asegurarán que usted esté dando un buen uso a todos sus recursos y capital y que su efectivo no esté inmovilizado en materias primas no utilizadas.

Además, los plazos de entrega más largos pueden significar que sus clientes tendrán que esperar más para recibir sus pedidos. Los plazos de entrega más cortos pueden ayudarlo a evitar la rotación de clientes y alentar más pedidos repetidos.

¿Qué causa tiempos de entrega más largos?

Hay una serie de factores que pueden resultar en plazos de entrega más largos, algunos de los cuales están bajo su control. Estas son las causas comunes de los plazos de entrega más largos.

Escasez de materias primas y mano de obra calificada

Las empresas pueden experimentar largos plazos de entrega cuando se quedan sin existencias de suministros o materias primas. Esto puede ser particularmente problemático cuando hay escasez a lo largo de la cadena de suministro y no pueden reponer sus existencias a tiempo.

Además, las empresas de comercio electrónico requieren mano de obra calificada en cada etapa de la cadena de suministro, desde la fabricación hasta el almacenamiento y el cumplimiento. Cuando no tienen suficientes personas adecuadas para hacer su trabajo de manera eficiente, por lo general lleva más tiempo completar incluso las tareas más simples.

Las empresas pueden ayudar a mitigar estos riesgos al planificar cuidadosamente sus requisitos de materiales y mano de obra. La reordenación oportuna (entre todos los fabricantes y productos) también es crucial.

Interrupciones de proveedores y envíos

Las interrupciones inesperadas por parte del proveedor también pueden causar retrasos que se traduzcan en plazos de entrega más prolongados.

Esto puede deberse a ineficiencias en los procesos del proveedor o problemas de flujo de efectivo que les impiden entregar los suministros. Si este es un problema recurrente, es una buena idea asociarse con proveedores más confiables o buscar copias de seguridad.

Las empresas también pueden enfrentar interrupciones en los envíos debido a desafíos relacionados con el clima y otras circunstancias imprevistas (por ejemplo, brotes de COVID y cierres de fábricas).

Si bien algunas situaciones son inevitables, puede evitar algunas interrupciones en el envío asegurándose de tener todos los documentos necesarios y elegir la opción de envío más rápida.

Desastres naturales

Este es el menos evitable de todos los factores que resultan en plazos de entrega más largos.

Los desastres naturales como inundaciones, deslizamientos de tierra, huracanes y otros desafíos relacionados con el clima pueden causar demoras en el envío y la fabricación que afectan los plazos de entrega. Ahí es donde entran en juego los planes de respaldo y la diversificación de los fabricantes, los transportistas y las regiones del centro de distribución.

Por ejemplo, si almacena inventario en varias ubicaciones, podría enviar un pedido desde una ubicación diferente a su destino para evitar las malas condiciones climáticas en ciertas regiones que hacen que los transportistas no puedan recoger los pedidos de los almacenes.

Puede tomar más tiempo o costar un poco más (debido a una ruta más larga), pero es una alternativa segura para que sus envíos se entreguen de manera segura.

Días festivos

Asegúrese de comprender (y planificar en consecuencia) las fechas previstas cuando su fabricante esté cerrado. Los cierres del Año Nuevo chino son los más comunes y perturbadores si fabrica en ciertas partes de Asia, ya que muchas fábricas estarán cerradas durante al menos dos semanas desde finales de enero hasta mediados de febrero (las fechas cambian ligeramente cada año) .

También vale la pena saber cuándo cierran los 3PL y los transportistas en cada país para observar los feriados federales.

Picos de demanda (oferta insuficiente)

Las empresas también pueden experimentar plazos de entrega más largos cuando experimentan un aumento repentino en la demanda y no tienen suficiente inventario disponible (suministro) para satisfacerla.

Es fundamental contar con una herramienta o un modelo de previsión de la demanda fiable que le ayude a anticipar los picos de demanda y planificar en consecuencia. Muchos sistemas de administración de inventario en tiempo real y plataformas de cumplimiento brindan datos históricos de pedidos, por lo que tiene información sobre el rendimiento de SKU.

Tener acceso a los datos de inventario puede ayudar a mejorar la planificación de la demanda, de modo que pueda realizar ventas e introducir nuevos productos al mismo tiempo que optimiza los niveles de inventario.

Tener existencias de seguridad disponibles es una buena idea (especialmente porque hemos visto los efectos de los estantes vacíos y los bloqueos de eventos como una pandemia que obliga a los compradores a conectarse).

Gestión del tiempo de entrega: estrategias para combatir y prevenir los tiempos de entrega prolongados

Si bien no todos los plazos de entrega están bajo su control, existen formas de administrar mejor los plazos de entrega a lo largo de su cadena de suministro. Estos son algunos consejos para gestionar los plazos de entrega de forma más eficaz.

Planifique las necesidades de materiales y mano de obra con anticipación

Considere los plazos de entrega típicos de adquisiciones y proveedores, y planifique sus necesidades de materiales y mano de obra desde el principio (y tenga en cuenta la estacionalidad que es específica de su empresa).

Use una herramienta de gestión de inventario que le notificará automáticamente cuando las existencias caigan por debajo de cierto nivel (tomando en vigencia todo el tiempo de entrega). De esta manera, puede planificar la reposición de inventario en consecuencia para satisfacer la demanda futura.

Considere el flete aéreo en lugar del flete marítimo

Si bien el flete aéreo es extremadamente costoso (especialmente en comparación con el flete marítimo), siempre tiene esta opción si está en un aprieto (p. ej., antes de las ventas del Black Friday/Cyber ​​Monday).

Esto solo tendrá sentido si las ganancias potenciales justifican el costo más alto del envío del flete, pero el flete aéreo es increíblemente rápido en comparación con el flete marítimo y definitivamente puede acelerar los tiempos de entrega.

Cambiar proveedores y distribuidores

Si constantemente experimenta tiempos más largos debido a inconsistencias y demoras por parte del proveedor, ya es hora de que busque alternativas.

Tómese el tiempo para buscar proveedores y distribuidores confiables que puedan satisfacer sus necesidades a tiempo.

Tener proveedores de respaldo

Incluso si sus proveedores son consistentes y confiables, aún existe el riesgo de experimentar emergencias que afecten su tiempo de entrega.

Asegúrese de tener proveedores de respaldo en los libros en caso de desabastecimientos de emergencia y otras interrupciones relacionadas con los proveedores.

Adopte una plataforma de gestión de inventario y cumplimiento de pedidos

Una parte significativa de su tiempo de entrega se ve afectada por la forma en que administra el inventario y cumple con los pedidos. Es importante asegurarse de que estos procesos se lleven a cabo con la mayor eficacia y precisión posible.

Aunque es posible administrar las operaciones internamente, a veces es mejor dejarlo en manos de expertos. Un proveedor de cumplimiento externo puede ayudarlo a administrar sus necesidades de inventario, cumplimiento y envío por usted.

Por ejemplo, ShipBob le permite subcontratar completamente el cumplimiento, pero también ofrece una solución interna de cumplimiento, Merchant Plus, que brinda acceso al sistema completo de gestión de almacenamiento y cumplimiento de ShipBob.

“Saber que aún podemos apoyarnos en los centros de cumplimiento de ShipBob si es necesario y que tenemos la capacidad de escalar para satisfacer la demanda rápidamente es bastante tranquilizador. ShipBob me ha conquistado por completo con Merchant Plus”.

Jacob Skidmore, vicepresidente de operaciones de Outlaw Soaps

ShipBob también tiene un programa de carga administrado de principio a fin desde el envío de carga desde China a los EE. UU. llamado FreightBob que ofrece salidas semanales a costos más bajos y tiempos de tránsito más rápidos.

Elimine el estrés de la gestión de inventario y el cumplimiento de pedidos con ShipBob

La reducción de los plazos de entrega implica muchas partes móviles, lo que dificulta la gestión e identificación de plazos de entrega prolongados a lo largo de la cadena de suministro.

Para ayudarlo a concentrarse en la satisfacción del cliente, el desarrollo de productos y el crecimiento general del negocio, ShipBob se asocia con usted para brindarle acceso a una red mundial de cumplimiento omnicanal, que incluye envíos en 2 días con una cobertura del 100 % en los EE. UU. continentales, incluso desde un solo centro de cumplimiento. .

Cuando se asocia con ShipBob, puede reducir fácilmente los plazos de entrega al permitir que los expertos se encarguen de la gestión del inventario, el cumplimiento y el proceso de envío por usted (además de otros servicios de valor agregado como FreightBob).

La plataforma de cumplimiento de ShipBob ofrece seguimiento de inventario en tiempo real, para que sepa exactamente cuánto inventario tiene en todo momento y dónde está su inventario. También puede configurar notificaciones de puntos de pedido, lo que significa que siempre repondrá su inventario a tiempo y evitará que se agoten.

Desde la distribución del inventario hasta la recepción en el almacén, el envío y el cumplimiento, ShipBob se encarga de todo, para que pueda concentrarse en hacer crecer su negocio.

Para nosotros, cambiar de un plazo de entrega de 3 semanas a 3 días a través de ShipBob es lo que impulsó nuestras ventas. Incluso ahora, una de las principales reseñas que recibimos en Etsy es: "¡Mi pedido llegó muy rápido!"

Tener el stock localmente en los EE. UU. significa que los plazos de entrega y los tiempos de envío son mínimos, y que obtendrá tasas de conversión más altas porque está ofreciendo mejores plazos de entrega.

John Greenhalgh, cofundador de A Year of Dates

Para obtener más información sobre las capacidades de cumplimiento de ShipBob, haga clic en el botón a continuación para recibir más información.

Preguntas frecuentes sobre el tiempo de entrega

A continuación se encuentran las respuestas a las preguntas más comunes sobre los plazos de entrega.

¿Qué es un tiempo de entrega largo en la cadena de suministro?

En el comercio electrónico, los plazos de entrega pueden referirse a diferentes fases a lo largo de la cadena de suministro del comercio electrónico, desde los plazos de entrega de la adquisición hasta la recepción en el almacén, el cumplimiento y el envío.

¿Por qué son mejores los plazos de entrega más cortos?

Los plazos de entrega más cortos lo ayudan a reducir los costos de mano de obra, mejorar la satisfacción del cliente y optimizar los niveles de inventario. En última instancia, se trata de la velocidad de entrega para que las personas no tengan que esperar tanto.

¿Cuál es el tiempo máximo de entrega?

El tiempo de entrega máximo varía según el negocio, la industria, las ubicaciones involucradas y la acción que se completa. Sería ideal observar los tiempos de entrega en la industria y el negocio para evaluar el tiempo de entrega máximo.

¿Qué opciones simples tengo para reducir el tiempo de entrega?

Planificar sus necesidades de inventario y mano de obra con anticipación y trabajar con proveedores confiables son algunos pasos clave para reducir el tiempo de entrega. Asociarse con un proveedor de logística externo como ShipBob también puede ayudarlo a reducir los plazos de entrega al transferir las operaciones a los expertos.