Lead Times: Apa Itu dan Strategi untuk Menghindari Lead Time yang Panjang

Mengantri. Menunggu makanan keluar. Menunggu seseorang yang terlambat.

Mirip dengan banyak hal dalam hidup, kebanyakan orang tidak suka menunggu lama untuk mendapatkan pesanan mereka. Itu sebabnya bisnis e-niaga berusaha untuk mempertahankan waktu tunggu yang singkat selama proses mereka, sehingga pesanan pelanggan dikirimkan secepat mungkin.

Namun, banyak bisnis masih berjuang dengan mengelola waktu tunggu yang lama (dan tidak hanya selama fase terakhir, tetapi bahkan mulai dari manufaktur), yang dapat berdampak negatif pada pengalaman pelanggan.

Artikel ini memberikan pandangan lebih dekat tentang waktu tunggu umum dalam logistik, cara mengelolanya, akar penyebab waktu tunggu yang lama, dan bagaimana Anda dapat menghindarinya.

Apa itu lead time?

Lead time mengacu pada jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses, dari awal hingga akhir. Dalam logistik, ketika Anda mendengar 'waktu tunggu', itu paling sering mengacu pada:

• Jumlah waktu yang diperlukan untuk membawa inventaris ke gudang Anda, mulai dari memesannya dari produsen hingga saat siap untuk dipenuhi dalam pesanan pelanggan
• Jumlah waktu yang dibutuhkan pesanan untuk dikirimkan, dari saat konsumen membelinya secara online hingga saat tiba di tempat tujuan

Memahami dan menghitung waktu tunggu membantu Anda memahami cara menghindari penundaan, meskipun banyak bisnis membangun sedikit waktu penyangga karena mereka tahu segala sesuatunya bisa serba salah di seluruh rantai pasokan.

Dasar-dasar manajemen waktu tunggu: Apa saja jenis waktu tunggu?

Lead time berarti hal yang berbeda tergantung di mana persediaan dan pesanan pelanggan dalam rantai pasokan. Berikut adalah rincian waktu tunggu yang berbeda yang dapat dilacak oleh pemilik bisnis e-niaga untuk mengukur efektivitas rantai pasokan.

Saatnya ke pasar

“Waktu ke pasar” mengacu pada total waktu yang diperlukan agar suatu produk tersedia di pasar sejak konsepsinya.

Waktu ke pasar paling sering digunakan untuk meninjau kinerja saat mengembangkan atau memperkenalkan produk baru.

Pengembangan produk

"Pengembangan produk" mengacu pada total waktu yang dibutuhkan bisnis untuk mengembangkan produk.

Ini biasanya mencakup seluruh proses perancangan, pengembangan, dan pembuatan produk sebelum tersedia untuk dibeli di pasar.

Pengadaan bahan

Juga dikenal sebagai "waktu tunggu bahan", "pengadaan bahan" mengacu pada total waktu yang berlalu untuk bisnis untuk mendapatkan bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi.

Perencanaan kebutuhan material yang akurat dan logistik pengadaan yang efisien dapat membantu mengurangi waktu tunggu ini.

Pengerahan

“Perekrutan” mengacu pada total waktu yang berlalu antara bisnis yang membutuhkan tenaga kerja tambahan dan mempekerjakan karyawan baru untuk mengisi posisi terbuka tersebut.

Rekrutmen penting untuk dipahami saat merekrut staf gudang dan pemenuhan, terutama jika Anda merencanakan musim liburan saat ada permintaan musiman tambahan.

Pemrosesan pesanan penjualan

"Pemrosesan pesanan penjualan" adalah total waktu yang berlalu antara pelanggan yang melakukan pemesanan ke bisnis yang memprosesnya dan mengirimkannya.

Alat pemrosesan pesanan otomatis dapat membantu mempercepat waktu tunggu ini, yang dapat dilakukan dengan menggunakan sistem manajemen gudang (WMS) atau platform pemenuhan penyedia logistik.

Pengambilan keputusan

Biasanya melibatkan aspek administrasi dan manajemen rantai pasokan, "pengambilan keputusan" mengacu pada waktu yang dibutuhkan bisnis untuk menyelesaikan keputusan rantai pasokan.

Anda dapat menggunakan KPI e-niaga ini untuk mengukur waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pemasok dan mitra logistik pihak ketiga.

Penting untuk memberikan waktu yang cukup untuk keputusan bisnis tertentu, seperti mencari vendor dan mitra, karena keputusan yang salah dapat merugikan Anda dalam jangka panjang.

Persetujuan proyek

"Persetujuan proyek" mengacu pada total waktu yang diperlukan untuk mendapatkan persetujuan proyek sejak saat diminta.

Waktu tunggu persetujuan proyek juga akan memperhitungkan seluruh waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Apa saja 6 komponen lead time?

Ada enam komponen kunci yang terlibat dalam menghitung waktu tunggu rata-rata. Berikut ini adalah gangguan tingkat tinggi.

1. Waktu pra-pemrosesan

"Waktu pra-pemrosesan" atau perencanaan melibatkan waktu yang dibutuhkan untuk menerima permintaan dan kemudian membuat pesanan pembelian yang sesuai.

3. Waktu pemrosesan

“Waktu pemrosesan” mengacu pada jumlah waktu yang dibutuhkan bisnis untuk mendapatkan atau memproduksi pesanan, seringkali sesuai dengan permintaan yang diterima sebelumnya.

4. Waktu tunggu

“Waktu tunggu” melibatkan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan semua bahan mentah dan barang-barang yang diperlukan untuk memulai proses produksi.

5. Waktu penyimpanan

“Waktu penyimpanan” adalah total waktu yang dibutuhkan barang untuk tetap berada di gudang hingga siap untuk dikirim atau dikirimkan.

6. Waktu transportasi

“Waktu transportasi” adalah waktu yang dibutuhkan barang untuk diangkut ke pelanggan akhir.

7. Waktu inspeksi

"Waktu inspeksi" melibatkan waktu yang dibutuhkan untuk memeriksa produk untuk masalah atau kerusakan apa pun sebelum dikirim ke pelanggan.

Waktu tunggu vs. waktu siklus vs. waktu takt

Waktu tunggu, waktu siklus, dan waktu takt adalah ukuran penting produktivitas dan kinerja di seluruh rantai pasokan.

Berikut ini rincian pengukuran yang berbeda dalam e-niaga:

• Lead time mengacu pada total waktu yang dibutuhkan bisnis untuk mengirimkan pesanan setelah menerimanya.
• Waktu siklus mengacu pada total waktu untuk menyelesaikan produksi satu produk.
• Takt time adalah waktu antara memulai satu proses dan berikutnya.

Ketiga metrik ini saling berhubungan: waktu siklus yang pendek akan menghasilkan waktu takt yang lebih pendek, yang juga akan berkontribusi pada waktu tunggu yang lebih singkat.

Apa yang dianggap sebagai lead time yang lama?

Ini akan sangat bervariasi menurut jenis waktu tunggu yang dimaksud. Menurut definisi, waktu tunggu yang lama adalah ketika suatu proses membutuhkan waktu yang relatif lama untuk diselesaikan, dibandingkan dengan waktu tunggu rata-rata bisnis atau tolok ukur industri.

Waktu sebenarnya dapat bervariasi tergantung pada bisnis, industri, proses, dan lokasi (titik asal dan tujuan akhir).

Apa yang dianggap sebagai waktu tunggu yang lama bervariasi, jadi sebaiknya bermitra dengan pakar rantai pasokan atau luangkan waktu untuk memahami sepenuhnya proses yang terjadi di seluruh operasi Anda, sehingga Anda dapat mengidentifikasi waktu tunggu yang lama.

Contoh waktu tunggu pengiriman DTC yang lama

Waktu tunggu yang lama untuk pengiriman darat di AS kontinental adalah lebih dari 1 minggu (termasuk waktu transit pemenuhan dan pengiriman), terutama karena konsumen terbiasa dengan pengiriman 2 hari.

Mari kita telusuri ini secara lebih rinci:

• Jika pesanan dilakukan pada tengah hari waktu setempat (dari pusat pemenuhan yang memenuhi pesanan) pada hari kerja, pesanan harus diambil, dikemas, dan dikirim pada hari yang sama.
• Satu di tangan operator, jika paket dikirim dari satu sisi negara ke sisi lain, dapat memakan waktu hingga 7 hari kerja melalui transportasi darat. Jika pengiriman lokal (misalnya, dipenuhi dan dikirim ke dalam area metro yang sama), dapat dikirim dengan mudah dalam 1-2 hari.
• Jika Anda tidak mendistribusikan inventaris di beberapa pusat pemenuhan (misalnya, dengan 3PL), maka Anda harus mengharapkan waktu tunggu yang lebih lama. Jika Anda menutupi basis Anda dan menyimpan inventaris di berbagai wilayah tempat pelanggan Anda tinggal, rata-rata waktu transit yang lebih pendek dapat dicapai dengan selalu mengirimkan dari pusat pemenuhan yang dekat dengan pelanggan akhir.

Contoh manufaktur yang lama untuk menerima lead time

Waktu tunggu yang lama untuk memesan inventaris dari pabrikan Anda, katakanlah dari China, untuk diterima dan disimpan di gudang Anda di AS adalah lebih dari 80 hari (termasuk pembuatan produk, pengangkutannya melalui angkutan laut, dan kemudian melalui truk dari pelabuhan , dan telah menyelesaikan proses penerimaan dan penyimpanan di gudang).

Dua bulan mungkin tampak seperti waktu yang sangat lama untuk menunggu, tetapi waktu tunggu rata-rata untuk mengirimkan pesanan pembelian (PO) dari produsen Anda di China hingga saat disimpan di gudang Anda di AS, skenario ini adalah 50-75 hari.

Mari kita telusuri ini secara lebih rinci:

• Proses produksi PO bisa memakan waktu 1-4 minggu (bisa lebih lama jika Anda perlu melihat contoh produk, misalnya).
• Angkutan laut dapat memakan waktu 45 hari lagi (terkadang lebih cepat, jika Anda menggunakan layanan seperti FreightBob, tetapi terkadang lebih lambat).
• Port to dock membutuhkan waktu 2-3 hari lagi.
• Penerimaan dapat memakan waktu 1-3 hari kerja.

Karena itu, sangat penting untuk mengatur pemberitahuan titik pemesanan ulang yang membuat seluruh waktu tunggu ini berlaku, jadi Anda memulai proses pengisian cukup awal untuk menghindari kehabisan stok.

Sederhananya, katakanlah Anda menunggu terlalu lama untuk berbelanja bahan makanan. Jika Anda seharusnya membeli mentega selama akhir pekan tetapi lupa, dan sekarang Anda perlu membuat kue untuk obral kue, apa yang Anda lakukan? Anda bahkan dapat memulai resep dan menyadari bahwa Anda tidak memiliki cukup mentega. Dalam situasi ini, Anda mungkin bisa lari ke toko untuk mendapatkan lebih banyak, jika tidak, Anda mungkin kurang beruntung karena membawa sesuatu yang baru dipanggang.

Sayangnya, jauh lebih rumit dalam hal bahan baku, logistik global, transit yang melibatkan beberapa pihak dan moda transportasi, dan pelanggan dengan standar tinggi.

Mengapa penting untuk menghindari lead time yang lama?

Waktu tunggu yang lebih lama dapat menghasilkan biaya yang lebih tinggi dan keuntungan yang lebih rendah. Ketika bisnis Anda membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan proses yang berbeda, itu berarti Anda akan membayar pekerja Anda lebih banyak sambil memproduksi lebih sedikit. Memotong waktu tunggu produksi sangat penting jika Anda ingin memangkas biaya.

Waktu tunggu yang lebih singkat akan memastikan bahwa Anda menggunakan semua sumber daya dan modal Anda dengan baik dan bahwa uang Anda tidak terikat pada bahan mentah yang tidak digunakan.

Selain itu, waktu tunggu yang lebih lama mungkin berarti bahwa pelanggan Anda harus menunggu lebih lama untuk menerima pesanan mereka. Waktu tunggu yang lebih singkat dapat membantu Anda mencegah pergantian pelanggan dan mendorong lebih banyak pesanan berulang.

Apa yang menyebabkan lead time lebih lama?

Ada sejumlah faktor yang dapat menyebabkan waktu tunggu lebih lama, beberapa di antaranya berada dalam kendali Anda. Berikut adalah penyebab umum dari lead time yang lebih lama.

Kekurangan bahan baku dan tenaga kerja terampil

Bisnis dapat mengalami waktu tunggu yang lama ketika mereka kehabisan stok untuk persediaan atau bahan baku. Ini bisa sangat bermasalah ketika ada kekurangan di seluruh rantai pasokan, dan mereka tidak dapat mengisi kembali stok mereka tepat waktu.

Selain itu, bisnis e-niaga membutuhkan tenaga kerja terampil di setiap tahap rantai pasokan, mulai dari manufaktur hingga pergudangan, hingga pemenuhan. Ketika mereka tidak memiliki cukup orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien, biasanya dibutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan tugas yang paling sederhana sekalipun.

Bisnis dapat membantu mengurangi risiko ini dengan merencanakan kebutuhan material dan tenaga kerja mereka dengan cermat. Pemesanan ulang yang tepat waktu (di antara semua produsen dan produk) juga penting.

Gangguan pemasok dan pengiriman

Gangguan tak terduga dari pihak pemasok juga dapat menyebabkan penundaan yang mengakibatkan waktu tunggu lebih lama.

Ini mungkin karena inefisiensi dalam proses pemasok atau masalah arus kas yang mencegah mereka mengirimkan pasokan. Jika ini adalah masalah yang berulang, ada baiknya untuk bermitra dengan pemasok yang lebih andal atau mencari cadangan.

Bisnis juga dapat menghadapi gangguan pengiriman karena tantangan terkait cuaca dan keadaan tak terduga lainnya (misalnya, wabah COVID dan penutupan pabrik).

Meskipun beberapa situasi tidak dapat dihindari, Anda dapat menghindari beberapa gangguan pengiriman dengan memastikan bahwa Anda memiliki semua dokumen yang diperlukan dan memilih opsi pengiriman tercepat.

Bencana alam

Ini adalah faktor yang paling tidak dapat dihindari dari semua faktor yang menghasilkan waktu tunggu yang lebih lama.

Bencana alam seperti banjir, tanah longsor, angin topan, dan tantangan terkait cuaca lainnya dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman dan produksi yang memengaruhi waktu tunggu Anda. Di situlah rencana pencadangan dan diversifikasi produsen, operator, dan wilayah pusat pemenuhan berperan.

Misalnya, jika Anda menyimpan inventaris di beberapa lokasi, Anda dapat meminta pesanan dikirim dari lokasi berbeda ke tujuannya untuk menghindari kondisi cuaca buruk di wilayah tertentu yang menyebabkan operator tidak dapat mengambil pesanan dari gudang.

Ini mungkin memakan waktu lebih lama atau sedikit lebih mahal (karena rute yang lebih panjang), tetapi ini adalah alternatif yang aman untuk mengirimkan kiriman Anda dengan aman.

Liburan

Pastikan untuk memahami (dan merencanakan sesuai dengan itu) untuk setiap tanggal yang direncanakan saat pabrik Anda tutup. Penutupan Tahun Baru Imlek adalah yang paling umum dan mengganggu jika Anda memproduksi di beberapa bagian Asia, karena banyak pabrik akan tutup setidaknya selama dua minggu dari akhir Januari hingga pertengahan Februari (tanggalnya sedikit berubah setiap tahun) .

Perlu juga diketahui kapan 3PL dan operator ditutup di setiap negara untuk merayakan hari libur federal.

Lonjakan permintaan (pasokan tidak cukup)

Bisnis juga dapat mengalami waktu tunggu yang lebih lama ketika mereka tiba-tiba mengalami lonjakan permintaan dan tidak memiliki cukup persediaan (pasokan) untuk memenuhinya.

Sangat penting untuk memiliki alat atau model perkiraan permintaan yang andal yang akan membantu Anda mengantisipasi lonjakan permintaan dan merencanakannya dengan tepat. Banyak sistem manajemen inventaris waktu nyata dan platform pemenuhan menyediakan data pesanan historis, sehingga Anda memiliki wawasan tentang kinerja SKU.

Memiliki akses ke data inventaris dapat membantu meningkatkan perencanaan permintaan, sehingga Anda dapat menjalankan penjualan dan memperkenalkan produk baru sekaligus mengoptimalkan tingkat inventaris.

Memiliki stok pengaman yang tersedia adalah ide yang bagus (terutama karena kita telah melihat efek dari rak kosong dan penguncian dari peristiwa seperti pandemi yang memaksa pembeli online).

Manajemen waktu tunggu: Strategi untuk memerangi dan mencegah waktu tunggu yang lama

Meskipun tidak semua waktu tunggu berada dalam kendali Anda, ada cara untuk mengelola waktu tunggu dengan lebih baik di seluruh rantai pasokan Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola waktu tunggu Anda dengan lebih efektif.

Rencanakan kebutuhan material dan tenaga kerja sejak dini

Pertimbangkan tipikal pengadaan dan waktu tunggu pemasok, dan rencanakan kebutuhan material dan tenaga kerja Anda sejak dini (dan faktor musim yang khusus untuk perusahaan Anda).

Gunakan alat manajemen inventaris yang akan secara otomatis memberi tahu Anda saat stok turun di bawah level tertentu (mengambil seluruh waktu tunggu Anda berlaku). Dengan cara ini, Anda dapat merencanakan pengisian inventaris yang sesuai untuk memenuhi permintaan di masa mendatang.

Pertimbangkan angkutan udara daripada angkutan laut

Meskipun angkutan udara sangat mahal (terutama dibandingkan dengan angkutan laut), Anda selalu memiliki pilihan ini jika Anda berada dalam keadaan terikat (misalnya, menjelang penjualan Black Friday/Cyber ​​Monday).

Ini hanya akan masuk akal jika potensi keuntungan membenarkan biaya pengiriman barang yang lebih tinggi, tetapi angkutan udara sangat cepat dibandingkan dengan angkutan laut dan pasti dapat mempercepat waktu tunggu.

Beralih pemasok dan distributor

Jika Anda terus-menerus mengalami waktu yang lebih lama karena inkonsistensi dan penundaan di pihak pemasok, sudah saatnya Anda mencari alternatif.

Luangkan waktu untuk mencari pemasok dan distributor terpercaya yang dapat memenuhi kebutuhan Anda tepat waktu.

Memiliki pemasok cadangan

Bahkan jika pemasok Anda konsisten dan dapat diandalkan, masih ada risiko mengalami keadaan darurat yang memengaruhi waktu tunggu Anda.

Pastikan Anda memiliki pemasok cadangan di pembukuan jika terjadi kehabisan stok darurat dan gangguan terkait pemasok lainnya.

Mengadopsi manajemen inventaris dan platform pemenuhan pesanan

Sebagian besar waktu tunggu Anda dipengaruhi oleh cara Anda mengelola inventaris dan memenuhi pesanan. Sangat penting untuk memastikan bahwa proses ini dilakukan seefektif dan seakurat mungkin.

Meskipun mungkin untuk mengelola operasi di rumah, terkadang yang terbaik adalah menyerahkannya kepada ahlinya. Penyedia pemenuhan pihak ketiga dapat membantu Anda mengelola inventaris, pemenuhan, dan kebutuhan pengiriman untuk Anda.

Misalnya, ShipBob memungkinkan Anda sepenuhnya melakukan outsourcing pemenuhan tetapi juga menawarkan solusi pemenuhan internal, Merchant Plus, yang memberikan akses ke pemenuhan tumpukan penuh dan sistem manajemen gudang ShipBob.

“Mengetahui bahwa kita masih dapat bersandar pada pusat pemenuhan ShipBob jika kita perlu dan memiliki kemampuan untuk meningkatkan untuk memenuhi permintaan dengan cepat cukup meyakinkan. ShipBob telah memenangkan saya sepenuhnya dengan Merchant Plus.”

Jacob Skidmore, Wakil Presiden Operasi di Outlaw Soaps

ShipBob juga memiliki program pengangkutan terkelola ujung ke ujung dari pengiriman barang dari China ke AS yang disebut FreightBob yang menawarkan pelayaran mingguan dengan biaya lebih murah dan waktu transit yang lebih cepat.

Hilangkan stres dari manajemen inventaris dan pemenuhan pesanan dengan ShipBob

Mengurangi waktu tunggu melibatkan banyak bagian yang bergerak, yang membuatnya sulit untuk mengelola dan mengidentifikasi waktu tunggu yang lama di seluruh rantai pasokan.

Untuk membantu Anda fokus pada kepuasan pelanggan, pengembangan produk, dan pertumbuhan bisnis secara keseluruhan, ShipBob bermitra dengan Anda untuk menyediakan akses ke jaringan pemenuhan omnichannel global, termasuk pengiriman 2 hari dengan cakupan 100% di benua AS, bahkan hanya dari satu pusat pemenuhan .

Saat Anda bermitra dengan ShipBob, Anda dapat dengan mudah mengurangi waktu tunggu dengan mengizinkan para ahli untuk menangani manajemen inventaris, pemenuhan, dan proses pengiriman untuk Anda (selain layanan bernilai tambah lainnya seperti FreightBob).

Platform pemenuhan ShipBob menawarkan pelacakan inventaris waktu nyata, sehingga Anda tahu persis berapa banyak inventaris yang Anda miliki setiap saat dan di mana inventaris Anda berada. Anda juga dapat mengatur pemberitahuan titik pemesanan ulang, yang berarti Anda akan selalu mengisi kembali inventaris Anda tepat waktu dan mencegah kehabisan stok.

Dari distribusi inventaris hingga penerimaan gudang, hingga pengiriman dan pemenuhan, ShipBob menangani semuanya, sehingga Anda dapat fokus mengembangkan bisnis Anda.

Bagi kami, mengubah dari waktu tunggu 3 minggu menjadi 3 hari melalui ShipBob adalah yang mendorong penjualan kami. Bahkan sekarang, salah satu ulasan utama yang kami dapatkan di Etsy adalah, 'Pesanan saya tiba dengan sangat cepat!'

Memiliki stok secara lokal di AS berarti waktu tunggu dan waktu pengiriman minimal, dan Anda akan mendapatkan tingkat konversi yang lebih tinggi karena Anda menawarkan waktu tunggu yang lebih baik.

John Greenhalgh, Co-Founder A Year of Dates

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang kemampuan pemenuhan ShipBob, klik tombol di bawah ini untuk menerima informasi lebih lanjut.

FAQ waktu tunggu

Di bawah ini adalah jawaban atas pertanyaan paling umum tentang lead time.

Berapa lama waktu tunggu dalam rantai pasokan?

Dalam e-niaga, waktu tunggu dapat merujuk ke fase yang berbeda di seluruh rantai pasokan e-niaga, mulai dari waktu tunggu pengadaan hingga penerimaan gudang, hingga pemenuhan dan pengiriman.

Mengapa lead time yang lebih pendek lebih baik?

Waktu tunggu yang lebih singkat membantu Anda mengurangi biaya tenaga kerja, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengoptimalkan tingkat inventaris. Ini pada akhirnya tentang kecepatan pengiriman sehingga orang tidak perlu menunggu lama.

Apa lead time maksimum?

Lead time maksimum bervariasi tergantung pada bisnis, industri, lokasi yang terlibat, dan tindakan yang sedang diselesaikan. Akan sangat ideal untuk melihat waktu tunggu di seluruh industri dan bisnis untuk menilai waktu tunggu maksimum.

Opsi sederhana apa yang saya miliki untuk mengurangi waktu tunggu?

Merencanakan inventaris dan kebutuhan tenaga kerja Anda sebelumnya dan bekerja dengan pemasok yang andal adalah beberapa langkah kunci untuk mengurangi waktu tunggu. Bermitra dengan penyedia logistik pihak ketiga seperti ShipBob juga dapat membantu Anda mengurangi waktu tunggu dengan menyerahkan operasi kepada para ahli.