Otrzymuj płatności na czas dzięki tym wskazówkom dotyczącym faktur

Otrzymywanie zapłaty – nie mówiąc już o terminowości – od dawna stanowi problem dla właścicieli firm. Duże korporacje mogą wziąć na siebie ciężar opóźnionych płatności. Jednak małe i średnie firmy nie mogą tak długo działać bez zapłaty. Opóźnione płatności i nieopłacone faktury mogą powodować poważne problemy z przepływem gotówki dla firmy. W niektórych przypadkach opóźnienia w płatnościach mogą spowodować zamknięcie małej firmy. Musi istnieć lepszy sposób fakturowania klientów.

Właściciele firm mogą myśleć, że nie są w stanie kontrolować otrzymywania płatności na czas. W końcu robią swoją część. Terminowo wystawiają faktury klientowi i dają mu co najmniej 30 dni na rozliczenie. Wielu właścicieli firm nie chce być zbyt agresywnym z obawy przed całkowitą utratą firmy.

Wskazówki dotyczące faktur

Chociaż ostatecznie nie możesz kontrolować, kiedy klienci ci płacą, istnieją taktyki, które zwiększają twoje szanse na otrzymanie zapłaty. Od wprowadzenia fakturowania online po wcześniejsze ustalanie warunków płatności — oto niektóre z bardziej skutecznych strategii.

1. Przejdź na zaawansowane technologie z klientami fakturującymi

Internet sprawił, że wszelkiego rodzaju funkcje, których potrzebują freelancerzy, są łatwiejsze do zarządzania, co jest szczególnie ważne w przypadku fakturowania. Automatyzacja procesu wystawiania faktur sprawi, że nie zapomnisz rozliczyć klienta. Im dłużej jest opóźnione, tym trudniej będzie Ci zapłacić.

Internet jest pełen narzędzi do fakturowania — niektóre oferują podstawowe funkcje, a inne integrują się z Twoimi danymi, aby kontrolować wszystkie rachunki. Usługi te zapewniają właścicielom firm szablony faktur, możliwość synchronizowania płatności z dokumentacją finansową firmy, dokonywania płatności oraz monitorowania opóźnionych i niezapłaconych faktur oraz zarządzania nimi.

2. Utwórz jasne warunki faktury rozliczeniowej

Nawet jeśli prowadzisz sklep jednoosobowy, najlepiej mieć jasne i przejrzyste warunki płatności, aby określić, w jaki sposób będziesz fakturować klientów. Jeśli nie masz pewności co do terminu płatności lub wysyłasz fakturę w różne dni każdego miesiąca, może to spowodować zamieszanie wśród klientów.

Pozyskując nowego klienta, jasno przedstaw swoje oczekiwania. Jeśli oczekujesz zapłaty w ciągu 45 dni, powiedz to. Chcesz podać, jakie metody płatności akceptujesz, korzyści z wcześniejszej płatności, jeśli takie masz, oraz termin płatności.

3. Wcześniejsze płatności nagród

Pewnym sposobem, aby przynajmniej część klientów zapłaciła na czas, jest nagradzanie ich za to. Załóżmy, że Twoje faktury są płatne w ciągu 30 dni od ich otrzymania. Zaoferuj klientom 5% zniżki, jeśli zapłacą w ciągu 15 dni. Płatności na czas mogą wiązać się z mniejszą zniżką, podczas gdy spóźnione płatności są obciążone opłatą.

Lub na przykład, jeśli Twoi klienci płacą w ratach, możesz zaoferować większą zniżkę, jeśli zapłacą cały rachunek z góry. Takie postępowanie zmniejszy koszty i czas stracony na śledzenie opóźnionych płatności.

4. Obciążaj klientów spóźnionymi opłatami

Nikt nie chce denerwować swoich klientów i klientów, jednak jeśli płacą późno i ma to wpływ na biznes, może nie być innego wyjścia. Karanie klientów, którzy spóźniają się z płatnościami, może wydawać się agresywne, ale może znacznie przyczynić się do terminowego otrzymywania płatności.

Właściciele firm wprowadzający politykę dotyczącą opóźnień w płatnościach muszą jasno określić wszystkie zasady. Obejmuje to sposób, w jaki jest naliczany — procent faktury lub opłata ryczałtowa — kiedy zostanie uruchomiony, i co się stanie, jeśli rachunek nie zostanie zapłacony przez dłuższy czas.

Na przykład, jeśli rachunek jest przeterminowany o 90 dni, możesz zgłosić klienta do agencji windykacyjnej.

5. Ułatw klientom płacenie Ci

Dla wielu ludzi, którzy spóźniają się z płaceniem rachunków, nie jest to spowodowane brakiem środków, ale raczej brakiem motywacji. Ułatwienie im płatności znacznie poprawi wyniki fakturowania klientów.

Aby usunąć wymówki dotyczące opóźnień w płatnościach, udostępnij swoim klientom różne opcje płatności. Niezależnie od tego, czy jest to wpłata bezpośrednia, aplikacja mobilna, czek czy karta kredytowa, zapewnienie wielu opcji zapewni szybsze płatności.

6. Kontynuacja z przypomnieniami o płatnościach

Życie jest gorączkowe z informacjami i rachunkami napływającymi do firm i osób z każdego kierunku. Łatwo jest zapomnieć o zapłaceniu rachunku, i właśnie tam pojawiają się monity o dalsze czynności i przypomnienia o płatnościach. Platformę fakturowania online można skonfigurować tak, aby wysyłała klientom regularne przypomnienia o płatnościach, podczas gdy właściciele firm typu „zrób to sam” mogą je sami wyciągnąć.

Czasami klient potrzebuje tylko jednego przypomnienia, a innym razem może wymagać kilku dodatkowych przypomnień, aby skłonić go do podjęcia działania. Wyślij przypomnienie o fakturze na kilka dni przed terminem płatności, ponownie w dniu płatności i ponownie kilka dni po terminie płatności, jeśli płatność nie została dokonana. Jeśli przypomnienia nie wywołają odpowiedzi, podnieś słuchawkę i zadzwoń do klienta, aby mu przypomnieć.

7. Ustaw termin i trzymaj się go

Spójność jest najważniejsza i dotyczy to procesu fakturowania klientów. Im bardziej regularne są Twoje faktury, tym lepiej. Dlatego musisz wybrać termin płatności i zachować go na wszystkich przyszłych fakturach. Jeśli chcesz szybko otrzymać płatność, ustaw termin płatności na dwa tygodnie po wysłaniu faktury.

Jeśli nie masz nic przeciwko, aby dać klientowi więcej czasu, ustaw termin płatności na 30 do 60 dni po otrzymaniu faktury. Tak czy inaczej, upewnij się, że termin płatności jest wyraźnie podany na fakturze. Ostatnią rzeczą, którą chcesz powiedzieć, jest „należne przy odbiorze”. Daje to klientowi swobodę, aby uniknąć płacenia na czas.

8. Poznaj swoich klientów

Jeśli chodzi o terminowe otrzymywanie płatności, liczy się czas. Jeśli wiesz, kiedy Twoi klienci mają tendencję do płacenia rachunków co miesiąc i przed tym terminem wystawiania faktury, zwiększasz swoje szanse na wcześniejszą zapłatę. Niektóre firmy będą przetwarzać wszystkie swoje płatności 15 dnia każdego miesiąca. Jeśli otrzymasz fakturę 16 dnia, będziesz musiał poczekać na zapłatę całego cyklu rozliczeniowego.

9. Wyszczególnij wszystko

Pytania dotyczące rachunku często opóźniają płatność. Jeśli nie wyszczególnisz wszystkich wydatków i nie pokażesz ich w widocznym miejscu, klient może wstrzymać płatność w oczekiwaniu na odpowiedź. Ale jeśli faktura jasno określa prace projektowe, może to przyspieszyć płatność. Może to wymagać więcej czasu z góry, ale warto, jeśli skróci czas płatności.