Obsadzanie projektu w budżecie: 14 najważniejszych rzeczy do zapamiętania

Pomyśl o obsadzie projektów przy napiętym budżecie. Dla wielu firm jest to trudne zadanie. Firmy muszą być w stanie znaleźć odpowiednią równowagę. Przydzielając personel lub budżet do projektu, upewnij się, że firma jak najlepiej wykorzystuje umiejętności ludzi. A także jak najlepiej wykorzystuje zasoby firmy. Spójrz na zakres projektu. Ustal ramy czasowe. Zapewnij dobry punkt wyjścia do planowania i harmonogramowania. Ale pomyśl o innych kwestiach, o których warto pamiętać. Dowiedz się więcej. Poprosiliśmy członków Rady Młodych Przedsiębiorców (KMO) o:

„O czym należy pamiętać, zastanawiając się, ile osób musi pracować nad projektem, zwłaszcza gdy zasoby – w tym czas, pieniądze lub liczba dostępnych osób – są ograniczone?”

Obsada projektu przy napiętym budżecie

Zastanów się, co członkowie społeczności YEC mówią o obsadzie personelu przy napiętym budżecie:

1. Fazowo włącz swój personel w miarę potrzeb

„Wiele projektów przechodzi przez fazy, które wymagają różnych zestawów umiejętności w różnym czasie. Na przykład, jeśli wprowadzasz nowy produkt, inżynierowie, projektanci i menedżerowie produktu będą mocno zaangażowani na wczesnym etapie, ale gdy produkt zostanie sfinalizowany i trafi na rynek, możesz następnie wycofać większość inżynierów i wprowadzić więcej marketerów i sprzedawców, którzy będą promować produkt”. ~ Andy Karuza, FenSens

2. Wybierz Lidera Projektu

„Tworząc małe grupy do projektu, weź kogoś, kto ma duże doświadczenie z podobnymi projektami w przeszłości. Odłóż je na bok i zapytaj, ile osób ich zdaniem będzie potrzebować, aby ukończyć projekt w odpowiednim czasie. Jeśli masz mało zasobów, wyjaśnij im to i dowiedz się, co jest niezbędne do ukończenia projektu na czas”. ~ Andrew Saladino, królowie szafek kuchennych

3. Szukaj członków zespołu z silnymi umiejętnościami rozwiązywania problemów

„Jedną z cech, które są wysoko cenione w naszej firmie, jest zdolność członków naszego zespołu do rozwiązywania różnych problemów w krótszym czasie. Kiedy przychodzi czas na tworzenie zespołów, wyznaczamy tych, którzy są gotowi poradzić sobie z każdą trudnością, jako liderów projektów. ~ Alfredo Atanacio, Uassist.ME

4. Upewnij się, że personel jest niezawodny i świadomy czasu

„Gdy zasoby są ograniczone, będziesz potrzebować najlepszych ludzi do przodu. Pracownicy, którzy mają umiejętności, doświadczenie i doskonałą historię pracy, aby się wykazać, są bardziej wyszkoleni, świadomi czasu i mają bogactwo wiedzy, która ma kluczowe znaczenie dla odsiewania strategii, które nie działają. Jeśli nie możesz sobie pozwolić na próby i błędy, potrzebujesz ludzi, którzy nie muszą. ~ Diego Orjuela, kable i czujniki

5. Uważaj na problemy z planowaniem

„Rozważ inne projekty, które są realizowane w tym samym czasie. Jeśli najnowszy projekt potrzebuje określonego członka zespołu, ale jest on zajęty czymś innym, może to powodować problemy. Zaplanuj projekt na czas, kiedy ten członek zespołu będzie w stanie poświęcić całą ich uwagę”. ~ Stephanie Wells, Groźne Formy

6. Wcześniej utwórz budżet

„Jeśli chcesz zobaczyć, ilu pracowników możesz mieć przy jednym projekcie, stwórz budżet. To pokaże Ci, z jakimi pieniędzmi i zasobami pracujesz, dzięki czemu możesz mieć odpowiednią liczbę osób pracujących nad tym, jednocześnie wiedząc, że skutecznie wykonają swoją pracę. Jeśli nie masz budżetu, aby wykonać dobrą robotę, najlepiej przejść do czegoś innego”. ~ Chris Christoff, MonsterInsights

7. Szukaj wkładu pracowników

„Zanim wybierzesz grupę do projektu, poproś pracowników o ich wkład. Na przykład, być może wybrałeś już lidera projektu, aby zapytać go, którzy członkowie zespołu dobrze pracowaliby w zespole, ile czasu według nich zajmie projekt i tak dalej. Uzyskanie drugiej opinii da lepszy pomysł na zbudowanie działającego zespołu projektowego.” ~ John Turner, SeedProd LLC

8. Oceń ich wiedzę fachową i obowiązki

„Musisz właściwie ocenić indywidualny poziom wiedzy członków zespołu i ile mają oni odpowiedzialności podczas obliczania liczby osób, które mają zaangażować w projekt. W ten sposób określisz, z czym każda osoba może sobie poradzić i jaki poziom odpowiada ich wiedzy, dzięki czemu nie marnujesz zasobów, pieniędzy ani czasu”. ~ Jared Atchison, WPForms

9. Zrównoważ pilność każdego projektu

„Bardzo ważne jest poznanie mocnych i słabych stron swojego zespołu, aby właściwie przydzielić go do określonych zadań. Wydajność jest numerem jeden, jeśli chodzi o prowadzenie rentownej firmy. Aby osiągnąć maksymalną wydajność, musisz zrównoważyć pilność każdego projektu, nad którym pracujesz, w oparciu o termin, potencjalny zysk i aktualny harmonogram.” ~ David Chen, Sharebert

10. Zapytaj o potrzebę dodatkowej pomocy

„Nie powinieneś tak po prostu zgadywać. Upewnij się, że przydzielono do niego osoby o najwyższych umiejętnościach potrzebnych do ukończenia projektu i w razie potrzeby dodaj dodatkową pomoc. Skonsultuj się z najlepszymi osobami, aby dowiedzieć się, ile „dodatków” jest potrzebnych. Jeśli odpowiedź brzmi „brak”, idź z tym. Nie powiedzą ci, że potrzeba więcej, jeśli nie są, i nie powiedzą, że dodatkowa pomoc nie jest potrzebna, jeśli jest. ~ Andrew Schrage, włamywacze pieniędzy, finanse osobiste

11. Umożliw menedżerom średniego szczebla dokonywanie ocen

„Oddeleguj i upoważnij menedżerów średniego szczebla do podejmowania tych decyzji i organizowania wsparcia, a następnie zarządzaj swoimi menedżerami za pomocą terminów i wskaźników kluczowych dla sukcesu projektu. Menedżerowie wyższego szczebla są dalej usuwani z codziennych operacji, a ich „oszacowanie” prawdopodobnie będzie mniej dokładne niż menedżera średniego szczebla, który rozumie, co się dzieje, gdzie i jak. Zaufaj swojemu zespołowi i swojej strukturze”. ~ Matthew Capala, alfabetycznie

12. Ustal dokładne szacunki czasu

„Dokładne oszacowanie czasu pozwala wiedzieć, jak długo potrwają zadania i ile osób będziesz potrzebować do wykonania pracy. Kierownicy projektów powinni określić wszystkie zadania do wykonania, a także czas, który zostanie poświęcony na spotkania, komunikację, testy i raporty. Bez zrobienia tego w pierwszej kolejności czas się zmarnuje, a projekty nie zostaną ukończone na czas lub w ramach budżetu”. ~ Blair Thomas, eMerchantBroker

13. Zgłaszanie samooceny zespołu

„Poproś zespoły o oszacowanie własnych potrzeb w zakresie zasobów. I zbuduj system, w którym będą informować siebie i szerszy zespół o swoich postępach. W ten sposób zwiększasz poparcie swoich pracowników. Ponieważ mówią ci, jak długo lub będzie coś kosztować. To z kolei czyni ich bardziej odpowiedzialnymi. I podekscytowani świętowaniem zwycięstwa w osiąganiu celów, które sobie wyznaczyli. ~ Tony Scherba, Yeti

14. Pamiętaj: więcej ludzi nie zawsze znaczy szybciej

„Przy obsadzie projektu zawsze pamiętaj, że przypisanie do niego większej liczby osób nie zawsze oznacza, że ​​będzie on przebiegał szybciej. Kiedy nasi klienci proszą o dodanie większej liczby programistów do swojego projektu oprogramowania, często posługujemy się analogią malarzy malujących pokój. Jeśli masz mały pokój, wsadzenie tam 10 malarzy zamiast dwóch nie przyspieszy tego; raczej spowolni to.” ~ Keith Shields, Designli

Obraz: Depositphotos.com