Dotation en personnel d'un projet avec un budget : 14 éléments essentiels à retenir

Pensez à la dotation en personnel d'un projet avec un budget serré. De nombreuses entreprises trouvent que c'est une tâche difficile. Les entreprises doivent être capables de trouver le bon équilibre. Lorsque vous affectez du personnel ou un budget à un projet, assurez-vous que l'entreprise utilise au mieux les compétences des personnes. Et utilise également au mieux les ressources de l'entreprise. Regardez la portée du projet. Établissez un échéancier. Fournir un bon point de départ pour la planification et la programmation. Mais pensez également à d'autres considérations à garder à l'esprit. En savoir plus. Nous avons demandé aux membres du Young Entrepreneur Council (YEC) ce qui suit :

"Qu'est-ce qu'il est important de se rappeler lorsque l'on détermine le nombre de personnes nécessaires pour travailler sur un projet, en particulier lorsque les ressources - y compris le temps, l'argent ou le nombre de personnes disponibles - sont limitées ?"

Personnel de projet avec un budget serré

Considérez ce que les membres de la communauté YEC disent à propos de la dotation en personnel d'un projet avec un budget serré :

1. Intégrez votre personnel au besoin

« De nombreux projets passent par des phases qui nécessitent des compétences différentes à des moments différents. Par exemple, si vous lancez un nouveau produit, les ingénieurs, les concepteurs et les chefs de produit seront très tôt impliqués, mais au fur et à mesure que le produit sera finalisé et mis sur le marché, vous pourrez alors éliminer la plupart des ingénieurs et faire appel plus de spécialistes du marketing et de vendeurs pour promouvoir le produit. ~ Andy Karuza, FenSens

2. Sélectionnez un chef de projet

«Lorsque vous créez de petits groupes pour un projet, prenez quelqu'un qui a beaucoup d'expérience avec des projets similaires antérieurs. Prenez-les à part et demandez-leur de combien de personnes ils pensent avoir besoin pour terminer le projet en temps voulu. Si vous manquez de ressources, expliquez-leur cela et découvrez les éléments essentiels nécessaires pour terminer le projet à temps. ~ Andrew Saladino, rois des armoires de cuisine

3. Recherchez des membres d'équipe dotés de solides compétences en résolution de problèmes

« Une caractéristique très appréciée dans notre entreprise est la capacité des membres de notre équipe à résoudre différents problèmes en moins de temps. Quand vient le temps de constituer des équipes, nous affectons ceux qui sont prêts à gérer n'importe quelle difficulté en tant que chefs de projet. ~ Alfredo Atanacio, Uassist.ME

4. Assurez-vous que le personnel est fiable et soucieux du temps

«Lorsque les ressources sont limitées, vous auriez besoin de vos meilleurs éléments. Le personnel qui possède les compétences, l'expérience et d'excellents antécédents professionnels pour le prouver est plus facile à coacher, soucieux du temps et possède la richesse des connaissances essentielles pour éliminer les stratégies qui ne fonctionnent pas. Si vous ne pouvez pas vous permettre de faire des essais et des erreurs, alors vous avez besoin de personnes qui n'ont pas à le faire. ~ Diego Orjuela, Câbles et capteurs

5. Surveillez les problèmes de planification

« Considérez les autres projets qui se déroulent en même temps. Si le dernier projet a besoin d'un certain membre de l'équipe mais qu'il est impliqué dans autre chose, cela peut poser des problèmes. Planifiez le projet à un moment où ce membre de l'équipe est capable d'accorder toute son attention. » ~ Stephanie Wells, Formes formidables

6. Créez un budget au préalable

« Si vous voulez voir combien d'employés vous pouvez avoir sur un projet, créez un budget. Cela vous montrera avec combien d'argent et de ressources vous travaillez afin que vous puissiez avoir le bon nombre de personnes qui y travaillent, tout en sachant qu'elles feront le travail efficacement. Si vous n'avez pas le budget pour faire un bon travail, il vaut mieux passer à autre chose. ~ Chris Christoff, MonsterInsights

7. Sollicitez la contribution des employés

« Avant de choisir un groupe pour un projet, demandez à vos employés leur avis. Par exemple, vous avez peut-être déjà choisi un chef de projet afin de pouvoir lui demander quels membres de l'équipe travailleraient bien dans l'équipe, combien de temps ils pensent que le projet prendra, etc. Obtenir un deuxième avis vous donnera une meilleure idée de la façon de constituer une équipe de projet qui fonctionne. » ~ John Turner, SeedProd LLC

8. Évaluez leur expertise et leurs responsabilités

« Vous devez évaluer correctement les niveaux d'expertise individuels des membres de votre équipe et leur degré de responsabilité lorsque vous calculez le nombre de personnes à affecter à un projet. C'est ainsi que vous déterminerez ce que chaque personne peut gérer et quel niveau convient à son expertise afin de ne pas gaspiller de ressources, d'argent ou de temps. ~ Jared Atchison, WPForms

9. Équilibrer l'urgence de chaque projet

« Il est très important de connaître les forces et les faiblesses de votre équipe pour bien les allouer à certaines tâches. L'efficacité est primordiale lorsqu'il s'agit de gérer une entreprise rentable. Afin d'atteindre une efficacité maximale, vous devez équilibrer l'urgence de chaque projet sur lequel vous travaillez en fonction de la date d'échéance, du profit potentiel et du calendrier actuel. ~ David Chen, Sharebert

10. Renseignez-vous sur le besoin d'aide auxiliaire

« Vous ne devriez pas simplement deviner. Assurez-vous que les personnes possédant les meilleures compétences nécessaires pour mener à bien le projet y sont affectées et ajoutez une aide auxiliaire supplémentaire si nécessaire. Consultez vos meilleurs collaborateurs pour savoir combien d'"extras" sont nécessaires. Si la réponse est « aucun », faites-le. Ils ne vont pas vous dire qu'il en faut plus s'ils ne le font pas, et ils ne vont pas dire qu'une aide supplémentaire n'est pas nécessaire si c'est le cas. ~ Andrew Schrage, Money Crashers Finances personnelles

11. Autonomiser les gestionnaires de niveau intermédiaire pour faire des évaluations

«Déléguez et responsabilisez les gestionnaires de niveau intermédiaire pour prendre ces décisions et organiser le soutien, puis gérez vos gestionnaires à l'aide de calendriers et de mesures essentiels à la réussite du projet. Les managers de niveau supérieur sont plus éloignés des opérations quotidiennes et leur « estimation » est susceptible d'être moins précise qu'un manager de niveau intermédiaire qui comprend ce qui va où et comment. Faites confiance à votre équipe et à votre structure. ~ Matthew Capala, alphamétique

12. Établir des estimations de temps précises

« Une estimation précise du temps vous permet de savoir combien de temps les tâches prendront et le nombre de personnes dont vous aurez besoin pour terminer le travail. Les chefs de projet doivent identifier toutes les tâches à accomplir, ainsi que le temps qui sera consacré aux réunions, aux communications, aux tests et aux rapports. Sans cela, le temps sera perdu et les projets ne seront pas terminés à temps ou dans les limites du budget. » ~ Blair Thomas, eMerchantBroker

13. Demandez aux équipes de se rapporter

« Demandez à vos équipes d'estimer leurs propres besoins en ressources. Et intégrez un système dans lequel ils rendent compte à eux-mêmes et à l'ensemble de l'équipe de leurs progrès. En faisant cela, vous créez plus d'adhésion de la part de votre personnel. Parce qu'ils vous disent combien de temps ou de coût quelque chose sera. En retour, cela les rend plus responsables. Et ravis de célébrer la victoire d'avoir atteint les objectifs qu'ils se sont fixés. ~ Tony Scherba, Yéti

14. N'oubliez pas : plus de personnes ne signifie pas toujours plus rapide

«Lorsque vous dotez un projet en personnel, rappelez-vous toujours que le fait d'avoir plus de personnes affectées ne signifie pas toujours que cela ira plus vite. Lorsque nos clients demandent à ce que davantage de développeurs s'impliquent dans leur projet logiciel, nous utilisons souvent l'analogie des peintres peignant une pièce. Si vous avez une petite pièce, y mettre 10 peintres au lieu de deux ne la fera pas avancer plus vite ; au contraire, cela le ralentira probablement. ~ Keith Shields, Designli

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