Personal de proiect cu un buget: 14 lucruri esențiale de reținut

Gândiți-vă la personalul de proiect cu un buget restrâns. Multe companii consideră că este o sarcină dificilă. Afacerile trebuie să poată găsi echilibrul potrivit. Când atribuiți personal sau buget unui proiect, asigurați-vă că compania folosește cât mai bine abilitățile oamenilor. Și folosește cât mai bine resursele companiei. Uită-te la scopul proiectului. Stabiliți un interval de timp. Oferiți un bun punct de plecare pentru planificare și programare. Gândește-te însă și la alte considerente pe care să le ții cont. Află mai multe. Am întrebat membrii Consiliului Tinerilor Antreprenori (YEC) următoarele:

„Ce este un lucru important de reținut atunci când vă dați seama câți oameni trebuie să lucreze la un proiect, mai ales atunci când resursele – inclusiv timpul, banii sau numărul de oameni disponibili – sunt limitate?”

Personal de proiect cu un buget restrâns

Luați în considerare ce spun membrii comunității YEC despre angajarea de personal pentru proiect cu un buget restrâns:

1. Introduceți personalul dvs. după cum este necesar

„Multe proiecte trec prin faze care necesită seturi diferite de abilități în momente diferite. De exemplu, dacă lansați un produs nou, veți avea ingineri, designeri și manageri de produs implicați foarte devreme, dar pe măsură ce produsul devine finalizat și ajunge pe piață, puteți apoi să eliminați treptat majoritatea inginerilor și să aduceți mai mulți agenți de marketing și agenți de vânzări pentru a promova produsul.” ~ Andy Karuza, FenSens

2. Selectați un lider de proiect

„Când creați grupuri mici pentru un proiect, luați pe cineva care are multă experiență cu proiecte similare anterioare. Luați-i deoparte și întrebați-i de câți oameni cred că vor avea nevoie pentru a finaliza proiectul în timp util. Dacă sunteți strâns în resurse, explicați-le asta și aflați elementele esențiale necesare pentru a finaliza proiectul la timp.” ~ Andrew Saladino, King Cabinet de bucătărie

3. Căutați membri ai echipei cu abilități puternice de rezolvare a problemelor

„O caracteristică care este foarte apreciată în compania noastră este capacitatea membrilor echipei noastre de a rezolva diferite probleme în mai puțin timp. Când vine momentul să facem echipe, îi alocăm pe cei care sunt gata să facă față oricărei dificultăți în calitate de lideri de proiect.” ~ Alfredo Atanacio, Uassist.ME

4. Asigurați-vă că personalul este de încredere și conștient de timp

„Când resursele sunt limitate, ai nevoie de cei mai buni oameni ai tăi. Personalul care are abilitățile, experiența și un istoric de lucru excelent pentru a-l demonstra sunt mai antrenabili, mai conștienți de timp și au o mulțime de cunoștințe care sunt esențiale pentru a elimina strategiile care nu funcționează. Dacă nu vă permiteți să faceți încercări și erori, atunci aveți nevoie de oameni care nu trebuie să facă asta.” ~ Diego Orjuela, Cabluri & Senzori

5. Urmăriți problemele de programare

„Luați în considerare celelalte proiecte care se desfășoară în același timp. Dacă cel mai recent proiect are nevoie de un anumit membru al echipei, dar acesta este implicat în altceva, acest lucru poate prezenta probleme. Planificați proiectul pentru un moment în care acel membru al echipei poate să-și acorde toată atenția.” ~ Stephanie Wells, Forme formidabile

6. Creați un buget în prealabil

„Dacă vrei să vezi câți angajați poți avea într-un singur proiect, creează un buget. Acest lucru vă va arăta cu câți bani și cu câți resurse lucrați, astfel încât să puteți avea numărul potrivit de oameni care lucrează la asta, știind în același timp că își vor face treaba eficient. Dacă nu ai bugetul pentru a face o treabă bună, cel mai bine este să treci la altceva.” ~ Chris Christoff, MonsterInsights

7. Căutați contribuția angajaților

„Înainte de a decide asupra unui grup pentru un proiect, cereți angajaților dumneavoastră părerea. De exemplu, poate ați ales deja un lider de proiect, astfel încât să îi puteți întreba care membri ai echipei ar lucra bine în echipă, cât timp cred că va dura proiectul și așa mai departe. Obținerea unei a doua opinie vă va oferi o idee mai bună despre cum să construiți o echipă de proiect care să funcționeze.” ~ John Turner, SeedProd LLC

8. Evaluați-le experiența și responsabilitățile

„Trebuie să evaluezi în mod corespunzător nivelul individual de expertiză al membrilor echipei tale și câtă responsabilitate au atunci când calculează câți oameni să angajeze într-un proiect. Acesta este modul în care veți determina ce poate face fiecare persoană și ce nivel se potrivește cu expertiza sa, astfel încât să nu pierdeți resurse, bani sau timp.” ~ Jared Atchison, WPForms

9. Echilibrați urgența fiecărui proiect

„Este foarte important să cunoști punctele tari și punctele slabe ale echipei tale pentru a le aloca corect anumitor sarcini. Eficiența este numărul unu atunci când vine vorba de conducerea unei companii profitabile. Pentru a obține o eficiență maximă, trebuie să echilibrați urgența fiecărui proiect la care lucrați în funcție de data scadentă, profitul potențial și programul curent.” ~ David Chen, Sharebert

10. Întrebați despre nevoia de ajutor auxiliar

„Nu ar trebui doar să ghiciți. Asigurați-vă că îi sunt repartizați persoanele cu abilitățile de vârf necesare pentru a finaliza proiectul și adăugați ajutor suplimentar dacă este necesar. Consultați-vă cu cei mai buni oameni pentru a vedea de câte „suplimente” sunt necesare. Dacă răspunsul este „niciunul”, mergeți cu el. Nu vă vor spune că este nevoie de mai mult dacă nu este și nu vă vor spune că nu este nevoie de ajutor suplimentar dacă este cazul.” ~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance

11. Împuternici managerii de nivel mediu să facă evaluări

„Delegați și împuterniciți managerii de nivel mediu să ia aceste decizii și să organizeze asistența, apoi gestionați-vă managerii prin intervale de timp și valori esențiale pentru succesul proiectului. Managerii de nivel superior sunt mai departe îndepărtați de operațiunile de zi cu zi și „estimarea” lor este probabil să fie mai puțin precisă decât un manager de nivel mediu care înțelege ce se întâmplă unde și cum. Ai încredere în echipa ta și în structura ta.” ~ Matthew Capala, Alfametic

12. Stabiliți estimări precise ale timpului

„Estimarea exactă a timpului vă permite să știți cât timp vor dura sarcinile și numărul de oameni de care veți avea nevoie pentru a finaliza munca. Managerii de proiect ar trebui să identifice toate sarcinile care trebuie îndeplinite, precum și timpul care va fi cheltuit pentru întâlniri, comunicări, teste și rapoarte. Fără a face acest lucru mai întâi, timpul va fi pierdut și proiectele nu vor fi finalizate la timp sau în limita bugetului.” ~ Blair Thomas, eMerchantBroker

13. Au echipele de auto-raportare

„Puneți echipele să-și estimeze propriile nevoi de resurse. Și construiți un sistem în care își raportează ei înșiși și echipei mai largi despre progresul lor. Făcând acest lucru, creați mai multă acceptare din partea personalului dvs. Pentru că îți spun cât de lung sau de costisitor va fi ceva. La rândul său, acest lucru îi face mai responsabili. Și încântați să sărbătoresc victoria de a atinge obiectivele pe care și le-au stabilit.” ~ Tony Scherba, Yeti

14. Amintiți-vă: mai mulți oameni nu înseamnă întotdeauna mai repede

„Când recrutați personalul unui proiect, amintiți-vă întotdeauna că dacă aveți mai mulți oameni desemnați nu înseamnă întotdeauna că va merge mai repede. Când clienții noștri solicită ca mai mulți dezvoltatori să pună în proiectul lor software, folosim adesea analogia pictorilor care pictează o cameră. Dacă ai o cameră mică, împingerea a 10 pictori acolo în loc de doi nu o va face să meargă mai repede; mai degrabă, probabil că o va încetini.” ~ Keith Shields, Designli

Imagine: Depositphotos.com