Staf Proyek dengan Anggaran: 14 Hal Penting untuk Diingat

Pikirkan tentang staf proyek dengan anggaran yang ketat. Banyak bisnis menganggapnya sebagai tugas yang sulit. Bisnis harus dapat menemukan keseimbangan yang tepat. Saat menugaskan staf atau anggaran untuk sebuah proyek, pastikan bahwa perusahaan memanfaatkan keterampilan orang-orangnya dengan sebaik-baiknya. Dan juga memanfaatkan sumber daya perusahaan dengan sebaik-baiknya. Lihatlah ruang lingkup proyek. Tetapkan kerangka waktu. Memberikan titik awal yang baik untuk perencanaan dan penjadwalan. Tapi pikirkan pertimbangan lain yang perlu diingat juga. Temukan lebih banyak lagi. Kami bertanya kepada anggota Dewan Pengusaha Muda (YEC) sebagai berikut:

“Hal penting apa yang harus diingat ketika mencari tahu berapa banyak orang yang perlu mengerjakan sebuah proyek, terutama ketika sumber daya — termasuk waktu, uang, atau jumlah orang yang tersedia — terbatas?”

Staf Proyek dengan Anggaran Ketat

Pertimbangkan apa yang dikatakan anggota komunitas YEC tentang staf proyek dengan anggaran terbatas:

1. Tahap Dalam Staf Anda Sesuai Kebutuhan

“Banyak proyek melewati fase yang membutuhkan keahlian yang berbeda pada waktu yang berbeda. Misalnya, jika Anda meluncurkan produk baru, Anda akan memiliki insinyur, desainer, dan manajer produk yang terlibat sejak awal, tetapi saat produk menjadi final dan masuk ke pasar, Anda kemudian dapat menghapus sebagian besar insinyur dan mendatangkan lebih banyak pemasar dan tenaga penjualan untuk mendorong produk.” ~ Andy Karuza, FenSens

2. Pilih Pemimpin Proyek

“Saat membuat grup kecil untuk sebuah proyek, ambil seseorang yang memiliki banyak pengalaman dengan proyek serupa sebelumnya. Bawa mereka ke samping dan tanyakan kepada mereka berapa banyak orang yang mereka pikir mereka perlukan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Jika Anda memiliki sumber daya yang terbatas, jelaskan kepada mereka dan temukan hal-hal penting yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.” ~ Andrew Saladino, Raja Kabinet Dapur

3. Carilah Anggota Tim Dengan Keterampilan Pemecahan Masalah yang Kuat

“Salah satu karakteristik yang sangat dihargai di perusahaan kami adalah kemampuan anggota tim kami untuk memecahkan berbagai masalah dalam waktu yang lebih singkat. Ketika saatnya tiba untuk membuat tim, kami mengalokasikan orang-orang yang siap menangani kesulitan apa pun sebagai pemimpin proyek.” ~ Alfredo Atanacio, Uassist.ME

4. Pastikan Staf Dapat Diandalkan dan Sadar Waktu

“Ketika sumber daya terbatas, Anda membutuhkan orang-orang terbaik Anda untuk maju. Staf yang memiliki keterampilan, pengalaman, dan riwayat kerja yang luar biasa untuk ditunjukkan lebih dapat dilatih, sadar waktu, dan memiliki banyak pengetahuan yang penting untuk menyingkirkan strategi yang tidak berhasil. Jika Anda tidak mampu melakukan trial and error, maka Anda membutuhkan orang-orang yang tidak perlu melakukannya.” ~ Diego Orjuela, Kabel & Sensor

5. Perhatikan Masalah Penjadwalan

“Pertimbangkan proyek-proyek lain yang sedang berlangsung pada waktu yang sama. Jika proyek terbaru membutuhkan anggota tim tertentu tetapi mereka terbungkus dalam sesuatu yang lain, ini dapat menimbulkan masalah. Rencanakan proyek untuk waktu ketika anggota tim itu dapat memberikan perhatian penuh mereka.” ~ Stephanie Wells, Bentuk yang Tangguh

6. Buat Anggaran Sebelumnya

“Jika Anda ingin melihat berapa banyak karyawan yang dapat Anda miliki dalam satu proyek, buat anggaran. Ini akan menunjukkan kepada Anda berapa banyak uang dan sumber daya yang Anda kerjakan sehingga Anda dapat memiliki jumlah orang yang tepat untuk mengerjakannya, sambil mengetahui bahwa mereka akan menyelesaikan pekerjaan secara efektif. Jika Anda tidak memiliki anggaran untuk melakukan pekerjaan dengan baik, yang terbaik adalah beralih ke hal lain.” ~ Chris Christoff, MonsterInsights

7. Mencari Masukan Karyawan

“Sebelum memutuskan grup untuk suatu proyek, mintalah masukan dari karyawan Anda. Misalnya, mungkin Anda telah memilih seorang pemimpin proyek sehingga Anda dapat menanyakan kepada mereka anggota tim mana yang akan bekerja dengan baik dalam tim, menurut mereka berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk proyek tersebut, dan seterusnya. Mendapatkan opini kedua akan memberi Anda ide yang lebih baik tentang bagaimana membangun tim proyek yang berhasil.” ~ John Turner, SeedProd LLC

8. Ukur Keahlian dan Tanggung Jawab Mereka

“Anda perlu mengukur dengan tepat tingkat keahlian individu anggota tim Anda dan seberapa besar tanggung jawab yang mereka miliki saat menghitung berapa banyak orang yang akan ditempatkan dalam sebuah proyek. Ini adalah bagaimana Anda akan menentukan apa yang dapat ditangani setiap orang dan tingkat apa yang sesuai dengan keahlian mereka sehingga Anda tidak membuang-buang sumber daya, uang, atau waktu.” ~ Jared Atchison, WPForms

9. Seimbangkan Urgensi Setiap Proyek

“Sangat penting untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan tim Anda untuk mengalokasikannya dengan benar ke tugas-tugas tertentu. Efisiensi adalah nomor satu dalam hal menjalankan perusahaan yang menguntungkan. Untuk mencapai efisiensi maksimum, Anda perlu menyeimbangkan urgensi setiap proyek yang Anda kerjakan berdasarkan tanggal jatuh tempo, potensi keuntungan, dan jadwal saat ini.” ~ David Chen, Sharebert

10. Tanyakan Tentang Perlunya Bantuan Tambahan

“Kamu seharusnya tidak hanya menebak. Pastikan orang-orang dengan keterampilan terbaik yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek ditugaskan padanya dan tambahkan bantuan tambahan jika perlu. Konsultasikan dengan orang-orang top Anda untuk melihat berapa banyak "ekstra" yang dibutuhkan. Jika jawabannya "tidak ada", ikuti saja. Mereka tidak akan memberi tahu Anda bahwa lebih banyak dibutuhkan jika tidak, dan mereka tidak akan mengatakan bahwa bantuan ekstra tidak diperlukan jika memang demikian.” ~ Andrew Schrage, Keuangan Pribadi Penghancur Uang

11. Memberdayakan Manajer Tingkat Menengah untuk Membuat Penilaian

“Delegasikan dan berdayakan manajer tingkat menengah untuk membuat keputusan ini dan mengatur dukungan, lalu kelola manajer Anda melalui garis waktu dan metrik yang penting untuk keberhasilan proyek. Manajer tingkat atas selanjutnya dikeluarkan dari operasi sehari-hari dan "perkiraan" mereka cenderung kurang akurat daripada manajer tingkat menengah yang memahami apa yang terjadi di mana dan bagaimana. Percayai tim dan struktur Anda.” ~ Matthew Capala, Alfametik

12. Tetapkan Perkiraan Waktu yang Akurat

“Estimasi waktu yang akurat memungkinkan Anda mengetahui berapa lama tugas akan berlangsung dan jumlah orang yang Anda perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Manajer proyek harus mengidentifikasi semua tugas yang perlu diselesaikan, serta waktu yang akan dihabiskan untuk rapat, komunikasi, pengujian, dan laporan. Tanpa melakukan ini terlebih dahulu, waktu akan terbuang sia-sia dan proyek tidak akan selesai tepat waktu atau sesuai anggaran.” ~ Blair Thomas, eMerchantBroker

13. Miliki Laporan Diri Tim

“Minta tim Anda memperkirakan kebutuhan sumber daya mereka sendiri. Dan membangun sistem di mana mereka melaporkan kembali kepada diri mereka sendiri dan tim yang lebih luas tentang kemajuan mereka. Dengan melakukan ini, Anda menciptakan lebih banyak dukungan dari staf Anda. Karena mereka memberi tahu Anda berapa lama atau mahal sesuatu itu. Pada gilirannya, ini membuat mereka lebih bertanggung jawab. Dan bersemangat untuk merayakan kemenangan mencapai tujuan yang mereka tetapkan untuk diri mereka sendiri.” ~ Tony Scherba, Yeti

14. Ingat: Lebih Banyak Orang Tidak Selalu Berarti Lebih Cepat

“Saat mengatur proyek, selalu ingat bahwa memiliki lebih banyak orang yang ditugaskan untuk itu tidak selalu berarti itu akan berjalan lebih cepat. Ketika klien kami meminta lebih banyak pengembang untuk mengerjakan proyek perangkat lunak mereka, kami sering menggunakan analogi pelukis melukis sebuah ruangan. Jika Anda memiliki ruangan kecil, mendorong 10 pelukis ke sana bukannya dua tidak akan membuatnya lebih cepat; sebaliknya, itu kemungkinan akan memperlambatnya.” ~ Keith Shields, Designli

Gambar: Depositphotos.com