10 sprawdzonych sposobów na zwiększenie wydajności w miejscu pracy

Jeśli chcesz, aby Twoja firma odniosła sukces, niezbędne jest działanie z najwyższą możliwą wydajnością. Dzięki temu Twoja organizacja może dostarczać wysokiej jakości produkty i usługi po przystępnych kosztach ogólnych.

Opracowanie skutecznej strategii poprawy wydajności będzie oczywiście zależeć od branży, w której pracujesz, i wyzwań, przed którymi stoisz. Jednak przestrzeganie 10 poniższych wskazówek powinno pomóc obniżyć koszty i poprawić produktywność pracowników.

W jaki sposób wydajność w miejscu pracy poprawia wyniki finansowe?

Jednym z najbardziej przekonujących argumentów przemawiających za poprawą wydajności miejsca pracy jest to, że może ona zmniejszyć ilość odpadów i zwiększyć zyski.

Firma musi osiągać przyzwoity zwrot z inwestycji z pieniędzy, które wydaje na opłacenie pracowników i prowadzenie lokalu. W przeciwnym razie osiągnięcie zysku wymaga dużo pracy.

Jeśli Twoja firma wydaje za dużo z powodu zbędnej pracy lub przestarzałych maszyn, pochłonie to Twoje zyski. Ponadto prawdopodobnie spowoduje to niezadowolenie wśród liderów i akcjonariuszy, jeśli ich masz. Jeśli tak się stanie, rozwój firmy i nadążanie za konkurencją może być trudne.

Poprawa wydajności w miejscu pracy może również pomóc w dotrzymywaniu terminów i zadowoleniu klientów. Jeśli organizacja rutynowo nie dostarcza usług, wielu klientów straci zaufanie i przeniesie swoją działalność gdzie indziej.

Jak wydajność w miejscu pracy poprawia kulturę firmy?

Kiedy ludzie słyszą termin „wydajność ” , często myślą o finansach firmy, ale efektywność ma również wpływ na kulturę miejsca pracy.

Wydajne i produktywne środowisko może zapewnić pracownikom zwiększone poczucie stabilności. Taka sytuacja z większym prawdopodobieństwem doprowadzi do zadowolenia i zaangażowania pracowników. W rzeczywistości badanie przeprowadzone na Warwick University wykazało, że pracownicy są średnio o 12% bardziej produktywni, gdy są szczęśliwi w swoim życiu zawodowym.

W rezultacie pracownicy częściej czują się zaangażowani w pomaganie Twojej firmie w osiąganiu jej celów. Taki wzrost zaangażowania może również prowadzić do zmniejszenia rotacji personelu i lepszej retencji pracowników.

10 najlepszych wskazówek, jak zwiększyć efektywność w swojej firmie

Decyzja o tym, jak poprawić wydajność w miejscu pracy, będzie zależała od takich czynników, jak wielkość Twojej firmy i sektor, w którym pracujesz.

Przyjmując jednak te 10 praktyk, powinieneś zauważyć poprawę poziomu wydajności swojej firmy.

Jak wie każdy HR lub lider biznesowy, pracownicy są bardziej zaangażowani i zmotywowani, gdy pracują nad jasnym celem. Posiadanie zarówno celów na poziomie projektu, jak i celów na poziomie firmy może pomóc Twoim pracownikom zachować koncentrację i mierzyć postępy w miarę osiągania różnych kamieni milowych.

Pod koniec tego procesu osiągnięcie celu może przynieść pracownikom ogromne poczucie satysfakcji i podnieść morale. A jeśli Twoi pracownicy współpracują ze sobą, osiągnięcie wspólnego celu może zachęcić do koleżeństwa w zespole.

Ważne jest jednak, aby upewnić się, że cele są realistyczne i osiągalne w ramach czasowych. Jeśli pracownik dąży do celu, którego nie może osiągnąć, może zacząć odczuwać stres lub wypalenie. Poczucie presji, by osiągnąć nierealne cele, może mieć również negatywny wpływ na zdrowie psychiczne pracowników.

Stresujące środowisko pracy może nie tylko szkodzić dobremu samopoczuciu, ale także prowadzić do wyższych wskaźników zachorowań i absencji. Oba te czynniki ostatecznie doprowadzą do obniżenia poziomu wydajności w miejscu pracy.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów uniknięcia tego jest określenie poszczególnych kamieni milowych, które Twój zespół będzie musiał osiągnąć, aby ukończyć projekt. Następnie możesz przydzielić określony czas i zasoby do każdego kamienia milowego. W ten sposób będziesz mieć realistyczny i pełny obraz tego, ile czasu Twoi pracownicy muszą poświęcić na projekt.

Skuteczna komunikacja jest niezbędna, aby pomóc Twoim pracownikom zrozumieć Twoje oczekiwania wobec nich. Krystalicznie jasne określenie potrzeb projektu, celów, wskaźników wydajności i standardów jakości od samego początku pomaga uniknąć czasochłonnych poprawek w trakcie projektu. W końcu, nie wiedząc, jak zostaną ocenione ich wyniki, pracownicy nie będą mieli możliwości oceny, czy pracują efektywnie.

Uczciwa komunikacja wewnętrzna może również poprawić relacje między liderami biznesowymi a personelem w terenie. Może to również prowadzić do skuteczniejszego rozwiązywania problemów i sprawniejszego podejmowania decyzji.

Ponadto zawsze warto zachęcać pracowników do mówienia, jeśli mają sugestie, jak poprawić wydajność. Często ci, którzy pracują nad projektem na co dzień, mają najlepszy wgląd w to, jak może on stać się bardziej wydajny.

Jeśli twoi pracownicy nie są odpowiednio przeszkoleni, istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie będą działać z maksymalną wydajnością. W rezultacie Twoja firma prawdopodobnie marnuje pieniądze na robociznę.

Chociaż szkolenie pracowników może wiązać się z wydatkami krótkoterminowymi, może również sprawić, że Twoja firma będzie działać płynniej w dłuższej perspektywie. Gdy Twoi pracownicy będą świadomi najskuteczniejszych sposobów wykonywania określonych zadań, będą mogli wykonywać je szybciej i na wyższym poziomie.

Z punktu widzenia dobrego samopoczucia niesprawiedliwe jest również wymaganie od pracowników wykonywania skomplikowanych zadań bez odpowiedniego przeszkolenia. Poza tym, że jest nieskuteczne, może to powodować frustrację i obniżać morale.

Atrakcyjne możliwości szkoleniowe mogą również zwiększyć retencję pracowników. Pracownicy, którzy wierzą, że mogą się rozwijać w firmie, znacznie częściej pozostają lojalni i pozostają w firmie.

Jeśli niepotrzebnie zatrudniasz więcej niż jedną osobę do wykonania tego samego zadania, prawie na pewno marnujesz pieniądze.

Wyobraź sobie, że zarówno dział prawny, jak i dział kadr szukają sposobów na poprawę zgodności z prawem pracy. Jeśli oba zespoły pracują niezależnie od siebie, prawdopodobnie będą robić niektóre z tych samych rzeczy. Pracując razem, działy mogą koordynować swoje wysiłki i czerpać korzyści z ulepszonego budowania zespołu. Ten scenariusz prawdopodobnie doprowadziłby zarówno do oszczędności kosztów, jak i lepszych wyników.

Ścisła komunikacja między działami to jeden z najlepszych sposobów na uniknięcie powielania pracy w miejscu pracy.

Kiedy próbujesz poprawić wydajność, musisz wiedzieć, ile czasu i zasobów Ty i Twój zespół wydajecie na podstawowe zadania.

Posiadanie tych informacji pomoże ci określić koszty pracy związane z wykonaniem określonych zadań. Następnie możesz szukać sposobów, aby te obszary Twojej firmy działały bardziej efektywnie.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów monitorowania godzin pracy pracowników jest oprogramowanie do śledzenia czasu. Ta technologia będzie prowadzić cyfrowy zapis ilości czasu spędzonego na projekcie.

Oprogramowanie do śledzenia czasu może być również pomocne w identyfikowaniu problemów z poszczególnymi osobami.

Jeśli niektórzy członkowie zespołu spędzają na niektórych zadaniach znacznie więcej czasu niż ich koledzy, może to sugerować potrzebę dodatkowego wsparcia w zakresie zarządzania czasem dla tych pracowników.

Pomagając tym pracownikom wydajniej pracować, poziom wydajności pracy poprawia się w całej firmie.

Jeśli zdecydujesz się wprowadzić oprogramowanie do śledzenia czasu, warto zastanowić się, w jaki sposób poinformujesz o tym swoich pracowników. Pomocne może być zapewnienie ich, że nie próbujesz kontrolować każdego aspektu ich życia zawodowego. Zamiast tego szukasz sposobów na zwiększenie wydajności swojej firmy.

W następstwie pandemii Covid-19 powszechnie uznano, że zmienił się sposób, w jaki pracujemy.

Podczas blokad wielu z nas musiało pracować z domu i zidentyfikowało większą wydajność w tym zakresie. Niektórzy pracownicy stwierdzili, że praca hybrydowa lub zdalna może poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Inni uznali ten sposób pracy za bardziej odpowiedni do godzenia pracy i opieki nad dziećmi.

To zależy od sytuacji, ponieważ niektórych prac nie da się wykonać z domu, a niektórzy pracownicy mogą gorzej funkcjonować poza biurem. Jednak warto to rozważyć, ponieważ w wielu przypadkach pracownicy są w stanie lepiej skoncentrować się na wykonywanym zadaniu, wiedząc, że mogą również zaspokoić swoje osobiste potrzeby.

W rzeczywistości, ostatnie American Opportunity Survey firmy McKinsey wykazało, że 87% pracowników zaakceptowałoby możliwość pracy z domu, gdyby była taka możliwość.

Przy niedoborze wykwalifikowanych pracowników w Stanach Zjednoczonych oferowanie elastycznych warunków pracy może być jednym z najskuteczniejszych sposobów przyciągania talentów do firmy.

Niezależnie od branży, wydajni pracownicy są najważniejszym składnikiem sukcesu Twojej firmy. Dlatego ważne jest, aby twoi ludzie otrzymywali wsparcie i wskazówki, aby w pełni wykorzystać swój potencjał.

Jeśli chodzi o zarządzanie wydajnością, wiele organizacji przeprowadza coroczne przeglądy. Jednak ten harmonogram może utrudniać wydajność Twojej firmy. W praktyce przeprowadzanie rocznych przeglądów wyników może oznaczać, że problemy pozostaną nierozwiązane przez 12 miesięcy.

Regularne przeglądy z pracownikami dają możliwość identyfikowania i rozwiązywania problemów, gdy tylko się pojawią. W idealnej sytuacji wszystkie przeglądy powinny mieć formę spotkania jeden na jeden między pracownikiem a jego przełożonym.

Chociaż oceny te nie muszą być tak formalne, jak oceny roczne, dobrym pomysłem jest prowadzenie pisemnej dokumentacji. Ty i pracownik możecie następnie podjąć kroki w celu rozwiązania wszelkich problemów z wydajnością tak szybko i skutecznie, jak to możliwe.

Kiedy liderzy biznesowi myślą o wydajności, istnieje tendencja do skupiania się na ludziach i procesach. Jednak żaden biznes nie osiągnie swoich celów, jeśli polega na nieefektywnych narzędziach.

Wyobraź sobie, że prowadzisz fabrykę i masz dobrze zmotywowanych pracowników na linii produkcyjnej, którzy są chętni do pracy. Jeśli jednak twoje maszyny ciągle się psują, będziesz marnować pieniądze na koszty pracy, gdy pracownicy nie będą mogli pracować.

Jeśli musisz przedstawić kierownictwu lub akcjonariuszom argumenty za ulepszeniem swojego sprzętu, pomocne jest wykazanie kwoty, którą obecnie tracisz z powodu nieefektywnych narzędzi.

Śledzenie postępów jest często kluczem do poprawy efektywności w pracy. Jeśli nie wiesz, jak skutecznie działa Twoja firma, nie możesz określić, czy wprowadzone zmiany mają pozytywny wpływ.

Jednym z najważniejszych kroków podczas śledzenia wydajności jest ustalenie linii bazowej. Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę zajmującą się zbieraniem owoców. Zanim wprowadzisz jakiekolwiek zmiany w swoich procesach, powinieneś zmierzyć to, co już produkujesz, na przykład ilość owoców zebranych w ciągu dnia przez pracowników.

Po wprowadzeniu nowych procesów możesz zmierzyć, w jaki sposób te zmiany wpływają na ilość zbieranych owoców. Użycie konkretnego pomiaru da ci wskazówkę, czy zmiany przyniosły pozytywny skutek.

Jeśli to możliwe, pomocne jest wykorzystanie twardych danych w celu wykazania sukcesów i obszarów wymagających poprawy. Może to obejmować liczbę zarobionych dolarów lub zaoszczędzone godziny pracy.

Zadowolenie klienta może być również ważnym miernikiem efektywności operacyjnej. Jeśli Twoja firma jest dobrze zarządzana, klienci chętniej wystawiają pozytywne recenzje lub polecają Twoje usługi.

Robienie rzeczy w określony sposób, ponieważ zawsze robiłeś to w ten sposób, może doprowadzić cię do polegania na przestarzałych praktykach.

Skuteczny biznes powinien zawsze być skłonny do uczciwego spojrzenia na swoje wieloletnie procesy. Jeśli zidentyfikujesz obszar, który jest nieefektywny, bądź otwarty na wszelkie sugestie dotyczące ulepszeń.

Technologia jest również kluczowa. Jeśli chcesz, aby Twoja firma była bardziej wydajna, musisz wykorzystać możliwości, jakie oferuje nowe oprogramowanie i systemy.

Wyobraź sobie, że Twój zespół HR spędza znaczną część swojego czasu na zarządzaniu szkoleniami pracowników. Wdrażając oprogramowanie do zarządzania szkoleniami, możesz znacznie obniżyć koszty pracy.

Twoi pracownicy HR mogliby wtedy swobodnie skupić się na innych aspektach swoich ról, które mogą stworzyć większą wartość dla Twojej firmy, takich jak poprawa zarządzania wydajnością lub różnorodności w Twojej organizacji.

Wniosek

Efektywność biznesowa często zależy od chęci wyznaczania celów, konkretnego mierzenia postępów, wprowadzania zmian i dostosowywania się do nowych technologii. Niezależnie od rodzaju działalności kluczowe znaczenie ma posiadanie jasnego wyobrażenia o celach i komunikowanie ich pracownikom.

Najlepszy sposób na poprawę wydajności w miejscu pracy będzie oczywiście inny dla każdej firmy. Jednak stosowanie się do strategii przedstawionych w tym artykule powinno pomóc we właściwym kierunku i utrzymać motywację pracowników.