Hitungan Siklus Inventaris: Manfaat & Praktik Terbaik untuk Perusahaan E-niaga

Setiap bisnis yang menjual produk fisik memerlukan strategi inventaris yang kuat untuk memastikan bahwa produk mereka diperhitungkan dan operasi mereka berjalan dengan lancar. Pelacakan inventaris yang akurat dan pemosisian inventaris yang dioptimalkan diperlukan untuk mempertahankan tingkat inventaris yang optimal, meningkatkan efisiensi pengambilan, dan meningkatkan keamanan gudang.

Strategi inventaris yang baik juga harus mencakup sistem untuk mempertahankan penghitungan inventaris yang akurat dan mencegah berbagai masalah yang terkait dengan kekurangan stok, gangguan pemenuhan, kehilangan pendapatan, dan tantangan akuntansi.

Dalam posting ini, kita akan melihat lebih dekat sistem manajemen inventaris penghitungan siklus dan pro dan kontra dari penghitungan siklus.

Apa itu penghitungan siklus?

Penghitungan siklus adalah sistem akuntansi untuk persediaan di mana item tertentu dihitung pada suatu waktu dalam jadwal siklus. Daripada harus terus-menerus melakukan penghitungan fisik seluruh persediaan sekaligus, proses cycle count persediaan hanya berfokus pada beberapa item dalam satu waktu tetapi dilakukan secara berkala.

Akibatnya, jumlah siklus inventaris memungkinkan perusahaan e-niaga untuk mempertahankan penghitungan inventaris yang akurat tanpa perlu menjeda seluruh operasi pergudangan dan pemenuhan mereka. Hal ini membuat sistem inventaris penghitungan siklus ideal untuk gudang besar yang menyimpan produk dalam jumlah besar atau berbagai macam SKU.

Apa perbedaan antara penghitungan siklus dan penghitungan inventaris fisik?

Penghitungan siklus dan penghitungan inventaris fisik keduanya merupakan prosedur audit inventaris yang populer. Sementara penghitungan fisik melibatkan penghitungan seluruh inventaris dalam persediaan sekaligus, penghitungan siklus berfokus pada item atau area tertentu di gudang pada suatu waktu. Dengan demikian, penghitungan fisik persediaan dilakukan lebih jarang sedangkan penghitungan siklis dilakukan secara berkala untuk item yang berbeda.

Dengan penghitungan inventaris fisik, seluruh operasi pergudangan dan pemenuhan harus ditunda untuk memastikan akurasi. Akibatnya, dapat memakan waktu dan mengganggu bisnis. Sementara itu, penghitungan siklis membutuhkan waktu lebih sedikit dan tidak terlalu mengganggu karena hanya item atau area tertentu dari gudang yang difokuskan pada satu waktu.

Metode penghitungan siklus yang berbeda dibandingkan

Ada beberapa prosedur penghitungan siklus persediaan yang dapat dipilih. Kami telah menguraikan pro dan kontra dari masing-masing metode untuk membantu Anda memahami setiap metode dan menemukan metode yang paling sesuai untuk bisnis Anda.

Penghitungan siklus grup kontrol

Metode ini melibatkan pemfokusan pada kelompok kontrol kecil inventaris yang sering dihitung selama periode waktu yang singkat untuk mendeteksi masalah dalam teknik ini.

kelebihan

• Sempurnakan proses penghitungan Anda
• Pilihan bagus bagi mereka yang baru mengenal penghitungan siklus

Kontra

• Cenderung bias terhadap item tertentu

menghitung siklus ABC

Opsi ini melibatkan pengkategorian inventaris Anda ke dalam kelas A, B, dan C dalam urutan nilai dan kemudian memprioritaskan item dengan nilai tertinggi dan paling populer dalam penghitungan Anda, yang berarti item tersebut dihitung lebih sering.

kelebihan

• Mempertahankan tingkat stok yang sehat untuk barang-barang populer dan bernilai tinggi
• Pastikan Anda tidak melewatkan penjualan bernilai tinggi

Kontra

• Potensi ketidakakuratan yang lebih tinggi dengan item kelas C
• Jumlah yang tidak perlu untuk item tertentu

Penghitungan geografis

Metode penghitungan geografis melibatkan rotasi jumlah inventaris Anda di antara area audit yang lebih kecil dan fokus pada area tertentu pada satu waktu.

kelebihan

• Membantu mengidentifikasi area bermasalah dan rentan
• Bagus untuk mengoptimalkan pemosisian inventaris

Kontra

• Potensi keterlambatan dalam menghitung item tertentu

Penghitungan berdasarkan peluang

Dalam metode ini, penghitungan inventaris dilakukan pada item pada tahap tertentu dalam jalur logistik (yaitu saat diterima di gudang Anda atau saat inventaris turun di bawah level tertentu).

kelebihan

• Kemampuan untuk mengidentifikasi kesalahan dan masalah secara tepat waktu
• Membantu mengisolasi ketidakefisienan pada tahap tertentu dari pipeline

Kontra

• Potensi keterlambatan dalam menghitung item tertentu

Bagaimana cara menghitung siklus?

Setelah memilih prosedur penghitungan siklus inventaris terbaik untuk bisnis Anda, Anda dapat memulai proses penghitungan siklus. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk memulai.

Mulailah dengan yang penting

Pertama, putuskan detail penting seperti jumlah SKU yang ingin Anda gunakan untuk setiap siklus penghitungan. Ini akan sangat bergantung pada sumber daya Anda yang tersedia seperti berapa banyak karyawan yang tersedia dan berapa banyak waktu yang mereka miliki. Faktor-faktor seperti menghitung frekuensi juga harus ditetapkan sebelumnya.

Menilai keadaan inventaris saat ini

Karena penting untuk memulai penghitungan siklus Anda dengan database yang akurat, lihat status inventaris Anda saat ini. Tinjau catatan dan entri data Anda untuk memastikan semuanya mutakhir. Selain itu, ada baiknya untuk melakukan penghitungan fisik persediaan sebelum Anda mulai menggunakan sistem penghitungan baru. Ini akan membantu Anda menghasilkan tingkat akurasi dasar untuk dikerjakan.

Mulai menghitung

Selanjutnya, konter Anda harus meninjau catatan inventaris Anda untuk memeriksa jumlah, lokasi, dan deskripsi. Mereka kemudian harus membandingkan catatan dengan apa yang ada di rak secara fisik.

Lacak semuanya dan selidiki penyebab masalah

Pastikan semuanya dilacak dan dicatat dengan benar. Jika Anda mengidentifikasi masalah atau ketidakakuratan selama penghitungan, cari pola untuk mendapatkan akar penyebab masalah.

Pro dan kontra penghitungan siklus inventaris

Ada sejumlah alasan mengapa penghitungan siklus persediaan memiliki keunggulan dibandingkan metode audit persediaan lainnya. Tapi itu tidak berarti bahwa itu tidak datang dengan serangkaian tantangannya sendiri. Berikut sekilas pro dan kontra penghitungan siklus inventaris.

Pro: Tingkat pemenuhan pesanan yang lebih baik

Penghitungan siklus menyebabkan gangguan minimal pada operasi pergudangan dan pemenuhan Anda. Seluruh gudang tidak harus ditutup untuk penghitungan, memungkinkan Anda mempertahankan rasio pengisian yang sama seperti biasa. Akibatnya, Anda dapat terus memenuhi sebagian besar pesanan bahkan saat penghitungan sedang berlangsung untuk item tertentu, membantu Anda mencapai tingkat pemenuhan pesanan yang lebih baik.

Pro: Penjualan lebih tinggi

Anda juga dapat terus menerima pesanan karena ada sedikit gangguan pada operasi Anda. Penghitungan siklus juga memungkinkan Anda untuk mengisi kembali stok secara berkala dan menjaga ketersediaan di rak yang lebih baik. Faktor-faktor ini menghasilkan penjualan yang lebih tinggi untuk bisnis Anda bersama dengan biaya kehabisan stok yang lebih rendah.

Pro: Tindakan korektif yang lebih cepat

Karena penghitungan sering dilakukan, ini memungkinkan Anda untuk mendeteksi kesalahan dengan cepat dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan untuk menjaga akurasi inventaris. Sebagai hasil dari tindakan korektif yang lebih cepat, Anda juga dapat meminimalkan kesalahan dalam manajemen inventaris Anda sambil memastikan akurasi pesanan yang lebih baik.

Pro: Peningkatan pengalaman pelanggan

Penghitungan siklus adalah cara yang efektif untuk dengan cepat mengidentifikasi ketidakakuratan antara catatan inventaris Anda dan tingkat stok fisik Anda. Akibatnya, Anda dapat dengan cepat memperbarui catatan Anda sambil melakukan pemesanan ulang yang diperlukan. Ini membantu mencegah situasi di mana pelanggan memesan barang yang sudah habis dan harus menunggu sampai barang tersedia kembali, membantu meningkatkan pengalaman pelanggan.

Con: Beberapa lokasi

Penghitungan siklus persediaan sering dilakukan pada kategori produk tertentu pada suatu waktu. Seringkali, produk ini tersebar di beberapa lokasi di gudang. Harus berpindah di antara lokasi yang berbeda ini bisa merepotkan, terutama di gudang besar.

Kontra: Transaksi luar biasa

Meskipun penghitungan siklus tidak mengganggu keseluruhan operasi, Anda tetap harus menutup transaksi untuk item yang Anda hitung. Jika penghitungan memakan waktu lama, Anda dapat mengalami penumpukan transaksi yang belum terselesaikan yang dapat menunda penjualan dan menyebabkan frustrasi pelanggan.

Praktik terbaik penghitungan siklus inventaris

Untuk memastikan bahwa Anda dapat menghindari tantangan yang terkait dengan penghitungan siklus, sangat penting untuk mengikuti praktik terbaik di bawah ini.

Hitung secara teratur dan sering

Sangat penting untuk melakukan penghitungan persediaan secara teratur dan sering. Ini akan memastikan bahwa semua kategori produk atau slot penghitungan tercakup dalam waktu singkat, yang meningkatkan peluang mendeteksi masalah tepat waktu dan mempertahankan akurasi yang lebih baik di seluruh inventaris Anda.

Fokus pada produk yang tepat

Dengan metode penghitungan siklus yang tepat, Anda dapat fokus pada produk yang paling penting yaitu produk yang menghasilkan pengembalian tinggi dan melihat permintaan yang signifikan. Hal ini memungkinkan Anda untuk mempertahankan tingkat akurasi yang tinggi untuk produk yang menawarkan nilai tertinggi untuk bisnis Anda.

Manfaatkan teknologi untuk efisiensi dan akurasi yang lebih baik

Penghitungan manual dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Sangat penting bagi Anda untuk memanfaatkan teknologi sebanyak mungkin untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manusia. Sebagai permulaan, sistem pemindaian barcode harus dimiliki karena mempercepat proses penghitungan dan mencegah kebutuhan untuk mencatat inventaris secara manual. Selain itu, ia harus dapat berintegrasi secara mulus dengan sistem manajemen inventaris digital yang secara otomatis mencatat, menganalisis, dan merekonsiliasi data inventaris Anda.

Pelajari mengapa ShipBob harus menjadi bagian dari upaya manajemen inventaris Anda

Dengan kemampuan untuk mengelola semua aspek fisik inventaris Anda dan memanfaatkan perangkat lunak manajemen inventaris canggih, ShipBob menyederhanakan proses penghitungan inventaris Anda untuk Anda. Ketika Anda menyerahkan manajemen inventaris kepada para profesional, Anda dapat menikmati tingkat akurasi yang lebih baik dan peningkatan efisiensi.

Proses manajemen inventaris yang dialihdayakan

ShipBob memungkinkan Anda mengalihdayakan seluruh proses manajemen inventaris Anda, di mana Anda menyimpan inventaris Anda di pusat pemenuhan ShipBob dan menyerahkan semuanya kepada profesional gudang kami. Itu berarti Anda tidak perlu menangani aspek fisik inventaris e-niaga Anda dan mengizinkan para profesional menghitung dan mengelola inventaris Anda secara akurat.

Ini menyisakan lebih sedikit ruang untuk kesalahan sementara secara signifikan mempercepat proses. Akibatnya, Anda dapat menikmati penurunan waktu siklus pemesanan, yang selanjutnya dapat meningkatkan penjualan harian Anda dalam inventaris. Selain itu, ini membebaskan waktu Anda sehingga Anda dapat fokus pada aspek strategis bisnis e-niaga Anda.

Perangkat lunak manajemen inventaris otomatis

Dengan memanfaatkan perangkat lunak berpemilik ShipBob, Anda dapat mengotomatiskan sebagian besar proses manajemen inventaris Anda. Perangkat lunak ini terintegrasi dengan toko e-niaga Anda sehingga tingkat inventaris Anda diperbarui secara otomatis dengan catatan penjualan Anda. Ini juga memberi Anda visibilitas waktu nyata tentang bagaimana inventaris Anda bergerak dan berapa banyak inventaris yang tersisa.

Anda dapat mengatur poin pemesanan ulang sehingga Anda secara otomatis mendapatkan pemberitahuan ketika stok Anda mencapai level tertentu. Ini membantu Anda memastikan ketersediaan stok yang lebih baik dan menghindari biaya kehabisan stok yang mahal.

Hitungan siklus untuk meningkatkan akurasi inventaris

Pengalaman pelanggan yang hebat membutuhkan manajemen inventaris yang hebat. Salah satu cara untuk memastikan keakuratan inventaris di dalam gudang adalah melalui penghitungan siklus, metode proaktif untuk mengonfirmasi secara fisik bahwa penghitungan inventaris sesuai dengan catatan kami dalam sistem manajemen gudang milik ShipBob dan dasbor Anda.

Semua pusat pemenuhan di jaringan global ShipBob sekarang memiliki proses penghitungan siklus proaktif untuk mengidentifikasi dan memperbaiki ketidaksesuaian inventaris. Penghitungan siklus akan dilakukan setiap tiga bulan untuk semua SKU untuk memverifikasi semua atribut inventaris termasuk jumlah total, kualitas, dan lot/kedaluwarsa untuk memastikan bahwa tidak ada masalah inventaris yang memengaruhi pelanggan Anda.

FAQ penghitungan siklus inventaris

Berikut adalah jawaban atas pertanyaan teratas tentang jumlah siklus inventaris.

Apa yang dimaksud dengan hitungan siklus persediaan?

Sistem penghitungan siklus inventaris adalah metode penghitungan inventaris di mana Anda berfokus pada item tertentu pada satu waktu dan melakukan penghitungan berdasarkan siklus.

Seberapa sering Anda harus menghitung inventaris secara siklus?

Frekuensi penghitungan siklus inventaris Anda bervariasi tergantung pada jumlah SKU yang ingin Anda hitung dalam setahun. Anda harus menyebarkan SKU Anda dengan tepat di berbagai siklus penghitungan.

Bagaimana cara menghitung siklus persediaan?

Anda dapat menghitung siklus persediaan dengan menghitung biaya penjualan tahunan dan membaginya dengan tingkat persediaan rata-rata untuk tahun tersebut. Misalnya, katakanlah Anda menghabiskan $50.000 untuk memproduksi atau membeli barang dan tingkat persediaan rata-rata Anda berjumlah $10.000 untuk suku cadang. Maka siklus inventaris Anda adalah lima.

Apa perbedaan antara jumlah siklus dan inventaris fisik?

Hitungan siklus melibatkan penghitungan item inventaris tertentu pada interval yang sering sedangkan penghitungan inventaris fisik melibatkan penghitungan seluruh inventaris Anda sekaligus.