Contagem do ciclo de inventário: benefícios e práticas recomendadas para empresas de comércio eletrônico

Toda empresa que vende produtos físicos precisa de uma estratégia de estoque robusta para garantir que seus produtos sejam contabilizados e que suas operações funcionem sem problemas. O rastreamento preciso do estoque e o posicionamento otimizado do estoque são necessários para manter os níveis ideais de estoque, melhorar a eficiência da coleta e aumentar a segurança do armazém.

Uma boa estratégia de estoque também deve incluir um sistema para manter contagens de estoque precisas e evitar uma ampla gama de problemas relacionados a falta de estoque, interrupções de atendimento, perda de receita e desafios contábeis.

Neste post, examinamos mais de perto o sistema de gerenciamento de inventário de contagem cíclica e os prós e contras da contagem cíclica.

O que é contagem cíclica?

A contagem cíclica é um sistema de contabilidade de estoque no qual itens específicos são contados de cada vez em uma programação cíclica. Em vez de ter que fazer uma contagem física constante de todo o estoque de uma só vez, o processo de contagem cíclica de estoque se concentra apenas em vários itens por vez, mas é realizado regularmente.

Como resultado, a contagem do ciclo de estoque permite que as empresas de comércio eletrônico mantenham contagens de estoque precisas sem a necessidade de pausar todas as operações de armazenamento e atendimento. Isso torna o sistema de inventário de contagem cíclica ideal para grandes armazéns que armazenam grandes quantidades de produtos ou uma ampla variedade de SKUs.

Qual é a diferença entre contagem cíclica e contagem de estoque físico?

A contagem cíclica e a contagem de inventário físico são procedimentos populares de auditoria de inventário. Enquanto a contagem física envolve a contagem de todo o estoque em estoque de uma só vez, a contagem cíclica concentra-se em itens ou áreas específicas do depósito de cada vez. Como tal, a contagem do inventário físico é realizada com menos frequência, enquanto a contagem cíclica é realizada em intervalos regulares para diferentes itens.

Com a contagem de inventário físico, todas as operações de armazenamento e atendimento precisam ser pausadas para garantir a precisão. Como resultado, pode ser demorado e perturbador para os negócios. Enquanto isso, a contagem cíclica leva menos tempo e é menos disruptiva porque apenas itens selecionados ou áreas do armazém são focados de uma só vez.

Diferentes métodos de contagem cíclica comparados

Existem vários procedimentos de contagem do ciclo de inventário para escolher. Descrevemos os prós e os contras de cada um para ajudá-lo a entender cada método e encontrar aquele que funciona melhor para o seu negócio.

Contagem cíclica do grupo de controle

Esse método envolve o foco em um pequeno grupo de controle de inventário que é contado com frequência durante um curto período de tempo para detectar problemas na técnica.

Prós

• Ajusta seu processo de contagem
• Boa opção para quem é novo na contagem cíclica

Contras

• Tende a ser tendencioso em relação a certos itens

contagem de ciclos ABC

Essa opção envolve categorizar seu inventário em classes A, B e C em ordem de valor e, em seguida, priorizar os itens de maior valor e mais populares em sua contagem, o que significa que eles são contados com mais frequência.

Prós

• Mantém níveis de estoque saudáveis ​​para itens populares e de alto valor
• Garante que você não perca vendas de alto valor

Contras

• Maior potencial para imprecisões com itens de classe C
• Contagens desnecessárias para certos itens

Contagem geográfica

O método de contagem geográfica envolve a rotação de suas contagens de inventário entre áreas de auditoria menores e o foco em áreas específicas por vez.

Prós

• Ajuda a identificar áreas problemáticas e vulneráveis
• Bom para otimizar o posicionamento de estoque

Contras

• Potencial para atrasos na contagem de certos itens

Contagem baseada em oportunidades

Nesse método, uma contagem de estoque é realizada em itens em determinados estágios do pipeline de logística (ou seja, quando são recebidos em seu depósito ou quando o estoque cai abaixo de um determinado nível).

Prós

• Capacidade de identificar erros e problemas em tempo hábil
• Ajuda a isolar ineficiências em determinados estágios do pipeline

Contras

• Potencial para atrasos na contagem de certos itens

Como fazer a contagem cíclica

Depois de escolher o melhor procedimento de contagem cíclica de estoque para o seu negócio, você pode iniciar o processo de contagem cíclica. Siga os passos abaixo para começar.

Comece com o essencial

Primeiro, decida detalhes importantes, como o número de SKUs com os quais deseja trabalhar para cada ciclo de contagem. Isso dependerá em grande parte dos recursos disponíveis, como quantos funcionários estão disponíveis e quanto tempo eles têm. Fatores como a frequência de contagem também devem ser bem estabelecidos antes do tempo.

Avalie o estado atual do estoque

Como é importante iniciar sua contagem cíclica com um banco de dados preciso, dê uma olhada no estado atual do seu inventário. Revise seus registros e entrada de dados para certificar-se de que tudo está atualizado. Além disso, é uma boa ideia realizar uma contagem de inventário físico antes de começar a usar um novo sistema de contagem. Isso ajudará você a gerar um nível básico de precisão para trabalhar.

Comece a contar

Em seguida, seus contadores devem revisar seus registros de estoque para verificar quantidades, locais e descrições. Eles devem então comparar os registros com o que está fisicamente nas prateleiras.

Acompanhe tudo e investigue as causas dos problemas

Certifique-se de que tudo está rastreado e registrado corretamente. Se você identificar quaisquer problemas ou imprecisões durante a contagem, procure padrões para chegar à causa raiz do problema.

Prós e contras da contagem do ciclo de estoque

Há uma série de razões pelas quais a contagem cíclica de estoque tem vantagem sobre outros métodos de auditoria de estoque. Mas isso não quer dizer que não venha com seu próprio conjunto de desafios. Aqui está uma rápida olhada nos prós e contras da contagem do ciclo de estoque.

Pró: melhores taxas de atendimento de pedidos

A contagem cíclica causa interrupções mínimas em suas operações de armazenamento e atendimento. Armazéns inteiros não precisam ser fechados para contagem, permitindo que você mantenha a mesma taxa de preenchimento normal. Como resultado, você pode continuar atendendo a maioria dos pedidos mesmo enquanto a contagem estiver em andamento para determinados itens, ajudando você a obter melhores taxas de atendimento de pedidos.

Pró: Vendas mais altas

Você também pode continuar recebendo pedidos, pois há interrupções mínimas em suas operações. A contagem cíclica também permite reabastecer o estoque em intervalos regulares e manter uma melhor disponibilidade na prateleira. Esses fatores se traduzem em maiores vendas para o seu negócio, juntamente com menores custos de falta de estoque.

Pró: Medidas corretivas mais rápidas

Como a contagem é realizada com frequência, ela permite detectar erros rapidamente e tomar as medidas corretivas necessárias para manter a precisão do inventário. Como resultado de medidas corretivas mais rápidas, você também pode minimizar os erros em seu gerenciamento de estoque, garantindo uma melhor precisão dos pedidos.

Pró: Melhor experiência do cliente

A contagem cíclica é uma maneira eficaz de identificar rapidamente quaisquer imprecisões entre seus registros de estoque e seus níveis de estoque físico. Como resultado, você pode atualizar rapidamente seus registros ao fazer novos pedidos. Isso ajuda a evitar situações em que os clientes fazem um pedido de um item fora de estoque e precisam esperar que o item volte ao estoque, ajudando a melhorar a experiência do cliente.

Contra: Vários locais

A contagem cíclica de estoque geralmente é realizada em categorias de produtos específicas de cada vez. Muitas vezes, esses produtos estão espalhados por vários locais no armazém. Ter que se deslocar entre esses diferentes locais pode ser um incômodo, especialmente em grandes armazéns.

Contras: transações pendentes

Embora a contagem cíclica não interrompa toda a operação, você ainda precisa fechar transações para os itens que está contando. Se a contagem demorar muito, você poderá experimentar um acúmulo de transações pendentes que podem atrasar as vendas e causar frustração ao cliente.

Práticas recomendadas de contagem do ciclo de estoque

Para garantir que você possa evitar os desafios relacionados à contagem cíclica, é crucial seguir as práticas recomendadas abaixo.

Faça contagens regulares e frequentes

É importante realizar contagens de inventário de forma regular e frequente. Isso garantirá que todas as categorias de produtos ou slots de contagem sejam cobertos em um curto período de tempo, o que aumenta as chances de detectar problemas a tempo e manter uma melhor precisão em todo o seu inventário.

Concentre-se nos produtos certos

Com o método correto de contagem de ciclos, você pode se concentrar nos produtos que mais importam, ou seja, produtos que geram altos retornos e têm uma demanda significativa. Isso permite que você mantenha altas taxas de precisão para produtos que oferecem o maior valor para o seu negócio.

Aproveite a tecnologia para melhor eficiência e precisão

A contagem manual pode ser demorada e propensa a erros. É crucial que você aproveite a tecnologia o máximo possível para economizar tempo e mitigar o erro humano. Para começar, os sistemas de leitura de código de barras são indispensáveis, pois aceleram o processo de contagem e evitam a necessidade de registrar manualmente o inventário. Além disso, deve ser capaz de se integrar perfeitamente a um sistema de gerenciamento de inventário digital que registra, analisa e reconcilia automaticamente seus dados de inventário.

Saiba por que o ShipBob deve fazer parte de seus esforços de gerenciamento de estoque

Com a capacidade de gerenciar todos os aspectos físicos de seu inventário e utilizar software avançado de gerenciamento de inventário, o ShipBob agiliza seu processo de contagem de inventário para você. Quando você deixa o gerenciamento de estoque para os profissionais, você pode desfrutar de melhores taxas de precisão e maior eficiência.

Processo de gerenciamento de estoque terceirizado

O ShipBob permite terceirizar todo o seu processo de gerenciamento de estoque, onde você armazena seu estoque nos centros de atendimento do ShipBob e deixa tudo para nossos profissionais de armazém. Isso significa que você não terá que lidar com os aspectos físicos do seu inventário de comércio eletrônico e permitirá que os profissionais contem e gerenciem com precisão seu inventário.

Isso deixa menos espaço para erros e acelera significativamente o processo. Como resultado, você pode desfrutar de um tempo de ciclo de pedido reduzido, o que pode, posteriormente, melhorar seus dias de vendas no estoque. Além disso, libera seu tempo para que você possa se concentrar nos aspectos estratégicos do seu negócio de comércio eletrônico.

Software de gerenciamento de estoque automatizado

Ao aproveitar o software proprietário do ShipBob, você pode automatizar uma grande parte do seu processo de gerenciamento de estoque. O software se integra à sua loja de comércio eletrônico para que seus níveis de estoque sejam atualizados automaticamente com seus registros de vendas. Ele também oferece visibilidade em tempo real de como seu estoque está se movendo e quanto estoque resta.

Você pode definir pontos de reabastecimento para ser notificado automaticamente quando seu estoque atingir um determinado nível. Isso ajuda a garantir uma melhor disponibilidade de estoque e evitar custos caros de falta de estoque.

Contagens cíclicas para maior precisão do inventário

Grandes experiências do cliente exigem um ótimo gerenciamento de estoque. Uma maneira de garantir a precisão do estoque no armazém é por meio de contagens cíclicas, um método proativo de confirmar fisicamente que as contagens de estoque correspondem aos nossos registros no sistema de gerenciamento de armazém proprietário do ShipBob e em seu painel.

Todos os centros de atendimento na rede global da ShipBob agora têm um processo proativo de contagem cíclica para identificar e corrigir discrepâncias de estoque. As contagens cíclicas serão realizadas trimestralmente para todos os SKUs para verificar todos os atributos de estoque, incluindo contagem total, qualidade e lote/expiração para garantir que nenhum problema de estoque afete seus clientes.

Perguntas frequentes sobre a contagem do ciclo de inventário

Aqui estão as respostas para as principais perguntas sobre contagens cíclicas de inventário.

O que é uma contagem de ciclo de inventário?

Um sistema de contagem cíclica de estoque é um método de contagem de estoque em que você se concentra em itens específicos de cada vez e realiza contagens de forma cíclica.

Com que frequência você deve fazer a contagem cíclica do inventário?

A frequência da contagem do ciclo de inventário varia de acordo com o número de SKUs que você deseja contar em um ano. Você terá que distribuir seus SKUs adequadamente em diferentes ciclos de contagem.

Como calcular o ciclo de estoque?

Você pode calcular o ciclo de estoque calculando seu custo anual de vendas e dividindo-o pelo seu nível médio de estoque para o ano. Por exemplo, digamos que você gastou $ 50.000 para produzir ou adquirir as mercadorias e seu nível médio de estoque totalizou $ 10.000 em peças. Então seu ciclo de inventário é cinco.

Qual é a diferença entre contagem cíclica e inventário físico?

A contagem cíclica envolve a contagem de itens de estoque específicos em intervalos frequentes, enquanto a contagem de estoque físico envolve a contagem de todo o estoque de uma só vez.