Recuento del ciclo de inventario: beneficios y mejores prácticas para las empresas de comercio electrónico

Toda empresa que vende productos físicos necesita una estrategia de inventario sólida para asegurarse de que sus productos se contabilicen y que sus operaciones funcionen sin problemas. Se requiere un seguimiento de inventario preciso y un posicionamiento de inventario optimizado para mantener niveles de inventario óptimos, mejorar la eficiencia de recolección y mejorar la seguridad del almacén.

Una buena estrategia de inventario también debe incluir un sistema para mantener recuentos de inventario precisos y prevenir una amplia gama de problemas relacionados con falta de existencias, interrupciones en el cumplimiento, pérdida de ingresos y desafíos contables.

En esta publicación, analizamos más de cerca el sistema de gestión de inventario de conteo de ciclos y los pros y los contras del conteo de ciclos.

¿Qué es el conteo de ciclos?

El conteo cíclico es un sistema de contabilidad del inventario en el que los artículos específicos se cuentan a la vez en un programa cíclico. En lugar de tener que hacer constantemente un conteo físico de todo el inventario a la vez, el proceso de inventario de conteo cíclico solo se enfoca en varios artículos a la vez, pero se realiza de manera regular.

Como resultado, el recuento del ciclo de inventario permite a las empresas de comercio electrónico mantener recuentos de inventario precisos sin necesidad de pausar todas sus operaciones de almacenamiento y cumplimiento. Esto hace que el sistema de inventario de conteo cíclico sea ideal para almacenes grandes que almacenan grandes cantidades de productos o una amplia variedad de SKU.

¿Cuál es la diferencia entre el conteo de ciclos y el conteo de inventario físico?

El conteo de ciclos y el conteo de inventario físico son procedimientos populares de auditoría de inventario. Mientras que el conteo físico implica contar todo el inventario en stock a la vez, el conteo cíclico se enfoca en artículos o áreas específicas en el almacén a la vez. Como tal, el recuento de inventario físico se realiza con menos frecuencia, mientras que el recuento cíclico se realiza a intervalos regulares para diferentes artículos.

Con el recuento de inventario físico, todas las operaciones de almacenamiento y cumplimiento deben detenerse para garantizar la precisión. Como resultado, puede llevar mucho tiempo y ser disruptivo para el negocio. Mientras tanto, el conteo cíclico toma menos tiempo y es menos disruptivo porque solo se enfocan en artículos seleccionados o áreas del almacén a la vez.

Comparación de diferentes métodos de conteo de ciclos

Hay varios procedimientos de conteo de ciclo de inventario para elegir. Hemos resumido los pros y los contras de cada uno para ayudarlo a comprender cada método y encontrar el que mejor se adapte a su empresa.

Conteo de ciclos del grupo de control

Este método implica centrarse en un pequeño grupo de control de inventario que se cuenta con frecuencia durante un breve período de tiempo para detectar problemas en la técnica.

ventajas

• Afina tu proceso de conteo
• Buena opción para los nuevos en el conteo cíclico.

Contras

• Tiende a estar sesgado hacia ciertos elementos.

Conteo de ciclos ABC

Esta opción implica categorizar su inventario en clases A, B y C en orden de valor y luego priorizar los artículos más populares y de mayor valor en su conteo, lo que significa que se cuentan con más frecuencia.

ventajas

• Mantiene niveles saludables de existencias para artículos populares y de alto valor
• Garantiza que no se pierda ventas de alto valor

Contras

• Mayor potencial de imprecisiones con elementos de clase C
• Conteos innecesarios para ciertos artículos

Conteo geográfico

El método de conteo geográfico implica rotar los conteos de inventario entre áreas de auditoría más pequeñas y enfocarse en áreas específicas a la vez.

ventajas

• Ayuda a identificar áreas problemáticas y vulnerables.
• Bueno para optimizar el posicionamiento del inventario

Contras

• Potencial de retrasos en el conteo de ciertos artículos

Conteo basado en oportunidades

En este método, se realiza un recuento de inventario de los artículos en determinadas etapas del proceso de logística (es decir, cuando se reciben en su almacén o cuando el inventario cae por debajo de cierto nivel).

ventajas

• Capacidad para identificar errores y problemas de manera oportuna.
• Ayuda a aislar las ineficiencias en ciertas etapas de la tubería

Contras

• Potencial de retrasos en el conteo de ciertos artículos

Cómo hacer el conteo cíclico

Después de elegir el mejor procedimiento de conteo cíclico de inventario para su negocio, puede comenzar su proceso de conteo cíclico. Siga los pasos a continuación para comenzar.

Comienza con lo esencial

Primero, decida detalles importantes como la cantidad de SKU con los que desea trabajar para cada ciclo de conteo. Esto dependerá en gran medida de los recursos disponibles, como cuántos empleados están disponibles y cuánto tiempo tienen. Factores como la frecuencia de conteo también deben estar bien establecidos con anticipación.

Evaluar el estado actual del inventario.

Dado que es importante comenzar su ciclo de conteo con una base de datos precisa, eche un vistazo al estado actual de su inventario. Revise sus registros y la entrada de datos para asegurarse de que todo esté actualizado. Además, es una buena idea realizar un conteo de inventario físico antes de comenzar a usar un nuevo sistema de conteo. Esto le ayudará a generar un nivel básico de precisión con el que trabajar.

empezar a contar

Luego, sus contadores deben revisar sus registros de inventario para verificar cantidades, ubicaciones y descripciones. Luego deben comparar los registros con lo que está físicamente en los estantes.

Realice un seguimiento de todo e investigue las causas de los problemas

Asegúrese de que todo esté rastreado y registrado correctamente. Si identifica algún problema o inexactitud durante el conteo, busque patrones para llegar a la raíz del problema.

Ciclo de inventario contando pros y contras

Hay una serie de razones por las que el recuento de ciclos de inventario tiene una ventaja sobre otros métodos de auditoría de inventario. Pero eso no quiere decir que no venga con su propio conjunto de desafíos. Aquí hay un vistazo rápido a los pros y los contras del conteo de ciclos de inventario.

Pro: mejores tasas de cumplimiento de pedidos

El conteo de ciclos causa interrupciones mínimas en sus operaciones de almacenamiento y cumplimiento. No es necesario cerrar almacenes completos para el conteo, lo que le permite mantener la misma tasa de llenado normal. Como resultado, puede continuar cumpliendo con la mayoría de los pedidos incluso mientras el conteo está en progreso para ciertos artículos, lo que lo ayuda a lograr mejores tasas de cumplimiento de pedidos.

Ventaja: mayores ventas

También puede seguir recibiendo pedidos ya que hay interrupciones mínimas en sus operaciones. El conteo cíclico también le permite reabastecer el stock a intervalos regulares y mantener una mejor disponibilidad en el estante. Estos factores se traducen en mayores ventas para su negocio junto con menores costos de falta de existencias.

Pro: medidas correctivas más rápidas

Dado que el conteo se realiza con frecuencia, le permite detectar errores rápidamente y tomar las medidas correctivas necesarias para mantener la precisión del inventario. Como resultado de medidas correctivas más rápidas, también puede minimizar los errores en la gestión de su inventario al tiempo que garantiza una mayor precisión de los pedidos.

Pro: experiencia del cliente mejorada

El conteo cíclico es una forma efectiva de identificar rápidamente cualquier inexactitud entre sus registros de inventario y sus niveles físicos de existencias. Como resultado, puede actualizar rápidamente sus registros mientras realiza los pedidos necesarios. Esto ayuda a evitar situaciones en las que los clientes hacen un pedido de un artículo agotado y tienen que esperar a que el artículo vuelva a estar disponible, lo que ayuda a mejorar la experiencia del cliente.

Con: Múltiples ubicaciones

El recuento del ciclo de inventario a menudo se lleva a cabo en categorías de productos específicas a la vez. A menudo, estos productos se distribuyen en varias ubicaciones del almacén. Tener que moverse entre estas diferentes ubicaciones puede ser una molestia, especialmente en almacenes grandes.

Con: Transacciones pendientes

Aunque el conteo cíclico no interrumpe toda la operación, aún debe cerrar transacciones para los artículos que está contando. Si el recuento lleva mucho tiempo, podría experimentar una acumulación de transacciones pendientes que pueden retrasar las ventas y provocar la frustración de los clientes.

Mejores prácticas de conteo cíclico de inventario

Para asegurarse de que puede evitar los desafíos relacionados con el conteo cíclico, es crucial seguir las mejores prácticas a continuación.

Tener conteos regulares y frecuentes

Es importante realizar recuentos de inventario de forma regular y frecuente. Esto asegurará que todas las categorías de productos o espacios de conteo se cubran en un corto período de tiempo, lo que mejora las posibilidades de detectar problemas a tiempo y mantener una mayor precisión en todo su inventario.

Centrarse en los productos adecuados

Con el método de conteo cíclico correcto, puede concentrarse en los productos que más importan, es decir, productos que generan altos rendimientos y tienen una demanda significativa. Esto le permite mantener altos índices de precisión para productos que ofrecen el valor más alto para su negocio.

Aproveche la tecnología para mejorar la eficiencia y la precisión

El conteo manual puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. Es crucial que aproveche la tecnología tanto como sea posible para ahorrar tiempo y mitigar el error humano. Para empezar, los sistemas de escaneo de códigos de barras son imprescindibles, ya que aceleran el proceso de conteo y evitan la necesidad de registrar manualmente el inventario. Además, debería poder integrarse a la perfección con un sistema de gestión de inventario digital que registre, analice y reconcilie automáticamente los datos de su inventario.

Descubra por qué ShipBob debería ser parte de sus esfuerzos de gestión de inventario

Con la capacidad de administrar todos los aspectos físicos de su inventario y utilizar un software avanzado de administración de inventario, ShipBob agiliza su proceso de conteo de inventario por usted. Cuando deja la gestión de inventario a los profesionales, puede disfrutar de mejores índices de precisión y una mayor eficiencia.

Proceso de gestión de inventario subcontratado

ShipBob le permite subcontratar todo su proceso de gestión de inventario, donde almacena su inventario en los centros de cumplimiento de ShipBob y deja todo en manos de nuestros profesionales de almacén. Eso significa que no tendrá que manejar los aspectos físicos de su inventario de comercio electrónico y permitirá que los profesionales cuenten y administren con precisión su inventario.

Esto deja menos espacio para errores y acelera significativamente el proceso. Como resultado, puede disfrutar de un tiempo de ciclo de pedido reducido, lo que posteriormente podría mejorar sus ventas diarias en inventario. Además, libera su tiempo para que pueda concentrarse en los aspectos estratégicos de su negocio de comercio electrónico.

Software de gestión de inventario automatizado

Al aprovechar el software patentado de ShipBob, puede automatizar una gran parte de su proceso de gestión de inventario. El software se integra con su tienda de comercio electrónico para que sus niveles de inventario se actualicen automáticamente con sus registros de ventas. También le brinda visibilidad en tiempo real sobre cómo se mueve su inventario y cuánto inventario le queda.

Puede establecer puntos de reorden para que se le notifique automáticamente cuando su stock alcance un cierto nivel. Esto lo ayuda a garantizar una mejor disponibilidad de existencias y evitar costos elevados por falta de existencias.

Recuentos cíclicos para mejorar la precisión del inventario

Las grandes experiencias de los clientes requieren una gran gestión del inventario. Una forma de garantizar la precisión del inventario dentro del almacén es a través de recuentos cíclicos, un método proactivo para confirmar físicamente que los recuentos de inventario coinciden con nuestros registros en el sistema de gestión de almacenes patentado de ShipBob y en su panel de control.

Todos los centros de distribución en la red global de ShipBob ahora tienen un proceso proactivo de conteo de ciclos para identificar y corregir las discrepancias de inventario. Los conteos cíclicos se realizarán trimestralmente para todos los SKU a fin de verificar todos los atributos del inventario, incluido el conteo total, la calidad y el lote/vencimiento para garantizar que ningún problema de inventario afecte a sus clientes.

Preguntas frecuentes sobre el recuento del ciclo de inventario

Aquí hay respuestas a las principales preguntas sobre los recuentos del ciclo de inventario.

¿Qué es un recuento del ciclo de inventario?

Un sistema de conteo de ciclo de inventario es un método de conteo de inventario en el que se enfoca en artículos específicos a la vez y realiza conteos de forma cíclica.

¿Con qué frecuencia debe hacer ciclos de recuento de inventario?

La frecuencia del recuento del ciclo de inventario varía según la cantidad de SKU que desea contar en un año. Tendrá que repartir sus SKU de forma adecuada en diferentes ciclos de conteo.

¿Cómo se calcula el ciclo de inventario?

Puede calcular el ciclo de inventario calculando su costo anual de ventas y dividiéndolo por su nivel de inventario promedio para el año. Por ejemplo, supongamos que gastó $ 50,000 para producir o adquirir los bienes y su nivel de inventario promedio ascendió a $ 10,000 en piezas. Entonces su ciclo de inventario es cinco.

¿Cuál es la diferencia entre el conteo de ciclos y el inventario físico?

El recuento cíclico implica contar artículos de inventario específicos a intervalos frecuentes, mientras que el recuento de inventario físico implica contar todo el inventario a la vez.