Cara Membuat Proses Perekrutan yang Berfungsi

Diterbitkan: 2020-06-17

Mempekerjakan, dengan banyak aturan dan peraturannya, adalah proses yang kompleks untuk dikelola. Jika Anda berencana untuk mengembangkan tim bisnis kecil Anda, Anda memerlukan serangkaian langkah dan alat yang jelas untuk membantu Anda menemukan kandidat yang tepat untuk tawaran pekerjaan berikutnya. Proses yang solid dan konsisten juga dapat membantu Anda tetap patuh secara hukum. Itulah mengapa menguraikan proses perekrutan sebelum memulai sangat penting. Bagi mereka yang berpikir untuk mempekerjakan karyawan atau bisnis baru pertama mereka yang hanya ingin meningkatkan proses rekrutmen mereka, lihat panduan di bawah ini.

Apa itu Proses Perekrutan?

Proses perekrutan adalah serangkaian langkah konsisten yang diambil bisnis untuk menarik pelamar kerja, menyaring kandidat, dan pada akhirnya membawa anggota tim baru. Proses pasti yang Anda gunakan mungkin sedikit berbeda tergantung pada tawaran pekerjaan dan peran yang Anda rekrut. Namun, daftar langkah dasar membantu perusahaan menghindari pilih kasih dan diskriminasi saat mengembangkan tim mereka sambil menemukan kandidat yang paling memenuhi syarat untuk setiap posisi.

Langkah Proses Perekrutan

Setiap proses perekrutan bisnis kecil harus terlihat sedikit berbeda berdasarkan kebutuhan spesifik mereka. Namun, ada beberapa langkah dasar yang digunakan banyak bisnis untuk menemukan kandidat mereka. Pertimbangkan daftar di bawah ini untuk proses perekrutan Anda sendiri; kemudian sesuaikan untuk membuat proses Anda sendiri yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

1. Identifikasi Kebutuhan Perekrutan

Proses perekrutan umumnya dimulai ketika seorang manajer menyadari bahwa mereka memiliki peran yang perlu diisi. Ini mungkin karena ekspansi, keluarnya karyawan yang ada, atau kebutuhan akan keahlian di bidang tertentu. Langkah ini penting karena setiap perekrutan dan pekerjaan yang dilakukan harus memiliki tujuan tertentu di dalam perusahaan Anda. Jika tidak, Anda hanya menghabiskan sumber daya tanpa tujuan akhir dalam pikiran. Untuk benar-benar spesifik dengan langkah ini, pikirkan tentang jabatan dan tugas yang paling sesuai dengan bisnis Anda. Anda dapat menangani langkah ini sebagai pemilik bisnis, atau mendelegasikannya kepada manajer departemen yang bersangkutan.

2. Buat Deskripsi Detail Pekerjaan

Maka saatnya untuk menuliskan semua tugas dan fitur spesifik dari posisi tersebut. Sertakan peran, tanggung jawab, dan keterampilan yang harus dimiliki calon potensial. Bekerja dengan manajer departemen dan anggota tim lain yang akan bekerja sama dengan individu ini, yang akan memberi Anda titik awal yang baik untuk berbagi kesempatan dengan pihak yang berkepentingan.

3. Buat Iklan Pekerjaan dan Pasang di Tempat yang Sesuai

Tidak setiap tempat tepat untuk setiap pekerjaan, tetapi Anda harus memiliki daftar standar tempat Anda memposting peluang kerja yang tersedia. Misalnya, Anda mungkin menggunakan iklan baris lokal Anda untuk posisi administratif dasar yang perlu bekerja di kantor Anda. Namun, jika Anda perlu mengisi posisi yang lebih khusus, pertimbangkan tempat kerja yang disesuaikan dengan industri atau spesialisasi itu. Gunakan deskripsi pekerjaan Anda untuk membuat iklan yang dengan jelas menguraikan keterampilan dan kualitas yang Anda cari dan memberi tahu kandidat cara melamar.

4. Tinjau dan Sortir Aplikasi

Setelah aplikasi mulai masuk, saatnya untuk menyaring kandidat yang ingin Anda pertimbangkan selama sisa proses perekrutan. Sertakan daftar periksa hal-hal yang Anda cari di setiap aplikasi. Misalnya, Anda mungkin mencari keterampilan utama dalam resume mereka, surat lamaran tanpa kesalahan, dan kandidat yang menunjukkan antusiasme untuk pekerjaan itu. Untuk posisi khusus, mintalah manajer departemen itu membantu Anda memilih kandidat yang paling memenuhi syarat. Karena mereka kemungkinan akan lebih berpengalaman dalam istilah dan bahasa yang relevan yang akan digunakan pelamar yang memenuhi syarat.

5. Ikuti Proses Wawancara

Dengan daftar pelamar yang memenuhi syarat, Anda kemudian dapat mulai menyaring dengan berbicara langsung dengan masing-masing kandidat. Jika Anda mempertimbangkan banyak orang, Anda mungkin meminta direktur SDM Anda melakukan wawancara telepon. Ini untuk menentukan siapa yang paling cocok sebelum mengharuskan semua orang datang ke kantor untuk wawancara langsung yang panjang.

Setelah Anda mendapatkan kandidat teratas, Anda, direktur SDM, dan/atau manajer departemen dapat bertemu langsung dengan mereka atau menggunakan obrolan video untuk posisi jarak jauh. Diskusikan situasi spesifik yang mungkin mereka hadapi saat melakukan tugas mereka untuk menentukan siapa yang terbaik menghadapi tantangan untuk melakukan pekerjaan itu. Untuk posisi khusus, proses wawancara dapat mencakup beberapa putaran pertemuan. Anda juga dapat menyertakan tes bakat, sampel tulisan, atau aktivitas kualifikasi lainnya untuk memisahkan kandidat terbaik. Ini akan membantu Anda memeriksa karyawan terbaik untuk tawaran pekerjaan.

6. Lakukan Riset Anda

Selama proses aplikasi, Anda juga dapat meminta pelamar untuk menyetujui pemeriksaan latar belakang dan mengirimkan referensi. Setelah Anda memikirkan satu atau dua kandidat teratas, selesaikan pemeriksaan latar belakang dan referensi tersebut untuk memastikan mereka mendukung klaim pemohon. Banyak usaha kecil mengalihdayakan pemeriksaan latar belakang, tetapi Anda mungkin dapat melakukan pemeriksaan referensi sendiri atau dengan manajer SDM Anda. Namun, jika tawaran pekerjaan itu untuk posisi sensitif, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki karyawan yang tepat. Lakukan uji tuntas Anda dalam hal pemeriksaan latar belakang untuk posisi ini.

7. Buat Tawaran Kerja dan Negosiasi

Ketika Anda yakin dengan seorang kandidat, inilah saatnya untuk menghubungi mereka dan membuat tawaran pekerjaan resmi. Ini mungkin dimulai sebagai penawaran standar yang Anda buat untuk posisi tersebut. Namun, mereka mungkin ingin menegosiasikan beberapa detail seperti gaji khusus dan tunjangan karyawan.

8. Orientasi

Setelah Anda memilih karyawan baru, inilah saatnya untuk menyelesaikan proses perekrutan dan mempersiapkan mereka untuk peran baru mereka. Manajer SDM Anda harus mulai dengan meminta setiap karyawan baru mengisi formulir yang diperlukan seperti W-4 dan I-9 mereka. Maka sudah waktunya untuk melatih mereka untuk pekerjaan baru mereka. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin memiliki kelas video atau virtual yang tersedia untuk karyawan baru Anda. Tetapi Anda juga harus menugaskan mereka kepada seorang mentor atau kepala departemen yang dapat menjelaskan prosedur kepada mereka dan menjawab pertanyaan mereka.

Bacaan Lebih Lanjut: Taktik Perekrutan dan Perekrutan

Mempekerjakan Alat

Beberapa prosedur perekrutan Anda mungkin mendapat manfaat dari otomatisasi. Ada alat teknologi yang tersedia untuk membantu Anda menghemat waktu dan membuat keputusan yang lebih baik. Dari membuat lamaran kerja hingga menemukan alat penyaringan yang membantu bisnis Anda tetap patuh selama proses perekrutan, berikut adalah beberapa alat sumber daya manusia untuk membantu Anda menemukan karyawan berikutnya.

Orang Zoho

Zoho People mengintegrasikan berbagai proses SDM ke dalam satu dasbor pusat. Ketika sampai pada proses perekrutan, Anda dapat menggunakannya untuk menilai karyawan dan departemen Anda saat ini untuk menemukan area yang dibutuhkan. Kemudian Anda dapat membuat proses orientasi untuk mempercepat karyawan baru secepat mungkin.

BambooHR

BambooHR adalah alat yang dibuat khusus untuk UKM. Perangkat lunak ini menawarkan fitur untuk semuanya mulai dari orientasi hingga pelacakan waktu. Dalam hal proses perekrutan karyawan baru secara khusus, BambooHR menawarkan sistem pelacakan pelamar yang mengevaluasi kecocokan setiap kandidat dengan posisi dan budaya perusahaan. Ada juga aplikasi perekrutan seluler untuk perusahaan yang ingin membuat prosedur perekrutan dari mana saja.

HRdirect

HRdirect menawarkan beragam solusi untuk bisnis, mulai dari pelatihan di tempat kerja hingga pengenalan karyawan. Bagi mereka yang sedang dalam proses perekrutan, HRdirect menawarkan formulir lamaran kerja untuk membantu perusahaan tetap patuh, template kebijakan tempat kerja, tes bakat, dan alat untuk menyambut karyawan baru ke dalam tim.

Untuk opsi lebih lanjut, lihat: 7 Contoh Perangkat Lunak SDM untuk Bisnis Kecil Anda

FAQ Proses Perekrutan

Kami menjawab pertanyaan yang paling sering diajukan pemilik bisnis tentang proses perekrutan mereka di bawah ini.

Apakah Ada Hukum Perekrutan yang Harus Saya Ketahui?

Ya, usaha kecil di AS harus membiasakan diri dengan undang-undang Komisi Kesempatan Kerja Setara (EEOC) dan pedoman perekrutan ADA. Beberapa negara bagian juga memiliki aturan dan peraturan mereka sendiri yang lebih dari itu, jadi teliti aturan di mana bisnis Anda didasarkan hanya untuk amannya.

EEOC memberlakukan undang-undang federal yang melarang diskriminasi terhadap kandidat atau karyawan karena berbagai faktor, termasuk ras, agama, identitas gender, orientasi seksual, asal negara, usia, kecacatan, kehamilan, informasi genetik, atau keluhan atau tuntutan hukum sebelumnya tentang diskriminasi .

ADA mencakup berbagai peraturan yang melarang bisnis atau organisasi mendiskriminasi kandidat atau karyawan penyandang disabilitas. Ini juga mengharuskan mereka yang memiliki lokasi fisik untuk membuat fasilitas mereka dapat diakses.

Dengan memperhatikan peraturan ini, Anda dapat membuat aplikasi, menyesuaikan pertanyaan wawancara, dan menavigasi proses perekrutan Anda sambil memastikan bahwa Anda termasuk semua kandidat.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat:

  • 10 Tips Wawancara Berdasarkan Pedoman ADA; Pertanyaan untuk Ditanyakan
  • Praktik Terbaik EEOC

Bagaimana Saya Dapat Mempekerjakan Lebih Inklusif?

Keragaman lebih dari sekadar kata kunci untuk bisnis. Perusahaan dengan tim yang beragam gender 21 persen lebih mungkin untuk mengungguli yang lain. Dan perusahaan dengan tim yang beragam secara etnis 33% lebih mungkin untuk mengungguli yang lain. Membawa anggota tim dari berbagai lapisan masyarakat berarti menambahkan suara baru ke dalam percakapan. Tim Anda mungkin lebih cenderung melihat hal-hal dengan cara yang kreatif dan membuat solusi yang sesuai untuk audiens target Anda.

Saat Anda ingin merekrut suatu pekerjaan, membawa kandidat yang beragam dimulai dengan deskripsi pekerjaan dan proses perekrutan Anda. Jelaskan saat menyusun promosi Anda bahwa Anda menyambut kandidat dari segala usia dan latar belakang. Kemudian posting peluang kerja Anda di tempat-tempat yang menjangkau audiens yang bervariasi. Jika Anda mengandalkan agensi luar untuk proses perekrutan Anda, diskusikan tujuan keragaman Anda dengan mereka. Dan pastikan mereka menggunakan outlet yang tidak hanya menjangkau kumpulan kandidat yang sama berulang kali. Selain itu, tawaran pekerjaan Anda kepada setiap kandidat harus cukup terstandarisasi; jangan mengubah angka atau detail berdasarkan informasi pribadi kandidat atau apa pun yang tidak terkait dengan pengalaman dan kinerja mereka.

Terakhir, menciptakan budaya perusahaan yang terbuka dan inklusif adalah suatu keharusan. Jika karyawan baru merasa tidak diinginkan, mereka cenderung tidak akan bertahan. Dan itu juga dapat merusak reputasi perusahaan Anda di mata calon karyawan masa depan. Ini bisa menjadi proses yang panjang. Tetapi bekerjalah dengan tim Anda untuk memastikan mereka semua merasa nyaman dan berniat memberi orang kesempatan yang sama untuk maju dan berbagi ide dalam organisasi Anda.

Untuk tips tentang perekrutan keragaman, baca: Praktik Terbaik Perekrutan Inklusif

Berapa Lama Proses Perekrutan?

Garis waktu yang tepat bervariasi tergantung pada posisi yang Anda rekrut. Beberapa hal, seperti pemeriksaan latar belakang dan beberapa putaran wawancara, membutuhkan waktu. Namun, terkadang Anda dapat menyesuaikan proses perekrutan untuk memenuhi kebutuhan Anda. Misalnya, jika Anda tahu bahwa seorang karyawan akan pergi dalam dua minggu, Anda dapat menetapkan tenggat waktu dan memastikan manajer perekrutan Anda dan anggota tim lainnya bertindak secepat mungkin untuk mengisi posisi itu sehingga tidak ada waktu henti. Tetapkan tenggat waktu untuk setiap langkah dalam proses. Dan pastikan kandidat dan pemangku kepentingan yang relevan di perusahaan Anda mengetahui tanggal tersebut.

Siapa yang Harus Berada di Tim Perekrutan?

Prosesnya dimulai dengan manajer perekrutan Anda, yang seharusnya menjadi orang yang meminta karyawan baru untuk mengisi peran tertentu. Kemudian Anda memiliki pewawancara, yang harus mencakup orang-orang yang akan bekerja dengan karyawan baru dan/atau diawasi olehnya. Terakhir, ada peran SDM, yang dapat mencakup satu atau lebih orang yang menangani proses perekrutan. Ini termasuk wawancara lulus pertama, mengelola dokumen yang diamanatkan, dan orientasi karyawan baru Anda. Di beberapa bisnis kecil, satu orang mungkin mengisi beberapa peran. Namun, mereka yang memiliki tim yang lebih besar mungkin ingin melibatkan banyak pemangku kepentingan dalam proses rekrutmen untuk memastikan mereka membawa kandidat dengan keterampilan dan pengalaman yang paling relevan.

Gambar: Depositphotos.com