Como criar um processo de contratação que funcione

Publicados: 2020-06-17

A contratação, com suas muitas regras e regulamentos, é um processo complexo de gerenciar. Se você planeja aumentar sua equipe de pequenas empresas, precisa de um conjunto claro de etapas e ferramentas para ajudá-lo a encontrar os candidatos certos para a próxima oferta de emprego. Um processo sólido e consistente também pode ajudá-lo a permanecer em conformidade legal. É por isso que delinear um processo de contratação antes de começar é tão importante. Para quem está pensando em contratar seu primeiro novo funcionário ou empresas que simplesmente querem melhorar seu processo de recrutamento, confira o guia abaixo.

O que é um Processo de Contratação?

Um processo de contratação é um conjunto consistente de etapas que uma empresa executa para atrair candidatos a emprego, selecionar candidatos e, finalmente, trazer novos membros para a equipe. O processo exato que você usa pode variar um pouco dependendo da oferta de emprego e da função para a qual está contratando. No entanto, uma lista básica de etapas ajuda as empresas a evitar o favoritismo e a discriminação ao aumentar suas equipes e encontrar os candidatos mais qualificados para cada cargo.

Etapas do processo de contratação

Cada processo de contratação de pequenas empresas deve ser um pouco diferente com base em suas necessidades específicas. No entanto, existem alguns passos básicos que muitas empresas usam para encontrar seus candidatos. Considere a lista abaixo para seu próprio processo de contratação; em seguida, adapte-os para criar seu próprio processo personalizado de acordo com suas necessidades.

1. Identifique a necessidade de contratação

O processo de contratação geralmente começa quando um gerente percebe que tem uma função que precisa ser preenchida. Isso pode ser devido à expansão, à saída de um funcionário existente ou à necessidade de especialização em uma área específica. Essa etapa é importante porque cada contratação e o trabalho que ela implica devem servir a um propósito específico dentro de sua empresa. Caso contrário, você está apenas gastando recursos sem um objetivo final em mente. Para ser realmente específico com esta etapa, pense no cargo e nos deveres que melhor atenderão ao seu negócio. Você pode lidar com essa etapa como proprietário da empresa ou delegá-la ao gerente do departamento em questão.

2. Criar Descrição Detalhada do Trabalho

Então é hora de escrever todas as funções e características específicas da posição. Inclua funções, responsabilidades e habilidades que os candidatos em potencial devem ter. Trabalhe com o gerente do departamento e outros membros da equipe que trabalharão de perto com esse indivíduo, o que deve lhe dar um bom ponto de partida para compartilhar a oportunidade com as partes interessadas.

3. Crie anúncio de emprego e publique em locais apropriados

Nem todas as vagas são adequadas para todos os empregos, mas você deve ter uma lista padrão de locais onde você publica as oportunidades de emprego disponíveis. Por exemplo, você pode usar seus classificados locais para cargos administrativos básicos que precisam trabalhar em seu escritório. No entanto, se você precisar preencher uma posição mais especializada, considere um local de trabalho adaptado a esse setor ou especialidade. Use a descrição do seu trabalho para criar um anúncio que descreva claramente as habilidades e qualidades que você está procurando e diga aos candidatos como se candidatar.

4. Revisar e classificar aplicativos

Assim que as inscrições começarem, é hora de filtrar os candidatos que você deseja considerar durante o restante do processo de contratação. Inclua uma lista de verificação de coisas que você está procurando em cada aplicativo. Por exemplo, você pode pesquisar as principais habilidades em seu currículo, uma carta de apresentação sem erros e candidatos que demonstrem entusiasmo pelo trabalho. Para cargos especializados, peça ao gerente desse departamento para ajudá-lo a escolher os candidatos mais qualificados. Porque eles provavelmente serão mais versados ​​nos termos e na linguagem relevantes que os candidatos qualificados usariam.

5. Passe pelo processo de entrevista

Com uma lista de candidatos qualificados, você pode começar a filtrar falando diretamente com cada um dos candidatos. Se você está considerando muitas pessoas, você pode pedir ao seu diretor de RH para realizar entrevistas por telefone. Isso é para determinar quem é o mais adequado antes de exigir que todos venham ao escritório para uma longa entrevista pessoal.

Depois de conhecer seus principais candidatos, você, seu diretor de RH e/ou o gerente do departamento podem se encontrar com eles pessoalmente ou usar o bate-papo por vídeo para cargos remotos. Discuta situações específicas que eles possam encontrar durante o desempenho de suas funções para determinar quem está mais à altura do desafio de fazer o trabalho. Para cargos especializados, o processo de entrevista pode incluir várias rodadas de reuniões. Você também pode incluir testes de aptidão, amostras de redação ou outras atividades de qualificação para separar os melhores candidatos. Isso ajudará você a avaliar o melhor funcionário para a oferta de emprego.

6. Faça sua pesquisa

Durante o processo de inscrição, você também pode solicitar que os candidatos concordem com a verificação de antecedentes e enviem referências. Depois de ter um ou dois principais candidatos em mente, complete essas verificações de antecedentes e referências para garantir que eles apóiem ​​as reivindicações do candidato. Muitas pequenas empresas terceirizam verificações de antecedentes, mas você provavelmente pode fazer as verificações de referência por conta própria ou com seu gerente de RH. No entanto, se a oferta de emprego for para uma posição sensível, você deve se certificar de que tem o funcionário certo. Faça a devida diligência quando se trata de verificações de antecedentes para essas posições.

7. Faça uma oferta de emprego e negocie

Quando você está confiante com um candidato, é hora de contatá-lo e fazer uma oferta oficial de emprego. Isso pode começar como uma oferta padrão que você criou para a posição. No entanto, eles podem querer negociar alguns detalhes, como seu salário específico e benefícios aos funcionários.

8. Integração

Depois de selecionar seu novo funcionário, é hora de concluir o processo de contratação e prepará-lo para a nova função. Seu gerente de RH deve começar fazendo com que cada novo funcionário preencha os formulários necessários, como W-4 e I-9. Então é hora de treiná-los para seu novo trabalho. Em alguns casos, você pode ter aulas em vídeo ou virtuais disponíveis para seu novo funcionário. Mas você também deve atribuí-los a um mentor ou chefe de departamento que possa explicar os procedimentos a eles e responder às suas perguntas.

Leitura adicional: táticas de recrutamento e contratação

Ferramentas de contratação

Alguns de seus procedimentos de contratação podem se beneficiar da automação. Existem ferramentas tecnológicas disponíveis para ajudá-lo a economizar tempo e tomar melhores decisões. Desde a criação de candidaturas de emprego até a localização de ferramentas de triagem que ajudam sua empresa a manter a conformidade durante todo o processo de contratação, aqui estão algumas ferramentas de recursos humanos para ajudá-lo a encontrar seu próximo funcionário.

Zoho People

O Zoho People integra uma variedade de processos de RH em um painel central. Quando se trata do processo de contratação, você pode usá-lo para avaliar seus funcionários e departamentos atuais para encontrar áreas de necessidade. Em seguida, você pode criar processos de integração para atualizar os novos funcionários o mais rápido possível.

BambooHR

BambooHR é uma ferramenta criada especificamente para SMBs. O software oferece recursos para tudo, desde integração até rastreamento de tempo. Quando se trata especificamente do processo de contratação de novos funcionários, a BambooHR oferece um sistema de rastreamento de candidatos que avalia a adequação de cada candidato ao cargo e à cultura da empresa. Há também um aplicativo de contratação móvel para empresas que desejam criar um procedimento de contratação de qualquer lugar.

RH direto

A HRdirect oferece uma ampla gama de soluções para empresas, desde treinamento no local de trabalho até reconhecimento de funcionários. Para aqueles que estão no processo de contratação, o HRdirect oferece formulários de solicitação de emprego para ajudar as empresas a permanecerem em conformidade, modelos de políticas de local de trabalho, testes de aptidão e ferramentas para receber novos funcionários na equipe.

Para mais opções, confira: 7 exemplos de software de RH para sua pequena empresa

Perguntas frequentes sobre o processo de contratação

Respondemos as perguntas mais frequentes que os empresários têm sobre o processo de contratação abaixo.

Existem leis de contratação que eu deveria estar ciente?

Sim, as pequenas empresas nos EUA devem se familiarizar com as leis da Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) e as diretrizes de contratação da ADA. Alguns estados também têm suas próprias regras e regulamentos que vão além disso, portanto, pesquise as regras em que sua empresa está sediada apenas para garantir a segurança.

A EEOC aplica leis federais que tornam ilegal a discriminação de candidatos ou funcionários devido a vários fatores, incluindo raça, religião, identidade de gênero, orientação sexual, nacionalidade, idade, deficiência, gravidez, informações genéticas ou reclamações anteriores ou ações judiciais sobre discriminação .

A ADA abrange uma variedade de regulamentos que proíbem empresas ou organizações de discriminar candidatos ou funcionários com deficiência. Também exige que aqueles com locais físicos tornem suas instalações acessíveis.

Com esses regulamentos em mente, você pode criar inscrições, personalizar perguntas de entrevistas e navegar em seu processo de contratação, garantindo a inclusão de todos os candidatos.

Para mais informações, confira:

  • 10 Dicas de Entrevista Baseadas nas Diretrizes da ADA; Perguntas a serem feitas
  • Práticas recomendadas da EEOC

Como contratar de forma mais inclusiva?

A diversidade é mais do que apenas um chavão para as empresas. Empresas com equipes com diversidade de gênero são 21% mais propensas a superar as outras. E empresas com equipes etnicamente diversas têm 33% mais chances de superar as outras. Trazer membros da equipe de várias esferas da vida significa adicionar novas vozes à conversa. É mais provável que sua equipe veja as coisas de maneira criativa e crie soluções que funcionem para seu público-alvo.

Quando você deseja contratar para um trabalho, trazer diversos candidatos começa com a descrição do trabalho e o processo de contratação. Deixe claro ao elaborar seu discurso que você recebe candidatos de todas as idades e origens. Em seguida, publique suas oportunidades de emprego em lugares que alcancem um público variado. Se você depende de agências externas para o seu processo de recrutamento, discuta suas metas de diversidade com elas. E certifique-se de que eles estão usando canais que não atingem o mesmo grupo de candidatos repetidamente. Além disso, sua oferta de emprego para cada candidato deve ser bastante padronizada; não altere os números ou detalhes com base nas informações pessoais de um candidato ou em qualquer coisa que não esteja relacionada à sua experiência e desempenho no trabalho.

Por fim, é imprescindível criar uma cultura empresarial aberta e inclusiva. Se um novo contratado não se sentir bem-vindo, é menos provável que ele fique por perto. E também pode prejudicar a reputação da sua empresa com futuros candidatos. Este pode ser um processo demorado. Mas trabalhe com sua equipe para garantir que todos se sintam à vontade e sejam intencionais em dar às pessoas oportunidades iguais de avanço e compartilhar ideias dentro de sua organização.

Para dicas sobre contratação de diversidade, leia: Boas Práticas de Contratação Inclusiva

Quanto tempo demora o processo de contratação?

O cronograma exato varia de acordo com a posição para a qual você está contratando. Algumas coisas, como verificações de antecedentes e várias rodadas de entrevistas, levam tempo. No entanto, às vezes você pode adaptar o processo de contratação para atender às suas necessidades. Por exemplo, se você sabe que um funcionário está saindo em duas semanas, pode definir um prazo e garantir que seu gerente de contratação e o restante da equipe ajam o mais rápido possível para preencher essa posição, para que não haja tempo de inatividade. Basta definir um prazo para cada etapa do processo. E certifique-se de que os candidatos e as partes interessadas relevantes da sua empresa conheçam essas datas.

Quem deve fazer parte da equipe de contratação?

O processo começa com seu gerente de contratação, que deve ser a pessoa que solicita um novo funcionário para preencher uma função específica. Depois, você tem os entrevistadores, que devem incluir as pessoas com quem o novo contratado trabalhará e/ou será supervisionado. Por fim, há a função de RH, que pode incluir uma ou mais pessoas cuidando do processo de recrutamento. Isso inclui a primeira entrevista de aprovação, o gerenciamento da papelada obrigatória e a integração de seu novo funcionário. Em algumas pequenas empresas, uma pessoa pode preencher várias funções. No entanto, aqueles que têm equipes maiores podem querer envolver várias partes interessadas no processo de recrutamento para garantir que eles tragam candidatos com as habilidades e a experiência mais relevantes.

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