Jak stworzyć działający proces zatrudniania

Opublikowany: 2020-06-17

Zatrudnianie, wraz z licznymi zasadami i regulacjami, jest złożonym procesem do zarządzania. Jeśli planujesz rozwijać swój zespół w małej firmie, potrzebujesz jasnego zestawu kroków i narzędzi, które pomogą Ci znaleźć odpowiednich kandydatów na następną ofertę pracy. Solidny i spójny proces może również pomóc w zachowaniu zgodności z prawem. Dlatego tak ważne jest nakreślenie procesu rekrutacji przed rozpoczęciem pracy. Dla tych, którzy myślą o zatrudnieniu pierwszego nowego pracownika lub firm, które po prostu chcą usprawnić swój proces rekrutacji, zapoznaj się z poniższym przewodnikiem.

Co to jest proces rekrutacji?

Proces zatrudniania to spójny zestaw kroków, które firma podejmuje w celu przyciągnięcia kandydatów do pracy, sprawdzenia kandydatów i ostatecznie pozyskania nowych członków zespołu. Dokładny proces, którego używasz, może się nieco różnić w zależności od oferty pracy i roli, na którą zatrudniasz. Jednak podstawowa lista kroków pomaga firmom uniknąć faworyzowania i dyskryminacji podczas powiększania zespołów, jednocześnie znajdując najbardziej wykwalifikowanych kandydatów na każde stanowisko.

Etapy procesu zatrudniania

Każdy proces zatrudniania w małej firmie powinien wyglądać nieco inaczej w zależności od ich konkretnych potrzeb. Istnieje jednak kilka podstawowych kroków, które wiele firm stosuje, aby znaleźć swoich kandydatów. Rozważ poniższą listę dla własnego procesu rekrutacji; następnie dostosuj je, aby stworzyć własny proces dostosowany do Twoich potrzeb.

1. Zidentyfikuj potrzebę zatrudnienia

Proces zatrudniania zwykle rozpoczyna się, gdy menedżer zdaje sobie sprawę, że ma rolę, którą należy wypełnić. Może to być spowodowane ekspansją, odejściem istniejącego pracownika lub potrzebą wiedzy w określonej dziedzinie. Ten krok jest ważny, ponieważ każde zatrudnienie i praca z nim związana powinna służyć konkretnemu celowi w Twojej firmie. W przeciwnym razie po prostu wydajesz zasoby, nie mając na uwadze ostatecznego celu. Aby być naprawdę konkretnym w tym kroku, zastanów się nad tytułem pracy i obowiązkami, które najlepiej przysłużą się Twojej firmie. Możesz wykonać ten krok jako właściciel firmy lub przekazać go kierownikowi danego działu.

2. Utwórz szczegółowy opis pracy

Potem nadszedł czas, aby wypisać wszystkie szczegółowe obowiązki i cechy stanowiska. Uwzględnij role, obowiązki i umiejętności, które muszą posiadać potencjalni kandydaci. Współpracuj z kierownikiem działu i innymi członkami zespołu, którzy będą ściśle współpracować z tą osobą, co powinno być dobrym punktem wyjścia do dzielenia się szansą z zainteresowanymi stronami.

3. Utwórz ogłoszenie o pracę i post w odpowiednich miejscach

Nie każde miejsce jest odpowiednie dla każdej pracy, ale powinieneś mieć standardową listę miejsc, w których publikujesz dostępne oferty pracy. Na przykład, możesz użyć lokalnych ogłoszeń dla podstawowych stanowisk administracyjnych, które muszą pracować w twoim biurze. Jeśli jednak potrzebujesz obsadzić bardziej wyspecjalizowane stanowisko, rozważ witrynę z ofertami pracy dostosowaną do tej branży lub specjalizacji. Skorzystaj z opisu stanowiska, aby stworzyć reklamę, która jasno przedstawia umiejętności i cechy, których szukasz, oraz podpowiada kandydatom, jak się ubiegać.

4. Przejrzyj i posortuj aplikacje

Gdy aplikacje zaczną się pojawiać, nadszedł czas, aby odfiltrować kandydatów, których chcesz wziąć pod uwagę przez resztę procesu rekrutacji. Dołącz listę kontrolną rzeczy, których szukasz w każdej aplikacji. Na przykład możesz wyszukać kluczowe umiejętności w CV, list motywacyjny bez błędów i kandydatów, którzy wykazują entuzjazm do pracy. W przypadku specjalistycznych stanowisk kierownik tego działu pomoże Ci wybrać najbardziej wykwalifikowanych kandydatów. Ponieważ prawdopodobnie będą bardziej zaznajomieni z odpowiednimi terminami i językiem, których używaliby wykwalifikowani kandydaci.

5. Przejdź przez proces rozmowy kwalifikacyjnej

Mając listę wykwalifikowanych kandydatów, możesz zacząć filtrować, rozmawiając bezpośrednio z każdym z kandydatów. Jeśli zastanawiasz się nad wieloma osobami, możesz poprosić dyrektora HR o przeprowadzenie wywiadów telefonicznych. Ma to na celu ustalenie, kto najlepiej pasuje, zanim wszyscy będą musieli przyjść do biura na długą rozmowę osobistą.

Gdy dojdziesz do najlepszych kandydatów, Ty, Twój dyrektor HR i/lub kierownik działu możecie spotkać się z nimi osobiście lub za pomocą czatu wideo na stanowiskach zdalnych. Omów konkretne sytuacje, które mogą napotkać podczas wykonywania swoich obowiązków, aby określić, kto najlepiej sprosta wyzwaniu, jakim jest wykonanie pracy. W przypadku stanowisk specjalistycznych proces rozmowy kwalifikacyjnej może obejmować kilka rund spotkań. Możesz również dołączyć testy umiejętności, pisanie próbek lub inne czynności kwalifikacyjne, aby wyłonić najlepszych kandydatów. Pomoże Ci to zweryfikować najlepszego pracownika pod kątem oferty pracy.

6. Zrób swoje badania

Podczas procesu aplikacji możesz również poprosić kandydatów o zgodę na sprawdzenie przeszłości i przesłanie referencji. Gdy masz na myśli jednego lub dwóch najlepszych kandydatów, wypełnij te sprawdzenia przeszłości i referencji, aby upewnić się, że popierają twierdzenia kandydata. Wiele małych firm zleca weryfikację przeszłości, ale prawdopodobnie możesz przeprowadzić kontrolę referencji samodzielnie lub ze swoim menedżerem HR. Jeśli jednak oferta pracy dotyczy delikatnego stanowiska, musisz upewnić się, że masz odpowiedniego pracownika. Zachowaj należytą staranność, jeśli chodzi o weryfikację przeszłości tych stanowisk.

7. Złóż ofertę pracy i negocjuj

Kiedy jesteś pewny kandydata, nadszedł czas, aby się z nim skontaktować i złożyć oficjalną ofertę pracy. Może to zacząć się jako standardowa oferta, którą utworzyłeś dla danego stanowiska. Mogą jednak chcieć negocjować niektóre szczegóły, takie jak konkretne wynagrodzenie i świadczenia pracownicze.

8. Wdrażanie

Po wybraniu nowego pracownika nadszedł czas, aby zakończyć proces rekrutacji i przygotować go do nowej roli. Twój menedżer HR powinien zacząć od tego, aby każdy nowy pracownik wypełnił niezbędne formularze, takie jak ich W-4 i I-9. Potem nadszedł czas, aby przygotować je do nowej pracy. W niektórych przypadkach możesz mieć dostęp do zajęć wideo lub wirtualnych dla nowego pracownika. Ale powinieneś również przypisać je do mentora lub kierownika działu, który może im wyjaśnić procedury i odpowiedzieć na ich pytania.

Dalsza lektura: taktyka rekrutacji i zatrudniania

Zatrudnianie narzędzi

Niektóre z Twoich procedur rekrutacyjnych mogą skorzystać na automatyzacji. Dostępne są narzędzia techniczne, które pomogą Ci zaoszczędzić czas i podejmować lepsze decyzje. Od tworzenia aplikacji o pracę po znajdowanie narzędzi przesiewowych, które pomogą Twojej firmie zachować zgodność przez cały proces rekrutacji, oto kilka narzędzi do zarządzania zasobami ludzkimi, które pomogą Ci znaleźć kolejnego pracownika.

Ludzie Zoho

Zoho People integruje różne procesy HR w jednym centralnym panelu. Jeśli chodzi o proces rekrutacji, możesz użyć go do oceny swoich obecnych pracowników i działów, aby znaleźć obszary potrzeb. Następnie możesz tworzyć procesy onboardingowe, aby jak najszybciej przyspieszyć rozwój nowych pracowników.

BambusHR

BambooHR to narzędzie stworzone specjalnie dla małych i średnich firm. Oprogramowanie oferuje funkcje do wszystkiego, od onboardingu po śledzenie czasu. Jeśli chodzi konkretnie o proces zatrudniania nowych pracowników, BambooHR oferuje system śledzenia kandydatów, który ocenia dopasowanie każdego kandydata zarówno do stanowiska, jak i kultury firmy. Istnieje również mobilna aplikacja do zatrudniania dla firm, które chcą stworzyć procedurę rekrutacyjną z dowolnego miejsca.

HRdirect

HRdirect oferuje szeroką gamę rozwiązań dla firm, od szkoleń w miejscu pracy po uznawanie pracowników. Osobom w procesie rekrutacji HRdirect oferuje formularze podań o pracę, aby pomóc firmom zachować zgodność, szablony zasad dotyczących miejsca pracy, testy umiejętności i narzędzia do powitania nowych pracowników w zespole.

Aby uzyskać więcej opcji, sprawdź: 7 przykładów oprogramowania HR dla Twojej małej firmy

Często zadawane pytania dotyczące procesu rekrutacji

Poniżej odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania właścicieli firm na temat procesu zatrudniania.

Czy istnieją przepisy dotyczące zatrudniania, o których powinienem wiedzieć?

Tak, małe firmy w USA powinny zapoznać się z przepisami Komisji ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC) i wytycznymi dotyczącymi zatrudniania ADA. Niektóre stany mają również własne zasady i przepisy, które wykraczają poza te, więc sprawdź zasady, w których znajduje się Twoja firma, tylko po to, aby być bezpiecznym.

EEOC egzekwuje przepisy federalne, które zabraniają dyskryminacji kandydatów lub pracowników ze względu na różne czynniki, w tym rasę, religię, tożsamość płciową, orientację seksualną, pochodzenie, wiek, niepełnosprawność, ciążę, informacje genetyczne lub wcześniejsze skargi lub procesy sądowe dotyczące dyskryminacji .

ADA obejmuje szereg przepisów, które zabraniają firmom lub organizacjom dyskryminacji kandydatów lub pracowników niepełnosprawnych. Wymaga to również udostępnienia swoich obiektów przez osoby fizyczne.

Mając na uwadze te przepisy, możesz tworzyć aplikacje, dostosowywać pytania do rozmowy kwalifikacyjnej i kierować procesem rekrutacji, jednocześnie upewniając się, że uwzględniasz wszystkich kandydatów.

Aby uzyskać więcej informacji, sprawdź:

  • 10 wskazówek dotyczących wywiadów na podstawie wytycznych ADA; Pytania do zadania
  • Najlepsze praktyki EEOC

Jak mogę zatrudnić bardziej inkluzywnie?

Różnorodność to coś więcej niż tylko modne hasło dla firm. Firmy z zespołami zróżnicowanymi pod względem płci mają o 21% większe szanse na lepsze wyniki niż inne. A firmy z zespołami zróżnicowanymi etnicznie są o 33% bardziej skłonne do osiągania lepszych wyników niż inne. Włączenie członków zespołu z różnych środowisk oznacza dodanie do rozmowy nowych głosów. Twój zespół może być bardziej skłonny do patrzenia na rzeczy w kreatywny sposób i tworzenia rozwiązań, które działają dla Twojej grupy docelowej.

Kiedy chcesz zatrudnić się do pracy, sprowadzanie różnych kandydatów zaczyna się od opisu stanowiska i procesu rekrutacji. Podczas tworzenia prezentacji zaznacz wyraźnie, że przyjmujesz kandydatów w każdym wieku i o różnym pochodzeniu. Następnie opublikuj swoje oferty pracy w miejscach, które docierają do zróżnicowanej grupy odbiorców. Jeśli polegasz na agencjach zewnętrznych w procesie rekrutacji, przedyskutuj z nimi swoje cele związane z różnorodnością. I upewnij się, że korzystają z placówek, które nie docierają do tej samej puli kandydatów w kółko. Dodatkowo Twoja oferta pracy dla każdego kandydata powinna być dość wystandaryzowana; nie zmieniaj liczb ani szczegółów na podstawie danych osobowych kandydata ani niczego, co nie jest związane z jego doświadczeniem i wynikami pracy.

Wreszcie, konieczne jest stworzenie kultury firmy, która jest otwarta i integracyjna. Jeśli nowy pracownik czuje się niemile widziany, może być mniej skłonny do pozostania w pobliżu. Może to również zaszkodzić reputacji Twojej firmy wśród przyszłych kandydatów. Może to być długotrwały proces. Ale pracuj ze swoim zespołem, aby upewnić się, że wszyscy czują się komfortowo i świadomie dawaj ludziom równe szanse rozwoju i dzielenia się pomysłami w Twojej organizacji.

Aby uzyskać wskazówki dotyczące zatrudniania w ramach różnorodności, przeczytaj: Najlepsze praktyki w zakresie zatrudniania włączającego

Jak długo trwa proces rekrutacji?

Dokładna oś czasu różni się w zależności od stanowiska, na które rekrutujesz. Niektóre rzeczy, takie jak sprawdzenie przeszłości i wielokrotne rozmowy kwalifikacyjne, wymagają czasu. Czasami jednak możesz dostosować proces rekrutacji do swoich potrzeb. Na przykład, jeśli wiesz, że pracownik wyjeżdża za dwa tygodnie, możesz ustawić termin i upewnić się, że kierownik ds. zatrudnienia i reszta zespołu działają tak szybko, jak to możliwe, aby obsadzić to stanowisko, aby nie było przestojów. Po prostu ustal termin dla każdego etapu procesu. I upewnij się, że kandydaci i odpowiedni interesariusze w Twojej firmie znają te daty.

Kto powinien być w zespole rekrutacyjnym?

Proces rozpoczyna się od kierownika ds. rekrutacji, który powinien być osobą, która prosi nowego pracownika o pełnienie określonej roli. Następnie masz ankieterów, którzy powinni obejmować osoby, z którymi nowo zatrudniony będzie pracował i/lub przez które będzie nadzorowany. Wreszcie jest rola HR, która może obejmować jedną lub więcej osób obsługujących proces rekrutacji. Obejmuje to pierwszą rozmowę kwalifikacyjną, zarządzanie obowiązkowymi dokumentami i wdrażanie nowego pracownika. W niektórych małych firmach jedna osoba może pełnić wiele ról. Jednak ci, którzy mają większe zespoły, mogą chcieć zaangażować w proces rekrutacji wielu interesariuszy, aby mieć pewność, że sprowadzą kandydatów o najbardziej odpowiednich umiejętnościach i doświadczeniu.

Obraz: Depositphotos.com