7 Cara Menyesuaikan Tempat Kerja Anda dengan Dunia Pasca COVID-19

Diterbitkan: 2020-06-12

Krisis global COVID-19 telah mengubah pekerjaan bagi jutaan orang Amerika, memaksa bisnis untuk mengunci kantor mereka dan mengadopsi struktur jarak jauh.

Dan ini mungkin menjadi norma setelah jarak sosial berakhir dan perusahaan diizinkan untuk bekerja di tempat lagi. Sebuah survei oleh Gartner menemukan bahwa 74 persen CFO dan pemimpin bisnis percaya setidaknya 5 persen karyawan mereka akan bekerja dari rumah secara permanen .

Untungnya, proliferasi alat online memungkinkan tenaga kerja untuk tetap terhubung dengan manajemen, pelanggan, dan satu sama lain di seluruh dunia. Tim memiliki waktu berbulan-bulan untuk menyesuaikan diri dengan mereka, dan beberapa akan bergantung pada mereka dalam jangka panjang.

Dengan mengingat hal ini, berikut adalah 7 cara untuk menyesuaikan tempat kerja Anda dengan dunia pasca-COVID-19 dan beberapa alat yang dapat membantu Anda mencapainya:

1. Kolaborasi Jarak Jauh

Untuk kolaborasi jarak jauh, Anda mungkin tidak memerlukan apa pun selain Quire. Sebagai solusi lengkap, Quire memungkinkan bisnis untuk memvisualisasikan alur kerja dengan papan kanban yang mudah digunakan, memecah proyek skala besar menjadi langkah-langkah yang dapat dikelola dengan daftar bersarang, dan berbagi proyek dengan klien melalui tautan undangan sederhana.

Quire menyertakan fitur pesan instan bagi tim untuk mendiskusikan proyek secara real-time, dan mengurutkan tugas melalui berbagai filter (prioritas, penerima tugas, dll.). Elemen kuat lainnya adalah API Quire, yang memungkinkan pengguna membuat skrip dan mengintegrasikan aplikasi pilihan dengan Quire. File dapat diunggah dari Google Drive untuk berbagi dengan cepat.

2. Sistem Telepon Berbasis Cloud

Zoom bagus, tetapi sebenarnya tidak menggantikan sistem telepon kantor. Namun, ketika pekerja melakukan pekerjaannya dari rumah, mereka masih membutuhkan telepon kantor. Oleh karena itu, Nextiva. Sistem telepon berbasis cloud ini menyatukan tim di mana pun mereka berada, dari hampir semua perangkat.

Nextiva kompatibel dengan smartphone, laptop, tablet, dan telepon kantor untuk kenyamanan maksimal. Fleksibilitas ini merupakan keuntungan besar ketika karyawan memiliki ruang tenang yang terbatas untuk mengobrol dengan rekan kerja atau pelanggan di rumah.

Dengan Nextiva, bisnis dapat mengatur Auto Attendant untuk perutean panggilan, Pesan Suara Virtual, dan dapat menghubungkan sistem telepon ke CRM mereka untuk ID penelepon terperinci. Transport Layer Security (TLS) dapat digunakan untuk mengenkripsi semua komunikasi, untuk privasi dengan standar tertinggi.

3. Manajemen Tugas Virtual

Sebagai alat manajemen tugas, MeisterTask dirancang untuk membantu tim melacak tugas dari pembuatan dan penugasan hingga penyelesaian. Papan bergaya Kanban-nya menawarkan fungsionalitas drag-and-drop sederhana untuk mengatur tugas dengan cepat dan visual, dan aplikasi MeisterTask (Android dan iOS) memungkinkan manajemen tugas saat bepergian.

MeisterTask dapat disesuaikan untuk memenuhi beragam kebutuhan bisnis, menggabungkan fitur yang dibuat untuk penggunaan perusahaan (otomatisasi, pelacakan waktu, dll.). Antarmukanya ramping dan bebas kekacauan, dengan opsi penyesuaian yang luas. Statistik dan laporan menawarkan wawasan terperinci tentang produktivitas tim, untuk mengidentifikasi peluang peningkatan. MeisterTask mudah digunakan, sebuah keuntungan saat mencoba bergabung dan mulai bekerja dengan seluruh tim pengguna baru.

4. Mengelola Tim Global

Salah satu aspek yang lebih rumit dari pekerjaan jarak jauh adalah mengelola zona waktu yang berbeda. Perusahaan yang bergantung pada pekerja lepas untuk pekerjaan kreatif, misalnya, dapat mempekerjakan orang dari seluruh dunia. Menjadwalkan rapat dan tenggat waktu bisa menjadi mimpi buruk tanpa alat manajemen waktu yang tepat seperti World Time Buddy.

World Time Buddy mencakup banyak fitur, memungkinkan tim untuk mengintegrasikannya dengan Google Kalender untuk menemukan slot yang tersedia, membuat dan berbagi acara, mengelompokkan lokasi ke dalam kategori khusus, mengaktifkan peringatan waktu musim panas, dan melihat waktu dalam format yang berbeda.

World Time Buddy telah mengumpulkan pujian dari The Atlantic, TNW, dan publikasi terhormat lainnya. Tersedia aplikasi seluler gratis, dengan upgrade berbayar opsional.

5. Mengadopsi Teknologi Berbasis Cloud untuk Bekerja Bersama

Lupakan Microsoft Word. Untuk menulis dan mengedit dokumen, Google Documents (bagian dari Google Drive) adalah alat yang fantastis. Ini menampilkan banyak opsi pemformatan dan presentasi untuk menyelaraskan dokumen dengan branding atau gaya rumah.

Tidak diperlukan unduhan, dan beberapa karyawan dapat mengedit atau mengomentari dokumen secara bersamaan untuk kolaborasi sederhana. Semua perubahan disimpan secara online secara otomatis untuk menghindari kehilangan jam kerja keras, dan versi sebelumnya dapat dipulihkan jika diperlukan.

Google Documents bekerja dengan berbagai jenis file (.docx., pdf, .rtf, .html, dan lainnya) dan berbagi file dengan orang lain sangatlah mudah. Bisnis dari semua ukuran dapat memanfaatkan Google Documents untuk menulis posting blog, promosi, laporan, kontrak, dan jenis dokumen lainnya seperti yang mereka lakukan di tempat.

6. Manajemen Kata Sandi yang Aman

Dashlane adalah alat manajemen kata sandi yang dirancang untuk membantu bisnis menjaga kata sandi mereka tetap aman dan dapat diakses. Ini menghilangkan kebutuhan karyawan untuk menyimpan kata sandi secara lokal atau dalam spreadsheet berbasis cloud yang rentan.

Dengan tim yang bergantung pada beberapa alat saat bekerja dari jarak jauh, melacak kata sandi yang berbeda dapat memakan waktu dan memengaruhi produktivitas: sekitar 11 jam hilang setiap tahun karena mengatur ulang kata sandi.

Dashlane menyimpan kata sandi dan login saat pengguna menjelajah, dengan kapasitas untuk menyimpan jumlah tak terbatas untuk akses universal. Sinkronisasi data di seluruh perangkat, namun Dashlane menganggap serius keamanan dan privasi: alat ini dibuat sehingga tim Dashlane tidak dapat melihat informasi yang tersimpan di dalamnya. Ini membuat data tetap pribadi dan seaman mungkin.

Manajer juga akan senang bahwa mereka dapat membagikan kata sandi untuk layanan online tanpa benar-benar harus memberikan kata sandi; Dashlane memungkinkan berbagi kata sandi tanpa benar-benar harus membagikan kata sandi itu sendiri.

7. Menghargai Karyawan

Bisnis masih perlu mengenali dan memberi penghargaan kepada karyawan meskipun mereka bekerja dari jarak jauh. Masuk ke Lingkaran Vantage.

Penelitian menunjukkan bahwa produktivitas dapat meningkat hingga 13 persen ketika pekerja bahagia, dan Vantage Circle dirancang untuk membantu meningkatkan kepuasan karyawan. Tetapi dengan begitu banyak perusahaan yang bekerja dari jarak jauh, lebih sulit bagi para pemimpin untuk memantau kepuasan karyawan dan masalah moral.

Untungnya, manajer dapat menggunakan Vantage Circle untuk mengenali pekerjaan dan pencapaian karyawan dari jarak jauh, untuk menginspirasi mereka untuk memenuhi (atau melampaui) standar yang sama di masa depan. Karyawan memiliki akses ke diskon produk dari banyak merek ternama, menawarkan insentif yang sesuai dengan minat pribadi.

Ini adalah platform label putih sehingga bisnis dapat menyesuaikannya untuk mencerminkan branding, dan Vantage Pulse memungkinkan bisnis untuk mengumpulkan umpan balik yang berharga dari karyawan. Hal ini memungkinkan para pemimpin untuk mengukur kepuasan tenaga kerja dan menemukan cara untuk meningkatkan pengalaman pekerja.

Masing-masing dari tujuh alat ini dapat membantu bisnis menyesuaikan diri dengan pekerjaan jarak jauh di dunia pasca-COVID-19. Dari perusahaan kecil hingga perusahaan menengah, pilihan ini memberdayakan semua tim untuk tetap terhubung, tepat sasaran, dan produktif.

Bersama-sama, mereka dapat membantu menjadikan kantor (dan biaya tambahan yang menyertainya) menjadi masa lalu bagi beberapa bisnis lama setelah pandemi ini berakhir.

Gambar: nextiva.com