วิธีสร้างกระบวนการจ้างงานที่ได้ผล

การจ้างงานที่มีกฎเกณฑ์และข้อบังคับมากมายเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนในการจัดการ หากคุณกำลังวางแผนที่จะขยายทีมธุรกิจขนาดเล็กของคุณ คุณต้องมีขั้นตอนและเครื่องมือที่ชัดเจนเพื่อช่วยคุณค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับการเสนองานครั้งต่อไป กระบวนการที่มั่นคงและสม่ำเสมอสามารถช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎหมายได้ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการสรุปกระบวนการจ้างงานก่อนเริ่มต้นจึงมีความสำคัญ สำหรับผู้ที่กำลังคิดที่จะจ้างพนักงานใหม่คนแรกหรือธุรกิจที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการสรรหาบุคลากร โปรดดูคำแนะนำด้านล่าง

กระบวนการจ้างงานคืออะไร?

กระบวนการจ้างงานเป็นชุดขั้นตอนที่สอดคล้องกันของธุรกิจเพื่อดึงดูดผู้สมัครงาน คัดเลือกผู้สมัคร และดึงดูดสมาชิกใหม่ในทีมในที่สุด กระบวนการที่แน่นอนที่คุณใช้อาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับการเสนองานและบทบาทที่คุณกำลังจ้าง อย่างไรก็ตาม รายการขั้นตอนพื้นฐานช่วยให้บริษัทต่างๆ หลีกเลี่ยงความลำเอียงและการเลือกปฏิบัติเมื่อขยายทีมของตน ในขณะที่ค้นหาผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดสำหรับแต่ละตำแหน่ง

ขั้นตอนการจ้าง

กระบวนการจ้างงานของธุรกิจขนาดเล็กแต่ละรายการควรมีลักษณะแตกต่างกันเล็กน้อยตามความต้องการเฉพาะของพวกเขา อย่างไรก็ตาม มีขั้นตอนพื้นฐานบางอย่างที่ธุรกิจจำนวนมากใช้เพื่อค้นหาผู้สมัครของตน พิจารณารายการด้านล่างสำหรับกระบวนการจ้างงานของคุณเอง จากนั้นนำไปปรับใช้เพื่อสร้างกระบวนการของคุณเองที่ปรับแต่งตามความต้องการของคุณ

1. ระบุความต้องการจ้าง

กระบวนการจ้างงานโดยทั่วไปเริ่มต้นเมื่อผู้จัดการตระหนักว่าพวกเขามีบทบาทที่ต้องกรอก อาจเป็นเพราะการขยายงาน การลาออกของพนักงานที่มีอยู่ หรือความต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเนื่องจากการจ้างงานทุกครั้งและงานที่เกี่ยวข้องควรตอบสนองวัตถุประสงค์เฉพาะภายในบริษัทของคุณ มิฉะนั้น คุณกำลังใช้ทรัพยากรโดยไม่ได้คำนึงถึงเป้าหมายสุดท้าย เพื่อให้เฉพาะเจาะจงในขั้นตอนนี้ ให้นึกถึงตำแหน่งงานและหน้าที่ที่จะให้บริการธุรกิจของคุณได้ดีที่สุด คุณสามารถจัดการขั้นตอนนี้ในฐานะเจ้าของธุรกิจ หรือมอบหมายให้ผู้จัดการของแผนกดังกล่าว

2. สร้างคำอธิบายโดยละเอียดของงาน

จากนั้นก็ถึงเวลาเขียนหน้าที่และคุณลักษณะเฉพาะทั้งหมดของตำแหน่ง รวมถึงบทบาท ความรับผิดชอบ และทักษะที่ผู้สมัครต้องมี ทำงานร่วมกับผู้จัดการแผนกและสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ที่จะทำงานอย่างใกล้ชิดกับบุคคลนี้ ซึ่งจะทำให้คุณมีจุดเริ่มต้นที่ดีในการแบ่งปันโอกาสกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

3. โฆษณางานประดิษฐ์และโพสต์ในจุดที่เหมาะสม

ไม่ใช่ทุกตำแหน่งที่เหมาะสมกับทุกงาน แต่คุณควรมีรายการมาตรฐานของสถานที่ที่คุณลงประกาศตำแหน่งงานว่าง ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้โฆษณาในพื้นที่ของคุณสำหรับตำแหน่งผู้บริหารขั้นพื้นฐานที่ต้องทำงานในสำนักงานของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการกรอกตำแหน่งที่เชี่ยวชาญมากขึ้น ให้พิจารณาไซต์งานที่ปรับให้เข้ากับอุตสาหกรรมหรือความเชี่ยวชาญพิเศษนั้น ใช้รายละเอียดงานของคุณเพื่อสร้างโฆษณาที่สรุปทักษะและคุณภาพที่คุณต้องการอย่างชัดเจน และบอกผู้สมัครถึงวิธีการสมัคร

4. ตรวจสอบและจัดเรียงแอปพลิเคชัน

เมื่อการสมัครเริ่มทยอยเข้ามา ก็ถึงเวลากรองผู้สมัครที่คุณต้องการพิจารณาออกตลอดกระบวนการจ้างที่เหลือ รวมรายการตรวจสอบสิ่งที่คุณกำลังมองหาในแต่ละแอปพลิเคชัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจค้นหาทักษะที่สำคัญในประวัติย่อ จดหมายปะหน้าที่ไม่มีข้อผิดพลาด และผู้สมัครที่แสดงความกระตือรือร้นต่องานนี้ สำหรับตำแหน่งเฉพาะ ให้ผู้จัดการของแผนกนั้นช่วยคุณเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุด เนื่องจากพวกเขาจะมีความเชี่ยวชาญมากขึ้นในข้อกำหนดและภาษาที่เกี่ยวข้องที่ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจะใช้

5. ผ่านขั้นตอนการสัมภาษณ์

ด้วยรายชื่อผู้สมัครที่ผ่านการรับรอง คุณสามารถเริ่มกรองโดยพูดกับผู้สมัครแต่ละคนโดยตรง หากคุณกำลังพิจารณาคนจำนวนมาก คุณอาจให้ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ นี่คือการพิจารณาว่าใครเหมาะสมที่สุดก่อนที่จะกำหนดให้ทุกคนมาที่สำนักงานเพื่อสัมภาษณ์ตัวต่อตัวเป็นเวลานาน

เมื่อคุณเลือกผู้สมัครอันดับต้นๆ แล้ว คุณ ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล และ/หรือผู้จัดการแผนกสามารถพบปะกับพวกเขาด้วยตนเองหรือใช้วิดีโอแชทสำหรับตำแหน่งที่อยู่ห่างไกล อภิปรายสถานการณ์เฉพาะที่พวกเขาอาจพบขณะปฏิบัติหน้าที่เพื่อพิจารณาว่าใครสามารถรับมือกับความท้าทายในการทำงานได้ดีที่สุด สำหรับตำแหน่งเฉพาะ กระบวนการสัมภาษณ์อาจมีการประชุมหลายรอบ คุณยังสามารถรวมการทดสอบความถนัด ตัวอย่างการเขียน หรือกิจกรรมที่มีคุณสมบัติเหมาะสมอื่นๆ เพื่อแยกผู้สมัครที่ดีที่สุด นี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบพนักงานที่ดีที่สุดสำหรับการเสนองาน

6. ทำวิจัยของคุณ

ในระหว่างขั้นตอนการสมัคร คุณอาจขอให้ผู้สมัครยินยอมให้ตรวจสอบประวัติและส่งเอกสารอ้างอิง เมื่อคุณมีผู้สมัครอันดับหนึ่งหรือสองคนในใจแล้ว ให้กรอกประวัติและตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสนับสนุนการอ้างสิทธิ์ของผู้สมัคร ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากจ้างภายนอกตรวจสอบภูมิหลัง แต่คุณสามารถทำการตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงได้ด้วยตัวเองหรือกับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณ อย่างไรก็ตาม หากการเสนองานสำหรับตำแหน่งที่อ่อนไหว คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีพนักงานที่เหมาะสม ตรวจสอบสถานะของคุณเมื่อต้องตรวจสอบประวัติสำหรับตำแหน่งเหล่านี้

7. เสนองานและเจรจา

เมื่อคุณมั่นใจในผู้สมัคร ก็ถึงเวลาติดต่อพวกเขาและยื่นข้อเสนองานอย่างเป็นทางการ นี้อาจเริ่มต้นเป็นข้อเสนอมาตรฐานที่คุณสร้างขึ้นสำหรับตำแหน่ง อย่างไรก็ตาม พวกเขาอาจต้องการเจรจารายละเอียดบางอย่าง เช่น เงินเดือนเฉพาะและผลประโยชน์ของพนักงาน

8. การเริ่มต้นใช้งาน

เมื่อคุณเลือกพนักงานใหม่แล้ว ก็ถึงเวลาสิ้นสุดกระบวนการจ้างงานและเตรียมพวกเขาให้พร้อมสำหรับบทบาทใหม่ ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณควรเริ่มต้นด้วยการให้พนักงานใหม่แต่ละคนกรอกแบบฟอร์มที่จำเป็น เช่น W-4 และ I-9 จากนั้นก็ถึงเวลาฝึกพวกเขาสำหรับงานใหม่ ในบางกรณี คุณอาจมีวิดีโอหรือชั้นเรียนเสมือนจริงสำหรับพนักงานใหม่ แต่คุณควรมอบหมายให้พวกเขาเป็นผู้ให้คำปรึกษาหรือหัวหน้าแผนกที่สามารถอธิบายขั้นตอนและตอบคำถามของพวกเขาได้

อ่านเพิ่มเติม: กลยุทธ์การสรรหาและการจ้างงาน

เครื่องมือจ้าง

ขั้นตอนการจ้างงานบางส่วนของคุณอาจได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติ มีเครื่องมือทางเทคนิคที่จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและตัดสินใจได้ดีขึ้น ตั้งแต่การสร้างการสมัครงานไปจนถึงการค้นหาเครื่องมือคัดกรองที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดตลอดกระบวนการจ้างงาน ต่อไปนี้คือเครื่องมือด้านทรัพยากรบุคคลบางส่วนที่จะช่วยคุณหาพนักงานคนต่อไปของคุณ

คนโซโห

Zoho People รวมกระบวนการ HR ที่หลากหลายไว้ในแดชบอร์ดส่วนกลางเพียงแห่งเดียว เมื่อพูดถึงกระบวนการจ้างงาน คุณสามารถใช้เพื่อประเมินพนักงานและแผนกปัจจุบันของคุณเพื่อค้นหาพื้นที่ที่ต้องการได้ จากนั้นคุณสามารถสร้างกระบวนการปฐมนิเทศเพื่อให้พนักงานใหม่ทำงานได้อย่างรวดเร็วที่สุด

BambooHR

BambooHR เป็นเครื่องมือที่สร้างขึ้นสำหรับ SMB โดยเฉพาะ ซอฟต์แวร์มีคุณสมบัติสำหรับทุกอย่างตั้งแต่การเริ่มต้นใช้งานจนถึงการติดตามเวลา เมื่อพูดถึงกระบวนการจ้างพนักงานใหม่โดยเฉพาะ BambooHR มีระบบติดตามผู้สมัครที่ประเมินความเหมาะสมของผู้สมัครแต่ละคนด้วยตำแหน่งและวัฒนธรรมของบริษัท นอกจากนี้ยังมีแอพว่าจ้างมือถือสำหรับบริษัทที่ต้องการสร้างกระบวนการจ้างงานจากทุกที่

HRdirect

HRdirect นำเสนอโซลูชั่นที่หลากหลายสำหรับธุรกิจ ตั้งแต่การฝึกอบรมในสถานที่ทำงานไปจนถึงการรับรู้ของพนักงาน สำหรับผู้ที่อยู่ในกระบวนการจ้างงาน HRdirect มีแบบฟอร์มการสมัครงานเพื่อช่วยให้บริษัทปฏิบัติตามนโยบาย เทมเพลตนโยบายสถานที่ทำงาน การทดสอบความถนัด และเครื่องมือสำหรับต้อนรับพนักงานใหม่เข้าสู่ทีม

สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติม โปรดดู: 7 ตัวอย่างซอฟต์แวร์ HR สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับกระบวนการจ้างงาน

เราตอบคำถามที่พบบ่อยที่สุดที่เจ้าของธุรกิจมีเกี่ยวกับกระบวนการจ้างงานด้านล่าง

มีกฎหมายการจ้างงานที่ฉันควรรู้หรือไม่?

ใช่ ธุรกิจขนาดเล็กในสหรัฐอเมริกาควรทำความคุ้นเคยกับกฎหมายของคณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน (EEOC) และแนวทางการจ้างงานของ ADA บางรัฐก็มีกฎและข้อบังคับของตนเองที่นอกเหนือไปจากนี้ ดังนั้นให้ศึกษากฎเกณฑ์ที่ธุรกิจของคุณตั้งอยู่เพื่อความปลอดภัย