効果的な採用プロセスを作成する方法

公開: 2020-06-17

多くの規則や規制がある採用は、管理が複雑なプロセスです。スモールビジネスチームの成長を計画している場合は、次の求人に適した候補者を見つけるのに役立つ一連の明確な手順とツールが必要です。堅実で一貫性のあるプロセスは、法的なコンプライアンスを維持するのにも役立ちます。そのため、開始する前に採用プロセスの概要を説明することが非常に重要です。採用プロセスを改善したいだけの最初の新入社員や企業の採用を考えている人は、以下のガイドを確認してください。

採用プロセスとは何ですか？

採用プロセスは、求職者を引き付け、候補者を選別し、最終的に新しいチームメンバーを呼び込むために、企業がとる一貫した一連のステップです。使用する正確なプロセスは、求人や採用する役割によって少し異なる場合があります。ただし、基本的な手順のリストは、企業がチームを成長させる際に、各ポジションに最も適した候補者を見つけながら、偏見や差別を回避するのに役立ちます。

採用プロセスのステップ

それぞれの中小企業の採用プロセスは、特定のニーズに基づいて少し異なって見えるはずです。ただし、多くの企業が候補者を見つけるために使用するいくつかの基本的な手順があります。独自の採用プロセスについては、以下のリストを検討してください。次に、それらを適応させて、ニーズに合わせてカスタマイズされた独自のプロセスを作成します。

1.採用ニーズを特定する

採用プロセスは通常、マネージャーが自分に果たす必要のある役割があることに気付いたときに始まります。これは、拡大、既存の従業員の退職、または特定の分野の専門知識の必要性が原因である可能性があります。このステップは重要です。なぜなら、すべての採用とそれに伴う仕事は、社内で特定の目的を果たす必要があるからです。それ以外の場合は、最終目標を考慮せずにリソースを消費しているだけです。このステップを具体的に説明するために、ビジネスに最適な役職と職務について考えてください。このステップはビジネスオーナーとして処理することも、問題の部門のマネージャーに委任することもできます。

2.ジョブの詳細な説明を作成します

次に、その職務のすべての特定の職務と特徴を書き出す時が来ました。潜在的な候補者が持つ必要のある役割、責任、スキルを含めます。この個人と緊密に連携する部門マネージャーや他のチームメンバーと協力してください。これにより、関係者と機会を共有するための良い出発点が得られます。

3.適切な場所に求人広告と投稿を作成します

すべての場所がすべての仕事に適しているわけではありませんが、利用可能な仕事の機会を投稿する場所の標準的なリストを用意する必要があります。たとえば、あなたはあなたのオフィスで働く必要がある基本的な管理職のためにあなたの地元の求人広告を使うかもしれません。ただし、より専門的なポジションを埋める必要がある場合は、その業界または専門分野に合わせた現場を検討してください。職務内容を使用して、探しているスキルと資質の概要を明確に示し、応募方法を候補者に伝える広告を作成します。

4.アプリケーションのレビューと並べ替え

アプリケーションのロールインが開始されたら、残りの採用プロセス全体で検討する候補者を除外します。各アプリケーションで探しているもののチェックリストを含めます。たとえば、履歴書の主要なスキル、エラーのないカバーレター、仕事に熱意を示している候補者を検索できます。専門職については、その部門のマネージャーに最も適格な候補者の選択を手伝ってもらってください。資格のある申請者が使用する関連用語や言語に精通している可能性が高いためです。

5.面接プロセスを通過します

資格のある応募者のリストを使用して、候補者のそれぞれと直接話すことにより、フィルタリングを開始できます。多くの人を検討している場合は、人事部長に電話インタビューを行わせることができます。これは、長時間の面接のために全員がオフィスに来ることを要求する前に、誰が最適かを判断することです。

最有力候補にたどり着いたら、あなた、人事部長、および/または部門マネージャーは、直接会うか、遠隔地でビデオチャットを使用して彼らと会うことができます。彼らが職務を遂行している間に遭遇する可能性のある特定の状況について話し合い、誰がその仕事をするための挑戦に最も適しているかを判断します。専門職の場合、面接プロセスには数回の会議が含まれる場合があります。また、適性テスト、サンプルの作成、またはその他の適格な活動を含めて、最適な候補者を分離することもできます。これは、求人に最適な従業員を精査するのに役立ちます。

6.調査を行う

申請プロセス中に、申請者に身元調査への同意と参照の提出を依頼することもできます。最有力候補を1つか2つ念頭に置いたら、それらの背景と参照のチェックを完了して、申請者の主張をサポートしていることを確認します。多くの中小企業は身元調査を外部委託していますが、自分で、または人事マネージャーと一緒に身元調査を行うことができます。ただし、求人がデリケートなポジションに対するものである場合は、適切な従業員がいることを確認する必要があります。これらのポジションの身元調査に関しては、デューデリジェンスを行ってください。

7.求人をして交渉する

候補者に自信がついたら、候補者に連絡して正式な求人をします。これは、ポジション用に作成した標準オファーとして開始される場合があります。ただし、特定の給与や従業員の福利厚生など、詳細について交渉したい場合があります。

8.オンボーディング

新しい従業員を選択したら、採用プロセスを完了して、新しい役割の準備をします。人事マネージャーは、まず、各新入社員にW-4やI-9などの必要なフォームに記入してもらう必要があります。それから彼らの新しい仕事のために彼らを訓練する時が来ました。場合によっては、新入社員がビデオまたは仮想クラスを利用できることがあります。ただし、手順を説明し、質問に答えることができるメンターまたは部門長にも割り当てる必要があります。

さらに読む：戦術の採用と採用

採用ツール

採用手順の中には、自動化の恩恵を受けるものもあります。時間を節約し、より良い意思決定を行うのに役立つ技術ツールがあります。求人応募の作成から、採用プロセス全体でビジネスのコンプライアンスを維持するのに役立つスクリーニングツールの検索まで、次の従業員を見つけるのに役立つ人材ツールをいくつか紹介します。

ゾーホーピープル

Zoho Peopleは、さまざまなHRプロセスを1つの中央ダッシュボードに統合します。採用プロセスに関しては、それを使用して現在の従業員や部門を評価し、必要な分野を見つけることができます。次に、オンボーディングプロセスを作成して、新入社員をできるだけ早くスピードアップさせることができます。

BambooHR

BambooHRは、SMB向けに特別に構築されたツールです。このソフトウェアは、オンボーディングからタイムトラッキングまですべての機能を提供します。特に新入社員の採用プロセスに関しては、BambooHRは、各候補者のポジションと企業文化の両方との適合性を評価する応募者追跡システムを提供しています。どこからでも採用手順を作成したい企業向けのモバイル採用アプリもあります。

HRdirect

HRdirectは、職場でのトレーニングから従業員の表彰まで、ビジネスに幅広いソリューションを提供します。 HRdirectは、採用プロセスに参加している人のために、企業がコンプライアンスを維持するのに役立つ求人応募フォーム、職場のポリシーテンプレート、適性テスト、および新入社員をチームに迎えるためのツールを提供しています。

その他のオプションについては、以下を確認してください。中小企業向けのHRソフトウェアの7つの例

採用プロセスに関するよくある質問

事業主が採用プロセスに関してよく寄せられる質問に以下に回答します。

知っておくべき雇用法はありますか？

はい、米国の中小企業は、平等雇用機会委員会（EEOC）の法律とADA採用ガイドラインに精通している必要があります。一部の州には、これらを超える独自の規則や規制もあります。そのため、安全のために、ビジネスの基盤となる規則を調べてください。