Come creare un processo di assunzione che funzioni

Pubblicato: 2020-06-17

L'assunzione, con le sue numerose regole e regolamenti, è un processo complesso da gestire. Se hai intenzione di far crescere il tuo team di piccole imprese, hai bisogno di una serie chiara di passaggi e strumenti per aiutarti a trovare i candidati giusti per la prossima offerta di lavoro. Un processo solido e coerente può anche aiutarti a rimanere legalmente conforme. Ecco perché delineare un processo di assunzione prima di iniziare è così importante. Per coloro che stanno pensando di assumere il loro primo nuovo dipendente o per le aziende che vogliono semplicemente migliorare il loro processo di assunzione, consulta la guida qui sotto.

Che cos'è un processo di assunzione?

Un processo di assunzione è un insieme coerente di passaggi che un'azienda compie per attirare candidati, selezionare i candidati e, infine, assumere nuovi membri del team. Il processo esatto che utilizzi può variare leggermente a seconda dell'offerta di lavoro e del ruolo per cui stai assumendo. Tuttavia, un elenco di base di passaggi aiuta le aziende a evitare favoritismi e discriminazioni quando fanno crescere i loro team trovando i candidati più qualificati per ogni posizione.

Fasi del processo di assunzione

Ogni processo di assunzione di una piccola impresa dovrebbe apparire leggermente diverso in base alle loro esigenze specifiche. Tuttavia, ci sono alcuni passaggi di base che molte aziende utilizzano per trovare i propri candidati. Considera l'elenco seguente per il tuo processo di assunzione; quindi adattali per creare il tuo processo personalizzato in base alle tue esigenze.

1. Identificare la necessità di assunzione

Il processo di assunzione inizia generalmente quando un manager si rende conto di avere un ruolo che deve essere ricoperto. Ciò può essere dovuto all'espansione, all'uscita di un dipendente esistente o alla necessità di competenze in un'area specifica. Questo passaggio è importante perché ogni assunzione e il lavoro che comporta dovrebbero servire a uno scopo specifico all'interno della tua azienda. Altrimenti, stai solo spendendo risorse senza un obiettivo finale in mente. Per essere davvero specifico con questo passaggio, pensa al titolo di lavoro e alle mansioni che serviranno al meglio la tua attività. Puoi gestire questo passaggio come imprenditore o delegarlo al responsabile del dipartimento in questione.

2. Creare una descrizione dettagliata del lavoro

Quindi è il momento di scrivere tutti i compiti e le caratteristiche specifiche della posizione. Includere ruoli, responsabilità e competenze che i potenziali candidati devono possedere. Lavora con il responsabile del dipartimento e altri membri del team che lavoreranno a stretto contatto con questa persona, il che dovrebbe darti un buon punto di partenza per condividere l'opportunità con le parti interessate.

3. Crea un annuncio di lavoro e pubblicalo in punti appropriati

Non tutti i posti sono adatti a ogni lavoro, ma dovresti avere un elenco standard di posti in cui pubblichi opportunità di lavoro disponibili. Ad esempio, potresti utilizzare i tuoi annunci locali per posizioni amministrative di base che devono lavorare nel tuo ufficio. Tuttavia, se hai bisogno di ricoprire una posizione più specializzata, considera un sito di lavoro su misura per quel settore o specialità. Usa la tua descrizione del lavoro per creare un annuncio che descriva chiaramente le competenze e le qualità che stai cercando e indichi ai candidati come candidarsi.

4. Rivedi e ordina le applicazioni

Una volta che le domande iniziano ad arrivare, è il momento di filtrare i candidati che vuoi prendere in considerazione durante il resto del processo di assunzione. Includi un elenco di controllo delle cose che stai cercando in ogni applicazione. Ad esempio, potresti cercare competenze chiave nel loro curriculum, una lettera di presentazione senza errori e candidati che mostrano entusiasmo per il lavoro. Per le posizioni specializzate, chiedi al manager di quel dipartimento di aiutarti a scegliere i candidati più qualificati. Perché probabilmente saranno più esperti nei termini e nella lingua pertinenti che userebbero i candidati qualificati.

5. Passa attraverso il processo di intervista

Con un elenco di candidati qualificati, puoi quindi iniziare a filtrare parlando direttamente con ciascuno dei candidati. Se stai prendendo in considerazione molte persone, potresti chiedere al tuo direttore delle risorse umane di eseguire interviste telefoniche. Questo serve per determinare chi è il più adatto prima di richiedere a tutti di venire in ufficio per un lungo colloquio di persona.

Una volta che hai raggiunto i tuoi migliori candidati, tu, il tuo direttore delle risorse umane e/o il responsabile del dipartimento puoi incontrarli di persona o utilizzare la chat video per posizioni remote. Discutere situazioni specifiche che possono incontrare durante l'esecuzione dei propri compiti per determinare chi è all'altezza della sfida per svolgere il lavoro. Per le posizioni specializzate, il processo di colloquio può comprendere più cicli di incontri. Puoi anche includere test attitudinali, esempi di scrittura o altre attività qualificanti per separare i migliori candidati. Questo ti aiuterà a valutare il miglior dipendente per l'offerta di lavoro.

6. Fai la tua ricerca

Durante il processo di candidatura, puoi anche chiedere ai candidati di acconsentire ai controlli dei precedenti e inviare referenze. Una volta che hai in mente uno o due candidati di punta, completa quei controlli di base e di riferimento per assicurarti che supportino le affermazioni del richiedente. Molte piccole imprese esternalizzano i controlli in background, ma è probabile che tu possa effettuare i controlli di riferimento da solo o con il tuo responsabile delle risorse umane. Tuttavia, se l'offerta di lavoro è per una posizione delicata, devi assicurarti di avere il dipendente giusto. Fai la tua due diligence quando si tratta di controlli in background per queste posizioni.

7. Fai un'offerta di lavoro e negozia

Quando sei sicuro di un candidato, è il momento di contattarlo e fare un'offerta di lavoro ufficiale. Questo potrebbe iniziare come un'offerta standard che hai creato per la posizione. Tuttavia, potrebbero voler negoziare alcuni dettagli come il loro stipendio specifico e i benefici per i dipendenti.

8. Imbarco

Dopo aver selezionato il tuo nuovo dipendente, è tempo di completare il processo di assunzione e prepararlo per il suo nuovo ruolo. Il tuo responsabile delle risorse umane dovrebbe iniziare chiedendo a ogni nuovo dipendente di compilare i moduli necessari come il loro W-4 e I-9. Quindi è il momento di addestrarli per il loro nuovo lavoro. In alcuni casi, potresti avere lezioni video o virtuali disponibili per il tuo nuovo dipendente. Ma dovresti anche assegnarli a un mentore o capo dipartimento che può spiegare loro le procedure e rispondere alle loro domande.

Ulteriori letture: tattiche di reclutamento e assunzione

Strumenti di assunzione

Alcune delle tue procedure di assunzione potrebbero trarre vantaggio dall'automazione. Sono disponibili strumenti tecnologici per aiutarti a risparmiare tempo e prendere decisioni migliori. Dalla creazione di domande di lavoro alla ricerca di strumenti di screening che aiutino la tua azienda a rimanere conforme durante tutto il processo di assunzione, ecco alcuni strumenti per le risorse umane per aiutarti a trovare il tuo prossimo dipendente.

Zoho persone

Zoho People integra una varietà di processi HR in un dashboard centrale. Quando si tratta del processo di assunzione, puoi usarlo per valutare i tuoi attuali dipendenti e dipartimenti per trovare le aree di bisogno. Quindi puoi creare processi di onboarding per portare i nuovi dipendenti al passo il più rapidamente possibile.

BambooHR

BambooHR è uno strumento creato appositamente per le PMI. Il software offre funzionalità per tutto, dall'onboarding al monitoraggio del tempo. Quando si tratta del processo per l'assunzione di nuovi dipendenti in particolare, BambooHR offre un sistema di tracciamento dei candidati che valuta l'adattamento di ciascun candidato sia alla posizione che alla cultura aziendale. C'è anche un'app di assunzione mobile per le aziende che vogliono creare una procedura di assunzione da qualsiasi luogo.

HRdiretto

HRdirect offre un'ampia gamma di soluzioni per le aziende, dalla formazione sul posto di lavoro al riconoscimento dei dipendenti. Per coloro che sono nel processo di assunzione, HRdirect offre moduli di domanda di lavoro per aiutare le aziende a rimanere conformi, modelli di politiche sul posto di lavoro, test attitudinali e strumenti per accogliere nuovi dipendenti nel team.

Per ulteriori opzioni, dai un'occhiata a: 7 esempi di software HR per la tua piccola impresa

Domande frequenti sul processo di assunzione

Di seguito rispondiamo alle domande più frequenti che gli imprenditori hanno sul loro processo di assunzione.

Ci sono leggi sulle assunzioni di cui dovrei essere a conoscenza?

Sì, le piccole imprese negli Stati Uniti dovrebbero familiarizzare con le leggi della Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC) e le linee guida per l'assunzione di ADA. Alcuni stati hanno anche le proprie regole e regolamenti che vanno oltre, quindi cerca le regole su cui si basa la tua attività solo per sicurezza.

L'EEOC applica le leggi federali che rendono illegale discriminare candidati o dipendenti a causa di vari fattori, tra cui razza, religione, identità di genere, orientamento sessuale, nazionalità, età, disabilità, gravidanza, informazioni genetiche o precedenti reclami o azioni legali sulla discriminazione .

L'ADA comprende una serie di normative che vietano alle aziende o alle organizzazioni di discriminare candidati o dipendenti con disabilità. Richiede inoltre a coloro che hanno sedi fisiche di rendere accessibili le proprie strutture.

Tenendo presente queste normative, puoi creare domande, personalizzare le domande del colloquio e navigare nel processo di assunzione assicurandoti di essere inclusivo di tutti i candidati.

Per ulteriori informazioni, controlla:

  • 10 suggerimenti per l'intervista basati sulle linee guida ADA; Domande da porre
  • Migliori pratiche EEOC

Come posso assumere in modo più inclusivo?

La diversità è più di una semplice parola d'ordine per le aziende. Le aziende con team diversificati per genere hanno il 21% in più di probabilità di superare gli altri. E le aziende con team etnicamente diversificati hanno il 33% di probabilità in più di superare gli altri. Coinvolgere membri del team provenienti da vari ceti sociali significa aggiungere nuove voci alla conversazione. È più probabile che il tuo team guardi le cose in modi creativi e crei soluzioni che funzionano per il tuo pubblico di destinazione.

Quando vuoi assumere per un lavoro, portare diversi candidati inizia con la descrizione del tuo lavoro e il processo di assunzione. Metti in chiaro quando crei la tua presentazione che accogli candidati di tutte le età e background. Quindi pubblica le tue opportunità di lavoro in luoghi che raggiungono un pubblico vario. Se ti affidi ad agenzie esterne per il tuo processo di reclutamento, discuti con loro dei tuoi obiettivi di diversità. E assicurati che utilizzino punti vendita che non si limitano a raggiungere lo stesso pool di candidati più e più volte. Inoltre, la tua offerta di lavoro a ciascun candidato dovrebbe essere abbastanza standardizzata; non modificare i numeri o i dettagli in base alle informazioni personali di un candidato o qualsiasi cosa che non sia correlata alla sua esperienza e prestazione lavorativa.

Infine, è d'obbligo creare una cultura aziendale aperta e inclusiva. Se un nuovo assunto si sente sgradito, è meno probabile che rimanga. E potrebbe anche danneggiare la reputazione della tua azienda con i futuri candidati. Questo può essere un processo lungo. Ma lavora con il tuo team per assicurarti che tutti si sentano a proprio agio e siano intenzionati a offrire alle persone pari opportunità di avanzamento e condivisione di idee all'interno della tua organizzazione.

Per suggerimenti sull'assunzione di diversità, leggi: Best Practices per l'assunzione inclusiva

Quanto tempo richiede il processo di assunzione?

La sequenza temporale esatta varia a seconda della posizione per cui stai assumendo. Alcune cose, come i controlli dei precedenti e più cicli di interviste, richiedono tempo. Tuttavia, a volte puoi personalizzare il processo di assunzione in base alle tue esigenze. Ad esempio, se sai che un dipendente lascerà tra due settimane, puoi fissare una scadenza e assicurarti che il tuo responsabile delle assunzioni e il resto del team agiscano il più rapidamente possibile per ricoprire quella posizione in modo che non ci siano tempi di inattività. Basta impostare una scadenza per ogni fase del processo. E assicurati che i candidati e le parti interessate all'interno della tua azienda conoscano quelle date.

Chi dovrebbe essere nella squadra di assunzione?

Il processo inizia con il tuo responsabile delle assunzioni, che dovrebbe essere la persona che richiede a un nuovo dipendente di ricoprire un ruolo specifico. Poi ci sono gli intervistatori, che dovrebbero includere le persone con cui il nuovo assunto lavorerà e/o sarà supervisionato. Infine, c'è il ruolo delle risorse umane, che può includere una o più persone che gestiscono il processo di reclutamento. Ciò include il primo colloquio di passaggio, la gestione delle pratiche burocratiche obbligatorie e l'inserimento del nuovo dipendente. In alcune piccole imprese, una persona potrebbe ricoprire più ruoli. Tuttavia, coloro che hanno team esistenti più grandi potrebbero voler coinvolgere più parti interessate nel processo di reclutamento per assicurarsi di coinvolgere candidati con le competenze e l'esperienza più rilevanti.

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