Le guide du gestionnaire sur les demandes de congé

En tant que gestionnaire ou propriétaire d'entreprise, vous n'avez peut-être pas beaucoup réfléchi à la gestion des demandes de congé. Mais il est dans l'intérêt de votre entreprise de rester au fait des demandes de congés.

Dans ce guide, nous couvrirons les types de congés que vos employés pourraient demander, comment traiter ces demandes et ce que votre politique de congés devrait inclure.

Temps libre défini

Chaque fois qu'un employé peut avoir besoin de s'absenter du travail, il s'agit d'un « temps libre ». Une demande de congé est un processus formel ou informel par lequel un congé est demandé.

Il existe de nombreux types de congés. En règle générale, le temps passé hors du travail est classé comme un temps libre payé ou non payé.

Congés payés (PTO)

Lorsqu'un employé cherche à s'absenter du travail avec salaire, on parle de congé payé.

Il n'y a aucune obligation légale pour les employeurs de fournir une prise de force aux États-Unis. Cependant, certains États ont mis en œuvre des lois nationales sur les congés familiaux et médicaux qui exigent que certains types de congés soient payés.

La prise de force est généralement offerte en tant qu'avantage aux employés. C'est aux employeurs de décider du montant de prise de force à offrir. Dix jours par an est la norme aux États-Unis, bien que de nombreux employeurs offrent désormais plus de PTO pour attirer et retenir les meilleurs employés.

Certaines organisations ont même introduit une prise de force illimitée. Cette politique permet aux employés de prendre autant de PTO qu'ils le souhaitent, mais ils doivent toujours demander le temps d'absence et le faire approuver par un responsable.

Congé sans solde (UTO)

Les congés non rémunérés sont des périodes d'absence du travail pour lesquelles les employés ne sont pas rémunérés.

Certaines formes d'OTU sont requises par la loi fédérale. Par exemple, la loi sur le congé familial et médical (FMLA) oblige les employeurs à autoriser certains employés à prendre des congés non payés pour des urgences médicales et d'autres circonstances.

Il appartient aux employeurs de décider s'ils autorisent ou non les employés à suivre une UTO pour des raisons qui ne sont pas protégées par la loi fédérale. Offrir l'UTO peut donner aux employés plus de liberté et d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, mais cela risque également de laisser parfois une entreprise à court de personnel. Les employés doivent suivre le même processus de demande et d'approbation pour UTO que pour PTO.

Pourquoi le temps libre est-il si important ?

Certains gestionnaires ou propriétaires d'entreprise peuvent considérer les congés comme improductifs et coûteux pour l'entreprise. Cependant, le temps libre est extrêmement important pour la santé d'une entreprise et de ses employés.

Les employés qui s'absentent régulièrement du travail reviennent reposés, reposés et motivés. Cela se traduit par des employés plus heureux et plus productifs qui ont tendance à être plus fidèles à l'organisation.

Une approche positive du temps libre peut également attirer les meilleurs talents. Les demandeurs d'emploi apprécient les organisations qui offrent un équilibre travail-vie personnelle et de la flexibilité. Donner la priorité aux congés stimule le moral et améliore la rétention des employés.

D'un autre côté, une attitude négative envers les congés peut avoir des conséquences néfastes. Les employés qui sont découragés de prendre des congés peuvent éprouver des niveaux plus élevés de stress, d'insatisfaction et d'épuisement professionnel.

Les employeurs doivent construire une culture d'entreprise autour du temps libre et promouvoir ses attributs positifs.

Motifs des demandes de congé

Voici quelques-unes des raisons les plus courantes pour lesquelles les employés demandent un PTO ou un UTO.

Vacances

Les employés demandent souvent un congé pour faire une pause de quelques jours ou partir en vacances.

Temps personnel

Un employé peut demander un congé pour faire des courses, assister à des rendez-vous personnels ou consacrer du temps à un passe-temps.

Congé de maladie ou congé médical

Les employés peuvent prendre un congé de maladie s'ils ne se sentent pas bien, s'ils ont un handicap ou s'ils doivent s'occuper d'une personne à charge. Le congé médical est généralement un congé protégé en vertu de la loi sur le congé familial et médical (FMLA). En règle générale, les membres du personnel doivent avoir accumulé des jours de maladie pour prendre un congé de maladie payé.

Pratique religieuse

En vertu de la loi de 1964 sur les droits civils, les employeurs de 15 employés ou plus doivent raisonnablement accorder à leurs employés du temps libre pour l'observance ou la pratique religieuse.

Congé sabbatique

Il s'agit d'une absence prolongée de trois mois à un an. Les congés sabbatiques ne sont généralement offerts qu'aux employés de longue date en récompense de leurs services.

Deuil

Les employés peuvent demander un congé de deuil pour pleurer le décès d'un membre de la famille et s'occuper des arrangements funéraires. Les employeurs ne sont pas tenus d'offrir un congé de deuil, mais la plupart offrent 5 jours de PTO ou UTO.

Congé parental

En vertu de la FMLA, les employés peuvent demander un congé pour s'occuper de nouveau-nés ou d'enfants nouvellement adoptés. Le congé en vertu de la FMLA n'est pas rémunéré, mais de nombreuses entreprises offrent un congé parental payé comme avantage.

Service juridique

Les entreprises sont tenues d'autoriser les employés à prendre le PTO ou l'UTO s'ils sont appelés à servir de juré.

Congé militaire

En vertu de la loi sur les droits à l'emploi et au réemploi des services en uniforme, les employeurs sont tenus d'autoriser les membres du service militaire qui sont appelés au service actif à prendre un congé.

Il envoie un message positif aux employés lorsque les gestionnaires sont raisonnables dans l'octroi des demandes de congé. Assurez-vous d'avoir une politique équitable et une approche cohérente pour examiner les demandes de congé.

Conseils pour gérer les demandes de congé

Un manuel de l'employé cohérent décrivant un ensemble de règles et un processus clair peut simplifier la gestion des demandes de congé. Voici nos meilleurs conseils pour gérer facilement les demandes de congé.

Créer une politique de congés

Il doit y avoir des lignes directrices claires pour les employés et les gestionnaires sur la façon de demander et d'approuver les congés.

Vous pouvez décider d'avoir une politique générale sur les congés ou des politiques distinctes pour différents types de congés. Quelle que soit l'approche que vous adoptez, vos politiques doivent respecter toutes les lois du travail fédérales et étatiques.

Une politique de congé comprend généralement les éléments suivants :

• Combien de temps à l'avance les employés doivent soumettre leurs demandes de congé.
• La fréquence à laquelle les employés peuvent demander des congés au cours d'une période donnée.
• Toutes les périodes de l'année où les employés ne peuvent pas demander de congé.
• Comment les demandes de congé doivent être soumises.

Une fois qu'une politique est établie, c'est une bonne idée de demander aux employés de signer un formulaire attestant qu'ils comprennent la politique. Cela peut être utile en cas de litige lié aux congés.

Mettre en place des systèmes d'approbation efficaces

Pour rendre le processus de demande et d'approbation des congés aussi fluide que possible, vous devez disposer d'un système standardisé que tous les employés et responsables utilisent. Il n'est pas nécessaire que ce soit un système numérique trop complexe. Vous pouvez mettre en œuvre quelque chose de plus simple dans les limites de votre budget et de vos besoins opérationnels actuels, à condition que cela fonctionne bien pour vous.

Par exemple, vous pouvez suivre les demandes sur papier, avec une feuille de calcul ou par e-mail. Les grandes entreprises peuvent souhaiter utiliser une application de planification, comme celle de Connecteam, ou un système de gestion des ressources humaines. Ces systèmes offrent des automatisations et des outils de reporting qui peuvent être utiles pour suivre les congés d'un grand nombre d'employés.

Traiter les demandes rapidement

Nous avons couvert les raisons pour lesquelles le temps libre est important ci-dessus. Le traitement rapide des demandes est également très important, non seulement pour l'individu mais aussi pour l'entreprise.

Le traitement efficace des demandes de congés vous permet de planifier l'absence à temps. Ceci est particulièrement important si vous avez des périodes chargées à venir et que vous devez vous assurer que l'horaire de travail est intact et que les lacunes sont comblées.

Les responsables doivent essayer de répondre aux demandes dès qu'elles arrivent ou réserver du temps chaque jour pour ces tâches afin d'éviter qu'elles ne s'accumulent.

Soyez juste en équilibrant les besoins de l'entreprise avec les besoins des employés.

Naturellement, il peut y avoir des moments où les demandes ne peuvent pas être satisfaites car elles peuvent peser sur l'entreprise ou entrer en conflit avec la politique en matière de congés.

Les managers sont chargés d'équilibrer les besoins de l'entreprise avec ceux de leurs employés, ce qui n'est pas toujours simple. En fin de compte, le bon fonctionnement de l'entreprise est la priorité d'un gestionnaire, mais vous ne devez pas l'utiliser comme excuse générale pour refuser des congés.

Refuser de perdre du personnel pendant une courte période pourrait entraîner leur perte permanente s'ils estiment qu'une demande a été injustement refusée. Envisagez les scénarios suivants pour vous assurer que vous pouvez être juste dans chaque circonstance.

Que faire lorsque plusieurs employés demandent un congé en même temps

Il y aura des moments où plus d'un employé demandera la même période de congé. Dans un monde idéal, les deux pourraient être accommodés avec peu ou pas d'impact sur l'entreprise ou d'autres collègues. Dans le monde réel, il y aura des occasions où il ne sera pas possible d'accorder des demandes qui se chevauchent. Vous devrez établir une approche qui détermine équitablement comment la demande d'un collègue pourrait être approuvée par rapport à une autre dans cette circonstance.

Voici quelques options que vous pouvez envisager.

Premier arrivé, premier servi : les formulaires de demande sont datés et celui qui a soumis sa demande en premier se verra accorder le congé. Bien que cette politique encourage les demandes à être faites rapidement, elle pourrait ne pas être un facteur déterminant suffisant en soi. En effet, cela ne tient pas compte de la raison pour laquelle l'employé a besoin du congé et s'il pourrait être flexible avec celui-ci.

Dépendant de la raison : Tous les employés voudront ou auront besoin de s'absenter pour une raison ou une autre. Si vous devez trancher équitablement entre des demandes qui se chevauchent, vous pouvez considérer le motif du congé comme un facteur déterminant. Vous pouvez également demander s'il y a une flexibilité sur les dates en fonction de l'objet du congé.

Vous ne pouvez appliquer cela équitablement que si les employés sont disposés à divulguer les raisons détaillées du congé. Certains employés peuvent demander un congé pour des raisons importantes mais personnelles qu'ils ne se sentent pas à l'aise de divulguer. Gardez à l'esprit que cette approche est subjective et peut donner lieu à des accusations de favoritisme, elle ne doit donc pas être utilisée isolément.

Fréquence des demandes de congés précédentes : vous voudrez peut-être donner la priorité aux employés qui ont fait moins de demandes par rapport à ceux qui ont pris des congés plus fréquemment.

D'autres approches de gestion des demandes multiples incluent la « basée sur l'ancienneté » où le congé est accordé en fonction de l'ancienneté de l'employé. L'approche de l'ancienneté ne signifie pas nécessairement que le congé d'un superviseur doit toujours avoir préséance sur un employé subalterne. Cela pourrait signifier que les compétences d'une personne plus expérimentée sont requises à ce moment-là et que, par conséquent, le temps libre de la personne la plus junior est accordé. La discrétion managériale doit être appliquée dans toutes les approches.

Refuser les demandes de congé

Il peut déjà y avoir des moments précis de l'année où il est accepté que toutes les demandes seront refusées en fonction des besoins commerciaux préétablis. Cependant, il peut arriver que vous deviez refuser des demandes de congé pour différentes raisons. Comme ce sera un point de friction, il doit être manipulé avec sensibilité. Traiter cela rapidement aide, mais il peut toujours y avoir un élément de déception ou de frustration de la part de l'employé.

Pour minimiser la frustration des employés, définissez des attentes dans votre politique qui expliquent les occasions où les demandes seront refusées. Vous pouvez également mettre en évidence les tentatives que l'organisation fera pour remédier au refus des demandes de congé. Les exemples incluent l'offre de dates alternatives, l'autorisation d'échanges de quarts de travail et l'engagement de ressources supplémentaires. Ces efforts montrent à vos employés que vous les appréciez et reconnaissez l'importance de prendre des congés, même s'il n'est pas possible de les accommoder au moment demandé.

Avoir des plans d'urgence en place

Lorsque les conflits de planification sont inévitables, vous devez avoir des plans de sauvegarde en place pour gérer ces scénarios. Par exemple, avoir un bassin d'employés «sur appel» sur lesquels vous pouvez compter pour combler les lacunes et qui sont ouverts à couvrir des quarts de travail supplémentaires en cas d'urgence. Vous pouvez également envisager de faire appel à une agence de recrutement pour faire appel à des ressources externes expérimentées.

Conclusion

Gérer les demandes de congés signifie équilibrer les besoins de votre organisation avec ceux de votre personnel. Pour éviter les problèmes de personnel et les conflits, votre politique en matière de congés doit être claire et équitable et vos systèmes de gestion doivent être efficaces.

Reconnaître l'importance des congés et apporter des changements culturels pour encourager les congés est également crucial pour maintenir un environnement de travail productif et agréable.