Los 9 mejores sistemas de gestión de documentos para 2022

Al administrar manualmente sus documentos, está (quizás sin saberlo) creando una brecha de conocimiento alarmantemente grande en su negocio.

Según PWC, las empresas pierden el 7,5 % de todos sus documentos… y archivan mal otro 3 %. Ese 10 % del tiempo perdido es todo antes de que los empleados pasen la mitad de su tiempo buscando información, ¡incluso antes de que tengan la oportunidad de leerla y comprenderla!

Pero hay una solución fácil e instantánea para todo lo anterior (¡y más!): usar un sistema de administración de documentos. Y conocemos las soluciones que serán perfectas para su negocio.

¿Apurado? El mejor sistema de gestión de documentos para 2022

Entendemos lo arduo que puede ser buscar el sistema de administración de documentos adecuado para satisfacer las necesidades de su negocio.

Pero después de una extensa investigación, estamos convencidos de que Connecteam es el software con más beneficios para la gestión de documentos .

Esta solución de software todo en uno facilita el intercambio de documentos y los usuarios pueden acceder a una amplia variedad de funciones para hacerlo posible. Es fácil de usar y casi no requiere tiempo para capacitar a los empleados sobre cómo usarlo.

¿Y lo que es más? Connecteam es mucho más rentable que la gestión manual de documentos, mejora la productividad y ahorra dinero y tiempo a su empresa a largo plazo.

Estos son algunos de los beneficios de la gestión de documentos que proporciona Connecteam:

• Puede cargar tantos documentos en la aplicación como necesite . Cargue manuales de capacitación, imágenes, videos y más sin preocuparse por ralentizar los dispositivos de los empleados.
• Puede juntar contenido no estructurado, contextualizarlo y personalizarlo , asegurando que todos los empleados tengan fácil acceso a documentos importantes, todo en un solo lugar.
• Los gerentes pueden elegir qué archivos pueden descargar los empleados , protegiendo los datos en todo momento y evitando que los archivos sean robados, dañados físicamente y mal archivados.
• Usted y su equipo pueden colaborar fácilmente , compartiendo documentos entre sí, independientemente de la hora o la ubicación.
• Puede mantenerse actualizado sobre quién ha leído todos los documentos necesarios. Los empleados pueden leer y firmar documentos para confirmar la finalización e incluso puede enviar recordatorios/notificaciones para asegurarse de que nada se pierda.

Hay muchos sistemas de gestión de documentos para que las empresas elijan, pero la realidad es que ninguno de ellos se compara con Connecteam. Sus características de gestión de documentos benefician a decenas de miles de empresas de más de 90 industrias.

Si tiene prisa, salte a nuestra tabla de comparación para comparar nuestras recomendaciones enumeradas.

Qué buscar en el software de gestión de documentos

Vale la pena considerar los siguientes beneficios al buscar el sistema de administración de documentos adecuado para su empresa:

• Fácil de usar: ¿La herramienta en cuestión es fácil de usar? ¿Las características, el diseño y la interfaz de usuario son fáciles de entender y navegar?
• Fácil de compartir: ¿La herramienta brinda a los usuarios la opción de colaborar con otros a través del intercambio de archivos? Si es así, su equipo podrá editar documentos juntos.
• Fácil de rastrear: ¿Pueden los usuarios rastrear los cambios en los documentos en tiempo real? ¿Puede revertir fácilmente los documentos modificados a su versión anterior?
• Fácil de buscar: ¿La herramienta permite a los usuarios buscar documentos rápidamente? ¿Y puede digitalizar documentos en papel a través de un escaneo fácil?

Después de hacer nuestra tarea, creemos que la siguiente lista muestra algunos de los mejores sistemas de gestión de documentos del mercado en este momento. Estas soluciones de software le ahorrarán tiempo y esfuerzo a su negocio, reducirán los costos comerciales y también se asegurarán de que ninguna información se pierda.

Y si desea obtener más consejos relacionados con la gestión de documentos, no busque más allá de nuestra guía sobre cómo crear programas de capacitación para empleados duraderos.

Los 8 mejores software de sistema de gestión de documentos para 2022

Connecteam es un sistema de administración de documentos galardonado que permite a las PYMES y grandes empresas organizar y compartir documentos que llegan fácilmente a su fuerza laboral.

Este software todo en uno, amado por más de 20,000 empresas como la suya, tiene una amplia gama de funciones de administración de documentos que beneficiarán a su negocio. Éstos son algunos de ellos:

• Puede cargar fácilmente todo tipo de documentos en la aplicación . Se usará un almacenamiento mínimo en los dispositivos de los empleados, lo que significa que pueden usar las funciones sin problemas y rápidamente en sus teléfonos inteligentes.
• Los empleados pueden colaborar y comunicarse fácilmente , compartiendo cualquier documento relevante (así como imágenes, videos, todo tipo de archivos) en toda la empresa.
• Los empleados ya no necesitan leer detenidamente Dropbox, Google Drive o correos electrónicos, ya que simplemente pueden acceder a todos los documentos desde un solo lugar: la aplicación de su teléfono inteligente .
• Puede seleccionar y restringir qué documentos desea que vean determinados o grupos de empleados , asegurándose de que los datos estén siempre protegidos.
• Puede crear una experiencia de formación sencilla y asequible, asegurándose de que las funciones de gestión de documentos estén etiquetadas y personalizadas con el tono y la voz de la empresa.

Connecteam garantiza que todos los documentos sean fáciles de encontrar para usted y sus empleados. Pasar toneladas de tiempo escribiendo documentos largos con lápiz y papel se convertirá rápidamente en una cosa del pasado. Y los documentos son fácilmente accesibles sin importar dónde y cuándo estén trabajando los empleados .

¿Para quien?

Connecteam es el sistema de gestión de documentos perfecto para la fuerza de trabajo móvil (incluidos los trabajadores remotos y los equipos sin escritorio). Las funciones para compartir documentos de esta solución todo en uno son utilizadas por decenas de miles de empresas (de diferentes tamaños) de más de 90 industrias diferentes. Estos incluyen limpieza, comercio minorista, dotación de personal, construcción, por nombrar algunos.

Características clave

Pros y contras

Precios

Hightail es un sistema de administración de documentos que facilita a los gerentes mantener a los equipos al día, compartir documentos grandes, recopilar comentarios, todo en un solo dispositivo. Los administradores también pueden asignar y administrar tareas, monitorear la actividad del proyecto y mantener el contenido seguro con solo unos pocos clics.

¿Para quien?

Hightail es una solución ideal para equipos que necesitan compartir, editar y recibir documentos grandes. Diseñado específicamente para equipos creativos y de marketing, Hightail también es una solución de software eficaz para equipos de construcción. También beneficia a empresas de sectores como el comercio minorista y la educación.

Características clave

Pros y contras

Basado en opiniones de clientes

Precios

KnowledgeOwl es un sistema de gestión de documentos que ayuda a los gerentes a crear bases de conocimientos para los empleados. También pueden crear archivos PDF, preguntas frecuentes e integrarse fácilmente con otras aplicaciones. Este software basado en la nube cuenta con funciones de personalización muy útiles, lo que facilita la capacitación de los empleados.

¿Para quien?

KnowledgeOwl es un sistema de gestión de documentos ideal para empresas donde el tiempo es esencial cuando se trata de compartir información con los empleados. Las organizaciones sin fines de lucro, las empresas SaaS y las pequeñas empresas se benefician de las capacidades de gestión de documentos de la aplicación.

Características clave

Pros y contras

Basado en opiniones de clientes

Precios

ClickUp es un sistema de administración de documentos que facilita la colaboración en la edición de documentos, la administración de tareas y más. Los gerentes pueden compartir documentos, establecer recordatorios y planificar y programar proyectos, entre otras cosas. Este software basado en la nube es completamente personalizable.

¿Para quien?

ClickUp es útil para los equipos que desean trabajar de manera más eficiente, ya sea en el sitio o mientras trabajan de forma remota. Empresas que trabajan en industrias como salud, organizaciones sin fines de lucro y marketing, entre otras.

Características clave

Pros y contras

Basado en opiniones de clientes

Precios

Confluence es una solución de software de gestión de documentos que ayuda a las empresas a colaborar sin necesidad de papel, bolígrafos ni hojas de cálculo. Esta tecnología basada en la nube es útil para las empresas, independientemente de si los empleados trabajan en el sitio o de forma remota.

¿Para quien?

Las empresas de varios tamaños (incluidos los equipos remotos) se benefician de las capacidades de gestión y colaboración de documentos de Confluence. Una solución ideal de software de recursos humanos, otras industrias relevantes incluyen marketing, recursos humanos, finanzas, así como equipos técnicos y de gestión de proyectos.

Características clave

Pros y contras

Basado en opiniones de clientes

Precios

Quip es una solución de software de gestión de documentos donde los gerentes pueden crear, cargar y compartir documentos con todos los empleados. Todos los datos (ya sea en documentos u hojas de cálculo) se pueden almacenar en la misma plataforma. Esta aplicación también incluye chat interno para mejorar la comunicación.

¿Para quien?

Quip es un sistema de gestión de documentos útil para empresas que tienen como objetivo incluir la transparencia de la información en todos los departamentos. Los equipos de gestión de fabricación trabajarán de forma más eficaz y eficiente gracias a las funciones de uso compartido de documentos de Quip.

Características clave

Pros y contras

Basado en opiniones de clientes

Precios

Box es un sistema de gestión de documentos que permite a los gerentes maximizar la productividad y eliminar los riesgos de datos. Administre fácilmente los ciclos de vida del contenido que son parte integral de los procesos comerciales. Los usuarios pueden colaborar en documentos compartidos, automatizar flujos de trabajo y acceder fácilmente a la nube de contenido sin problemas.

¿Para quien?

Muchos sectores se benefician de las funciones de gestión de documentos de Box, incluidos el comercio minorista, el cuidado de la salud y la construcción, entre otros. Es una aplicación útil basada en la nube para empresas de todos los tamaños, incluidas las pequeñas empresas y las empresas globales.

Características clave

Pros y contras

Basado en opiniones de clientes

Precios

​​PandaDoc es un sistema de administración de documentos que permite a los gerentes crear documentos, administrar empleados y firmar electrónicamente documentos entrantes, como contratos, cotizaciones y propuestas. Las empresas pueden utilizar PandaDoc para simplificar los procesos centrados en documentos y mejorar la eficiencia en general.

¿Para quien?

PandaDoc sirve a empresas de todos los tamaños (SMB a grandes empresas) de una amplia gama de industrias. Una solución de software de gestión de la construcción eficaz: el cuidado de la salud y la fabricación también utilizan esta aplicación basada en la nube para agilizar los procesos de documentos.

Características clave

Pros y contras

Basado en opiniones de clientes

Precios

Docebo es un sistema de administración de documentos que ayuda a los gerentes a personalizar fácilmente los programas de capacitación, brindar capacitación y administrar el contenido. Una solución basada en la nube que permite a los equipos remotos acceder fácilmente a las bibliotecas de documentos, Docebo se integra bien con otras aplicaciones.

¿Para quien?

Docebo beneficia a una amplia gama de industrias y tiene un éxito especial como aplicación de formación de camareros. El cuidado de la salud y el comercio minorista son industrias que también se benefician de las capacidades de administración de documentos de Docebo.

Características clave

Pros y contras

Basado en opiniones de clientes

Precios

Compare los mejores sistemas de gestión de documentos

Resumen

Precio mensual

Prueba gratis

Plan Gratis

Connecteam es un sistema de gestión de documentos todo en uno que le permite organizar y compartir documentos fácilmente. Todos los documentos son de fácil acceso, sin importar dónde trabajen usted y sus empleados.

10 empleados:

$39

20 empleados:

$39

50 empleados:

$39

14 días

Iniciar prueba

Sí, para los primeros 50 usuarios

Hightail permite a los gerentes compartir documentos grandes, mantener a los equipos al día, recopilar comentarios, asignar tareas y mantener el contenido seguro en un solo dispositivo.

10 empleados:
$240

20 empleados:
$480

50 empleados (plan de negocios):
$1800

14 días

Sí

KnowledgeOwl ayuda a los gerentes a crear archivos PDF, preguntas frecuentes y crear bases de conocimientos para los trabajadores. Es fácil de personalizar y se integra bien con otras aplicaciones.

10 empleados:

$259

20 empleados:

$459

50 empleados:

$1059

30 días

No

ClickUp es un software basado en la nube completamente personalizable que facilita la colaboración y la gestión de tareas. Los gerentes también pueden programar proyectos, compartir documentos y establecer recordatorios.

10 empleados:
$50

20 empleados:
$100

50 empleados:
$250

30 días

Sí

Confluence también es útil para el trabajo remoto y los empleados en el sitio. Esta aplicación basada en la nube ayuda a los empleados a colaborar sin métodos manuales como lápiz y papel.

10 empleados:

$55

20 empleados:

$110

50 empleados:

$275

7 días

Sí

Quip cuenta con una amplia gama de funciones, incluido el chat interno para impulsar la comunicación. Los gerentes pueden crear, cargar y compartir documentos con toda la fuerza laboral.

10 empleados:

$100

20 empleados:

$200

50 empleados:

$500

14 días

Sí

Box ayuda a los gerentes a eliminar los riesgos de datos y maximizar la productividad. Los usuarios pueden colaborar en documentos y, en general, mejorar los procesos comerciales a través de los ciclos de vida del contenido.

10 empleados:

$200

20 empleados:

$400

50 empleados:

$1000

14 días

Sí

PandaDoc permite a los gerentes crear y compartir documentos con los empleados, así como cotizaciones, contratos y propuestas de firma electrónica.

10 empleados:

$190

20 empleados:

$380

50 empleados:

$950

14 días

Sí

Con Docebo, los gerentes pueden personalizar fácilmente los programas de capacitación. Esta opción basada en la nube otorga a los trabajadores remotos un fácil acceso a las bibliotecas de documentos.

Comuníquese con un representante de ventas para conocer los precios.

14 días

No

Resumen

Connecteam es un sistema de gestión de documentos todo en uno que le permite organizar y compartir documentos fácilmente. Todos los documentos son de fácil acceso, sin importar dónde trabajen usted y sus empleados.

Precio mensual

10 empleados:

$39

20 empleados:

$39

50 empleados:

$39

Prueba gratis

14 días

Iniciar prueba

Plan Gratis

Sí, para los primeros 50 usuarios

Resumen

Hightail permite a los gerentes compartir documentos grandes, mantener a los equipos al día, recopilar comentarios, asignar tareas y mantener el contenido seguro en un solo dispositivo.

Precio mensual

10 empleados:
$240

20 empleados:
$480

50 empleados (plan de negocios):
$1800

Prueba gratis

14 días

Plan Gratis

Sí

Resumen

KnowledgeOwl ayuda a los gerentes a crear archivos PDF, preguntas frecuentes y crear bases de conocimientos para los trabajadores. Es fácil de personalizar y se integra bien con otras aplicaciones.

Precio mensual

10 empleados:

$259

20 empleados:

$459

50 empleados:

$1059

Prueba gratis

30 días

Plan Gratis

No

Resumen

ClickUp es un software basado en la nube completamente personalizable que facilita la colaboración y la gestión de tareas. Los gerentes también pueden programar proyectos, compartir documentos y configurar recordatorios.

Precio mensual

10 empleados:
$50

20 empleados:
$100

50 empleados:
$250

Prueba gratis

30 días

Plan Gratis

Sí

Resumen

Confluence también es útil para el trabajo remoto y los empleados en el sitio. Esta aplicación basada en la nube ayuda a los empleados a colaborar sin métodos manuales como lápiz y papel.

Precio mensual

10 empleados:

$55

20 empleados:

$110

50 empleados:

$275

Prueba gratis

7 días

Plan Gratis

Sí

Resumen

Quip cuenta con una amplia gama de funciones, incluido el chat interno para impulsar la comunicación. Los gerentes pueden crear, cargar y compartir documentos con toda la fuerza laboral.

Precio mensual

10 empleados:

$100

20 empleados:

$200

50 empleados:

$500

Prueba gratis

14 días

Plan Gratis

Sí

Resumen

Box ayuda a los gerentes a eliminar los riesgos de datos y maximizar la productividad. Los usuarios pueden colaborar en documentos y, en general, mejorar los procesos comerciales a través de los ciclos de vida del contenido.

Precio mensual

10 empleados:

$200

20 empleados:

$400

50 empleados:

$1000

Prueba gratis

14 días

Plan Gratis

Sí

Resumen

PandaDoc permite a los gerentes crear y compartir documentos con los empleados, así como cotizaciones, contratos y propuestas de firma electrónica.

Precio mensual

10 empleados:

$190

20 empleados:

$380

50 empleados:

$950

Prueba gratis

14 días

Plan Gratis

Sí

Resumen

Con Docebo, los gerentes pueden personalizar fácilmente los programas de capacitación. Esta opción basada en la nube otorga a los trabajadores remotos un fácil acceso a las bibliotecas de documentos.

Precio mensual

Comuníquese con un representante de ventas para conocer los precios.

Prueba gratis

14 días

Plan Gratis

No

Preguntas frecuentes sobre los sistemas de gestión de documentos

¿Cuáles son las principales funciones de un sistema de gestión documental?

Después de mucha investigación, hemos llegado a la conclusión de que hay tres funciones principales que todo sistema de gestión de documentos debería poder realizar con éxito. Estos son: cargar , administrar y compartir todo tipo de documentos.

Con aplicaciones como Connecteam, es posible ejecutar estas tres funciones y más. Puede usar esta aplicación todo en uno para cargar archivos de todos los tamaños. Puede crear una base de conocimiento de documentos y archivos y crear bibliotecas para que los empleados tengan todo el conocimiento que necesitan en una plataforma. Y tampoco necesita preocuparse por los límites de almacenamiento.

¿Todos los sistemas de gestión de documentos son personalizables?

Lamentablemente, no todas las soluciones de software de gestión de documentos del mercado se pueden personalizar. Dicho esto, hay aplicaciones específicas que hacen esto extremadamente bien, como Connecteam. Esta solución basada en la nube sabe lo importante que es para las empresas poder personalizar sus funciones de formación.

Es importante que los empleados comprendan el idioma y el formato en que se presentan las funciones. Con Connecteam, los administradores pueden editar internamente, crear estructuras de capacitación únicas e incluso cambiar los nombres de las funciones.

¿Realmente necesito un sistema de gestión documental para mi negocio?

Tanto si es propietario de un negocio establecido como si acaba de empezar su propio negocio, es posible que se sienta cómodo con la forma en que gestionan sus documentos. Esto podría incluir la creación de documentos manualmente con lápiz y papel. Respetamos eso.

Pero vale la pena mencionar que hay formas más fáciles de hacer esto. Los gerentes deberían considerar revisar las soluciones de software de administración de documentos, ya que podrían ahorrar mucho tiempo, esfuerzo e incluso dinero en el proceso.

El resultado final de los sistemas de gestión de documentos

Ahí lo tiene, una lista completa de las mejores soluciones de software de gestión de documentos que existen. A estas alturas, asumimos que está buscando digitalizarse por primera vez o está buscando cambiar su sistema de gestión de documentos actual por algo mejor. Tal vez solo quieras algo más barato.

Cualquiera que sea el caso, podemos estar de acuerdo con seguridad en que un sistema de gestión de documentos de algún tipo hará que sus negocios sean mucho más eficientes, organizados y bien informados a largo plazo.

Pero, ¿cuál de las soluciones mencionadas anteriormente lo hará mejor para usted y sus empleados? Con una aplicación como Connecteam, se beneficiará de muchas maneras. Podrá compartir documentos fácilmente con los empleados y ellos podrán acceder a ellos con solo un par de clics.

Además, su negocio va a ahorrar tiempo y dinero. Sin mencionar el hecho de que puede proteger los datos de su empresa, minimizar el espacio de almacenamiento en los dispositivos de su personal y personalizar fácilmente las funciones para compartir documentos.

Una última cosa: muchos de estos sistemas tienen períodos de prueba gratuitos que duran 30 días o menos. Le recomendamos encarecidamente que pruebe algunas de estas pruebas gratuitas. Tal vez incluso solicite una demostración y vea qué herramientas se adaptan más a las necesidades de su negocio.