9 migliori sistemi di gestione dei documenti per il 2022

Gestendo manualmente i tuoi documenti, stai (forse inconsapevolmente) creando una lacuna di conoscenza allarmante nella tua azienda.

Secondo PWC, le aziende perdono il 7,5% di tutti i loro documenti... e archiviano in modo errato un altro 3%. Quel 10% del tempo perso è tutto prima che i dipendenti trascorrano metà del loro tempo alla ricerca di informazioni, prima ancora che abbiano la possibilità di leggerle e comprenderle!

Ma c'è una soluzione istantanea e facile a tutto quanto sopra (e altro!): l'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti. E conosciamo solo le soluzioni che saranno perfette per la tua attività.

Di fretta? Il miglior sistema di gestione dei documenti per il 2022

Comprendiamo quanto possa essere faticoso cercare il giusto sistema di gestione dei documenti per soddisfare le vostre esigenze aziendali.

Ma dopo ricerche approfondite, siamo convinti che Connecteam sia il software con i maggiori vantaggi di gestione dei documenti .

Questa soluzione software all-in-one semplifica la condivisione dei documenti e gli utenti possono accedere a un'ampia varietà di funzionalità per renderlo possibile. È facile da usare e richiede pochissimo tempo per formare i dipendenti su come utilizzarlo.

Cosa c'è di più? Connecteam è molto più conveniente rispetto alla gestione manuale dei documenti, migliora la produttività e fa risparmiare tempo e denaro alla tua azienda a lungo termine.

Ecco alcuni vantaggi per la gestione dei documenti offerti da Connecteam:

• Puoi caricare sull'app tutti i documenti di cui hai bisogno . Carica manuali di formazione, immagini, video e altro senza preoccuparti di rallentare i dispositivi dei dipendenti.
• Puoi mettere insieme contenuti non strutturati, contestualizzarli e personalizzarli , garantendo a tutti i dipendenti un facile accesso a documenti importanti, il tutto in un unico posto.
• I manager possono scegliere i file che i dipendenti possono scaricare , proteggendo i dati in ogni momento e prevenendo il furto di file, danni fisici e archiviazione errata.
• Tu e il tuo team potete collaborare facilmente , condividendo documenti tra loro, indipendentemente dall'ora o dal luogo.
• Puoi tenerti aggiornato su chi ha letto tutti i documenti necessari. I dipendenti possono leggere e firmare documenti per confermare il completamento e puoi persino inviare promemoria/notifiche per assicurarti che nulla cada nel vuoto.

Ci sono molti sistemi di gestione dei documenti tra cui le aziende possono scegliere, ma la realtà è che nessuno di loro è paragonabile a Connecteam. Le sue funzionalità di gestione dei documenti avvantaggiano decine di migliaia di aziende di oltre 90 settori.

Se hai fretta, passa alla nostra tabella di confronto per confrontare i nostri consigli elencati.

A cosa prestare attenzione nel software di gestione dei documenti

Vale la pena considerare i seguenti vantaggi quando si cerca il giusto sistema di gestione dei documenti per la propria azienda:

• Facile da usare: lo strumento in questione è facile da usare? Le funzionalità, il layout e l'interfaccia utente sono facili da capire e navigare?
• Facile da condividere: lo strumento offre agli utenti la possibilità di collaborare con altri attraverso la condivisione di file? In tal caso, il tuo team sarà in grado di modificare i documenti insieme.
• Facile da monitorare: gli utenti sono in grado di tenere traccia delle modifiche ai documenti in tempo reale? Puoi ripristinare facilmente i documenti modificati alla versione precedente?
• Facile da cercare: lo strumento consente agli utenti di cercare documenti rapidamente? E puoi digitalizzare documenti cartacei attraverso una scansione semplice?

Dopo aver svolto i nostri compiti, riteniamo che il seguente elenco mostri alcuni dei migliori sistemi di gestione dei documenti sul mercato in questo momento. Queste soluzioni software faranno risparmiare tempo e fatica alla tua azienda, ridurranno i costi aziendali e assicureranno anche che nessuna informazione cada attraverso le crepe.

E se vuoi saperne di più suggerimenti relativi alla gestione dei documenti, allora non guardare oltre la nostra guida su come creare programmi di formazione per i dipendenti che durino.

I migliori 8 software per sistemi di gestione dei documenti per il 2022

Connecteam è un pluripremiato sistema di gestione dei documenti che consente alle PMI e alle grandi imprese di organizzare e condividere documenti che raggiungono facilmente la loro forza lavoro.

Questo software all-in-one, amato da oltre 20.000 aziende come la tua, ha un'ampia gamma di funzionalità di gestione dei documenti che andranno a beneficio della tua azienda. Ecco qui alcuni di loro:

• Puoi caricare facilmente tutti i tipi di documenti nell'app . Lo spazio di archiviazione minimo verrà utilizzato sui dispositivi dei dipendenti, il che significa che possono utilizzare le funzionalità in modo fluido e rapido sui propri smartphone.
• I dipendenti possono collaborare e comunicare facilmente , condividendo tutti i documenti rilevanti (oltre a immagini, video, tutti i tipi di file) in tutta l'azienda.
• I dipendenti non devono più sfogliare Dropbox, Google Drive o e-mail, poiché possono semplicemente accedere a tutti i documenti da un'unica posizione: l'app per smartphone .
• Puoi selezionare e limitare i documenti che desideri vengano visualizzati da specifici o gruppi di dipendenti , assicurandoti che i dati siano sempre protetti.
• Puoi creare un'esperienza di formazione semplice e conveniente, assicurandoti che le funzioni di gestione dei documenti siano etichettate e personalizzate nel tono e nella voce dell'azienda.

Connecteam garantisce che tutti i documenti siano facilmente reperibili per te e per i tuoi dipendenti. Trascorrere un sacco di tempo a scrivere lunghi documenti con carta e penna diventerà rapidamente un ricordo del passato. E i documenti sono facilmente accessibili indipendentemente da dove e quando i dipendenti lavorano .

Per chi?

Connecteam è il sistema di gestione dei documenti perfetto per la forza lavoro mobile (compresi i lavoratori remoti e i team deskless). Le funzionalità di condivisione dei documenti di questa soluzione all-in-one sono utilizzate da decine di migliaia di aziende (di dimensioni diverse) di oltre 90 diversi settori. Questi includono pulizia, vendita al dettaglio, personale, edilizia, solo per citarne alcuni.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Prezzo

Hightail è un sistema di gestione dei documenti che consente ai manager di tenere sotto controllo i team, condividere documenti di grandi dimensioni e raccogliere feedback, tutto su un unico dispositivo. Gli amministratori possono anche assegnare e gestire attività, monitorare l'attività del progetto e proteggere i contenuti con pochi clic.

Per chi?

Hightail è una soluzione ideale per i team che hanno bisogno di condividere, modificare e ricevere documenti di grandi dimensioni. Specificamente progettato per i team creativi e di marketing, Hightail è anche una soluzione software efficace per i team di costruzione. Vanta anche le aziende in settori come la vendita al dettaglio e l'istruzione.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Sulla base delle recensioni dei clienti

Prezzo

KnowledgeOwl è un sistema di gestione dei documenti che aiuta i manager a creare basi di conoscenza per i dipendenti. Possono anche creare PDF, FAQ e integrarsi facilmente con altre app. Questo software basato su cloud vanta funzionalità di personalizzazione molto utili, che semplificano la formazione dei dipendenti.

Per chi?

KnowledgeOwl è un sistema di gestione dei documenti ideale per le aziende in cui il tempo è essenziale quando si tratta di condividere le informazioni con i dipendenti. Le organizzazioni senza scopo di lucro, le aziende SaaS e le piccole imprese traggono vantaggio dalle funzionalità di gestione dei documenti dell'app.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Sulla base delle recensioni dei clienti

Prezzo

ClickUp è un sistema di gestione dei documenti che semplifica la collaborazione alla modifica dei documenti, alla gestione delle attività e altro ancora. I manager possono condividere documenti, impostare promemoria e pianificare e programmare progetti, tra le altre cose. Questo software basato su cloud è completamente personalizzabile.

Per chi?

ClickUp è utile per i team che desiderano lavorare in modo più efficiente, sia in loco che in remoto. Aziende che lavorano in settori quali la sanità, il non profit e il marketing, tra gli altri.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Sulla base delle recensioni dei clienti

Prezzo

Confluence è una soluzione software per la gestione dei documenti che aiuta le aziende a collaborare senza bisogno di carta, penne e fogli di calcolo. Questa tecnologia basata su cloud è utile per le aziende, indipendentemente dal fatto che i dipendenti lavorino in loco o in remoto.

Per chi?

Le aziende di varie dimensioni (inclusi i team remoti) traggono vantaggio dalle capacità di collaborazione e gestione dei documenti di Confluences. Una soluzione software ideale per le risorse umane, altri settori rilevanti includono marketing, risorse umane, finanza, nonché team di gestione tecnica e di progetto.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Sulla base delle recensioni dei clienti

Prezzo

Quip è una soluzione software di gestione dei documenti in cui i manager possono creare, caricare e condividere documenti con tutti i dipendenti. Tutti i dati (sia in documenti che in fogli elettronici) possono essere archiviati nella stessa piattaforma. Questa app include anche la chat interna per migliorare la comunicazione.

Per chi?

Quip è un utile sistema di gestione dei documenti per le aziende che mirano a includere la trasparenza delle informazioni tra i reparti. I team di gestione della produzione lavoreranno in modo più efficace ed efficiente grazie alle funzionalità di condivisione dei documenti di Quip.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Sulla base delle recensioni dei clienti

Prezzo

Box è un sistema di gestione dei documenti che consente ai manager di massimizzare la produttività ed eliminare i rischi relativi ai dati. Gestisci facilmente i cicli di vita dei contenuti che sono parte integrante dei processi aziendali. Gli utenti possono collaborare su documenti condivisi, automatizzare i flussi di lavoro e accedere facilmente al cloud dei contenuti senza problemi.

Per chi?

Molti settori traggono vantaggio dalle funzionalità di gestione dei documenti di Box, tra cui vendita al dettaglio, assistenza sanitaria ed edilizia, tra gli altri. È un'utile app basata su cloud per aziende di tutte le dimensioni, comprese le piccole imprese e le imprese globali.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Sulla base delle recensioni dei clienti

Prezzo

​​PandaDoc è un sistema di gestione dei documenti che consente ai manager di creare documenti, gestire i dipendenti e firmare elettronicamente i documenti in entrata come contratti, preventivi e proposte. Le aziende possono utilizzare PandaDoc per semplificare i processi incentrati sui documenti e migliorare l'efficienza, in generale.

Per chi?

PandaDoc serve aziende di tutte le dimensioni (da piccole e medie imprese a imprese) di un'ampia gamma di settori. Un'efficace soluzione software per la gestione delle costruzioni: anche l'assistenza sanitaria e la produzione utilizzano questa app basata su cloud per semplificare i processi documentali.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Sulla base delle recensioni dei clienti

Prezzo

Docebo è un sistema di gestione dei documenti che aiuta i manager a personalizzare facilmente i programmi di formazione, erogare formazione e gestire i contenuti. Una soluzione basata su cloud che consente ai team remoti di accedere facilmente alle raccolte documenti, Docebo si integra bene con altre app.

Per chi?

Docebo avvantaggia una vasta gamma di settori e ha particolarmente successo come app di formazione per baristi. Sanità e vendita al dettaglio sono settori che beneficiano anche delle capacità di gestione dei documenti di Docebo.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Sulla base delle recensioni dei clienti

Prezzo

Confronta i migliori sistemi di gestione dei documenti

Riepilogo

Prezzo mensile

Prova gratuita

Piano gratuito

Connecteam è un sistema di gestione dei documenti all-in-one che ti consente di organizzare e condividere facilmente i documenti. Tutti i documenti sono facilmente accessibili, indipendentemente da dove lavorate voi e i vostri dipendenti.

10 dipendenti:

$ 39

20 dipendenti:

$ 39

50 dipendenti:

$ 39

14 giorni

Inizia la prova

Sì, per i primi 50 utenti

Hightail consente ai manager di condividere documenti di grandi dimensioni, tenere traccia dei team, raccogliere feedback, assegnare attività e mantenere i contenuti al sicuro su un unico dispositivo.

10 dipendenti:
$ 240

20 dipendenti:
$ 480

50 dipendenti (piano aziendale):
$ 1800

14 giorni

sì

KnowledgeOwl aiuta i manager a creare PDF, domande frequenti e creare basi di conoscenza per i lavoratori. È facile da personalizzare e si integra bene con altre app.

10 dipendenti:

$ 259

20 dipendenti:

$ 459

50 dipendenti:

$ 1059

30 giorni

No

ClickUp è un software basato su cloud completamente personalizzabile che semplifica la collaborazione e la gestione delle attività. I manager possono anche pianificare progetti, condividere documenti e impostare promemoria.

10 dipendenti:
$ 50

20 dipendenti:
$ 100

50 dipendenti:
$ 250

30 giorni

sì

Confluence è utile anche per il lavoro a distanza e per i dipendenti in loco. Questa app basata su cloud aiuta i dipendenti a collaborare senza metodi manuali come carta e penna.

10 dipendenti:

$ 55

20 dipendenti:

$ 110

50 dipendenti:

$ 275

7 giorni

sì

Quip vanta una vasta gamma di funzionalità, inclusa la chat interna per migliorare la comunicazione. I manager possono creare, caricare e condividere documenti con l'intera forza lavoro.

10 dipendenti:

$ 100

20 dipendenti:

$ 200

50 dipendenti:

$ 500

14 giorni

sì

Box aiuta i manager a eliminare i rischi relativi ai dati e a massimizzare la produttività. Gli utenti possono collaborare sui documenti e, in generale, migliorare i processi aziendali attraverso i cicli di vita dei contenuti.

10 dipendenti:

$ 200

20 dipendenti:

$ 400

50 dipendenti:

$ 1000

14 giorni

sì

PandaDoc consente ai manager di creare e condividere documenti con i dipendenti, nonché preventivi, contratti e proposte di firma elettronica.

10 dipendenti:

$ 190

20 dipendenti:

$ 380

50 dipendenti:

$ 950

14 giorni

sì

Con Docebo i manager possono personalizzare facilmente i programmi di formazione. Questa opzione basata su cloud garantisce ai lavoratori remoti un facile accesso alle raccolte documenti.

Contattare un rappresentante di vendita per i prezzi.

14 giorni

No

Riepilogo

Connecteam è un sistema di gestione dei documenti all-in-one che ti consente di organizzare e condividere facilmente i documenti. Tutti i documenti sono facilmente accessibili, indipendentemente da dove lavorate voi e i vostri dipendenti.

Prezzo mensile

10 dipendenti:

$ 39

20 dipendenti:

$ 39

50 dipendenti:

$ 39

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14 giorni

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Piano gratuito

Sì, per i primi 50 utenti

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Hightail consente ai manager di condividere documenti di grandi dimensioni, tenere traccia dei team, raccogliere feedback, assegnare attività e mantenere i contenuti al sicuro su un unico dispositivo.

Prezzo mensile

10 dipendenti:
$ 240

20 dipendenti:
$ 480

50 dipendenti (piano aziendale):
$ 1800

Prova gratuita

14 giorni

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sì

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KnowledgeOwl aiuta i manager a creare PDF, domande frequenti e creare basi di conoscenza per i lavoratori. È facile da personalizzare e si integra bene con altre app.

Prezzo mensile

10 dipendenti:

$ 259

20 dipendenti:

$ 459

50 dipendenti:

$ 1059

Prova gratuita

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No

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ClickUp è un software basato su cloud completamente personalizzabile che semplifica la collaborazione e la gestione delle attività. I manager possono anche pianificare progetti, condividere documenti e impostare promemoria.

Prezzo mensile

10 dipendenti:
$ 50

20 dipendenti:
$ 100

50 dipendenti:
$ 250

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30 giorni

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sì

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Confluence è utile anche per il lavoro a distanza e per i dipendenti in loco. Questa app basata su cloud aiuta i dipendenti a collaborare senza metodi manuali come carta e penna.

Prezzo mensile

10 dipendenti:

$ 55

20 dipendenti:

$ 110

50 dipendenti:

$ 275

Prova gratuita

7 giorni

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sì

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Quip vanta una vasta gamma di funzionalità, inclusa la chat interna per migliorare la comunicazione. I manager possono creare, caricare e condividere documenti con l'intera forza lavoro.

Prezzo mensile

10 dipendenti:

$ 100

20 dipendenti:

$ 200

50 dipendenti:

$ 500

Prova gratuita

14 giorni

Piano gratuito

sì

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Box aiuta i manager a eliminare i rischi relativi ai dati e a massimizzare la produttività. Gli utenti possono collaborare sui documenti e, in generale, migliorare i processi aziendali attraverso i cicli di vita dei contenuti.

Prezzo mensile

10 dipendenti:

$ 200

20 dipendenti:

$ 400

50 dipendenti:

$ 1000

Prova gratuita

14 giorni

Piano gratuito

sì

Riepilogo

PandaDoc consente ai manager di creare e condividere documenti con i dipendenti, nonché preventivi, contratti e proposte di firma elettronica.

Prezzo mensile

10 dipendenti:

$ 190

20 dipendenti:

$ 380

50 dipendenti:

$ 950

Prova gratuita

14 giorni

Piano gratuito

sì

Riepilogo

Con Docebo i manager possono personalizzare facilmente i programmi di formazione. Questa opzione basata su cloud garantisce ai lavoratori remoti un facile accesso alle raccolte documenti.

Prezzo mensile

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Domande frequenti sui sistemi di gestione dei documenti

Quali sono le principali funzioni di un sistema di gestione documentale?

Dopo molte ricerche, abbiamo concluso che ci sono tre funzioni principali che ogni sistema di gestione dei documenti dovrebbe essere in grado di svolgere con successo. Questi sono: caricare , gestire e condividere tutti i tipi di documenti.

Con app come Connecteam, è possibile eseguire tutte e tre queste funzioni e altro ancora. Puoi utilizzare questa app all-in-one per caricare file di tutte le dimensioni. Puoi creare una knowledge base di documenti e file e creare librerie in modo che i dipendenti abbiano tutte le conoscenze di cui hanno bisogno in un'unica piattaforma. E non devi nemmeno preoccuparti dei limiti di archiviazione.

Tutti i sistemi di gestione dei documenti sono personalizzabili?

Sfortunatamente, non tutte le soluzioni software di gestione dei documenti sul mercato possono essere personalizzate. Detto questo, ci sono app specifiche che lo fanno molto bene, come Connecteam. Questa soluzione basata su cloud sa quanto sia importante per le aziende poter personalizzare le proprie funzionalità di formazione.

È importante che i dipendenti comprendano la lingua e il formato in cui vengono presentate le funzionalità. Con Connecteam, gli amministratori possono modificare internamente, creare strutture di formazione uniche e persino modificare i nomi delle funzionalità.

Ho davvero bisogno di un sistema di gestione dei documenti per la mia attività?

Che tu sia un imprenditore affermato o che abbia appena avviato un'attività in proprio, potresti sentirti a tuo agio con il modo in cui gestiscono i loro documenti. Ciò potrebbe includere la creazione manuale di documenti con carta e penna. Lo rispettiamo.

Ma vale la pena ricordare che ci sono modi più semplici per farlo. I manager dovrebbero prendere in considerazione l'idea di provare le soluzioni software di gestione dei documenti, in quanto potrebbero risparmiare molto tempo, fatica e persino denaro nel processo.

La linea di fondo sui sistemi di gestione dei documenti

Ecco fatto, un elenco completo delle migliori soluzioni software per la gestione dei documenti in circolazione. A questo punto, supponiamo che tu stia cercando di passare al digitale per la prima volta o che tu stia cercando di scambiare il tuo attuale sistema di gestione dei documenti con qualcosa di meglio. Forse vuoi solo qualcosa di più economico.

Qualunque sia il caso, possiamo tranquillamente concordare sul fatto che un sistema di gestione dei documenti di qualche tipo renderà le vostre attività molto più efficienti, organizzate e informate a lungo termine.

Ma quale delle suddette soluzioni farà meglio per te e per i tuoi dipendenti? Con un'app come Connecteam, ne trarrai vantaggio in molti modi. Potrai condividere facilmente i documenti con i dipendenti e loro potranno accedervi con solo un paio di clic.

Inoltre, la tua attività farà risparmiare tempo e denaro. Per non parlare del fatto che puoi proteggere i dati della tua azienda, ridurre al minimo lo spazio di archiviazione sui dispositivi della tua forza lavoro e personalizzare facilmente le funzionalità di condivisione dei documenti.

Un'ultima cosa: molti di questi sistemi hanno periodi di prova gratuiti che durano 30 giorni o meno. Ti consigliamo vivamente di provare alcune di queste prove gratuite. Forse chiedi anche una demo e vedi quali strumenti si adattano di più alla tua azienda.