2022 年 9 個最佳文檔管理系統

通過手動管理您的文檔，您（可能在不知不覺中）在您的業務中造成了驚人的巨大知識差距。

根據 PWC 的數據，公司丟失了 7.5% 的所有文件……並錯誤歸檔了另外 3%。 這 10% 的浪費時間都發生在員工花費一半時間尋找信息之前——甚至在他們有機會閱讀和理解信息之前！

但是，對於上述所有問題（以及更多！），有一個即時、簡單的解決方案：使用文檔管理系統。 我們只知道最適合您業務的解決方案。

匆忙？ 2022 年最佳文檔管理系統

我們了解尋找合適的文檔管理系統來滿足您的業務需求是多麼的繁重。

但經過廣泛研究，我們確信Connecteam 是最具文檔管理優勢的軟件。

這種多合一的軟件解決方案使文檔共享變得容易，用戶可以訪問各種功能來實現這一點。 它易於使用，幾乎不需要時間來培訓員工如何使用它。

更重要的是？ Connecteam 比手動管理文檔更具成本效益，從長遠來看，它可以提高生產力並節省您的業務資金和時間。

以下是 Connecteam 提供的一些文檔管理優勢：

• 您可以根據需要將任意數量的文檔上傳到應用程序。 上傳培訓手冊、圖像、視頻等，無需擔心拖慢員工的設備速度。
• 您可以將非結構化內容放在一起，對其進行情境化和自定義，確保所有員工都可以輕鬆訪問重要文檔——所有這些都集中在一個地方。
• 管理人員可以選擇員工可以下載的文件，始終保護數據並防止文件被盜、物理損壞和錯誤歸檔。
• 無論時間或地點如何，您和您的團隊都可以輕鬆地相互協作、共享文檔。
• 您可以隨時了解誰閱讀了所有必要的文件。 員工可以閱讀並簽署文件以確認完成，您甚至可以發送提醒/通知以確保沒有任何遺漏。

公司有很多文檔管理系統可供選擇，但現實情況是它們都無法與 Connecteam 相比。 其文檔管理功能使來自 90 多個行業的數万家公司受益。

如果您趕時間，請跳到我們的比較表以比較我們列出的建議。

在文檔管理軟件中要注意什麼

在為您的企業尋找合適的文檔管理系統時，值得考慮以下好處：

• 易於使用：有問題的工具是否易於使用？ 功能、佈局和用戶界面是否易於理解和導航？
• 易於共享：該工具是否為用戶提供了通過文件共享與他人協作的選項？ 如果是這樣，您的團隊將能夠一起編輯文檔。
• 易於跟踪：用戶是否能夠實時跟踪文檔更改？ 您可以輕鬆地將更改的文檔恢復到舊版本嗎？
• 易於搜索：該工具是否允許用戶快速搜索文檔？ 您可以通過簡單的掃描將紙質文檔數字化嗎？

做完功課後，我們相信以下列表展示了目前市場上一些最好的文檔管理系統。 這些軟件解決方案將節省您的業務時間和精力，降低業務成本，並確保沒有信息洩漏。

如果您想了解更多與文檔管理相關的技巧，那麼只需看看我們關於如何創建持久的員工培訓計劃的指南即可。

2022 年排名前 8 位的文檔管理系統軟件

Connecteam 是一個屢獲殊榮的文檔管理系統，它允許 SMB 和大型企業組織和共享文檔，以方便他們的員工使用。

這款多合一軟件深受 20,000 多家像您一樣的企業的喜愛，具有廣泛的文檔管理功能，將使您的業務受益。 這裡是其中的一些：

• 您可以輕鬆地將各種文件上傳到應用程序。 員工的設備將使用最少的存儲空間，這意味著他們可以在智能手機上流暢、快速地使用功能。
• 員工可以輕鬆協作和交流，在公司內共享任何相關文檔（以及圖像、視頻、所有文件類型）。
• 員工不再需要仔細閱讀 Dropbox、Google Drive 或電子郵件，因為他們可以從一個地方輕鬆訪問所有文檔：他們的智能手機應用程序。
• 您可以選擇和限制您希望特定或員工組查看的文檔，確保數據始終受到保護。
• 您可以創建簡單、實惠的培訓體驗，確保文檔管理功能以公司的語氣進行標記和定制。

Connecteam 保證您和您的員工可以輕鬆找到所有文件。 花大量時間用筆和紙寫長文檔將很快成為過去。 無論員工在何時何地工作，文檔都可以輕鬆訪問。

為了誰？

Connecteam 是適用於移動工作人員（包括遠程工作人員和無桌麵團隊）的完美文檔管理系統。 這種一體化解決方案的文檔共享功能被來自 90 多個不同行業的數以萬計的公司（不同規模）使用。 其中包括清潔、零售、人員配備、建築等。

主要特徵

優點和缺點

價錢

Hightail 是一個文檔管理系統，讓管理人員可以輕鬆地在一個設備上跟踪團隊、共享大型文檔、收集反饋。 管理員只需點擊幾下即可分配和管理任務、監控項目活動並確保內容安全。

為了誰？

Hightail 是需要共享、編輯和接收大型文檔的團隊的理想解決方案。 專為創意和營銷團隊設計，Hightail 也是施工團隊的有效軟件解決方案。 它還使零售和教育等行業的公司受益。

主要特徵

優點和缺點

根據客戶評論

價錢

KnowledgeOwl 是一個文檔管理系統，可幫助管理者為員工建立知識庫。 他們還可以創建 PDF、常見問題解答並輕鬆與其他應用程序集成。 這個基於雲的軟件擁有非常有用的定制功能，使員工培訓更容易。

為了誰？

KnowledgeOwl 是一個理想的文檔管理系統，適用於在與員工共享信息方面時間至關重要的公司。 非營利組織、SaaS 公司和小型企業受益於該應用程序的文檔管理功能。

主要特徵

優點和缺點

根據客戶評論

價錢

ClickUp 是一個文檔管理系統，可讓您輕鬆地在文檔編輯、任務管理等方面進行協作。 經理可以共享文檔、設置提醒、計劃和安排項目等等。 這種基於雲的軟件是完全可定制的。

為了誰？

ClickUp 對於希望更高效地工作的團隊非常有用，無論是在現場還是在遠程工作時。 在醫療保健、非營利組織和營銷等行業工作的公司。

主要特徵

優點和缺點

根據客戶評論

價錢

Confluence 是一種文檔管理軟件解決方案，可幫助企業在無需紙、筆和電子表格的情況下進行協作。 無論員工是在現場工作還是遠程工作，這種基於雲的技術對公司都很有用。

為了誰？

各種規模的公司（包括遠程團隊）都受益於 Confluences 文檔管理和協作功能。 理想的人力資源軟件解決方案，其他相關行業包括營銷、人力資源、財務以及技術和項目管理團隊。

主要特徵

優點和缺點

根據客戶評論

價錢

Quip 是一種文檔管理軟件解決方案，管理人員可以在其中創建、上傳和與所有員工共享文檔。 所有數據（無論是文檔還是電子表格）都可以存儲在同一平台中。 此應用程序還包括內部聊天以改善溝通。

為了誰？

Quip 是一個有用的文檔管理系統，適用於旨在包括跨部門信息透明度的公司。 由於 Quip 文檔共享功能，製造管理團隊將更有效地工作。

主要特徵

優點和缺點

根據客戶評論

價錢

Box 是一個文檔管理系統，可讓管理人員最大限度地提高生產力並消除數據風險。 輕鬆管理業務流程不可或缺的內容的生命週期。 用戶可以就共享文檔進行協作、自動化工作流程並輕鬆訪問內容雲。

為了誰？

許多行業都受益於 Box 的文檔管理功能，包括零售、醫療保健和建築等。 它是一個有用的基於雲的應用程序，適用於各種規模的企業，包括小型企業和全球企業。

主要特徵

優點和缺點

根據客戶評論

價錢

​​​PandaDoc 是一個文檔管理系統，允許經理創建文檔、管理員工以及對傳入的文檔（如合同、報價單和提案）進行電子簽名。 一般來說，公司可以使用 PandaDoc 來簡化以文檔為中心的流程並提高效率。

為了誰？

PandaDoc 為來自各行各業的各種規模的公司（SMB 到企業）提供服務。 一個有效的施工管理軟件解決方案——醫療保健和製造業也使用這個基於雲的應用程序來簡化文檔流程。

主要特徵

優點和缺點

根據客戶評論

價錢

Docebo 是一個文檔管理系統，可幫助管理人員輕鬆定制培訓計劃、提供培訓和管理內容。 Docebo 是一種基於雲的解決方案，可讓遠程團隊輕鬆訪問文檔庫，與其他應用程序很好地集成。

為了誰？

Docebo 使廣泛的行業受益，作為調酒師培訓應用程序尤其成功。 醫療保健和零售行業也受益於 Docebo 的文檔管理功能。

主要特徵

優點和缺點

根據客戶評論

價錢

比較最佳文檔管理系統

概括

每月價格

免費試用

免費計劃

Connecteam 是一個多合一的文檔管理系統，可讓您輕鬆組織和共享文檔。 無論您和您的員工在哪里工作，所有文檔都易於訪問。

10名員工：

39 美元

20名員工：

39 美元

50名員工：

39 美元

14天

開始試用

是的，前 50 位用戶

Hightail 允許管理人員在一台設備上共享大型文檔、讓團隊保持正軌、收集反饋、分配任務並確保內容安全。

10名員工：
240 美元

20名員工：
480 美元

50名員工（商業計劃）：
1800 美元

14天

是的

KnowledgeOwl 幫助管理人員創建 PDF、常見問題解答並為員工構建知識庫。 它很容易定制並與其他應用程序很好地集成。

10名員工：

259 美元

20名員工：

459 美元

50名員工：

1059 美元

30天

不

ClickUp 是一個完全可定制的基於雲的軟件，它使協作和任務管理變得容易。 經理還可以安排項目、共享文檔和設置提醒。

10名員工：
50 美元

20名員工：
100 美元

50名員工：
250 美元

30天

是的

Confluence 對於遠程工作和現場員工也很有用。 這款基於雲的應用程序可幫助員工進行協作，而無需使用筆和紙等手動方法。

10名員工：

55 美元

20名員工：

110 美元

50名員工：

275 美元

7天

是的

Quip 擁有廣泛的功能，包括促進溝通的內部聊天。 管理人員可以創建、上傳文件並與全體員工共享文件。

10名員工：

100 美元

20名員工：

200 美元

50名員工：

500 美元

14天

是的

Box 幫助管理人員消除數據風險並最大限度地提高生產力。 用戶可以在文檔上進行協作，並且通常可以通過內容生命週期改進業務流程。

10名員工：

200 美元

20名員工：

400 美元

50名員工：

1000 美元

14天

是的

PandaDoc 讓管理人員可以創建和與員工共享文檔，以及電子簽名報價、合同和提案。

10名員工：

190 美元

20名員工：

380 美元

50名員工：

950 美元

14天

是的

使用 Docebo，管理人員可以輕鬆定制培訓計劃。 這種基於雲的選項允許遠程工作人員輕鬆訪問文檔庫。

請聯繫銷售代表了解定價。

14天

不

概括

Connecteam 是一個多合一的文檔管理系統，可讓您輕鬆組織和共享文檔。 無論您和您的員工在哪里工作，所有文檔都易於訪問。

每月價格

10名員工：

39 美元

20名員工：

39 美元

50名員工：

39 美元

免費試用

14天

開始試用

免費計劃

是的，前 50 位用戶

概括

Hightail 允許管理人員在一台設備上共享大型文檔、讓團隊保持正軌、收集反饋、分配任務並確保內容安全。

每月價格

10名員工：
240 美元

20名員工：
480 美元

50名員工（商業計劃）：
1800 美元

免費試用

14天

免費計劃

是的

概括

KnowledgeOwl 幫助管理人員創建 PDF、常見問題解答並為員工構建知識庫。 它很容易定制並與其他應用程序很好地集成。

每月價格

10名員工：

259 美元

20名員工：

459 美元

50名員工：

1059 美元

免費試用

30天

免費計劃

不

概括

ClickUp 是一個完全可定制的基於雲的軟件，它使協作和任務管理變得容易。 經理還可以安排項目、共享文檔和設置提醒。

每月價格

10名員工：
50 美元

20名員工：
100 美元

50名員工：
250 美元

免費試用

30天

免費計劃

是的

概括

Confluence 對於遠程工作和現場員工也很有用。 這款基於雲的應用程序可幫助員工進行協作，而無需使用筆和紙等手動方法。

每月價格

10名員工：

55 美元

20名員工：

110 美元

50名員工：

275 美元

免費試用

7天

免費計劃

是的

概括

Quip 擁有廣泛的功能，包括促進溝通的內部聊天。 管理人員可以創建、上傳文件並與全體員工共享文件。

每月價格

10名員工：

100 美元

20名員工：

200 美元

50名員工：

500 美元

免費試用

14天

免費計劃

是的

概括

Box 幫助管理人員消除數據風險並最大限度地提高生產力。 用戶可以在文檔上進行協作，並且通常可以通過內容生命週期改進業務流程。

每月價格

10名員工：

200 美元

20名員工：

400 美元

50名員工：

1000 美元

免費試用

14天

免費計劃

是的

概括

PandaDoc 讓管理人員可以創建和與員工共享文檔，以及電子簽名報價、合同和提案。

每月價格

10名員工：

190 美元

20名員工：

380 美元

50名員工：

950 美元

免費試用

14天

免費計劃

是的

概括

使用 Docebo，管理人員可以輕鬆定制培訓計劃。 這種基於雲的選項允許遠程工作人員輕鬆訪問文檔庫。

每月價格

請聯繫銷售代表了解定價。

免費試用

14天

免費計劃

不

關於文檔管理系統的常見問題

文件管理系統的主要功能是什麼？

經過大量研究，我們得出結論，每個文檔管理系統都應該能夠成功執行三個主要功能。 它們是：上傳、管理和共享各種文件。

使用 Connecteam 等應用程序，可以執行所有這三個功能，甚至更多。 您可以使用這個多合一的應用程序上傳各種大小的文件。 您可以創建文檔和文件的知識庫並構建庫，以便員工在一個平台上擁有所需的所有知識。 而且您也不必擔心存儲限制。

所有文檔管理系統都可以定制嗎？

不幸的是，並非市場上的每個文檔管理軟件解決方案都可以定制。 話雖如此，有些特定的應用程序做得非常好，比如 Connecteam。 這種基於雲的解決方案知道能夠個性化其培訓功能對公司來說是多麼重要。

對於員工來說，了解功能呈現的語言和格式非常重要。借助 Connecteam，管理員可以在內部進行編輯、構建獨特的培訓結構，甚至更改功能名稱。

我的企業真的需要文檔管理系統嗎？

無論您是成熟的企業主還是剛開始自己的企業，您都可能對他們管理文檔的方式感到滿意。 這可能包括用筆和紙手動構建文檔。 我們尊重這一點。

但值得一提的是，有更簡單的方法可以做到這一點。 管理人員應考慮檢查文檔管理軟件解決方案，因為它們可以在此過程中節省大量時間、精力甚至金錢。

文檔管理系統的底線

所以你有它，那裡最好的文檔管理軟件解決方案的綜合列表。 到目前為止，我們假設您要么是第一次尋求數字化，要么正在尋求將您當前的文檔管理系統換成更好的東西。 也許你只是想要更便宜的東西。

無論是哪種情況，我們都可以放心地同意，從長遠來看，某種文檔管理系統將使您的業務更加高效、有條理和知識淵博。

但是，上述哪種解決方案最適合您和您的員工呢？ 使用 Connecteam 這樣的應用程序，您將在很多方面受益。 您將能夠輕鬆地與員工共享文檔，他們只需單擊幾下即可訪問它們。

此外，您的企業將節省時間和金錢。 更不用說您可以保護公司數據、最大限度地減少員工設備上的存儲空間以及輕鬆自定義文檔共享功能。

最後一件事——其中許多系統都有持續 30 天或更短的免費試用期。 我們強烈建議您嘗試其中一些免費試用版。 甚至可以要求進行演示，看看哪些工具最適合您的業務需求。