2022年の9つの最高のドキュメント管理システム

ドキュメントを手動で管理することにより、（おそらく無意識のうちに）ビジネスに驚くほど大きな知識のギャップが生じます。

PWCによると、企業はすべてのドキュメントの7.5％を失い、さらに3％を誤ってファイリングします。 失われた時間の10％は、従業員が情報を探すために半分の時間を費やす前、つまり情報を読んで理解する機会を得る前です。

しかし、上記のすべて（およびそれ以上！）には、ドキュメント管理システムを使用するという、瞬時に簡単な解決策があります。 そして、私たちはあなたのビジネスに最適なソリューションを知っています。

急いで？ 2022年に最適なドキュメント管理システム

お客様のビジネスニーズを満たす適切なドキュメント管理システムを検索することは、どれほど負担になるかを理解しています。

しかし、徹底的な調査の結果、 Connecteamはドキュメント管理のメリットが最も大きいソフトウェアであると確信しています。

このオールインワンソフトウェアソリューションにより、ドキュメントの共有が容易になり、ユーザーはこれを可能にするさまざまな機能にアクセスできます。 私は使いやすく、使い方を従業員にトレーニングするのにほとんど時間がかかりません。

そのうえ？ Connecteamは、ドキュメントを手動で管理するよりもはるかに費用効果が高く、生産性を向上させ、長期的にはビジネスの費用と時間を節約します。

Connecteamが提供するドキュメント管理の利点は次のとおりです。

• 必要な数のドキュメントをアプリにアップロードできます。 従業員のデバイスの速度を低下させることを心配せずに、トレーニングマニュアル、画像、ビデオなどをアップロードします。
• 非構造化コンテンツをまとめ、コンテキスト化してカスタマイズし、すべての従業員が重要なドキュメントにすべて1か所で簡単にアクセスできるようにすることができます。
• 管理者は、従業員がダウンロードできるファイルを選択して、データを常に保護し、ファイルの盗難、物理的損傷、およびミスファイリングを防ぐことができます。
• あなたとあなたのチームは、時間や場所に関係なく、簡単に共同作業を行い、ドキュメントを相互に共有できます。
• 必要なすべてのドキュメントを誰が読んだかを最新の状態に保つことができます。 従業員はドキュメントを読んで署名して完了を確認できます。また、リマインダー/通知を送信して、隙間から何も落ちないようにすることもできます。

企業が選択できるドキュメント管理システムはたくさんありますが、実際には、Connecteamに匹敵するものはありません。 そのドキュメント管理機能は、90を超える業界の何万もの企業に利益をもたらします。

急いでいる場合は、比較表にジャンプして、リストされている推奨事項を比較してください。

ドキュメント管理ソフトウェアで注意すべき点

ビジネスに適したドキュメント管理システムを探すときは、次の利点を検討する価値があります。

• 使いやすさ：問題のツールはユーザーフレンドリーですか？ 機能、レイアウト、ユーザーインターフェースは理解しやすく、ナビゲートしやすいですか？
• 共有が簡単：このツールは、ファイル共有を通じて他のユーザーと共同作業するオプションをユーザーに提供しますか？ その場合、チームはドキュメントを一緒に編集できるようになります。
• 追跡が簡単：ユーザーはドキュメントの変更をリアルタイムで追跡できますか？ 変更したドキュメントを簡単に古いバージョンに戻すことができますか？
• 検索が簡単：このツールを使用すると、ユーザーはドキュメントをすばやく検索できますか？ また、簡単なスキャンで紙の文書をデジタル化できますか？

宿題をした後、次のリストは、現在市場に出ている最高のドキュメント管理システムのいくつかを示していると信じています。 これらのソフトウェアソリューションは、ビジネスの時間と労力を節約し、ビジネスコストを削減し、情報がクラックに陥らないようにします。

また、ドキュメント管理に関連するヒントをさらに知りたい場合は、持続する従業員トレーニングプログラムを作成する方法に関するガイドをご覧ください。

2022年のトップ8ドキュメント管理システムソフトウェア

Connecteamは、受賞歴のあるドキュメント管理システムであり、SMBや大企業が、従業員に簡単に届くドキュメントを整理して共有できるようにします。

このオールインワンソフトウェアは、あなたと同じように20,000以上の企業に愛されており、ビジネスに役立つ幅広いドキュメント管理機能を備えています。 それらのいくつかを次に示します。

• あらゆる種類のドキュメントをアプリに簡単にアップロードできます。 最小限のストレージが従業員のデバイスで使用されます。つまり、スマートフォンで機能をスムーズかつ迅速に使用できます。
• 従業員は、会社全体で関連するドキュメント（および画像、ビデオ、すべてのファイルタイプ）を共有して、簡単にコラボレーションおよびコミュニケーションを行うことができます。
• 従業員は、スマートフォンアプリという1つの場所からすべてのドキュメントに簡単にアクセスできるため、Dropbox、Googleドライブ、またはメールを閲覧する必要がなくなりました。
• 特定のドキュメントまたは従業員のグループに表示するドキュメントを選択して制限し、データが常に保護されるようにすることができます。
• 簡単で手頃なトレーニング体験を作成し、ドキュメント管理機能に会社の口調と声でラベルを付けてカスタマイズすることができます。

Connecteamは、すべてのドキュメントがあなたとあなたの従業員にとって簡単に見つけられることを保証します。 ペンや紙から長い文書を書くのに多くの時間を費やすことは、すぐに過去のものになります。 また、従業員がどこでいつ働いていても、ドキュメントに簡単にアクセスできます。

誰のため？

Connecteamは、モバイルワーカー（リモートワーカーやデスクレスチームを含む）に最適なドキュメント管理システムです。 このオールインワンソリューションのドキュメント共有機能は、90を超えるさまざまな業界の数万の企業（さまざまな規模）で使用されています。 これらには、いくつか例を挙げると、清掃、小売、人員配置、建設が含まれます。

主な機能

長所と短所

価格設定

Hightailは、マネージャーがチームを軌道に乗せ、大きなドキュメントを共有し、フィードバックを収集することをすべて1つのデバイスで簡単に行えるようにするドキュメント管理システムです。 管理者は、数回クリックするだけで、タスクの割り当てと管理、プロジェクトアクティビティの監視、コンテンツの安全性の維持を行うこともできます。

誰のため？

Hightailは、大きなドキュメントを共有、編集、および受信する必要があるチームにとって理想的なソリューションです。 Hightailは、クリエイティブチームとマーケティングチーム向けに特別に設計されており、建設チーム向けの効果的なソフトウェアソリューションでもあります。 また、小売や教育などの業界の企業にもメリットがあります。

主な機能

長所と短所

カスタマーレビューに基づく

価格設定

KnowledgeOwlは、マネージャーが従業員のナレッジベースを構築するのに役立つドキュメント管理システムです。 また、PDFやFAQを作成したり、他のアプリと簡単に統合したりすることもできます。 このクラウドベースのソフトウェアは、非常に便利なカスタマイズ機能を備えており、従業員のトレーニングを容易にします。

誰のため？

KnowledgeOwlは、従業員と情報を共有する際に時間が重要である企業にとって理想的なドキュメント管理システムです。 非営利団体、SaaS企業、中小企業は、アプリのドキュメント管理機能の恩恵を受けています。

主な機能

長所と短所

カスタマーレビューに基づく

価格設定

ClickUpは、ドキュメントの編集やタスク管理などのコラボレーションを容易にするドキュメント管理システムです。 管理者は、とりわけ、ドキュメントの共有、リマインダーの設定、プロジェクトの計画とスケジュールを立てることができます。 このクラウドベースのソフトウェアは完全にカスタマイズ可能です。

誰のため？

ClickUpは、現場でもリモートでの作業でも、より効率的に作業したいチームに役立ちます。 とりわけ、ヘルスケア、非営利、マーケティングなどの業界で働く企業。

主な機能

長所と短所

カスタマーレビューに基づく

価格設定

Confluenceは、紙、ペン、スプレッドシートを必要とせずに企業が共同作業を行うのに役立つドキュメント管理ソフトウェアソリューションです。 このクラウドベースのテクノロジーは、従業員がオンサイトで作業しているかリモートで作業しているかに関係なく、企業に役立ちます。

誰のため？

さまざまな規模の企業（リモートチームを含む）は、Confluencesのドキュメント管理およびコラボレーション機能の恩恵を受けています。 理想的なHRソフトウェアソリューションである他の関連業界には、マーケティング、HR、財務、技術およびプロジェクト管理チームが含まれます。

主な機能

長所と短所

カスタマーレビューに基づく

価格設定

Quipは、マネージャーがドキュメントを作成、アップロード、およびすべての従業員と共有できるドキュメント管理ソフトウェアソリューションです。 すべてのデータ（ドキュメントまたはスプレッドシート）を同じプラットフォームに保存できます。 このアプリには、コミュニケーションを改善するための内部チャットも含まれています。

誰のため？

Quipは、部門間の情報の透明性を含めることを目的とする企業にとって便利なドキュメント管理システムです。 Quipドキュメント共有機能により、製造管理チームはより効果的かつ効率的に作業できます。

主な機能

長所と短所

カスタマーレビューに基づく

価格設定

Boxは、管理者が生産性を最大化し、データリスクを排除できるようにするドキュメント管理システムです。 ビジネスプロセスに不可欠なコンテンツのライフサイクルを簡単に管理できます。 ユーザーは、共有ドキュメントを介して共同作業を行い、ワークフローを自動化し、面倒なことなくコンテンツクラウドに簡単にアクセスできます。

誰のため？

多くの業界は、小売、ヘルスケア、建設など、Boxのドキュメント管理機能の恩恵を受けています。 これは、中小企業やグローバル企業を含むあらゆる規模の企業に役立つクラウドベースのアプリです。

主な機能

長所と短所

カスタマーレビューに基づく

価格設定

PandaDocは、マネージャーがドキュメントを作成し、従業員を管理し、契約書、見積もり、提案などの受信ドキュメントに電子署名できるようにするドキュメント管理システムです。 企業は、PandaDocを使用して、ドキュメントに焦点を当てたプロセスを簡素化し、一般的に効率を向上させることができます。

誰のため？

PandaDocは、幅広い業界のあらゆる規模（SMBからエンタープライズ）の企業にサービスを提供しています。 効果的な建設管理ソフトウェアソリューション–ヘルスケアと製造業も、このクラウドベースのアプリを使用してドキュメントプロセスを合理化します。

主な機能

長所と短所

カスタマーレビューに基づく

価格設定

Doceboは、マネージャーがトレーニングプログラムを簡単にカスタマイズし、トレーニングを提供し、コンテンツを管理するのに役立つドキュメント管理システムです。 リモートチームがドキュメントライブラリに簡単にアクセスできるようにするクラウドベースのソリューションであるDoceboは、他のアプリとうまく統合できます。

誰のため？

Doceboは幅広い業界に利益をもたらし、特にバーテンダートレーニングアプリとして成功しています。 ヘルスケアと小売業は、Doceboのドキュメント管理機能からも恩恵を受ける業界です。

主な機能

長所と短所

カスタマーレビューに基づく

価格設定

最高のドキュメント管理システムを比較する

概要

月額料金

無料トライアル

無料プラン

Connecteamは、ドキュメントを簡単に整理および共有できるオールインワンのドキュメント管理システムです。 あなたとあなたの従業員がどこで働いていても、すべてのドキュメントに簡単にアクセスできます。

10人の従業員：

39ドル

20人の従業員：

39ドル

50人の従業員：

39ドル

14日間

トライアルを開始

はい、最初の50ユーザーの場合

Hightailを使用すると、マネージャーは1つのデバイスで大きなドキュメントを共有し、チームを追跡し、フィードバックを収集し、タスクを割り当て、コンテンツを安全に保つことができます。

10人の従業員：
240ドル

20人の従業員：
480ドル

50人の従業員（事業計画）：
$ 1800

14日間

はい

KnowledgeOwlは、マネージャーがPDF、FAQを作成し、ワーカー向けのナレッジベースを構築するのに役立ちます。 カスタマイズが簡単で、他のアプリとうまく統合できます。

10人の従業員：

259ドル

20人の従業員：

459ドル

50人の従業員：

1059ドル

30日

いいえ

ClickUpは、完全にカスタマイズ可能なクラウドベースのソフトウェアであり、コラボレーションとタスク管理を容易にします。 管理者は、プロジェクトのスケジュール設定、ドキュメントの共有、リマインダーの設定もできます。

10人の従業員：
50ドル

20人の従業員：
100ドル

50人の従業員：
250ドル

30日

はい

Confluenceは、リモートワークやオンサイトの従業員にも役立ちます。 このクラウドベースのアプリは、ペンや紙などの手動の方法なしで従業員が共同作業するのに役立ちます。

10人の従業員：

55ドル

20人の従業員：

110ドル

50人の従業員：

275ドル

7日間

はい

Quipは、コミュニケーションを促進するための内部チャットなど、幅広い機能を誇っています。 管理者は、ドキュメントを作成、アップロード、および従業員全体と共有できます。

10人の従業員：

100ドル

20人の従業員：

200ドル

50人の従業員：

500ドル

14日間

はい

Boxは、管理者がデータのリスクを排除し、生産性を最大化するのに役立ちます。 ユーザーはドキュメントで共同作業を行うことができ、通常、コンテンツのライフサイクルを通じてビジネスプロセスを改善できます。

10人の従業員：

200ドル

20人の従業員：

400ドル

50人の従業員：

$ 1000

14日間

はい

PandaDocを使用すると、マネージャーはドキュメントを作成して従業員と共有したり、eSignの見積もり、契約、提案を作成したりできます。

10人の従業員：

190ドル

20人の従業員：

380ドル

50人の従業員：

950ドル

14日間

はい

Doceboを使用すると、マネージャーはトレーニングプログラムを簡単にカスタマイズできます。 このクラウドベースのオプションにより、リモートワーカーはドキュメントライブラリに簡単にアクセスできます。

価格については、営業担当者にお問い合わせください。

14日間

いいえ

概要

Connecteamは、ドキュメントを簡単に整理および共有できるオールインワンのドキュメント管理システムです。 あなたとあなたの従業員がどこで働いていても、すべてのドキュメントに簡単にアクセスできます。

月額料金

10人の従業員：

39ドル

20人の従業員：

39ドル

50人の従業員：

39ドル

無料トライアル

14日間

トライアルを開始

無料プラン

はい、最初の50ユーザーの場合

概要

Hightailを使用すると、マネージャーは1つのデバイスで大きなドキュメントを共有し、チームを追跡し、フィードバックを収集し、タスクを割り当て、コンテンツを安全に保つことができます。

月額料金

10人の従業員：
240ドル

20人の従業員：
480ドル

50人の従業員（事業計画）：
$ 1800

無料トライアル

14日間

無料プラン

はい

概要

KnowledgeOwlは、マネージャーがPDF、FAQを作成し、ワーカー向けのナレッジベースを構築するのに役立ちます。 カスタマイズが簡単で、他のアプリとうまく統合できます。

月額料金

10人の従業員：

259ドル

20人の従業員：

459ドル

50人の従業員：

1059ドル

無料トライアル

30日

無料プラン

いいえ

概要

ClickUpは、完全にカスタマイズ可能なクラウドベースのソフトウェアであり、コラボレーションとタスク管理を容易にします。 管理者は、プロジェクトのスケジュール設定、ドキュメントの共有、リマインダーの設定もできます。

月額料金

10人の従業員：
50ドル

20人の従業員：
100ドル

50人の従業員：
250ドル

無料トライアル

30日

無料プラン

はい

概要

Confluenceは、リモートワークやオンサイトの従業員にも役立ちます。 このクラウドベースのアプリは、ペンや紙などの手動の方法なしで従業員が共同作業するのに役立ちます。

月額料金

10人の従業員：

55ドル

20人の従業員：

110ドル

50人の従業員：

275ドル

無料トライアル

7日間

無料プラン

はい

概要

Quipは、コミュニケーションを促進するための内部チャットなど、幅広い機能を誇っています。 管理者は、ドキュメントを作成、アップロード、および従業員全体と共有できます。

月額料金

10人の従業員：

100ドル

20人の従業員：

200ドル

50人の従業員：

500ドル

無料トライアル

14日間

無料プラン

はい

概要

Boxは、管理者がデータのリスクを排除し、生産性を最大化するのに役立ちます。 ユーザーはドキュメントで共同作業を行うことができ、通常、コンテンツのライフサイクルを通じてビジネスプロセスを改善できます。

月額料金

10人の従業員：

200ドル

20人の従業員：

400ドル

50人の従業員：

$ 1000

無料トライアル

14日間

無料プラン

はい

概要

PandaDocを使用すると、マネージャーはドキュメントを作成して従業員と共有したり、eSignの見積もり、契約、提案を作成したりできます。

月額料金

10人の従業員：

190ドル

20人の従業員：

380ドル

50人の従業員：

950ドル

無料トライアル

14日間

無料プラン

はい

概要

Doceboを使用すると、マネージャーはトレーニングプログラムを簡単にカスタマイズできます。 このクラウドベースのオプションにより、リモートワーカーはドキュメントライブラリに簡単にアクセスできます。

月額料金

価格については、営業担当者にお問い合わせください。

無料トライアル

14日間

無料プラン

いいえ

ドキュメント管理システムに関するよくある質問

文書管理システムの主な機能は何ですか？

多くの調査の結果、すべてのドキュメント管理システムが正常に実行できるはずの3つの主要な機能があると結論付けました。 これらは、あらゆる種類のドキュメントをアップロード、管理、および共有することです。

Connecteamのようなアプリでは、これら3つの機能すべてを実行することができます。 このオールインワンアプリを使用して、すべてのサイズのファイルをアップロードできます。 ドキュメントとファイルのナレッジベースを作成し、ライブラリを構築して、従業員が1つのプラットフォームで必要なすべての知識を入手できるようにすることができます。 また、ストレージの制限についても心配する必要はありません。

すべてのドキュメント管理システムはカスタマイズ可能ですか？

残念ながら、市場に出回っているすべてのドキュメント管理ソフトウェアソリューションをカスタマイズできるわけではありません。 そうは言っても、Connecteamのように、これを非常にうまく行う特定のアプリがあります。 このクラウドベースのソリューションは、企業がトレーニング機能をパーソナライズできることがいかに重要であるかを認識しています。

機能が提示されている言語と形式を従業員が理解することが重要です。Connecteamを使用すると、管理者は内部で編集したり、独自のトレーニング構造を構築したり、機能名を変更したりすることができます。

私のビジネスには本当にドキュメント管理システムが必要ですか？

あなたが確立されたビジネスオーナーであろうと、あなた自身のビジネスを始めたばかりであろうと、あなたは彼らが彼らの文書を管理する方法に満足しているかもしれません。 これには、ペンと紙を使用して手動でドキュメントを作成することも含まれます。 私たちはそれを尊重します。

しかし、これを行うためのより簡単な方法があることを言及する価値があります。 管理者は、ドキュメント管理ソフトウェアソリューションをチェックアウトすることを検討する必要があります。これにより、プロセスで多くの時間、労力、さらにはお金を節約できる可能性があります。

ドキュメント管理システムの結論

これで、最高のドキュメント管理ソフトウェアソリューションの包括的なリストが完成しました。 今では、あなたが初めてデジタル化することを検討しているか、現在のドキュメント管理システムをより良いものと交換することを検討していると想定しています。 たぶんあなたはもっと安いものが欲しいだけです。

いずれにせよ、ある種のドキュメント管理システムによって、長期的にはビジネスがはるかに効率的で、組織化され、知識が豊富になることは間違いありません。

しかし、前述のソリューションのうち、あなたとあなたの従業員にとって最も効果的なのはどれですか？ Connecteamのようなアプリを使用すると、さまざまなメリットが得られます。 ドキュメントを従業員と簡単に共有できるようになり、従業員は数回クリックするだけでドキュメントにアクセスできるようになります。

さらに、あなたのビジネスは時間とお金を節約するでしょう。 会社のデータを保護し、従業員のデバイスのストレージスペースを最小限に抑え、ドキュメント共有機能を簡単にカスタマイズできることは言うまでもありません。

最後にもう1つ、これらのシステムの多くには、30日以内の無料試用期間があります。 これらの無料トライアルのいくつかを試すことを強くお勧めします。 デモを依頼して、ビジネスに最も適したツールを確認してください。