9 cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor pentru 2022

Prin gestionarea manuală a documentelor, creați (poate fără să știți) un decalaj alarmant de mare de cunoștințe în afacerea dvs.

Potrivit PWC, companiile pierd 7,5% din toate documentele lor... și depune greșit încă 3%. Acele 10% din timpul pierdut se întâmplă înainte ca angajații să-și petreacă jumătate din timp căutând informații – înainte ca ei chiar să aibă șansa de a le citi și de a înțelege!

Dar, există o soluție instantanee și ușoară pentru toate cele de mai sus (și mai mult!): utilizarea unui sistem de gestionare a documentelor. Și știm doar soluțiile care vor fi perfecte pentru afacerea dvs.

În grabă? Cel mai bun sistem de management al documentelor pentru 2022

Înțelegem cât de dificil poate fi să cauți sistemul de management al documentelor potrivit pentru a răspunde nevoilor tale de afaceri.

Dar, după cercetări ample, suntem convinși că Connecteam este software-ul cu cele mai multe beneficii de gestionare a documentelor .

Această soluție software all-in-one facilitează partajarea documentelor, iar utilizatorii pot accesa o mare varietate de funcții pentru a face acest lucru posibil. Este ușor de utilizat și necesită aproape deloc timp pentru a instrui angajații în modul de utilizare.

Ce e mai mult? Connecteam este mult mai rentabil decât gestionarea manuală a documentelor, îmbunătățește productivitatea și economisește timp și bani afacerii dvs. pe termen lung.

Iată câteva beneficii de gestionare a documentelor pe care le oferă Connecteam:

• Puteți încărca în aplicație câte documente aveți nevoie . Încărcați manuale de instruire, imagini, videoclipuri și multe altele fără să vă faceți griji cu privire la încetinirea dispozitivelor angajaților.
• Puteți pune laolaltă conținut nestructurat, îl puteți contextualiza și personaliza, asigurându- vă că toți angajații au acces ușor la documente importante – totul într-un singur loc.
• Managerii pot alege ce fișiere pot descărca angajații , protejând datele în orice moment și prevenind furtul, deteriorarea fizică și stocarea greșită a fișierelor.
• Tu și echipa ta poți colabora cu ușurință , partajând documente unul cu celălalt, indiferent de oră sau locație.
• Puteți fi la curent cu cine a citit toate documentele necesare. Angajații pot citi și semna documente pentru a confirma finalizarea , iar tu poți chiar să trimiți mementouri/notificări pentru a te asigura că nimic nu trece prin fisuri.

Există o mulțime de sisteme de gestionare a documentelor din care companiile pot alege, dar realitatea este că niciunul nu se compară cu Connecteam. Caracteristicile sale de gestionare a documentelor beneficiază de zeci de mii de companii din peste 90 de industrii.

Dacă vă grăbiți, accesați tabelul nostru de comparație pentru a compara recomandările noastre enumerate.

La ce să fiți atenți în software-ul de gestionare a documentelor

Merită să luați în considerare următoarele beneficii atunci când căutați sistemul de management al documentelor potrivit pentru afacerea dvs.:

• Ușor de utilizat: instrumentul în cauză este ușor de utilizat? Caracteristicile, aspectul și interfața cu utilizatorul sunt ușor de înțeles și de navigat?
• Ușor de partajat: instrumentul oferă utilizatorilor opțiunea de a colabora cu alții prin partajarea fișierelor? Dacă da, echipa dvs. va putea edita documente împreună.
• Ușor de urmărit: sunt utilizatorii capabili să urmărească modificările documentelor în timp real? Puteți reveni cu ușurință la documentele modificate la versiunea veche?
• Ușor de căutat: instrumentul permite utilizatorilor să caute rapid documente? Și puteți digitiza documente pe hârtie printr-o scanare ușoară?

După ce ne-am făcut temele, credem că următoarea listă prezintă unele dintre cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor de pe piață în acest moment. Aceste soluții software vă vor economisi timp și efort de afaceri, vor reduce costurile de afaceri și, de asemenea, vă vor asigura că nicio informație nu trece prin fisuri.

Și dacă doriți să aflați mai multe sfaturi legate de gestionarea documentelor, atunci nu căutați mai departe decât ghidul nostru despre cum să creați programe de formare a angajaților care să dureze.

Top 8 software de sistem de management al documentelor pentru 2022

Connecteam este un sistem de management al documentelor premiat, care permite IMM-urilor și întreprinderilor mari să organizeze și să partajeze documente care ajung cu ușurință la forța de muncă.

Acest software all-in-one, îndrăgit de peste 20.000 de companii la fel ca a dumneavoastră, are o gamă largă de funcții de gestionare a documentelor care vă vor aduce beneficii afacerii. Aici sunt câțiva dintre ei:

• Puteți încărca cu ușurință tot felul de documente în aplicație . Spațiul de stocare minim va fi utilizat pe dispozitivele angajaților, ceea ce înseamnă că aceștia pot folosi funcțiile fără probleme și rapid pe smartphone-urile lor.
• Angajații pot colabora și comunica cu ușurință , partajând orice documente relevante (precum și imagini, videoclipuri, toate tipurile de fișiere) în cadrul companiei.
• Angajații nu mai trebuie să parcurgă Dropbox, Google Drive sau e-mailuri, deoarece pot accesa pur și simplu toate documentele dintr-un singur loc: aplicația pentru smartphone .
• Puteți selecta și restricționa ce documente doriți să vadă anumiți angajați sau grupuri de angajați , asigurându-vă că datele sunt întotdeauna protejate.
• Puteți crea o experiență de instruire ușoară și accesibilă, asigurându-vă că funcțiile de gestionare a documentelor sunt etichetate și personalizate în tonul și vocea companiei.

Connecteam garantează că toate documentele sunt ușor de găsit pentru tine și angajații tăi. Petrecerea tonelor de timp scriind documente lungi din pix și hârtie va deveni rapid un lucru de pe urma trecutului. Și documentele sunt ușor accesibile indiferent unde și când lucrează angajații .

Pentru cine?

Connecteam este sistemul perfect de gestionare a documentelor pentru forța de muncă mobilă (inclusiv lucrătorii de la distanță și echipele fără birou). Funcțiile de partajare a documentelor ale acestei soluții all-in-one sunt utilizate de zeci de mii de companii (de dimensiuni diferite) din peste 90 de industrii diferite. Acestea includ curățarea, vânzarea cu amănuntul, personalul, construcția, pentru a numi câteva.

Caracteristici cheie

Argumente pro şi contra

Prețuri

Hightail este un sistem de gestionare a documentelor care facilitează managerilor să mențină echipele pe drumul cel bun, să partajeze documente mari, să colecteze feedback, totul pe un singur dispozitiv. Administratorii pot, de asemenea, să atribuie și să gestioneze sarcini, să monitorizeze activitatea proiectului și să păstreze conținutul în siguranță cu doar câteva clicuri.

Pentru cine?

Hightail este o soluție ideală pentru echipele care au nevoie să partajeze, să editeze și să primească documente mari. Conceput special pentru echipele creative și de marketing, Hightail este, de asemenea, o soluție software eficientă pentru echipele de construcții. De asemenea, beneficiază companiile din industrii precum comerțul cu amănuntul și educația.

Caracteristici cheie

Argumente pro şi contra

Pe baza recenziilor clienților

Prețuri

KnowledgeOwl este un sistem de management al documentelor care îi ajută pe manageri să construiască baze de cunoștințe pentru angajați. De asemenea, pot crea PDF-uri, întrebări frecvente și se pot integra cu alte aplicații cu ușurință. Acest software bazat pe cloud se mândrește cu funcții de personalizare foarte utile, facilitând instruirea angajaților.

Pentru cine?

KnowledgeOwl este un sistem de management al documentelor ideal pentru companiile în care timpul este esențial atunci când vine vorba de partajarea informațiilor cu angajații. Organizațiile non-profit, companiile SaaS și întreprinderile mici beneficiază de capacitățile de gestionare a documentelor ale aplicației.

Caracteristici cheie

Argumente pro şi contra

Pe baza recenziilor clienților

Prețuri

ClickUp este un sistem de gestionare a documentelor care facilitează colaborarea la editarea documentelor, gestionarea sarcinilor și multe altele. Managerii pot partaja documente, pot stabili mementouri și pot planifica și programa proiecte, printre altele. Acest software bazat pe cloud este complet personalizabil.

Pentru cine?

ClickUp este util pentru echipele care doresc să lucreze mai eficient, fie la fața locului, fie în timp ce lucrează de la distanță. Companii care lucrează în industrii precum asistența medicală, non-profit și marketing, printre altele.

Caracteristici cheie

Argumente pro şi contra

Pe baza recenziilor clienților

Prețuri

Confluence este o soluție software de gestionare a documentelor care ajută companiile să colaboreze fără a fi nevoie de hârtie, pixuri și foi de calcul. Această tehnologie bazată pe cloud este utilă companiilor, indiferent dacă angajații lucrează la fața locului sau de la distanță.

Pentru cine?

Companiile de diferite dimensiuni (inclusiv echipele de la distanță) beneficiază de capabilitățile de gestionare a documentelor și colaborare Confluences. O soluție software ideală pentru resurse umane, alte industrii relevante includ marketing, resurse umane, finanțe, precum și echipe tehnice și de management de proiect.

Caracteristici cheie

Argumente pro şi contra

Pe baza recenziilor clienților

Prețuri

Quip este o soluție software de gestionare a documentelor în care managerii pot crea, încărca și partaja documente cu toți angajații. Toate datele (fie în documente, fie în foi de calcul) pot fi stocate pe aceeași platformă. Această aplicație include și chat intern pentru a îmbunătăți comunicarea.

Pentru cine?

Quip este un sistem util de gestionare a documentelor pentru companiile care urmăresc să includă transparența informațiilor între departamente. Echipele de management al producției vor lucra mai eficient și mai eficient datorită caracteristicilor Quip de partajare a documentelor.

Caracteristici cheie

Argumente pro şi contra

Pe baza recenziilor clienților

Prețuri

Box este un sistem de gestionare a documentelor care permite managerilor să maximizeze productivitatea și să elimine riscurile legate de date. Gestionați cu ușurință ciclurile de viață ale conținutului care sunt parte integrantă a proceselor de afaceri. Utilizatorii pot colabora prin documente partajate, pot automatiza fluxurile de lucru și pot accesa cu ușurință cloudul de conținut, fără probleme.

Pentru cine?

Multe industrii beneficiază de funcțiile de gestionare a documentelor Box, inclusiv comerțul cu amănuntul, asistența medicală și construcții, printre altele. Este o aplicație utilă bazată pe cloud pentru companii de toate dimensiunile, inclusiv întreprinderile mici și întreprinderile globale.

Caracteristici cheie

Argumente pro şi contra

Pe baza recenziilor clienților

Prețuri

PandaDoc este un sistem de gestionare a documentelor care permite managerilor să creeze documente, să gestioneze angajații și să semneze electronic documentele primite, cum ar fi contracte, cotații și propuneri. Companiile pot folosi PandaDoc pentru a simplifica procesele centrate pe documente și pentru a îmbunătăți eficiența, în general.

Pentru cine?

PandaDoc deservește companii de toate dimensiunile (IMM la întreprindere) dintr-o gamă largă de industrii. O soluție software eficientă de management al construcțiilor – asistența medicală și producția folosesc, de asemenea, această aplicație bazată pe cloud pentru a eficientiza procesele documentelor.

Caracteristici cheie

Argumente pro şi contra

Pe baza recenziilor clienților

Prețuri

Docebo este un sistem de gestionare a documentelor care îi ajută pe manageri să personalizeze cu ușurință programele de formare, să ofere instruire și să gestioneze conținutul. O soluție bazată pe cloud care permite echipelor de la distanță să acceseze cu ușurință bibliotecile de documente, Docebo se integrează bine cu alte aplicații.

Pentru cine?

Docebo beneficiază de o gamă largă de industrii și are succes în special ca aplicație de formare a barmanilor. Asistența medicală și comerțul cu amănuntul sunt industrii care beneficiază și de capacitățile Docebo de gestionare a documentelor.

Caracteristici cheie

Argumente pro şi contra

Pe baza recenziilor clienților

Prețuri

Comparați cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor

rezumat

Pret lunar

Încercare gratuită

Plan gratuit

Connecteam este un sistem de gestionare a documentelor all-in-one care vă permite să organizați și să partajați cu ușurință documentele. Toate documentele sunt ușor de accesat, indiferent unde lucrați dvs. și angajații dvs.

10 angajati:

39 USD

20 de angajati:

39 USD

50 de angajati:

39 USD

14 zile

Începeți procesul

Da, pentru primii 50 de utilizatori

Hightail permite managerilor să partajeze documente mari, să mențină echipele pe drumul cel bun, să colecteze feedback, să atribuie sarcini și să păstreze conținutul în siguranță pe un singur dispozitiv.

10 angajati:
240 USD

20 de angajati:
480 USD

50 de angajați (plan de afaceri):
1800 USD

14 zile

da

KnowledgeOwl îi ajută pe manageri să creeze PDF-uri, întrebări frecvente și să construiască baze de cunoștințe pentru lucrători. Este ușor de personalizat și se integrează bine cu alte aplicații.

10 angajati:

259 USD

20 de angajati:

459 USD

50 de angajati:

1059 USD

30 de zile

Nu

ClickUp este un software complet personalizabil bazat pe cloud, care facilitează colaborarea și gestionarea sarcinilor. De asemenea, managerii pot programa proiecte, pot partaja documente și pot stabili mementouri.

10 angajati:
50 USD

20 de angajati:
100 USD

50 de angajati:
250 USD

30 de zile

da

Confluence este utilă și pentru lucrul la distanță și pentru angajații de la fața locului. Această aplicație bazată pe cloud îi ajută pe angajați să colaboreze fără metode manuale precum creion și hârtie.

10 angajati:

55 USD

20 de angajati:

110 USD

50 de angajati:

275 USD

7 zile

da

Quip are o gamă largă de funcții, inclusiv chat intern pentru a stimula comunicarea. Managerii pot crea, încărca și partaja documente cu întreaga forță de muncă.

10 angajati:

100 USD

20 de angajati:

200 USD

50 de angajati:

500 USD

14 zile

da

Box îi ajută pe manageri să elimine riscurile legate de date și să maximizeze productivitatea. Utilizatorii pot colabora la documente și, în general, pot îmbunătăți procesele de afaceri prin ciclurile de viață ale conținutului.

10 angajati:

200 USD

20 de angajati:

400 USD

50 de angajati:

1000 USD

14 zile

da

PandaDoc permite managerilor să creeze și să partajeze documente cu angajații, precum și cotații, contracte și propuneri eSign.

10 angajati:

190 USD

20 de angajati:

380 USD

50 de angajati:

950 USD

14 zile

da

Cu Docebo, managerii pot personaliza cu ușurință programele de antrenament. Această opțiune bazată pe cloud oferă lucrătorilor de la distanță acces ușor la bibliotecile de documente.

Contactați un reprezentant de vânzări pentru prețuri.

14 zile

Nu

rezumat

Connecteam este un sistem de gestionare a documentelor all-in-one care vă permite să organizați și să partajați cu ușurință documentele. Toate documentele sunt ușor de accesat, indiferent unde lucrați dvs. și angajații dvs.

Pret lunar

10 angajati:

39 USD

20 de angajati:

39 USD

50 de angajati:

39 USD

Încercare gratuită

14 zile

Începeți procesul

Plan gratuit

Da, pentru primii 50 de utilizatori

rezumat

Hightail permite managerilor să partajeze documente mari, să mențină echipele pe drumul cel bun, să colecteze feedback, să atribuie sarcini și să păstreze conținutul în siguranță pe un singur dispozitiv.

Pret lunar

10 angajati:
240 USD

20 de angajati:
480 USD

50 de angajați (plan de afaceri):
1800 USD

Încercare gratuită

14 zile

Plan gratuit

da

rezumat

KnowledgeOwl îi ajută pe manageri să creeze PDF-uri, întrebări frecvente și să construiască baze de cunoștințe pentru lucrători. Este ușor de personalizat și se integrează bine cu alte aplicații.

Pret lunar

10 angajati:

259 USD

20 de angajati:

459 USD

50 de angajati:

1059 USD

Încercare gratuită

30 de zile

Plan gratuit

Nu

rezumat

ClickUp este un software complet personalizabil bazat pe cloud, care facilitează colaborarea și gestionarea sarcinilor. De asemenea, managerii pot programa proiecte, pot partaja documente și pot stabili mementouri.

Pret lunar

10 angajati:
50 USD

20 de angajati:
100 USD

50 de angajati:
250 USD

Încercare gratuită

30 de zile

Plan gratuit

da

rezumat

Confluence este utilă și pentru lucrul la distanță și pentru angajații de la fața locului. Această aplicație bazată pe cloud îi ajută pe angajați să colaboreze fără metode manuale precum creion și hârtie.

Pret lunar

10 angajati:

55 USD

20 de angajati:

110 USD

50 de angajati:

275 USD

Încercare gratuită

7 zile

Plan gratuit

da

rezumat

Quip are o gamă largă de funcții, inclusiv chat intern pentru a stimula comunicarea. Managerii pot crea, încărca și partaja documente cu întreaga forță de muncă.

Pret lunar

10 angajati:

100 USD

20 de angajati:

200 USD

50 de angajati:

500 USD

Încercare gratuită

14 zile

Plan gratuit

da

rezumat

Box îi ajută pe manageri să elimine riscurile legate de date și să maximizeze productivitatea. Utilizatorii pot colabora la documente și, în general, pot îmbunătăți procesele de afaceri prin ciclurile de viață ale conținutului.

Pret lunar

10 angajati:

200 USD

20 de angajati:

400 USD

50 de angajati:

1000 USD

Încercare gratuită

14 zile

Plan gratuit

da

rezumat

PandaDoc permite managerilor să creeze și să partajeze documente cu angajații, precum și cotații, contracte și propuneri eSign.

Pret lunar

10 angajati:

190 USD

20 de angajati:

380 USD

50 de angajati:

950 USD

Încercare gratuită

14 zile

Plan gratuit

da

rezumat

Cu Docebo, managerii pot personaliza cu ușurință programele de antrenament. Această opțiune bazată pe cloud oferă lucrătorilor de la distanță acces ușor la bibliotecile de documente.

Pret lunar

Contactați un reprezentant de vânzări pentru prețuri.

Încercare gratuită

14 zile

Plan gratuit

Nu

Întrebări frecvente despre sistemele de management al documentelor

Care sunt principalele funcții ale unui sistem de management al documentelor?

După multe cercetări, am ajuns la concluzia că există trei funcții principale pe care fiecare sistem de management al documentelor ar trebui să le poată îndeplini cu succes. Acestea sunt: ​​pentru a încărca , gestiona și partaja tot felul de documente.

Cu aplicații precum Connecteam, este posibil să executați toate aceste trei funcții și multe altele. Puteți folosi această aplicație all-in-one pentru a încărca fișiere de toate dimensiunile. Puteți crea o bază de cunoștințe de documente și fișiere și puteți construi biblioteci, astfel încât angajații să aibă toate cunoștințele de care au nevoie într-o singură platformă. Și nici nu trebuie să vă faceți griji cu privire la limitele de stocare.

Sunt toate sistemele de management al documentelor personalizabile?

Din păcate, nu orice soluție software de gestionare a documentelor de pe piață poate fi personalizată. Acestea fiind spuse, există aplicații specifice care fac acest lucru extrem de bine, cum ar fi Connecteam. Această soluție bazată pe cloud știe cât de important este pentru companii să își poată personaliza funcțiile de instruire.

Este important ca angajații să înțeleagă limba și formatul în care sunt prezentate caracteristicile. Cu Connecteam, administratorii pot edita intern, pot construi structuri de instruire unice și chiar pot schimba numele caracteristicilor.

Chiar am nevoie de un sistem de management al documentelor pentru afacerea mea?

Indiferent dacă sunteți un proprietar de afaceri consacrat sau tocmai ați început propria afacere, s-ar putea să vă simțiți confortabil cu modul în care își gestionează documentele. Aceasta ar putea include construirea manuală a documentelor cu pix și hârtie. Respectăm asta.

Dar merită menționat că există modalități mai simple de a face acest lucru. Managerii ar trebui să ia în considerare verificarea soluțiilor software de gestionare a documentelor, deoarece ar putea economisi mult timp, efort și chiar bani în acest proces.

Concluzia sistemelor de management al documentelor

Iată-o, o listă cuprinzătoare a celor mai bune soluții software de gestionare a documentelor. Până acum, presupunem că fie căutați să treceți la digital pentru prima dată, fie căutați să schimbați sistemul dvs. actual de gestionare a documentelor pentru ceva mai bun. Poate vrei doar ceva mai ieftin.

Oricare ar fi cazul, putem fi de acord cu siguranță că un sistem de management al documentelor de un fel va face afacerile dvs. mult mai eficiente, organizate și informate pe termen lung.

Dar care dintre soluțiile menționate mai sus o vor face cel mai bine pentru tine și angajații tăi? Cu o aplicație precum Connecteam, veți beneficia în multe feluri. Veți putea partaja cu ușurință documente cu angajații, iar aceștia le vor putea accesa cu doar câteva clicuri.

În plus, afacerea ta va economisi timp și bani. Ca să nu mai vorbim de faptul că puteți proteja datele companiei dvs., puteți minimiza spațiul de stocare pe dispozitivele forței de muncă și puteți personaliza cu ușurință funcțiile de partajare a documentelor.

Un ultim lucru – multe dintre aceste sisteme au perioade de probă gratuite care durează fie 30 de zile, fie mai puțin. Vă recomandăm să încercați unele dintre aceste încercări gratuite. Poate chiar cereți o demonstrație și vedeți ce instrumente se potrivesc cel mai mult nevoilor afacerii dvs.