9 najlepszych systemów zarządzania dokumentami na rok 2022

Poprzez ręczne zarządzanie dokumentami tworzysz (być może nieświadomie) niepokojąco dużą lukę w wiedzy w swojej firmie.

Według PWC firmy tracą 7,5% wszystkich swoich dokumentów… i błędnie archiwizują kolejne 3%. To 10% straconego czasu to wszystko, zanim pracownicy spędzą połowę swojego czasu na szukaniu informacji — zanim w ogóle będą mieli szansę je przeczytać i zrozumieć!

Ale istnieje natychmiastowe, łatwe rozwiązanie wszystkich powyższych (i nie tylko!): za pomocą systemu zarządzania dokumentami. A my znamy tylko rozwiązania, które będą idealne dla Twojego biznesu.

W pośpiechu? Najlepszy system zarządzania dokumentami na rok 2022

Rozumiemy, jak bardzo opodatkowane może być poszukiwanie odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami do potrzeb Twojej firmy.

Jednak po szeroko zakrojonych badaniach jesteśmy przekonani, że Connecteam to oprogramowanie oferujące najwięcej korzyści związanych z zarządzaniem dokumentami .

To kompleksowe rozwiązanie programowe ułatwia udostępnianie dokumentów, a użytkownicy mają dostęp do szerokiej gamy funkcji, które to umożliwiają. Jest łatwy w użyciu i prawie nie wymaga czasu na przeszkolenie pracowników w zakresie jego obsługi.

Co więcej? Connecteam jest znacznie bardziej opłacalny niż ręczne zarządzanie dokumentami, zwiększa produktywność i na dłuższą metę oszczędza pieniądze i czas Twojej firmy .

Oto kilka korzyści związanych z zarządzaniem dokumentami, które zapewnia Connecteam:

• Do aplikacji możesz przesłać dowolną liczbę dokumentów . Przesyłaj podręczniki szkoleniowe, obrazy, filmy i nie tylko, nie martwiąc się o spowolnienie pracy urządzeń pracowników.
• Możesz łączyć nieustrukturyzowane treści, umieszczać je w kontekście i dostosowywać , zapewniając wszystkim pracownikom łatwy dostęp do ważnych dokumentów – wszystko w jednym miejscu.
• Menedżerowie mogą wybrać pliki, które pracownicy mogą pobierać , chroniąc dane przez cały czas i zapobiegając kradzieży, fizycznemu uszkodzeniu i nieprawidłowemu archiwizowaniu plików.
• Ty i Twój zespół możecie łatwo współpracować , udostępniając sobie nawzajem dokumenty, niezależnie od czasu i lokalizacji.
• Możesz być na bieżąco z tym, kto przeczytał wszystkie niezbędne dokumenty. Pracownicy mogą czytać i podpisywać dokumenty w celu potwierdzenia ukończenia , a nawet wysyłać przypomnienia/powiadomienia, aby upewnić się, że nic nie spadnie.

Istnieje wiele systemów zarządzania dokumentami, z których mogą wybierać firmy, ale w rzeczywistości żaden z nich nie może się równać z Connecteam. Z jego funkcji zarządzania dokumentami korzystają dziesiątki tysięcy firm z ponad 90 branż.

Jeśli się spieszysz, przejdź do naszej tabeli porównawczej, aby porównać nasze wymienione rekomendacje.

Na co zwrócić uwagę w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami

Poszukując odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami dla swojej firmy, warto wziąć pod uwagę następujące korzyści:

• Łatwe w użyciu: czy narzędzie, o którym mowa, jest przyjazne dla użytkownika? Czy funkcje, układ i interfejs użytkownika są łatwe do zrozumienia i nawigacji?
• Łatwe udostępnianie: czy narzędzie daje użytkownikom możliwość współpracy z innymi poprzez udostępnianie plików? Jeśli tak, Twój zespół będzie mógł wspólnie edytować dokumenty.
• Łatwe do śledzenia: czy użytkownicy mogą śledzić zmiany w dokumentach w czasie rzeczywistym? Czy możesz łatwo przywrócić zmienione dokumenty do ich starej wersji?
• Łatwe wyszukiwanie: czy narzędzie umożliwia użytkownikom szybkie wyszukiwanie dokumentów? Czy możesz zdigitalizować papierowe dokumenty dzięki łatwemu skanowaniu?

Po odrobieniu pracy domowej uważamy, że poniższa lista przedstawia jedne z najlepszych systemów zarządzania dokumentami dostępnych obecnie na rynku. Te rozwiązania programowe oszczędzą czas i wysiłek Twojej firmy, zmniejszą koszty biznesowe, a także zapewnią, że żadne informacje nie zostaną uszkodzone.

A jeśli chcesz poznać więcej wskazówek związanych z zarządzaniem dokumentami, nie szukaj dalej niż nasz przewodnik, jak tworzyć trwałe programy szkoleniowe dla pracowników.

8 najlepszych systemów zarządzania dokumentami na rok 2022

Connecteam to wielokrotnie nagradzany system zarządzania dokumentami, który umożliwia małym i średnim przedsiębiorstwom oraz dużym przedsiębiorstwom organizowanie i udostępnianie dokumentów, które z łatwością docierają do ich pracowników.

To kompleksowe oprogramowanie, uwielbiane przez ponad 20 000 firm, takich jak Twoja, oferuje szeroki zakres funkcji zarządzania dokumentami, które przyniosą korzyści Twojej firmie. Tutaj jest kilka z nich:

• Możesz łatwo przesyłać do aplikacji wszelkiego rodzaju dokumenty . Na urządzeniach pracowników zostanie wykorzystana minimalna ilość miejsca, co oznacza, że ​​będą mogli płynnie i szybko korzystać z funkcji na swoich smartfonach.
• Pracownicy mogą łatwo współpracować i komunikować się , udostępniając wszelkie istotne dokumenty (jak również obrazy, filmy, wszystkie typy plików) w całej firmie.
• Pracownicy nie muszą już przeglądać Dropbox, Dysku Google czy e-maili, ponieważ mogą po prostu uzyskać dostęp do wszystkich dokumentów z jednego miejsca: aplikacji na smartfony .
• Możesz wybrać i ograniczyć dokumenty , które mają być widoczne dla określonych lub grup pracowników , zapewniając, że dane są zawsze chronione.
• Możesz stworzyć łatwe i przystępne cenowo szkolenie, gwarantując, że funkcje zarządzania dokumentami będą oznaczone i dostosowane tonem i głosem firmy.

Connecteam gwarantuje, że wszystkie dokumenty są łatwe do znalezienia dla Ciebie i Twoich pracowników. Spędzanie mnóstwa czasu na pisaniu długich dokumentów z długopisu i papieru szybko odejdzie w przeszłość. A dokumenty są łatwo dostępne bez względu na to, gdzie i kiedy pracują pracownicy .

Dla kogo?

Connecteam to doskonały system zarządzania dokumentami dla pracowników mobilnych (w tym pracowników zdalnych i zespołów pracujących bez biurka). Z funkcji udostępniania dokumentów tego kompleksowego rozwiązania korzystają dziesiątki tysięcy firm (o różnej wielkości) z ponad 90 różnych branż. Należą do nich sprzątanie, sprzedaż detaliczna, personel, budowa, żeby wymienić tylko kilka.

Kluczowe cechy

Plusy i minusy

cennik

Hightail to system zarządzania dokumentami, który ułatwia menedżerom śledzenie zespołów, udostępnianie dużych dokumentów, zbieranie opinii — wszystko na jednym urządzeniu. Administratorzy mogą również przypisywać zadania i zarządzać nimi, monitorować aktywność projektu i zabezpieczać zawartość za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Dla kogo?

Hightail to idealne rozwiązanie dla zespołów, które muszą udostępniać, edytować i odbierać duże dokumenty. Zaprojektowany specjalnie dla zespołów kreatywnych i marketingowych, Hightail jest również skutecznym oprogramowaniem dla zespołów budowlanych. Przynosi również korzyści firmom z branż takich jak handel detaliczny i edukacja.

Kluczowe cechy

Plusy i minusy

Na podstawie opinii klientów

cennik

KnowledgeOwl to system zarządzania dokumentami, który pomaga menedżerom budować bazy wiedzy dla pracowników. Mogą również tworzyć pliki PDF, często zadawane pytania i łatwo integrować się z innymi aplikacjami. To oparte na chmurze oprogramowanie oferuje bardzo przydatne funkcje dostosowywania, ułatwiające szkolenie pracowników.

Dla kogo?

KnowledgeOwl to idealny system zarządzania dokumentami dla firm, w których czas ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o dzielenie się informacjami z pracownikami. Organizacje non-profit, firmy SaaS i małe firmy korzystają z możliwości zarządzania dokumentami aplikacji.

Kluczowe cechy

Plusy i minusy

Na podstawie opinii klientów

cennik

ClickUp to system zarządzania dokumentami, który ułatwia współpracę przy edycji dokumentów, zarządzaniu zadaniami i nie tylko. Menedżerowie mogą między innymi udostępniać dokumenty, ustawiać przypomnienia oraz planować i planować projekty. To oprogramowanie w chmurze można w pełni dostosować.

Dla kogo?

ClickUp jest przydatny dla zespołów, które chcą pracować wydajniej, zarówno na miejscu, jak i zdalnie. Firmy działające między innymi w branżach takich jak opieka zdrowotna, organizacje non-profit i marketing.

Kluczowe cechy

Plusy i minusy

Na podstawie opinii klientów

cennik

Confluence to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które pomaga firmom współpracować bez potrzeby używania papieru, długopisów i arkuszy kalkulacyjnych. Ta oparta na chmurze technologia jest przydatna dla firm, niezależnie od tego, czy pracownicy pracują na miejscu, czy zdalnie.

Dla kogo?

Firmy różnej wielkości (w tym zespoły zdalne) korzystają z możliwości zarządzania dokumentami i współpracy Confluences. Idealne oprogramowanie HR, inne istotne branże obejmują marketing, HR, finanse, a także zespoły techniczne i zarządzające projektami.

Kluczowe cechy

Plusy i minusy

Na podstawie opinii klientów

cennik

Quip to oprogramowanie do zarządzania dokumentami, w którym menedżerowie mogą tworzyć, przesyłać i udostępniać dokumenty wszystkim pracownikom. Wszystkie dane (czy to w dokumentach, czy w arkuszach kalkulacyjnych) mogą być przechowywane na tej samej platformie. Ta aplikacja zawiera również wewnętrzny czat, aby poprawić komunikację.

Dla kogo?

Quip to przydatny system zarządzania dokumentami dla firm, których celem jest zapewnienie przejrzystości informacji we wszystkich działach. Zespoły zarządzające produkcją będą pracować wydajniej i wydajniej dzięki funkcjom udostępniania dokumentów Quip.

Kluczowe cechy

Plusy i minusy

Na podstawie opinii klientów

cennik

Box to system zarządzania dokumentami, który pozwala menedżerom zmaksymalizować produktywność i wyeliminować ryzyko związane z danymi. Łatwo zarządzaj cyklami życia treści, które są integralną częścią procesów biznesowych. Użytkownicy mogą współpracować nad udostępnionymi dokumentami, automatyzować przepływy pracy i bezproblemowo uzyskiwać dostęp do chmury treści.

Dla kogo?

Wiele branż korzysta z funkcji zarządzania dokumentami oferowanych przez Box, w tym między innymi handel detaliczny, opieka zdrowotna i budownictwo. Jest to przydatna aplikacja oparta na chmurze dla firm każdej wielkości, w tym małych i globalnych przedsiębiorstw.

Kluczowe cechy

Plusy i minusy

Na podstawie opinii klientów

cennik

​​PandaDoc to system zarządzania dokumentami, który umożliwia menedżerom tworzenie dokumentów, zarządzanie pracownikami oraz e-podpisywanie dokumentów przychodzących, takich jak umowy, wyceny i oferty. Firmy mogą korzystać z PandaDoc, aby uprościć procesy związane z dokumentami i ogólnie poprawić wydajność.

Dla kogo?

PandaDoc obsługuje firmy każdej wielkości (od małych i średnich firm do przedsiębiorstw) z różnych branż. Skuteczne oprogramowanie do zarządzania budową — służba zdrowia i produkcja również korzystają z tej opartej na chmurze aplikacji, aby usprawnić procesy związane z dokumentami.

Kluczowe cechy

Plusy i minusy

Na podstawie opinii klientów

cennik

Docebo to system zarządzania dokumentami, który pomaga menedżerom w łatwym dostosowywaniu programów szkoleniowych, prowadzeniu szkoleń i zarządzaniu treściami. Rozwiązanie oparte na chmurze, które umożliwia zdalnym zespołom łatwy dostęp do bibliotek dokumentów, Docebo dobrze integruje się z innymi aplikacjami.

Dla kogo?

Docebo przynosi korzyści wielu branżom, a szczególnie dobrze sprawdza się jako aplikacja szkoleniowa dla barmanów. Opieka zdrowotna i handel detaliczny to branże, które również korzystają z możliwości zarządzania dokumentami Docebo.

Kluczowe cechy

Plusy i minusy

Na podstawie opinii klientów

cennik

Porównaj najlepsze systemy zarządzania dokumentami

Streszczenie

Cena za miesiac

Bezpłatna wersja próbna

Bezpłatny plan

Connecteam to kompleksowy system zarządzania dokumentami, który umożliwia łatwe organizowanie i udostępnianie dokumentów. Wszystkie dokumenty są łatwo dostępne, bez względu na to, gdzie Ty i Twoi pracownicy pracujecie.

10 pracowników:

39 USD

20 pracowników:

39 USD

50 pracowników:

39 USD

14-dniowy

Rozpocząć proces

Tak, dla pierwszych 50 użytkowników

Hightail pozwala menedżerom udostępniać duże dokumenty, utrzymywać zespoły na bieżąco, zbierać opinie, przydzielać zadania i chronić zawartość na jednym urządzeniu.

10 pracowników:
240

20 pracowników:
$480

50 pracowników (biznesplan):
$1800

14-dniowy

TAk

KnowledgeOwl pomaga menedżerom tworzyć pliki PDF, często zadawane pytania i budować bazy wiedzy dla pracowników. Jest łatwy do dostosowania i dobrze integruje się z innymi aplikacjami.

10 pracowników:

259

20 pracowników:

459 USD

50 pracowników:

1059 zł

30 dni

Nie

ClickUp to w pełni konfigurowalne oprogramowanie oparte na chmurze, które ułatwia współpracę i zarządzanie zadaniami. Menedżerowie mogą również planować projekty, udostępniać dokumenty i ustawiać przypomnienia.

10 pracowników:
50 zł

20 pracowników:
100 zł

50 pracowników:
250 zł

30 dni

TAk

Confluence jest przydatny również w przypadku pracy zdalnej i pracowników na miejscu. Ta aplikacja w chmurze pomaga pracownikom współpracować bez ręcznych metod, takich jak długopis i papier.

10 pracowników:

55

20 pracowników:

110$

50 pracowników:

$275

7 dni

TAk

Quip oferuje szeroką gamę funkcji, w tym wewnętrzny czat, który usprawnia komunikację. Menedżerowie mogą tworzyć, przesyłać i udostępniać dokumenty wszystkim pracownikom.

10 pracowników:

100 zł

20 pracowników:

200 zł

50 pracowników:

500 zł

14-dniowy

TAk

Box pomaga menedżerom wyeliminować ryzyko związane z danymi i zmaksymalizować produktywność. Użytkownicy mogą współpracować nad dokumentami i ogólnie ulepszać procesy biznesowe dzięki cyklom życia treści.

10 pracowników:

200 zł

20 pracowników:

400 zł

50 pracowników:

$1000

14-dniowy

TAk

PandaDoc umożliwia menedżerom tworzenie i udostępnianie pracownikom dokumentów, a także ofert, umów i ofert eSign.

10 pracowników:

$190

20 pracowników:

$380

50 pracowników:

950

14-dniowy

TAk

Dzięki Docebo menedżerowie mogą łatwo dostosowywać programy szkoleniowe. Ta oparta na chmurze opcja zapewnia pracownikom zdalnym łatwy dostęp do bibliotek dokumentów.

Skontaktuj się z przedstawicielem handlowym w sprawie wyceny.

14-dniowy

Nie

Streszczenie

Connecteam to kompleksowy system zarządzania dokumentami, który umożliwia łatwe organizowanie i udostępnianie dokumentów. Wszystkie dokumenty są łatwo dostępne, bez względu na to, gdzie Ty i Twoi pracownicy pracujecie.

Cena za miesiac

10 pracowników:

39 USD

20 pracowników:

39 USD

50 pracowników:

39 USD

Bezpłatna wersja próbna

14-dniowy

Rozpocząć proces

Bezpłatny plan

Tak, dla pierwszych 50 użytkowników

Streszczenie

Hightail pozwala menedżerom udostępniać duże dokumenty, utrzymywać zespoły na bieżąco, zbierać opinie, przydzielać zadania i chronić zawartość na jednym urządzeniu.

Cena za miesiac

10 pracowników:
240

20 pracowników:
$480

50 pracowników (biznesplan):
$1800

Bezpłatna wersja próbna

14-dniowy

Bezpłatny plan

TAk

Streszczenie

KnowledgeOwl pomaga menedżerom tworzyć pliki PDF, często zadawane pytania i budować bazy wiedzy dla pracowników. Jest łatwy do dostosowania i dobrze integruje się z innymi aplikacjami.

Cena za miesiac

10 pracowników:

259

20 pracowników:

459 USD

50 pracowników:

1059 zł

Bezpłatna wersja próbna

30 dni

Bezpłatny plan

Nie

Streszczenie

ClickUp to w pełni konfigurowalne oprogramowanie oparte na chmurze, które ułatwia współpracę i zarządzanie zadaniami. Menedżerowie mogą również planować projekty, udostępniać dokumenty i ustawiać przypomnienia.

Cena za miesiac

10 pracowników:
50 zł

20 pracowników:
100 zł

50 pracowników:
250 zł

Bezpłatna wersja próbna

30 dni

Bezpłatny plan

TAk

Streszczenie

Confluence jest przydatny również w przypadku pracy zdalnej i pracowników na miejscu. Ta aplikacja w chmurze pomaga pracownikom współpracować bez ręcznych metod, takich jak długopis i papier.

Cena za miesiac

10 pracowników:

55

20 pracowników:

110$

50 pracowników:

$275

Bezpłatna wersja próbna

7 dni

Bezpłatny plan

TAk

Streszczenie

Quip oferuje szeroką gamę funkcji, w tym wewnętrzny czat, który usprawnia komunikację. Menedżerowie mogą tworzyć, przesyłać i udostępniać dokumenty wszystkim pracownikom.

Cena za miesiac

10 pracowników:

100 zł

20 pracowników:

200 zł

50 pracowników:

500 zł

Bezpłatna wersja próbna

14-dniowy

Bezpłatny plan

TAk

Streszczenie

Box pomaga menedżerom wyeliminować ryzyko związane z danymi i zmaksymalizować produktywność. Użytkownicy mogą współpracować nad dokumentami i ogólnie ulepszać procesy biznesowe dzięki cyklom życia treści.

Cena za miesiac

10 pracowników:

200 zł

20 pracowników:

400 zł

50 pracowników:

$1000

Bezpłatna wersja próbna

14-dniowy

Bezpłatny plan

TAk

Streszczenie

PandaDoc umożliwia menedżerom tworzenie i udostępnianie pracownikom dokumentów, a także ofert, umów i ofert eSign.

Cena za miesiac

10 pracowników:

$190

20 pracowników:

$380

50 pracowników:

950

Bezpłatna wersja próbna

14-dniowy

Bezpłatny plan

TAk

Streszczenie

Dzięki Docebo menedżerowie mogą łatwo dostosowywać programy szkoleniowe. Ta oparta na chmurze opcja zapewnia pracownikom zdalnym łatwy dostęp do bibliotek dokumentów.

Cena za miesiac

Skontaktuj się z przedstawicielem handlowym w sprawie wyceny.

Bezpłatna wersja próbna

14-dniowy

Bezpłatny plan

Nie

Często zadawane pytania dotyczące systemów zarządzania dokumentami

Jakie są główne funkcje systemu zarządzania dokumentami?

Po wielu badaniach doszliśmy do wniosku, że istnieją trzy główne funkcje, które każdy system zarządzania dokumentami powinien być w stanie z powodzeniem wykonywać. Są to: przesyłanie , zarządzanie i udostępnianie wszelkiego rodzaju dokumentów.

Dzięki aplikacjom takim jak Connecteam możliwe jest wykonanie wszystkich trzech tych funkcji i nie tylko. Możesz użyć tej kompleksowej aplikacji do przesyłania plików we wszystkich rozmiarach. Możesz tworzyć bazę wiedzy dokumentów i plików oraz budować biblioteki, aby pracownicy mieli całą potrzebną wiedzę na jednej platformie. Nie musisz się też martwić o limity miejsca.

Czy wszystkie systemy zarządzania dokumentami można dostosowywać?

Niestety nie każde dostępne na rynku oprogramowanie do zarządzania dokumentami można dostosować. Mając to na uwadze, istnieją konkretne aplikacje, które robią to bardzo dobrze, takie jak Connecteam. To oparte na chmurze rozwiązanie wie, jak ważna jest dla firm możliwość personalizacji funkcji szkoleniowych.

Ważne jest, aby pracownicy rozumieli język i format, w jakim prezentowane są funkcje. Dzięki Connecteam administratorzy mogą edytować wewnętrznie, tworzyć unikalne struktury szkoleniowe, a nawet zmieniać nazwy funkcji.

Czy naprawdę potrzebuję systemu zarządzania dokumentami w mojej firmie?

Niezależnie od tego, czy jesteś już właścicielem firmy, czy dopiero założyłeś własną firmę, możesz czuć się komfortowo ze sposobem, w jaki zarządzają swoimi dokumentami. Może to obejmować ręczne budowanie dokumentów za pomocą długopisu i papieru. Szanujemy to.

Warto jednak wspomnieć, że są na to prostsze sposoby. Menedżerowie powinni rozważyć wypróbowanie oprogramowania do zarządzania dokumentami, ponieważ mogą one zaoszczędzić dużo czasu, wysiłku, a nawet pieniędzy w tym procesie.

Podsumowanie dotyczące systemów zarządzania dokumentami

Oto pełna lista najlepszych rozwiązań oprogramowania do zarządzania dokumentami. Do tej pory zakładamy, że albo po raz pierwszy chcesz przejść na technologię cyfrową, albo chcesz wymienić swój obecny system zarządzania dokumentami na coś lepszego. Może po prostu chcesz coś tańszego.

Niezależnie od przypadku, możemy śmiało zgodzić się, że pewnego rodzaju system zarządzania dokumentami sprawi, że w dłuższej perspektywie Twoje firmy będą znacznie wydajniejsze, bardziej zorganizowane i kompetentne.

Ale które z powyższych rozwiązań zrobi to najlepiej dla Ciebie i Twoich pracowników? Dzięki aplikacji takiej jak Connecteam skorzystasz na wiele sposobów. Będziesz mógł łatwo udostępniać dokumenty pracownikom, a oni będą mogli uzyskać do nich dostęp za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Co więcej, Twoja firma zaoszczędzi czas i pieniądze. Nie wspominając już o tym, że możesz chronić dane swojej firmy, zminimalizować przestrzeń dyskową na urządzeniach pracowników i łatwo dostosować funkcje udostępniania dokumentów.

Ostatnia rzecz – wiele z tych systemów ma bezpłatne okresy próbne, które trwają 30 dni lub krócej. Zdecydowanie zalecamy wypróbowanie niektórych z tych bezpłatnych wersji próbnych. Może nawet poproś o demo i zobacz, jakie narzędzia najbardziej odpowiadają potrzebom Twojej firmy.