2022 年 9 个最佳文档管理系统

通过手动管理您的文档，您（可能在不知不觉中）在您的业务中造成了惊人的巨大知识差距。

根据 PWC 的数据，公司丢失了 7.5% 的所有文件……并错误归档了另外 3%。 这 10% 的浪费时间都发生在员工花费一半时间寻找信息之前——甚至在他们有机会阅读和理解信息之前！

但是，对于上述所有问题（以及更多！），有一个即时、简单的解决方案：使用文档管理系统。 我们只知道最适合您业务的解决方案。

匆忙？ 2022 年最佳文档管理系统

我们了解寻找合适的文档管理系统来满足您的业务需求是多么的繁重。

但经过广泛研究，我们确信Connecteam 是最具文档管理优势的软件。

这种多合一的软件解决方案使文档共享变得容易，用户可以访问各种功能来实现这一点。 它易于使用，几乎不需要时间来培训员工如何使用它。

更重要的是？ Connecteam 比手动管理文档更具成本效益，从长远来看，它可以提高生产力并节省您的业务资金和时间。

以下是 Connecteam 提供的一些文档管理优势：

• 您可以根据需要将任意数量的文档上传到应用程序。 上传培训手册、图像、视频等，无需担心拖慢员工的设备速度。
• 您可以将非结构化内容放在一起，对其进行情境化和自定义，确保所有员工都可以轻松访问重要文档——所有这些都集中在一个地方。
• 管理人员可以选择员工可以下载的文件，始终保护数据并防止文件被盗、物理损坏和错误归档。
• 无论时间或地点如何，您和您的团队都可以轻松地相互协作、共享文档。
• 您可以随时了解谁阅读了所有必要的文件。 员工可以阅读并签署文件以确认完成，您甚至可以发送提醒/通知以确保没有任何遗漏。

公司有很多文档管理系统可供选择，但现实情况是它们都无法与 Connecteam 相比。 其文档管理功能使来自 90 多个行业的数万家公司受益。

如果您赶时间，请跳到我们的比较表以比较我们列出的建议。

在文档管理软件中要注意什么

在为您的企业寻找合适的文档管理系统时，值得考虑以下好处：

• 易于使用：有问题的工具是否易于使用？ 功能、布局和用户界面是否易于理解和导航？
• 易于共享：该工具是否为用户提供了通过文件共享与他人协作的选项？ 如果是这样，您的团队将能够一起编辑文档。
• 易于跟踪：用户是否能够实时跟踪文档更改？ 您可以轻松地将更改的文档恢复到旧版本吗？
• 易于搜索：该工具是否允许用户快速搜索文档？ 您可以通过简单的扫描将纸质文档数字化吗？

做完功课后，我们相信以下列表展示了目前市场上一些最好的文档管理系统。 这些软件解决方案将节省您的业务时间和精力，降低业务成本，并确保没有信息泄漏。

如果您想了解更多与文档管理相关的技巧，那么只需看看我们关于如何创建持久的员工培训计划的指南即可。

2022 年排名前 8 位的文档管理系统软件

Connecteam 是一个屡获殊荣的文档管理系统，它允许 SMB 和大型企业组织和共享文档，以方便他们的员工使用。

这款多合一软件深受 20,000 多家像您一样的企业的喜爱，具有广泛的文档管理功能，将使您的业务受益。 这里是其中的一些：

• 您可以轻松地将各种文件上传到应用程序。 员工的设备将使用最少的存储空间，这意味着他们可以在智能手机上流畅、快速地使用功能。
• 员工可以轻松协作和交流，在公司内共享任何相关文档（以及图像、视频、所有文件类型）。
• 员工不再需要仔细阅读 Dropbox、Google Drive 或电子邮件，因为他们可以从一个地方轻松访问所有文档：他们的智能手机应用程序。
• 您可以选择和限制您希望特定或员工组查看的文档，确保数据始终受到保护。
• 您可以创建简单、实惠的培训体验，确保文档管理功能以公司的语气进行标记和定制。

Connecteam 保证您和您的员工可以轻松找到所有文件。 花大量时间用笔和纸写长文档将很快成为过去。 无论员工在何时何地工作，文档都可以轻松访问。

为了谁？

Connecteam 是适用于移动工作人员（包括远程工作人员和无桌面团队）的完美文档管理系统。 这种一体化解决方案的文档共享功能被来自 90 多个不同行业的数以万计的公司（不同规模）使用。 其中包括清洁、零售、人员配备、建筑等。

主要特征

优点和缺点

价钱

Hightail 是一个文档管理系统，让管理人员可以轻松地在一个设备上跟踪团队、共享大型文档、收集反馈。 管理员只需点击几下即可分配和管理任务、监控项目活动并确保内容安全。

为了谁？

Hightail 是需要共享、编辑和接收大型文档的团队的理想解决方案。 专为创意和营销团队设计，Hightail 也是施工团队的有效软件解决方案。 它还使零售和教育等行业的公司受益。

主要特征

优点和缺点

根据客户评论

价钱

KnowledgeOwl 是一个文档管理系统，可帮助管理者为员工建立知识库。 他们还可以创建 PDF、常见问题解答并轻松与其他应用程序集成。 这个基于云的软件拥有非常有用的定制功能，使员工培训更容易。

为了谁？

KnowledgeOwl 是一个理想的文档管理系统，适用于在与员工共享信息方面时间至关重要的公司。 非营利组织、SaaS 公司和小型企业受益于该应用程序的文档管理功能。

主要特征

优点和缺点

根据客户评论

价钱

ClickUp 是一个文档管理系统，可让您轻松地在文档编辑、任务管理等方面进行协作。 经理可以共享文档、设置提醒、计划和安排项目等等。 这种基于云的软件是完全可定制的。

为了谁？

ClickUp 对于希望更高效地工作的团队非常有用，无论是在现场还是在远程工作时。 在医疗保健、非营利组织和营销等行业工作的公司。

主要特征

优点和缺点

根据客户评论

价钱

Confluence 是一种文档管理软件解决方案，可帮助企业在无需纸、笔和电子表格的情况下进行协作。 无论员工是在现场工作还是远程工作，这种基于云的技术对公司都很有用。

为了谁？

各种规模的公司（包括远程团队）都受益于 Confluences 文档管理和协作功能。 理想的人力资源软件解决方案，其他相关行业包括营销、人力资源、财务以及技术和项目管理团队。

主要特征

优点和缺点

根据客户评论

价钱

Quip 是一种文档管理软件解决方案，管理人员可以在其中创建、上传和与所有员工共享文档。 所有数据（无论是文档还是电子表格）都可以存储在同一平台中。 此应用程序还包括内部聊天以改善沟通。

为了谁？

Quip 是一个有用的文档管理系统，适用于旨在包括跨部门信息透明度的公司。 由于 Quip 文档共享功能，制造管理团队将更有效地工作。

主要特征

优点和缺点

根据客户评论

价钱

Box 是一个文档管理系统，可让管理人员最大限度地提高生产力并消除数据风险。 轻松管理业务流程不可或缺的内容的生命周期。 用户可以就共享文档进行协作、自动化工作流程并轻松访问内容云。

为了谁？

许多行业都受益于 Box 的文档管理功能，包括零售、医疗保健和建筑等。 它是一个有用的基于云的应用程序，适用于各种规模的企业，包括小型企业和全球企业。

主要特征

优点和缺点

根据客户评论

价钱

​​​PandaDoc 是一个文档管理系统，允许经理创建文档、管理员工以及对传入的文档（如合同、报价单和提案）进行电子签名。 一般来说，公司可以使用 PandaDoc 来简化以文档为中心的流程并提高效率。

为了谁？

PandaDoc 为来自各行各业的各种规模的公司（SMB 到企业）提供服务。 一个有效的施工管理软件解决方案——医疗保健和制造业也使用这个基于云的应用程序来简化文档流程。

主要特征

优点和缺点

根据客户评论

价钱

Docebo 是一个文档管理系统，可帮助管理人员轻松定制培训计划、提供培训和管理内容。 Docebo 是一种基于云的解决方案，可让远程团队轻松访问文档库，与其他应用程序很好地集成。

为了谁？

Docebo 使广泛的行业受益，作为调酒师培训应用程序尤其成功。 医疗保健和零售行业也受益于 Docebo 的文档管理功能。

主要特征

优点和缺点

根据客户评论

价钱

比较最佳文档管理系统

概括

每月价格

免费试用

免费计划

Connecteam 是一个多合一的文档管理系统，可让您轻松组织和共享文档。 无论您和您的员工在哪里工作，所有文档都易于访问。

10名员工：

39 美元

20名员工：

39 美元

50名员工：

39 美元

14天

开始试用

是的，前 50 位用户

Hightail 允许管理人员在一台设备上共享大型文档、让团队保持正轨、收集反馈、分配任务并确保内容安全。

10名员工：
240 美元

20名员工：
480 美元

50名员工（商业计划）：
1800 美元

14天

是的

KnowledgeOwl 帮助管理人员创建 PDF、常见问题解答并为员工构建知识库。 它很容易定制并与其他应用程序很好地集成。

10名员工：

259 美元

20名员工：

459 美元

50名员工：

1059 美元

30天

不

ClickUp 是一个完全可定制的基于云的软件，它使协作和任务管理变得容易。 经理还可以安排项目、共享文档和设置提醒。

10名员工：
50 美元

20名员工：
100 美元

50名员工：
250 美元

30天

是的

Confluence 对于远程工作和现场员工也很有用。 这款基于云的应用程序可帮助员工进行协作，而无需使用笔和纸等手动方法。

10名员工：

55 美元

20名员工：

110 美元

50名员工：

275 美元

7天

是的

Quip 拥有广泛的功能，包括促进沟通的内部聊天。 管理人员可以创建、上传文件并与全体员工共享文件。

10名员工：

100 美元

20名员工：

200 美元

50名员工：

500 美元

14天

是的

Box 帮助管理人员消除数据风险并最大限度地提高生产力。 用户可以在文档上进行协作，并且通常可以通过内容生命周期改进业务流程。

10名员工：

200 美元

20名员工：

400 美元

50名员工：

1000 美元

14天

是的

PandaDoc 让管理人员可以创建和与员工共享文档，以及电子签名报价、合同和提案。

10名员工：

190 美元

20名员工：

380 美元

50名员工：

950 美元

14天

是的

使用 Docebo，管理人员可以轻松定制培训计划。 这种基于云的选项允许远程工作人员轻松访问文档库。

请联系销售代表了解定价。

14天

不

概括

Connecteam 是一个多合一的文档管理系统，可让您轻松组织和共享文档。 无论您和您的员工在哪里工作，所有文档都易于访问。

每月价格

10名员工：

39 美元

20名员工：

39 美元

50名员工：

39 美元

免费试用

14天

开始试用

免费计划

是的，前 50 位用户

概括

Hightail 允许管理人员在一台设备上共享大型文档、让团队保持正轨、收集反馈、分配任务并确保内容安全。

每月价格

10名员工：
240 美元

20名员工：
480 美元

50名员工（商业计划）：
1800 美元

免费试用

14天

免费计划

是的

概括

KnowledgeOwl 帮助管理人员创建 PDF、常见问题解答并为员工构建知识库。 它很容易定制并与其他应用程序很好地集成。

每月价格

10名员工：

259 美元

20名员工：

459 美元

50名员工：

1059 美元

免费试用

30天

免费计划

不

概括

ClickUp 是一个完全可定制的基于云的软件，它使协作和任务管理变得容易。 经理还可以安排项目、共享文档和设置提醒。

每月价格

10名员工：
50 美元

20名员工：
100 美元

50名员工：
250 美元

免费试用

30天

免费计划

是的

概括

Confluence 对于远程工作和现场员工也很有用。 这款基于云的应用程序可帮助员工进行协作，而无需使用笔和纸等手动方法。

每月价格

10名员工：

55 美元

20名员工：

110 美元

50名员工：

275 美元

免费试用

7天

免费计划

是的

概括

Quip 拥有广泛的功能，包括促进沟通的内部聊天。 管理人员可以创建、上传文件并与全体员工共享文件。

每月价格

10名员工：

100 美元

20名员工：

200 美元

50名员工：

500 美元

免费试用

14天

免费计划

是的

概括

Box 帮助管理人员消除数据风险并最大限度地提高生产力。 用户可以在文档上进行协作，并且通常可以通过内容生命周期改进业务流程。

每月价格

10名员工：

200 美元

20名员工：

400 美元

50名员工：

1000 美元

免费试用

14天

免费计划

是的

概括

PandaDoc 让管理人员可以创建和与员工共享文档，以及电子签名报价、合同和提案。

每月价格

10名员工：

190 美元

20名员工：

380 美元

50名员工：

950 美元

免费试用

14天

免费计划

是的

概括

使用 Docebo，管理人员可以轻松定制培训计划。 这种基于云的选项允许远程工作人员轻松访问文档库。

每月价格

请联系销售代表了解定价。

免费试用

14天

免费计划

不

关于文档管理系统的常见问题

文件管理系统的主要功能是什么？

经过大量研究，我们得出结论，每个文档管理系统都应该能够成功执行三个主要功能。 它们是：上传、管理和共享各种文件。

使用 Connecteam 等应用程序，可以执行所有这三个功能，甚至更多。 您可以使用这个多合一的应用程序上传各种大小的文件。 您可以创建文档和文件的知识库并构建库，以便员工在一个平台上拥有所需的所有知识。 而且您也不必担心存储限制。

所有文档管理系统都可以定制吗？

不幸的是，并非市场上的每个文档管理软件解决方案都可以定制。 话虽如此，有些特定的应用程序做得非常好，比如 Connecteam。 这种基于云的解决方案知道能够个性化其培训功能对公司来说是多么重要。

对于员工来说，了解功能呈现的语言和格式非常重要。借助 Connecteam，管理员可以在内部进行编辑、构建独特的培训结构，甚至更改功能名称。

我的企业真的需要文档管理系统吗？

无论您是成熟的企业主还是刚开始自己​​的企业，您都可能对他们管理文档的方式感到满意。 这可能包括用笔和纸手动构建文档。 我们尊重这一点。

但值得一提的是，有更简单的方法可以做到这一点。 管理人员应考虑检查文档管理软件解决方案，因为它们可以在此过程中节省大量时间、精力甚至金钱。

文档管理系统的底线

所以你有它，那里最好的文档管理软件解决方案的综合列表。 到目前为止，我们假设您要么是第一次寻求数字化，要么正在寻求将您当前的文档管理系统换成更好的东西。 也许你只是想要更便宜的东西。

无论是哪种情况，我们都可以放心地同意，从长远来看，某种文档管理系统将使您的业务更加高效、有条理和知识渊博。

但是，上述哪种解决方案最适合您和您的员工呢？ 使用 Connecteam 这样的应用程序，您将在很多方面受益。 您将能够轻松地与员工共享文档，他们只需单击几下即可访问它们。

此外，您的企业将节省时间和金钱。 更不用说您可以保护公司数据、最大限度地减少员工设备上的存储空间以及轻松自定义文档共享功能。

最后一件事——其中许多系统都有持续 30 天或更短的免费试用期。 我们强烈建议您尝试其中一些免费试用版。 甚至可以要求进行演示，看看哪些工具最适合您的业务需求。