9 лучших систем управления документами на 2022 год

Управляя своими документами вручную, вы (возможно, неосознанно) создаете тревожно большой пробел в знаниях в своем бизнесе.

По данным PWC, компании теряют 7,5 % всех своих документов… и еще 3 % подают по ошибке. Эти 10% потерянного времени — это все до того, как сотрудники потратят половину своего времени на поиск информации — до того, как у них появится возможность прочитать и понять ее!

Но есть мгновенное и простое решение всего вышеперечисленного (и многого другого!): использование системы управления документами. И мы знаем только те решения, которые идеально подойдут для вашего бизнеса.

В спешке, спешу? Лучшая система управления документами на 2022 год

Мы понимаем, насколько утомительным может быть поиск подходящей системы управления документами для удовлетворения потребностей вашего бизнеса.

Но после обширных исследований мы пришли к выводу, что Connecteam — это программное обеспечение с наибольшими преимуществами в управлении документами .

Это универсальное программное решение упрощает обмен документами, и пользователи могут получить доступ к широкому спектру функций, чтобы сделать это возможным. Он прост в использовании и практически не требует времени на обучение сотрудников тому, как им пользоваться.

Что еще? Connecteam намного экономичнее, чем управление документами вручную, повышает производительность и экономит деньги и время вашего бизнеса в долгосрочной перспективе.

Вот некоторые преимущества управления документами, которые предоставляет Connecteam:

• Вы можете загрузить в приложение столько документов, сколько вам нужно . Загружайте учебные пособия, изображения, видео и многое другое, не беспокоясь о замедлении работы устройств сотрудников.
• Вы можете объединять неструктурированный контент, контекстуализировать и настраивать его , обеспечивая всем сотрудникам легкий доступ к важным документам — и все это в одном месте.
• Менеджеры могут выбирать, какие файлы сотрудники могут загружать , обеспечивая постоянную защиту данных и предотвращая кражу, физическое повреждение и неправильное хранение файлов.
• Вы и ваша команда можете легко сотрудничать , обмениваясь документами друг с другом, независимо от времени и местоположения.
• Вы можете быть в курсе, кто ознакомился со всеми необходимыми документами. Сотрудники могут читать и подписывать документы, чтобы подтвердить выполнение , и вы даже можете отправлять напоминания/уведомления, чтобы убедиться, что ничего не упущено.

Существует множество систем управления документами, из которых компании могут выбирать, но реальность такова, что ни одна из них не сравнится с Connecteam. Его функции управления документами приносят пользу десяткам тысяч компаний из более чем 90 отраслей.

Если вы спешите, перейдите к нашей сравнительной таблице, чтобы сравнить наши перечисленные рекомендации.

На что обратить внимание в программном обеспечении для управления документами

При поиске подходящей системы управления документами для вашего бизнеса стоит учитывать следующие преимущества:

• Простота в использовании: Удобен ли рассматриваемый инструмент? Являются ли функции, макет и пользовательский интерфейс простыми для понимания и навигации?
• Легко поделиться: дает ли инструмент пользователям возможность сотрудничать с другими через обмен файлами? Если это так, ваша команда сможет вместе редактировать документы.
• Легко отслеживать: могут ли пользователи отслеживать изменения в документе в режиме реального времени? Можете ли вы легко вернуть измененные документы к их старой версии?
• Простота поиска: позволяет ли инструмент пользователям быстро искать документы? И можете ли вы оцифровывать бумажные документы с помощью простого сканирования?

Сделав домашнюю работу, мы считаем, что в следующем списке представлены одни из самых лучших систем управления документами на рынке прямо сейчас. Эти программные решения сэкономят время и силы вашего бизнеса, сократят расходы, а также обеспечат, чтобы никакая информация не просочилась.

А если вы хотите узнать больше советов, связанных с управлением документами, не смотрите дальше нашего руководства о том, как создавать программы обучения сотрудников, которые будут работать долго.

8 лучших программ для систем управления документами на 2022 год

Connecteam — отмеченная наградами система управления документами, которая позволяет малым и средним предприятиям и крупным предприятиям систематизировать и обмениваться документами, которые легко достигают их сотрудников.

Это универсальное программное обеспечение, которое любят более 20 000 компаний, таких как ваша, имеет широкий спектр функций управления документами, которые принесут пользу вашему бизнесу. Вот некоторые из них:

• Вы можете легко загружать все виды документов в приложение . На устройствах сотрудников будет использоваться минимальный объем памяти, что означает, что они смогут легко и быстро использовать функции на своих смартфонах.
• Сотрудники могут легко сотрудничать и общаться , обмениваясь любыми соответствующими документами (а также изображениями, видео и всеми типами файлов) в компании.
• Сотрудникам больше не нужно просматривать Dropbox, Google Диск или электронную почту, поскольку они могут просто получить доступ ко всем документам из одного места: своего приложения для смартфона .
• Вы можете выбрать и ограничить, какие документы вы хотите видеть определенными или группами сотрудников , гарантируя постоянную защиту данных.
• Вы можете организовать простое и доступное обучение, гарантируя, что функции управления документами будут обозначены и настроены в соответствии с корпоративным стилем.

Connecteam гарантирует, что все документы легко найти для вас и ваших сотрудников. Трата уймы времени на написание длинных документов с помощью ручки и бумаги быстро уйдет в прошлое. И документы легко доступны независимо от того, где и когда работают сотрудники .

Для кого?

Connecteam — это идеальная система управления документами для мобильных сотрудников (включая удаленных сотрудников и бесстационарные команды). Функции совместного использования документов этого комплексного решения используются десятками тысяч компаний (разного размера) из более чем 90 различных отраслей. К ним относятся уборка, розничная торговля, подбор персонала, строительство и многие другие.

Ключевая особенность

Плюсы и минусы

Цены

Hightail — это система управления документами, с помощью которой менеджеры могут легко контролировать команды, обмениваться большими документами, собирать отзывы — и все это на одном устройстве. Администраторы также могут назначать задачи и управлять ими, отслеживать активность проекта и обеспечивать безопасность контента всего несколькими щелчками мыши.

Для кого?

Hightail — идеальное решение для команд, которым необходимо обмениваться, редактировать и получать большие документы. Специально разработанное для творческих и маркетинговых команд, Hightail также является эффективным программным решением для строительных бригад. Это также приносит пользу компаниям в таких отраслях, как розничная торговля и образование.

Ключевая особенность

Плюсы и минусы

На основе отзывов клиентов

Цены

KnowledgeOwl — это система управления документами, которая помогает менеджерам создавать базы знаний для сотрудников. Они также могут создавать PDF-файлы, часто задаваемые вопросы и легко интегрироваться с другими приложениями. Это облачное программное обеспечение может похвастаться очень полезными функциями настройки, упрощающими обучение сотрудников.

Для кого?

KnowledgeOwl — идеальная система управления документами для компаний, где время имеет решающее значение, когда речь идет об обмене информацией с сотрудниками. Некоммерческие организации, компании SaaS и предприятия малого бизнеса могут воспользоваться возможностями управления документами в приложении.

Ключевая особенность

Плюсы и минусы

На основе отзывов клиентов

Цены

ClickUp — это система управления документами, которая упрощает совместное редактирование документов, управление задачами и многое другое. Помимо прочего, менеджеры могут обмениваться документами, устанавливать напоминания, а также планировать и планировать проекты. Это облачное программное обеспечение полностью настраивается.

Для кого?

ClickUp полезен для команд, которые хотят работать более эффективно, будь то на месте или удаленно. Компании, работающие в таких отраслях, как здравоохранение, некоммерческие организации и маркетинг.

Ключевая особенность

Плюсы и минусы

На основе отзывов клиентов

Цены

Confluence — это программное решение для управления документами, которое помогает компаниям сотрудничать без бумаги, ручек и электронных таблиц. Эта облачная технология полезна для компаний, независимо от того, работают ли сотрудники на месте или удаленно.

Для кого?

Компании разного размера (включая удаленные команды) получают выгоду от управления документами и совместной работы Confluences. Идеальное программное решение для управления персоналом, другие соответствующие отрасли включают маркетинг, управление персоналом, финансы, а также технические группы и группы управления проектами.

Ключевая особенность

Плюсы и минусы

На основе отзывов клиентов

Цены

Quip — это программное решение для управления документами, в котором менеджеры могут создавать, загружать и обмениваться документами со всеми сотрудниками. Все данные (будь то в документах или электронных таблицах) могут храниться на одной платформе. Это приложение также включает внутренний чат для улучшения общения.

Для кого?

Quip — это полезная система управления документами для компаний, которые стремятся обеспечить прозрачность информации между отделами. Команды управления производством будут работать более эффективно и результативно благодаря функциям обмена документами Quip.

Ключевая особенность

Плюсы и минусы

На основе отзывов клиентов

Цены

Box — это система управления документами, которая позволяет менеджерам максимально повысить производительность и устранить риски, связанные с данными. Легко управляйте жизненными циклами контента, который является неотъемлемой частью бизнес-процессов. Пользователи могут совместно работать над общими документами, автоматизировать рабочие процессы и без проблем получать доступ к облаку контента.

Для кого?

Функции управления документами Box извлекают выгоду из многих отраслей, включая розничную торговлю, здравоохранение и строительство. Это полезное облачное приложение для предприятий любого размера, включая малые предприятия и глобальные корпорации.

Ключевая особенность

Плюсы и минусы

На основе отзывов клиентов

Цены

PandaDoc — это система управления документами, которая позволяет менеджерам создавать документы, управлять сотрудниками и подписывать электронные подписи входящих документов, таких как контракты, расценки и предложения. Компании могут использовать PandaDoc для упрощения процессов работы с документами и повышения эффективности в целом.

Для кого?

PandaDoc обслуживает компании всех размеров (от малых и средних предприятий до предприятий) из самых разных отраслей. Эффективное программное решение для управления строительством — здравоохранение и производство также используют это облачное приложение для оптимизации процессов документооборота.

Ключевая особенность

Плюсы и минусы

На основе отзывов клиентов

Цены

Docebo — это система управления документами, которая помогает менеджерам легко настраивать программы обучения, проводить обучение и управлять контентом. Облачное решение, которое позволяет удаленным командам легко получать доступ к библиотекам документов, Docebo хорошо интегрируется с другими приложениями.

Для кого?

Docebo приносит пользу широкому кругу отраслей и особенно успешен в качестве обучающего приложения для барменов. Здравоохранение и розничная торговля — отрасли, которые также получают выгоду от возможностей управления документами Docebo.

Ключевая особенность

Плюсы и минусы

На основе отзывов клиентов

Цены

Сравните лучшие системы управления документами

Резюме

Ежемесячная цена

Бесплатная пробная версия

Бесплатный план

Connecteam — это универсальная система управления документами, которая позволяет легко упорядочивать документы и обмениваться ими. Все документы легко доступны, независимо от того, где вы и ваши сотрудники работаете.

10 сотрудников:

$39

20 сотрудников:

$39

50 сотрудников:

$39

14 дней

Начать пробный период

Да, для первых 50 пользователей

Hightail позволяет менеджерам обмениваться большими документами, следить за работой команд, собирать отзывы, назначать задачи и обеспечивать безопасность контента на одном устройстве.

10 сотрудников:
240 долларов

20 сотрудников:
480 долларов США

50 сотрудников (бизнес-план):
$1800

14 дней

Да

KnowledgeOwl помогает менеджерам создавать PDF-файлы, часто задаваемые вопросы и создавать базы знаний для сотрудников. Его легко настроить, и он хорошо интегрируется с другими приложениями.

10 сотрудников:

259 долларов

20 сотрудников:

459 долларов

50 сотрудников:

$1059

30 дней

Нет

ClickUp — это полностью настраиваемое облачное программное обеспечение, упрощающее совместную работу и управление задачами. Менеджеры также могут планировать проекты, обмениваться документами и устанавливать напоминания.

10 сотрудников:
50 долларов

20 сотрудников:
100 долларов

50 сотрудников:
250 долларов

30 дней

Да

Confluence полезен как для удаленной работы, так и для сотрудников, работающих на месте. Это облачное приложение помогает сотрудникам сотрудничать без ручных методов, таких как ручка и бумага.

10 сотрудников:

55 долларов

20 сотрудников:

110 долларов

50 сотрудников:

275 долларов

7 дней

Да

Quip может похвастаться широким набором функций, в том числе внутренним чатом для улучшения общения. Менеджеры могут создавать, загружать и обмениваться документами со всеми сотрудниками.

10 сотрудников:

100 долларов

20 сотрудников:

200 долларов

50 сотрудников:

500 долларов

14 дней

Да

Box помогает менеджерам устранить риски, связанные с данными, и повысить производительность. Пользователи могут совместно работать над документами и в целом улучшать бизнес-процессы за счет жизненных циклов контента.

10 сотрудников:

200 долларов

20 сотрудников:

400 долларов

50 сотрудников:

1000 долларов

14 дней

Да

PandaDoc позволяет менеджерам создавать и обмениваться документами с сотрудниками, а также котировками, контрактами и предложениями eSign.

10 сотрудников:

190 долларов

20 сотрудников:

380 долларов США

50 сотрудников:

950 долларов

14 дней

Да

С Docebo менеджеры могут легко настроить программы обучения. Этот облачный вариант предоставляет удаленным работникам легкий доступ к библиотекам документов.

Свяжитесь с торговым представителем, чтобы узнать цену.

14 дней

Нет

Резюме

Connecteam — это универсальная система управления документами, которая позволяет легко упорядочивать документы и обмениваться ими. Все документы легко доступны, независимо от того, где вы и ваши сотрудники работаете.

Ежемесячная цена

10 сотрудников:

$39

20 сотрудников:

$39

50 сотрудников:

$39

Бесплатная пробная версия

14 дней

Начать пробный период

Бесплатный план

Да, для первых 50 пользователей

Резюме

Hightail позволяет менеджерам обмениваться большими документами, следить за работой команд, собирать отзывы, назначать задачи и обеспечивать безопасность контента на одном устройстве.

Ежемесячная цена

10 сотрудников:
240 долларов

20 сотрудников:
480 долларов США

50 сотрудников (бизнес-план):
$1800

Бесплатная пробная версия

14 дней

Бесплатный план

Да

Резюме

KnowledgeOwl помогает менеджерам создавать PDF-файлы, часто задаваемые вопросы и создавать базы знаний для сотрудников. Его легко настроить, и он хорошо интегрируется с другими приложениями.

Ежемесячная цена

10 сотрудников:

259 долларов

20 сотрудников:

459 долларов

50 сотрудников:

$1059

Бесплатная пробная версия

30 дней

Бесплатный план

Нет

Резюме

ClickUp — это полностью настраиваемое облачное программное обеспечение, упрощающее совместную работу и управление задачами. Менеджеры также могут планировать проекты, обмениваться документами и устанавливать напоминания.

Ежемесячная цена

10 сотрудников:
50 долларов

20 сотрудников:
100 долларов

50 сотрудников:
250 долларов

Бесплатная пробная версия

30 дней

Бесплатный план

Да

Резюме

Confluence полезен как для удаленной работы, так и для сотрудников, работающих на месте. Это облачное приложение помогает сотрудникам сотрудничать без ручных методов, таких как ручка и бумага.

Ежемесячная цена

10 сотрудников:

55 долларов

20 сотрудников:

110 долларов

50 сотрудников:

275 долларов

Бесплатная пробная версия

7 дней

Бесплатный план

Да

Резюме

Quip может похвастаться широким набором функций, в том числе внутренним чатом для улучшения общения. Менеджеры могут создавать, загружать и обмениваться документами со всеми сотрудниками.

Ежемесячная цена

10 сотрудников:

100 долларов

20 сотрудников:

200 долларов

50 сотрудников:

500 долларов

Бесплатная пробная версия

14 дней

Бесплатный план

Да

Резюме

Box помогает менеджерам устранить риски, связанные с данными, и повысить производительность. Пользователи могут совместно работать над документами и в целом улучшать бизнес-процессы за счет жизненных циклов контента.

Ежемесячная цена

10 сотрудников:

200 долларов

20 сотрудников:

400 долларов

50 сотрудников:

1000 долларов

Бесплатная пробная версия

14 дней

Бесплатный план

Да

Резюме

PandaDoc позволяет менеджерам создавать и обмениваться документами с сотрудниками, а также котировками, контрактами и предложениями eSign.

Ежемесячная цена

10 сотрудников:

190 долларов

20 сотрудников:

380 долларов США

50 сотрудников:

950 долларов

Бесплатная пробная версия

14 дней

Бесплатный план

Да

Резюме

С Docebo менеджеры могут легко настроить программы обучения. Этот облачный вариант предоставляет удаленным работникам легкий доступ к библиотекам документов.

Ежемесячная цена

Свяжитесь с торговым представителем, чтобы узнать цену.

Бесплатная пробная версия

14 дней

Бесплатный план

Нет

Часто задаваемые вопросы о системах управления документами

Каковы основные функции системы управления документами?

После долгих исследований мы пришли к выводу, что есть три основные функции, которые должна успешно выполнять каждая система управления документами. К ним относятся: загрузка , управление и обмен всеми видами документов.

С такими приложениями, как Connecteam, можно выполнять все три из этих функций и многое другое. Вы можете использовать это универсальное приложение для загрузки файлов любого размера. Вы можете создать базу знаний документов и файлов и создать библиотеки, чтобы у сотрудников были все необходимые знания на одной платформе. И вам не нужно беспокоиться об ограничениях хранилища.

Все ли системы управления документами настраиваются?

К сожалению, не каждое программное решение для управления документами на рынке можно настроить. С учетом сказанного, есть определенные приложения, которые делают это очень хорошо, например Connecteam. Это облачное решение знает, насколько важно для компаний иметь возможность персонализировать свои функции обучения.

Сотрудникам важно понимать язык и формат, в которых представлены функции. С помощью Connecteam администраторы могут редактировать внутри себя, создавать уникальные структуры обучения и даже изменять названия функций.

Действительно ли мне нужна система управления документами для моего бизнеса?

Независимо от того, являетесь ли вы состоявшимся владельцем бизнеса или только начинаете свой собственный бизнес, вам может быть удобно то, как они управляют своими документами. Это может включать создание документов вручную с помощью ручки и бумаги. Мы уважаем это.

Но стоит упомянуть, что есть более простые способы сделать это. Руководителям следует рассмотреть возможность использования программных решений для управления документами, так как они могут сэкономить много времени, усилий и даже денег в процессе.

Итог по системам управления документами

Итак, у вас есть исчерпывающий список самых лучших программных решений для управления документами. К настоящему времени мы предполагаем, что вы либо впервые планируете перейти на цифровые технологии, либо хотите обменять свою текущую систему управления документами на что-то лучшее. Возможно, вы просто хотите что-то подешевле.

Как бы то ни было, мы можем с уверенностью согласиться с тем, что какая-либо система управления документами в долгосрочной перспективе сделает ваш бизнес намного более эффективным, организованным и осведомленным.

Но какое из вышеупомянутых решений сделает это лучше всего для вас и ваших сотрудников? С таким приложением, как Connecteam, вы получите множество преимуществ. Вы сможете легко обмениваться документами с сотрудниками, и они смогут получить к ним доступ всего за пару кликов.

Кроме того, ваш бизнес сэкономит время и деньги. Не говоря уже о том, что вы можете защитить данные своей компании, минимизировать пространство для хранения на устройствах ваших сотрудников и легко настроить функции обмена документами.

И последнее: многие из этих систем имеют бесплатные пробные периоды, которые длятся 30 дней или меньше. Мы настоятельно рекомендуем вам попробовать некоторые из этих бесплатных пробных версий. Возможно, даже запросите демонстрацию и посмотрите, какие инструменты больше всего подходят для вашего бизнеса.