Warum Sie für jedes Projekt unbedingt einen Vertrag brauchen

Veröffentlicht: 2021-11-04

Verträge sind für Ihr Unternehmen absolut unerlässlich, und Sie benötigen einen für jeden Auftritt. Sie sind ein wichtiges Instrument, das den Umfang Ihres Projekts oder Ihrer Arbeitsbeziehung definiert, aber auch ein wichtiges Element, um Sie und Ihr Unternehmen langfristig zu schützen. Der Prozess der Vertragsausarbeitung ist für Sie als Dienstleister von Vorteil und trägt auch dazu bei, Ihre Kunden darüber aufzuklären, wie man mit einem Designer arbeitet, was die Erwartungen sind, was seine Rolle ist usw.

Hier ist ein kurzer Überblick darüber, warum Sie unbedingt einen Vertrag für jeden Auftritt benötigen, ohne Ausnahme!

Sie legt den Umfang des Projekts fest

Wie viele von uns sind dem abscheulichen Geschäftsgebilde „Scope Creep“ erlegen? (Antwort: so ziemlich jeder von uns.)

ein Teleskop, ein Globus und andere Schmuckstücke stehen auf einem Tisch

Sie melden sich an, um eine Sache zu tun – vielleicht eine einfache fünfseitige Website. Aber nachdem Sie angefangen haben, lernen Sie, dass dieses einfache Projekt doch nicht so einfach ist. Vielleicht möchte der Kunde, dass Sie an der Kopie arbeiten, oder er möchte, dass Sie ein neues Logo erstellen. Vielleicht dachten sie, sie wollten fünf Seiten, aber eigentlich brauchen sie 12.

Wenn der Umfang des Projekts in Ihrem Vertrag nicht klar definiert ist, stecken Sie fest. Sie können entweder zurückschlagen (und sie wahrscheinlich beleidigen), indem Sie sagen, dass Sie nicht dafür eingestellt wurden und sie jemanden finden müssen, der diesen Teil übernimmt … jede neue Anfrage.

Wenn Sie den Umfang in einem Vertrag festgelegt haben, bevor Sie mit der Arbeit am Gig beginnen, können Sie einfach reagieren, wenn der Kunde den Umfang erweitern möchte. Sie möchten ein neues Logo, das zu ihrem Redesign passt? Sagen Sie ihnen, dass Sie die Idee für eine großartige Idee halten, dass sie jedoch nicht in den Geltungsbereich Ihrer aktuellen Vereinbarung fällt und dass Sie gerne eine für [Gebühr hier einfügen] anbieten würden. Dagegen lässt sich nicht streiten.

Verträge 101

Verträge sind wirklich der Schlüssel, um sich selbst – und Ihre Kunden – erfolgreich aufzustellen. Das Durcharbeiten des Vertragserstellungsprozesses gibt beiden Parteien die Möglichkeit, ihre Erwartungen zu formulieren ...

Die Definition des Projektumfangs im Rahmen von Vertragsverhandlungen gibt Ihren Kunden die Möglichkeit, sich darüber im Klaren zu sein, was genau sie wollen, und Sie erhalten ein gutes Gefühl dafür, was das gesamte Projekt wirklich beinhaltet und wie es sein wird, damit zu arbeiten der Kunde. Das ist ein Gewinn für alle.

Es gibt ein endliches Start- und Enddatum

Im Zusammenhang mit Scope Creep können Sie einen Zeitraum für den Vertrag festlegen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie eine Art unbefristete Arbeit für den Kunden erledigen (z. B. Website-Wartung oder irgendetwas mit Vorschuss). Sie möchten nicht für immer an diesen Kunden gebunden sein, besonders wenn es sich um eine langfristige Beziehung handelt und Ihre Gebühren mit anderen Kunden steigen. Wenn Sie den Vertrag so einrichten, dass er nach einer bestimmten Zeit, z. B. einem Jahr, neu verhandelt wird, können Sie sich den Weg aus einer Kundenbeziehung erleichtern, die für Sie nicht funktioniert.

Sie können zu Beginn auch eine „Probezeit“ einbauen, wenn Sie und/oder der Kunde ein gutes Gefühl für die Zusammenarbeit bekommen und sich noch nicht langfristig binden möchten. Die Probezeit gibt Ihnen auch die Möglichkeit, vorübergehend zu einem reduzierten Satz zu arbeiten, Ihren Wert zu beweisen und dann das zu berechnen, was Sie verlangen sollten, nachdem der Kunde überzeugt ist, dass Sie die richtige Person für den Job sind.

Es erstellt einen Plan für Workflow-Erwartungen

Ein Anfängerfehler ist es, von Anfang an einen bestimmten Zeitrahmen zu versprechen. Viele Designer stecken mit Fristen fest, zu denen sie sich verpflichtet haben, die sie aber nicht einhalten können, weil sie nicht das Feedback oder die Informationen erhalten haben, die sie benötigen. Lass das nicht du sein!

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Sie haben Ihre Vertragsvorlage mit den Grundlagen eingerichtet. Jetzt ist es an der Zeit, über einige der Probleme nachzudenken, die sich mit jedem Projekt ändern. Ob Ihr Workflow von Kunde zu Kunde ähnlich aussieht ...

Legen Sie in Ihrem Vertrag fest, dass alle Fristen vorläufig sind und sich ändern können, wenn Sie nicht rechtzeitig vom Kunden hören, um sie einzuhalten. Mit anderen Worten, versprechen Sie nicht, Revisionen zwei Wochen nach Einreichung des ersten Korrekturabzugs zu liefern; versprechen, die Überarbeitungen zwei Wochen nach Erhalt des Feedbacks zum ersten Korrekturabzug (oder was auch immer Ihr Zeitrahmen ist) zu liefern. Auf diese Weise weiß der Kunde von vornherein, dass Sie nicht mit der Arbeit am nächsten Schritt beginnen werden, bis er seine Arbeit erledigt hat.

Profi-Tipp: Wenn Sie diese Art von Vereinbarung in Ihren Vertrag einarbeiten, ist es auch hilfreich, den Kunden im Verlauf des Projekts daran zu erinnern. Wenn Sie den ersten Korrekturabzug einreichen, fügen Sie zum Beispiel eine Zeile ein, die so etwas wie „Gemäß unserer Vereinbarung werde ich alle gewünschten Überarbeitungen innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt der Anfrage für Sie fertig haben“ enthält. Sie möchten sich nicht in die Enge treiben, indem Sie Überarbeitungen in zwei Wochen versprechen, aber das Feedback erst zwei Tage vor Ablauf dieser zweiwöchigen Frist erhalten.

eine sonnenbeschienene Silhouette eines Mannes mit Hut draußen

Es definiert eindeutig das Zahlungsverfahren

Wenn Sie Webdesign betreiben, können die Projektgebühren vier- oder fünfstellig ansteigen. Das ist eine Menge Geld, um es „ungeregelt“ zu lassen, besonders wenn Sie nicht genau wissen, wann Sie damit rechnen können und wer es senden wird. Die Festlegung Ihrer Zahlungsbedingungen vor Beginn der Arbeit beantwortet kritische Fragen für Sie und den Kunden.

Mit einem abgeschlossenen Vertrag wissen Ihre Kunden, wann sie die Rechnungen erwarten können, und erleben keine großen Überraschungen, was für ihre Budgetierung und Planung großartig ist. Und Sie wissen, wohin Sie Ihre Rechnungen senden müssen, zu welchen Meilensteinen sie gesendet werden müssen und wann Sie mit der Zahlung rechnen können. Sie können auch festlegen, wie Sie bezahlt werden (z. B. per PayPal oder per Scheck per Post) und Fälligkeitsdaten und Verzugsgebühren festlegen.

Es legt die Zuständigkeit fest, falls die Dinge schief gehen sollten

Es kommt nicht oft vor, aber hin und wieder kann es vorkommen, dass Sie gegen eine Wand stoßen. Ein Kunde schuldet Ihnen Geld, und die Gebühren sind hoch genug, um rechtliche Schritte zu rechtfertigen.

Verträge 103: Urheberrechte, Kündigung und Zahlungsbedingungen

Urheberrechte, Eigentum, Kündigung und Zahlungsbedingungen sind untrennbar miteinander verbunden, da die ersten beiden häufig zwischen Parteien übertragen werden, die die letzten beiden nutzen. Wenn Sie im Prozess der Erstellung sind ...

Aber was passiert, wenn Sie in North Carolina sind und der Kunde in New York? Wo archivieren Sie? Im Allgemeinen gibt es keine wahre, allgemein akzeptierte Standardantwort auf diese Frage. Am besten beantworten Sie es selbst in Ihrem Vertrag.

Geben Sie in Ihrem Vertrag deutlich an, dass alle Streitigkeiten in Ihrem Staat/Gebiet stattfinden werden. Die Geltendmachung dieser Gerichtsbarkeit macht es Ihnen viel einfacher, Entscheidungen zu treffen und rechtliche Schritte einzuleiten, falls dies (unwahrscheinlich) erforderlich sein sollte.

Es gibt auch den versteckten Vorteil, den Gerichtsstand gleich zu Beginn Ihres Arbeitsverhältnisses in den Vertrag einzubeziehen. Es signalisiert dem Kunden, dass Sie Ihr Geschäft ernst meinen und keine Angst haben, vor Gericht zu gehen, um dafür zu kämpfen.

Abschließende Gedanken

Es ist allgemein bekannt, dass Sie einen Vertrag benötigen, aber es ist nicht immer üblich. Lassen Sie in diesem Bereich jedoch nicht nach! Tun Sie sich den Gefallen und gestalten Sie noch heute einen Vertrag und nehmen Sie ohne ihn keine Neukunden an. Sie werden sich viel besser fühlen, wenn Sie wissen, dass Sie rechtlichen Schutz haben, und Sie werden auch das Vertrauen haben, ein noch professionellerer Geschäftsinhaber zu sein.