10 bewährte Möglichkeiten zur Steigerung der Arbeitsplatzeffizienz

Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen erfolgreich ist, ist es unerlässlich, mit höchstmöglicher Effizienz zu arbeiten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen zu erschwinglichen Gemeinkosten bereitstellt.

Die Entwicklung einer effektiven Strategie zur Verbesserung der Effizienz hängt natürlich von der Branche ab, in der Sie arbeiten, und von den Herausforderungen, denen Sie gegenüberstehen. Wenn Sie jedoch die folgenden 10 Tipps befolgen, können Sie die Kosten niedrig halten und die Mitarbeiterproduktivität verbessern.

Wie verbessert die Arbeitsplatzeffizienz Ihr Endergebnis?

Eines der überzeugendsten Argumente für die Verbesserung der Arbeitsplatzeffizienz ist, dass dadurch Verschwendung reduziert und der Gewinn gesteigert werden kann.

Ein Unternehmen muss eine angemessene Kapitalrendite aus dem Geld erzielen, das es für die Bezahlung seiner Mitarbeiter und den Betrieb seiner Räumlichkeiten ausgibt. Andernfalls ist viel Arbeit erforderlich, um einen Gewinn zu erzielen.

Wenn Ihr Unternehmen aufgrund redundanter Arbeit oder veralteter Maschinen zu viel ausgibt, wird dies Ihre Gewinne schmälern. Außerdem wird es wahrscheinlich zu Unzufriedenheit bei Führungskräften und Aktionären führen, wenn Sie welche haben. In diesem Fall kann es für Sie schwierig sein, Ihr Unternehmen auszubauen und mit der Konkurrenz Schritt zu halten.

Die Verbesserung der Effizienz am Arbeitsplatz kann auch dazu beitragen, dass Sie Fristen einhalten und Ihre Kunden zufrieden stellen. Wenn eine Organisation routinemäßig nicht liefert, verlieren viele Kunden das Vertrauen und nehmen ihr Geschäft woanders auf.

Wie verbessert die Arbeitsplatzeffizienz die Unternehmenskultur?

Wenn Menschen den Begriff „Effizienz “ hören, denken sie oft an die Unternehmensfinanzen, aber Effizienz hat auch Auswirkungen auf die Arbeitsplatzkultur.

Eine effiziente und produktive Umgebung kann den Arbeitnehmern ein erhöhtes Gefühl der Stabilität vermitteln. Diese Situation führt eher zu einer zufriedenen und engagierten Belegschaft. Tatsächlich hat eine Studie der Warwick University herausgefunden, dass Mitarbeiter durchschnittlich 12 % produktiver sind, wenn sie in ihrem Arbeitsleben glücklich sind.

Infolgedessen fühlen sich die Mitarbeiter auch eher daran interessiert, Ihrem Unternehmen beim Erreichen seiner Ziele zu helfen. Eine solche Steigerung des Engagements kann auch zu einer geringeren Personalfluktuation und einer besseren Mitarbeiterbindung führen.

10 Top-Tipps zur Steigerung der Effizienz in Ihrem Unternehmen

Die Entscheidung, wie Sie die Effizienz am Arbeitsplatz verbessern können, hängt von Faktoren wie der Größe Ihres Unternehmens und der Branche ab, in der Sie arbeiten.

Durch die Übernahme dieser 10 Praktiken sollten Sie jedoch eine Verbesserung der Effizienz Ihres Unternehmens feststellen.

Wie jeder HR- oder Unternehmensleiter weiß, fühlen sich Mitarbeiter eher engagiert und motiviert, wenn sie auf ein klares Ziel hinarbeiten. Sowohl Ziele auf Projektebene als auch Ziele auf Unternehmensebene zu haben, kann Ihren Mitarbeitern helfen, konzentriert zu bleiben und den Fortschritt zu messen, wenn sie verschiedene Meilensteine ​​​​erreichen.

Am Ende dieses Prozesses kann das Erreichen eines Ziels den Mitarbeitern ein immenses Gefühl der Zufriedenheit bringen und die Moral steigern. Und wenn Ihre Mitarbeiter zusammenarbeiten, kann das Erreichen eines gemeinsamen Ziels die Kameradschaft im Team fördern.

Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass Ihre Ziele realistisch und innerhalb Ihres Zeitrahmens erreichbar sind. Wenn ein Mitarbeiter auf ein Ziel hinarbeitet, das er nicht erreichen kann, kann er beginnen, Stress oder Burnout zu erleben. Der Druck, unrealistische Ziele zu erreichen, kann sich auch negativ auf die psychische Gesundheit Ihrer Mitarbeiter auswirken.

Ein stressreiches Arbeitsumfeld kann nicht nur das Wohlbefinden beeinträchtigen, sondern auch zu höheren Kranken- und Fehlzeiten führen. Beides führt letztendlich zu einer geringeren Effizienz an Ihrem Arbeitsplatz.

Eine der effektivsten Möglichkeiten, dies zu vermeiden, besteht darin, die einzelnen Meilensteine ​​festzulegen, die Ihr Team erreichen muss, um ein Projekt abzuschließen. Sie können dann jedem Meilenstein ein bestimmtes Timing und Ressourcen zuweisen. Auf diese Weise erhalten Sie ein realistisches und vollständiges Bild davon, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für ein Projekt aufwenden müssen.

Effektive Kommunikation ist unerlässlich, um Ihren Mitarbeitern zu helfen, Ihre Erwartungen an sie zu verstehen. Projektanforderungen, Ziele, Produktivitätsmetriken und Qualitätsstandards von Anfang an glasklar zu machen, hilft, zeitraubende Korrekturen während des Projekts zu vermeiden. Denn ohne zu wissen, wie ihre Leistung beurteilt wird, haben Arbeitnehmer keine Möglichkeit einzuschätzen, ob sie effektiv arbeiten.

Eine ehrliche interne Kommunikation kann auch die Beziehungen zwischen Unternehmensleitern und Mitarbeitern vor Ort verbessern. Dies könnte auch zu einer effizienteren Problemlösung und einer strafferen Entscheidungsfindung führen.

Darüber hinaus ist es immer hilfreich, die Mitarbeiter zu ermutigen, sich zu äußern, wenn sie Vorschläge zur Effizienzsteigerung haben. Oft haben diejenigen, die täglich an einem Projekt arbeiten, die besten Einblicke, wie es effizienter werden kann.

Wenn Ihre Mitarbeiter nicht ausreichend geschult sind, werden sie wahrscheinlich nicht mit maximaler Effizienz arbeiten. Infolgedessen verschwendet Ihr Unternehmen wahrscheinlich Geld für Arbeit.

Mitarbeiterschulungen können zwar kurzfristige Kosten verursachen, aber auch langfristig zu einem reibungsloseren Betrieb Ihres Unternehmens beitragen. Sobald Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie bestimmte Aufgaben am effektivsten ausführen, können sie schneller und auf einem höheren Niveau arbeiten.

Im Sinne des Wohlbefindens ist es auch unfair, von Ihren Mitarbeitern komplexe Aufgaben zu verlangen, ohne sie angemessen zu schulen. Abgesehen davon, dass dies ineffizient ist, kann dies zu Frustration führen und die Moral verringern.

Auch attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten können die Mitarbeiterbindung erhöhen. Mitarbeiter, die glauben, dass sie sich innerhalb eines Unternehmens weiterentwickeln können, bleiben mit größerer Wahrscheinlichkeit loyal und bleiben dem Unternehmen treu.

Wenn Sie unnötigerweise mehr als eine Person für dieselbe Aufgabe einstellen, verschwenden Sie mit ziemlicher Sicherheit Geld.

Stellen Sie sich vor, dass sowohl Ihre Rechts- als auch Ihre Personalabteilung nach Möglichkeiten suchen, die Einhaltung der Arbeitsgesetze zu verbessern. Wenn die beiden Teams unabhängig voneinander arbeiten, werden sie am Ende wahrscheinlich einige der gleichen Dinge tun. Durch die Zusammenarbeit konnten die Abteilungen ihre Bemühungen koordinieren und von einer verbesserten Teambildung profitieren. Dieses Szenario würde wahrscheinlich sowohl zu Kosteneinsparungen als auch zu besseren Ergebnissen führen.

Eine starke Kommunikation zwischen den Abteilungen ist eine der besten Möglichkeiten, um Doppelarbeit am Arbeitsplatz zu vermeiden.

Wenn Sie versuchen, die Effizienz zu verbessern, müssen Sie wissen, wie viel Zeit und Ressourcen Sie und Ihr Team für Kernaufgaben aufwenden.

Mit diesen Informationen können Sie die Arbeitskosten ermitteln, die mit der Ausführung bestimmter Aufgaben verbunden sind. Sie können dann nach Möglichkeiten suchen, diese Bereiche Ihres Unternehmens effektiver zu gestalten.

Eine der effektivsten Möglichkeiten, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu überwachen, ist die Zeiterfassungssoftware. Diese Technologie führt eine digitale Aufzeichnung der pro Projekt aufgewendeten Zeit.

Zeiterfassungssoftware kann auch hilfreich sein, um Probleme mit Einzelpersonen zu identifizieren.

Wenn einige Teammitglieder deutlich mehr Zeit für bestimmte Aufgaben aufwenden als ihre Kollegen, könnte dies auf einen zusätzlichen Unterstützungsbedarf beim Zeitmanagement für diese Mitarbeiter hindeuten.

Indem Sie diesen Mitarbeitern helfen, effizienter zu arbeiten, verbessert sich die Arbeitsproduktivität in Ihrem Unternehmen.

Wenn Sie sich für die Einführung einer Zeiterfassungssoftware entscheiden, ist es sinnvoll zu überlegen, wie Sie dies Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Es könnte hilfreich sein, ihnen zu versichern, dass Sie nicht versuchen, jeden Aspekt ihres Arbeitslebens zu kontrollieren. Stattdessen suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihr Unternehmen effizienter zu machen.

Nach der Covid-19-Pandemie wurde allgemein anerkannt, dass sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert hat.

Während des Lockdowns mussten viele von uns von zu Hause aus arbeiten und stellten dabei größere Effizienz fest. Einige Mitarbeiter fanden, dass Hybrid- oder Fernarbeit die Work-Life-Balance verbessern könnte. Andere fanden diese Arbeitsweise besser geeignet, um Arbeit und Kinderbetreuung unter einen Hut zu bringen.

Dies hängt von der Situation ab, da einige Arbeiten nicht von zu Hause aus erledigt werden können und einige Mitarbeiter außerhalb des Büros möglicherweise schlechter abschneiden. Eine Überlegung lohnt sich jedoch, denn in vielen Fällen können sich die Mitarbeiter besser auf ihre Aufgaben konzentrieren, wenn sie wissen, dass sie auch ihre persönlichen Bedürfnisse erfüllen können.

Tatsächlich ergab die kürzlich von McKinsey durchgeführte American Opportunity Survey, dass 87 % der Mitarbeiter die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, annehmen würden, wenn sie verfügbar wäre.

Angesichts des Fachkräftemangels in den USA könnte das Anbieten flexibler Arbeitsbedingungen eine der effektivsten Möglichkeiten sein, Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Unabhängig von Ihrer Branche sind effiziente Mitarbeiter die wichtigste Zutat für den Erfolg Ihres Unternehmens. Daher ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter Unterstützung und Anleitung erhalten, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Wenn es um das Leistungsmanagement geht, führen viele Organisationen jährliche Überprüfungen durch. Dieser Zeitplan könnte jedoch die Effizienz Ihres Unternehmens beeinträchtigen. In der Praxis könnte eine jährliche Leistungsbeurteilung dazu führen, dass Probleme 12 Monate lang nicht angegangen werden.

Durch regelmäßige Besprechungen mit den Mitarbeitern haben Sie die Möglichkeit, Probleme zu erkennen und zu lösen, sobald sie auftreten. Idealerweise sollten alle Bewertungen in Form eines persönlichen Treffens zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten stattfinden.

Obwohl diese Beurteilungen nicht so förmlich sein müssen wie die jährliche, ist es eine gute Idee, schriftliche Aufzeichnungen zu führen. Sie und der Mitarbeiter können dann Maßnahmen ergreifen, um Leistungsprobleme so schnell und effektiv wie möglich anzugehen.

Wenn Führungskräfte an Effizienz denken, tendieren sie dazu, sich auf Menschen und Prozesse zu konzentrieren. Allerdings kann kein Unternehmen seine Ziele erreichen, wenn es sich auf ineffiziente Tools verlässt.

Stellen Sie sich vor, Sie leiten eine Fabrik und haben motivierte und arbeitsfreudige Mitarbeiter am Band. Wenn Ihre Maschinen jedoch ständig ausfallen, verschwenden Sie Geld für Arbeitskosten, wenn Mitarbeiter nicht arbeiten können.

Wenn Sie gegenüber dem Management oder den Aktionären Argumente für die Verbesserung Ihrer Ausrüstung vorbringen müssen, ist es hilfreich, wenn Sie nachweisen können, wie viel Sie derzeit aufgrund ineffizienter Tools verlieren.

Die Verfolgung Ihres Fortschritts ist oft der Schlüssel zu mehr Effizienz bei der Arbeit. Wenn Sie nicht wissen, wie effektiv Ihr Unternehmen arbeitet, können Sie nicht feststellen, ob sich Änderungen, die Sie vornehmen, positiv auswirken.

Einer der wichtigsten Schritte bei der Verfolgung der Effizienz ist die Festlegung einer Baseline. Stellen Sie sich vor, Sie betreiben ein Obstpflückgeschäft. Bevor Sie Änderungen an Ihren Prozessen vornehmen, sollten Sie messen, was Sie bereits produzieren, zum Beispiel die Menge an Obst, die Ihre Mitarbeiter an einem Tag pflücken.

Sobald Sie neue Prozesse eingeführt haben, können Sie messen, wie sich diese Änderungen auf die Menge der gepflückten Früchte auswirken. Anhand einer konkreten Messung erhalten Sie einen Hinweis darauf, ob sich Ihre Veränderungen positiv ausgewirkt haben.

Wann immer möglich, ist es hilfreich, harte Daten zu verwenden, um Erfolge und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Dies könnte die Anzahl der verdienten Dollars oder eingesparten Arbeitsstunden umfassen.

Die Kundenzufriedenheit kann auch ein wichtiger Maßstab für die Messung der betrieblichen Effizienz sein. Wenn Ihr Unternehmen gut geführt wird, hinterlassen Kunden eher positive Bewertungen oder empfehlen Ihre Dienstleistungen weiter.

Dinge auf eine bestimmte Weise zu tun, weil Sie sie schon immer so gemacht haben, kann dazu führen, dass Sie sich auf veraltete Praktiken verlassen.

Ein effizientes Unternehmen sollte immer bereit sein, einen ehrlichen Blick auf seine langjährigen Prozesse zu werfen. Wenn Sie einen Bereich identifizieren, der ineffizient ist, seien Sie offen für Verbesserungsvorschläge.

Technologie ist auch der Schlüssel. Wenn Sie Ihr Unternehmen effizienter machen möchten, müssen Sie die Möglichkeiten nutzen, die neue Software und Systeme bieten können.

Stellen Sie sich vor, Ihr HR-Team verbringt einen beträchtlichen Teil seiner Zeit mit der Verwaltung der Mitarbeiterschulung. Durch die Implementierung einer Trainingsmanagement-Software können Sie Ihre Arbeitskosten erheblich senken.

Ihre HR-Mitarbeiter könnten sich dann auf andere Aspekte ihrer Rollen konzentrieren, die möglicherweise mehr Wert für Ihr Unternehmen schaffen, wie z. B. die Verbesserung des Leistungsmanagements oder der Diversität innerhalb Ihres Unternehmens.

Fazit

Unternehmenseffizienz hängt oft von der Bereitschaft ab, sich Ziele zu setzen, Fortschritte konkret zu messen, Änderungen vorzunehmen und sich an neue Technologien anzupassen. Unabhängig von Ihrem Unternehmen ist es entscheidend, eine klare Vorstellung von Ihren Zielen zu haben und diese Ihren Mitarbeitern mitzuteilen.

Der beste Weg zur Verbesserung der Effizienz am Arbeitsplatz ist natürlich für jedes Unternehmen anders. Das Befolgen der Strategien in diesem Artikel sollte Ihnen jedoch dabei helfen, die richtige Richtung einzuschlagen und Ihre Mitarbeiter motiviert zu halten.