احصل على مدفوعاتك في الوقت المحدد باستخدام نصائح الفاتورة هذه

لطالما كان الحصول على الأموال - ناهيك عن الوقت المحدد - يمثل مشكلة لأصحاب الأعمال. يمكن للشركات الكبيرة تحمل عبء التأخير في السداد. ومع ذلك ، لا يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم أن تمضي كل هذا الوقت دون الدفع. يمكن أن تؤدي المدفوعات المتأخرة والفواتير غير المدفوعة إلى حدوث مشكلات خطيرة في التدفق النقدي للشركة. في بعض الحالات ، يمكن أن يؤدي التأخير في الدفع إلى إغلاق شركة صغيرة. يجب أن تكون هناك طريقة أفضل لإعداد الفواتير للعملاء.

قد يعتقد أصحاب الأعمال أنهم لا يستطيعون التحكم في تلقي الأموال في الوقت المحدد. بعد كل شيء ، يقومون بدورهم. يقومون بإصدار فاتورة للعميل في الوقت المناسب ومنحهم 30 يومًا على الأقل للتسوية. لا يرغب العديد من أصحاب الأعمال في أن يكونوا عدوانيين جدًا خوفًا من خسارة الشركة تمامًا.

نصائح حول الفاتورة

على الرغم من أنك لا تستطيع في النهاية التحكم في الوقت الذي يدفع فيه العملاء لك ، إلا أن هناك تكتيكات تزيد من فرصك في الحصول على أموال. من تبني الفواتير عبر الإنترنت إلى تحديد شروط الدفع في وقت مبكر ، إليك نظرة على بعض الاستراتيجيات الأكثر فاعلية.

1. انتقل إلى التقنية العالية مع عملاء الفواتير

جعلت الإنترنت جميع أنواع الوظائف التي يحتاجها المستقلون أسهل في الإدارة ، وهذا صحيح بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالفواتير. يمكن أن تضمن أتمتة عملية إصدار الفواتير أنك لن تنسى إصدار فاتورة للعميل. كلما طال تأخرك من جانبك ، سيكون الحصول على الأموال أكثر صعوبة.

الإنترنت مليء بأدوات الفواتير - بعضها يقدم ميزات أساسية والبعض الآخر يتكامل مع بياناتك للبقاء على رأس جميع فواتيرك. توفر هذه الخدمات لأصحاب الأعمال قوالب الفواتير ، والقدرة على مزامنة المدفوعات مع السجلات المالية للشركة ، وإجراء المدفوعات ، ومراقبة الفواتير المتأخرة وغير المدفوعة وإدارتها.

2. إنشاء شروط واضحة لفواتير الفواتير

حتى لو كنت متجرًا لشخص واحد ، فمن الأفضل أن يكون لديك شروط دفع واضحة وشفافة لتحديد كيفية إصدار فاتورة للعملاء. إذا كنت غامضًا بشأن موعد استحقاق الدفعات أو إرسال فاتورتك في أيام مختلفة كل شهر ، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث ارتباك مع عملائك.

عند إحضار عميل جديد ، حدد توقعاتك بوضوح. إذا كنت تتوقع الدفع في غضون 45 يومًا ، فقل ذلك. تريد تضمين طرق الدفع التي تقبلها ، وامتيازات الدفع مبكرًا إذا كان لديك أي منها ، وتاريخ الاستحقاق.

3. مكافأة المدفوعات المبكرة

تتمثل إحدى الطرق المؤكدة لجذب بعض عملائك على الأقل للدفع في الوقت المناسب بمكافأتهم على القيام بذلك. لنفترض أن فواتيرك مستحقة الدفع في غضون 30 يومًا من الاستلام. قدِّم للعملاء خصمًا بنسبة 5٪ إذا دفعوا في غضون 15 يومًا. يمكن أن تحصل المدفوعات في الوقت المحدد على خصم أقل بينما يتم دفع الرسوم المتأخرة.

أو على سبيل المثال ، إذا دفع عملاؤك على أقساط ، يمكنك تقديم خصم أكبر إذا دفعوا الفاتورة بالكامل مقدمًا. سيؤدي القيام بذلك إلى التخفيف من التكاليف والوقت الضائع في تعقب المدفوعات المتأخرة.

4. تحصيل الرسوم المتأخرة للعملاء

لا أحد يريد أن يزعج عملائه وعملائه ، ومع ذلك ، إذا تأخروا في السداد وأثر ذلك على العمل ، فقد لا يكون هناك خيار آخر. قد تبدو معاقبة العملاء الذين يدفعون متأخرًا أمرًا عدوانيًا ، ولكن يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً في الحصول على الأموال في الوقت المحدد.

يتعين على أصحاب الأعمال الذين يضعون سياسة رسوم السداد المتأخر أن يحددوا بوضوح جميع القواعد. يتضمن ذلك كيفية تحصيلها - نسبة مئوية من الفاتورة أو الرسوم الثابتة - عند تشغيلها ، وماذا يحدث إذا لم يتم دفع الفاتورة لفترة طويلة من الزمن.

على سبيل المثال ، إذا تأخرت الفاتورة عن موعد استحقاقها لمدة 90 يومًا ، فيمكنك إبلاغ العميل إلى وكالة تحصيل.

5. اجعل من السهل على العملاء أن يدفعوا لك

بالنسبة للكثير من الأشخاص الذين يتأخرون في دفع الفواتير ، لا يرجع ذلك إلى نقص الموارد بل نقص الحافز. سيؤدي تسهيل عملية الدفع لهم قدر الإمكان إلى تحسين نتائج فواتير العميل بشكل كبير.

لإزالة أعذار التأخر في السداد ، قدم مجموعة متنوعة من خيارات الدفع لعملائك. سواء كان الإيداع المباشر ، أو تطبيق الهاتف المحمول ، أو الشيك ، أو بطاقة الائتمان ، فإن توفير الكثير من الخيارات سيضمن مدفوعات أسرع.

6. المتابعة مع تذكير الدفع

الحياة مليئة بالمعلومات والفواتير الصادرة عن الشركات والأفراد من كل اتجاه. من السهل أن تنسى دفع الفاتورة ، وهنا يأتي دور تذكيرات المتابعة والدفع. يمكن إعداد منصة الفواتير عبر الإنترنت لإرسال تذكيرات الدفع المنتظمة إلى العملاء ، بينما يمكن لأصحاب الأعمال اليدوية إخراجها بأنفسهم.

في بعض الأحيان ، يكون تذكير واحد هو كل ما يحتاجه العميل ، بينما في أحيان أخرى قد يستغرق الأمر بضع تذكيرات أخرى لجعله يتخذ إجراءً. أرسل تذكيرًا بالفاتورة قبل استحقاقها ببضعة أيام ، ومرة ​​أخرى في يوم استحقاقها ، ومرة ​​أخرى بعد أيام قليلة من تاريخ الاستحقاق إذا لم يتم السداد. إذا لم تستدعي التذكيرات ردًا ، ارفع الهاتف واتصل بالعميل لتذكيره.

7. حدد تاريخ استحقاق والتزم به

الاتساق هو كل شيء ، وهذا صحيح بالنسبة للعملية التي تستخدمها لتحرير الفواتير للعملاء. كلما كانت فواتيرك منتظمة ، كان ذلك أفضل. لهذا السبب تحتاج إلى اختيار تاريخ الاستحقاق والاحتفاظ به متسقًا مع جميع الفواتير المستقبلية. إذا كنت ترغب في الحصول على مستحقاتك بسرعة ، فقم بتعيين تاريخ الاستحقاق لمدة أسبوعين بعد إرسال الفاتورة.

إذا كنت مرتاحًا لمنح العميل مزيدًا من الوقت ، فقم بتعيين تاريخ الاستحقاق لمدة 30 إلى 60 يومًا بعد استلام الفاتورة. في كلتا الحالتين ، تأكد من أن تاريخ الاستحقاق مذكور بوضوح في الفاتورة. آخر شيء تريد قوله هو "مستحق عند الاستلام". يوفر ذلك مهلة للعميل لتجنب الدفع في الوقت المحدد.

8. تعرف على عملائك

التوقيت هو كل شيء عندما يتعلق الأمر بالدفع في الوقت المحدد. إذا كنت تعرف متى يميل عملاؤك إلى دفع فواتيرهم كل شهر وتوقيت فاتورتك قبل ذلك ، فإنك تزيد من احتمالات حصولك على الدفعات مبكرًا. ستعالج بعض الشركات جميع مدفوعاتها في اليوم الخامس عشر من كل شهر. إذا حصلت على فاتورتك في اليوم السادس عشر ، فسيتعين عليك الانتظار حتى يتم الدفع لدورة الفوترة بأكملها.

9. تفصيل كل شيء

غالبًا ما تؤخر الأسئلة حول الفاتورة الدفع. إذا لم تقم بتفصيل كل حساب وعرضه بشكل بارز ، فقد يقوم العميل بتعليق الدفع أثناء انتظار الرد. ولكن ، إذا كانت الفاتورة تنص بوضوح على عمل المشروع ، فيمكنها حينئذٍ تسريع عملية الدفع. قد يتطلب الأمر مزيدًا من الوقت مقدمًا ، ولكنه يستحق ذلك إذا قلل من وقت الدفع.