دليل الموارد البشرية الكامل لحماية بيانات الموظف

يحتاج جميع أصحاب العمل إلى جمع بيانات عن عمالهم. هناك حاجة إلى بيانات الموظف مثل رقم الضمان الاجتماعي أو تاريخ الميلاد للبقاء ملتزمًا بالوكالات واللوائح الضريبية. تحتاج أيضًا إلى معلومات مصرفية وشخصية للدفع لفريقك.

نتيجة لذلك ، يُعهد إلى الشركات بالكثير من البيانات الشخصية التي قد تكون خطيرة في الأيدي الخطأ. يمكن أن تساعد حماية هذه المعلومات في حماية العاملين لديك من الاحتيال والابتزاز. كما أنه يقلل من تعرضك القانوني ويساعد على بناء الثقة بينك وبين فريقك.

في الوقت نفسه ، تحدث انتهاكات خطيرة للبيانات بشكل يومي. العديد من هذه تحتوي على بيانات الموظف الحساسة. هذا ينطبق بشكل خاص على الأعمال التجارية مع العاملين بدون مكاتب أو في الميدان ، والذين يتم تخزين بياناتهم بشكل إلكتروني في المقام الأول.

تابع القراءة لمعرفة المزيد حول حماية بيانات الموظفين ، بما في ذلك القوانين واللوائح التي تحتاج إلى معرفتها وكيفية البقاء ملتزمًا.

ما هي حماية بيانات الموظف؟

حماية بيانات الموظفين هي ما تفعله للحفاظ على أمان المعلومات الشخصية للعاملين في مؤسستك. يتضمن أي سياسات لحماية البيانات لديك وأي أدوات ومنصات تستخدمها للحفاظ على أمان البيانات.

تغطي حماية بيانات الموظفين مجموعة واسعة من البيانات طوال دورة حياة الموظف بأكملها. على سبيل المثال ، قد ترغب في تخزين المعلومات الشخصية للمرشحين غير الناجحين للوظيفة في حال كانوا مناسبين لوظيفة مستقبلية. ستحتاج إلى طلب إذن من المرشحين للقيام بذلك.

إذا كنت تحتفظ ببيانات حول العمال السابقين لأغراض الضرائب أو الامتثال ، فتأكد من الاحتفاظ بهذه السجلات بشكل آمن. احتفظ فقط بما تحتاجه للامتثال.

ما هي البيانات التي تحتاج إلى حماية؟

بشكل عام ، تشير حماية بيانات الموظف إلى المعلومات الشخصية التي يمكن تحديدها. يغطي ما يلي.

• اسم
• تبوك
• تاريخ الولادة
• رقم الحماية الاجتماعية
• استئناف - بما في ذلك المعلومات التعليمية
• التاريخ والسجلات الطبية
• أرقام الهواتف
• الحالة الاجتماعية
• الجنس والجنس
• حالة الإعاقة
• الحالة الاجتماعية
• معلومات حول العرق أو الأصل القومي أو الجنسية

قد تستند بعض العمليات والسياسات التي تستخدمها إلى قوانين في منطقتك أو صناعتك. قد يكون البعض الآخر من أفضل الممارسات التي تتجاوز المتطلبات القانونية للحفاظ على أمان المعلومات بشكل أكبر.

ما هي قوانين حماية المعلومات الشخصية للموظفين التي تحتاج إلى أن تكون على دراية بها؟

يحق لشركتك طلب مجموعة كبيرة من بيانات الموظفين وجمعها وتخزينها واستخدامها. يمكن أن يشمل ذلك معلومات التعريف الشخصية. يمكن أن تتضمن أيضًا معلومات حول أداء العامل. هناك قوانين يجب على مؤسستك اتباعها عند التعامل مع هذه المعلومات.

قانون نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA)

تتطلب HIPAA من أصحاب العمل أن يطلبوا الإذن من العمال قبل طلب معلوماتهم الصحية الشخصية من مقدمي الرعاية الصحية أو الخطط الصحية. المعلومات الصحية الشخصية هي أي بيانات رعاية صحية شخصية. يمكن أن يشمل ذلك تفاصيل حول العلاج والحالات الطبية والحالة الصحية.

قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA)

ينص الباب الأول من ADA على أنه يجوز لأصحاب العمل تأمين معلومات حول الحالة الطبية للموظف وحالته. يمكن القيام بذلك من خلال الإفصاح الذاتي للعامل ، أو الفحص الطبي بعد تقديم عرض العمل ، أو كجزء من عملية تقديم سكن معقول للعامل.

إذا كانت لديك هذه المعلومات ، فعليك الاحتفاظ بها "كسجل طبي سري". هذا يعني أنه يجب عليك الاحتفاظ به منفصلاً عن ملف أو سجل الموظفين الخاص بالموظف. يمكنك مشاركة هذه المعلومات مع المسؤولين الحكوميين وأول المستجيبين. يمكن أيضًا مشاركة هذه المعلومات مع المديرين الذين يحتاجون إلى تفاصيل طبية كجزء من عملهم.

قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل (FCRA)

يغطي FCRA القواعد التي يجب عليك اتباعها إذا كنت ترغب في إجراء فحص ائتماني أو خلفية عن الموظفين أو المتقدمين للوظيفة. يجب عليك إبلاغ طالب الوظيفة أو العامل كتابيًا أنك تسعى للحصول على هذه المعلومات والحصول على إذن كتابي منهم.

بمجرد الانتهاء من التحقق من الخلفية أو الائتمان ، فأنت بحاجة إلى التخلص بأمان من أي معلومات جمعتها من التقرير - بالإضافة إلى التقرير نفسه. قد يعني هذا مسح ملف إلكتروني حتى لا يمكن استرجاعه. يجب تمزيق الملفات المادية أو إتلافها بالكامل.

قانون المعاملات الائتمانية العادلة والدقيقة (قانون FACT)

يطلب قانون FACT من أصحاب العمل إتلاف معلومات الموظف التي لم تعد مطلوبة بأمان. بموجب هذا القانون ، يمكن أن تتحمل المسؤولية إذا لم تحرص على تجنب سرقة هوية الموظف.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا قدمت معلومات الموظف لوكالات الإبلاغ عن المستهلك ، فستحتاج إلى التأكد من دقة المعلومات. يتضمن ذلك بيانات حول توظيف العامل أو دوره في منظمة. تحتاج شركتك إلى سياسة للسماح للموظفين بالاعتراض على المعلومات غير الصحيحة.

قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA)

ينطبق قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا على الشركات الربحية في كاليفورنيا التي تشارك أو تجمع أو تبيع البيانات من عملاء كاليفورنيا. إذا كنت صاحب عمل "مشمول" بالقانون ، فأنت بحاجة إلى منح الموظفين اتفاقية خصوصية قبل جمع أي معلومات شخصية.

بموجب هذا القانون ، يمكن أن تكون المعلومات الشخصية أي شيء "يحدد أو يرتبط أو يصف أو يرتبط بشكل معقول أو يمكن ربطه بشكل معقول ، بشكل مباشر أو غير مباشر ، بأسرة مستهلك معينة". لا يمكن مشاركة هذه البيانات إلا مع أطراف أخرى إذا كان ذلك مطلوبًا من الناحية القانونية ، أو إذا كانت هناك حاجة حقيقية لمشاركة البيانات.

إذا كنت تشارك المعلومات الشخصية للعاملين مع جهات خارجية ، فيجب عليك الدخول في اتفاقية معالجة البيانات (DPA) معهم. هذا حتى تتمكن من ضمان حماية البيانات الخاصة. بموجب قانون حماية خصوصية المستهلك CCPA ، يحق للعمال الوصول إلى معلوماتهم الشخصية والمطالبة بتصحيحها أو حتى حذفها.

ضمن هذه القوانين ، هناك مناطق رمادية يمكن أن تكون مربكة. على سبيل المثال ، بموجب قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا ، قد يكون من الصعب تحديد ما إذا كانت هناك "حاجة" حقيقية لمشاركة البيانات. أفضل خيار لك هو التحدث إلى محامٍ إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في فهم التزاماتك المحددة.

اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

تنطبق اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) على العاملين في الاتحاد الأوروبي (EU). حتى إذا كنت مقيمًا في الولايات المتحدة - أو في مكان آخر خارج الاتحاد الأوروبي - فلا يزال من الممكن تطبيق هذا القانون عليك إذا كان لديك عمال في الاتحاد الأوروبي. يسري القانون العام لحماية البيانات (GDPR) أيضًا إذا كنت تستخدم مترجمين مستقلين أو متعاقدين في الاتحاد الأوروبي.

بموجب القانون العام لحماية البيانات ، يمكن للشركات استخدام أسس "المصالح المشروعة" لمعالجة البيانات. على سبيل المثال ، يعد جمع المعلومات الشخصية والمصرفية لدفع أجور للعامل مصلحة مشروعة. يمكن للشركات أيضًا الحصول على بيانات الموظفين عن طريق مطالبة العمال بالموافقة.

يحدد القانون العام لحماية البيانات (GDPR) المدة التي يمكن لأصحاب العمل خلالها الاحتفاظ بمعلومات الموظفين. مع القانون العام لحماية البيانات (GDPR) ، يحق للموظفين تقديم طلبات حقوق موضوع البيانات (DSR) للوصول إلى البيانات وتصحيحها والاعتراض عليها وإزالتها من سجلاتهم. يجب على أصحاب العمل الاستجابة لهذه الطلبات في الوقت المناسب.

الخبر السار هو أن Connecteam متوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات ، لذلك إذا قمت بتعيين أعضاء فريق في الاتحاد الأوروبي ، فأنت على استعداد لحماية بياناتهم.

حماية بيانات الموظفين: ما يمكنك القيام به

أولويتك هي التأكد من أنك تتبع قوانين البيانات المحلية والدولية ذات الصلة. علاوة على ذلك ، إليك بعض أفضل الممارسات لحماية موظفيك وحماية مؤسستك من المخاطر القانونية.

تعرف على ما تقوم بجمعه ولماذا

أرباب العمل الأمريكيون اليوم قادرون على جمع المزيد من البيانات عن موظفيهم أكثر من أي وقت مضى. ومع ذلك ، في بعض الولايات القضائية ، تحتاج الشركات إلى السماح للعاملين بمعرفة البيانات التي يجمعونها وكيفية استخدامهم لتلك المعلومات.

قد تكون أجزاء معينة من بيانات الموظفين ضرورية لالتقاطها للأغراض الإدارية والموارد البشرية. على سبيل المثال ، قد تكون تفاصيل عائلة الموظف مهمة لنظام مزايا الموظفين الخاص بك. قد يساعدك الاحتفاظ بسجلات انضباط الموظفين على مراقبة السلوك في مكان العمل.

عندما تبدأ في جمع البيانات حول أعضاء الفريق ، يجب أن تسأل نفسك دائمًا لماذا تحتاج إلى المعلومات. تجنب جمع البيانات التي ليس لها غرض محدد.

قد لا تحتاج إلى معرفة قرار الشخص بتبني أو تكوين أسرة إذا كان لا يتعلق بوظيفته أو مزاياه. وبالمثل ، لا تحتاج إلى معرفة ما يفعله موظفك على أجهزتهم الشخصية عندما لا يكونون على مدار الساعة.

قد يؤدي التقاط بيانات الموظف دون داعٍ إلى دعاوى تمييز.

اختر البرامج والأنظمة المناسبة

تستخدم معظم الشركات الآن الأدوات الرقمية لمعالجة البيانات وتخزينها. يستخدم الكثير ، خاصة أولئك الذين لديهم فرق عمل بدون مكاتب ، حلولًا مستندة إلى السحابة ، مثل Connecteam. هذا أمر حكيم ، لأن السجلات الورقية معرضة للتدمير بسبب الحريق أو الفيضان أو يمكن إزالتها فعليًا من مكان آمن.

تتيح لك أنظمة تخزين المستندات والبيانات عبر الإنترنت الاحتفاظ بكل شيء بأمان في السحابة. تتيح لك الحلول الآمنة المستندة إلى السحابة تقييد الوصول إلى المستندات ، وتشفير البيانات ، وتعيين كلمات المرور ، وحتى معرفة من قام بالوصول إلى السجلات.

لتقليل مخاطر خرق البيانات ، استخدم التطبيقات والبرامج التي تحتوي على تشفير وسياسات خصوصية قوية ، مثل Connecteam. استخدم كلمات مرور قوية وقم بتحديثها بانتظام. تعرف على البرامج والتطبيقات الخاصة بك حتى تتمكن من تمكين ميزات الأمان التي تتيح لك الحفاظ على خصوصية معلومات الموظفين.

تحلى بالشفافية مع موظفيك

اعتمادًا على موقع شركتك ، قد لا يُطلب منك قانونًا مشاركة البيانات التي تقوم بتخزينها أو سبب ذلك. ومع ذلك ، يمكن أن يساعدك التحلي بالشفافية على خلق ثقافة الثقة.

عندما تطلب من العمال تقديم بيانات شخصية ، اشرح سبب احتياجك لتلك المعلومات. يمكن أن يساعد ذلك في تهدئة أي مخاوف ويساعد الموظفين على فهم كيفية استخدام بياناتهم.

إنشاء سياسات حماية بيانات الموظفين والخصوصية

يمكن أن تساعدك سياستان في الحفاظ على أمان بيانات العامل. أولاً ، هي سياسة الخصوصية الخاصة بمكان عملك. يمكن أن يساعد هذا في تحديد كيفية التعامل مع بيانات العملاء والموظفين.

على سبيل المثال ، قد تعلن أنك لا تشارك المعلومات الشخصية إلا إذا كان ذلك ضروريًا. يمكنك أيضًا شرح ما تحتاجه لكشوف المرتبات والمزايا والأجزاء المهمة الأخرى لممارسة الأعمال التجارية.

يمكن لسياسة الخصوصية أيضًا أن تساعد الموظفين على فهم التزاماتهم الخاصة. على سبيل المثال ، إذا كان العمال الذين لا يعملون لديك يستخدمون أجهزتهم الخاصة ، فأخبرهم ما إذا كان يمكنهم الوصول إلى البريد الإلكتروني الشخصي أو وسائل التواصل الاجتماعي في العمل.

سياسة حماية بيانات الموظفين

سياسة حماية بيانات الموظف هي وثيقة داخلية لفريقك. يخبر الأشخاص في شركتك بما يمكنهم فعله للحفاظ على بيانات العمال آمنة. إنها تختلف عن سياسة الخصوصية لأنها عادةً ما تكون خارجية وتشرح كيفية حماية البيانات.

يمكنك استخدام سياسة حماية بيانات الموظف لشرح بالضبط بيانات الموظف المحمية. يمكنك أيضًا إنشاء قواعد الشركة للحفاظ على خصوصية هذه المعلومات الحساسة. على سبيل المثال ، يمكنك طلب تصنيف أي ملفات تحتوي على بيانات الموظف على أنها "خاصة".

تحديث سجلات الموظفين بانتظام

قم بإزالة المعلومات غير الضرورية والقديمة من ملفات وقاعدة بيانات الموظفين. إذا تم اختراق أنظمتك ، فقد يؤدي وجود معلومات قديمة إلى تعزيز أي ادعاءات بعدم اهتمامك بسجلات موظفيك. يؤدي تخزين المستندات غير الضرورية أيضًا إلى تعريض المزيد من العاملين لديك للخطر.

أثناء تواجدك فيه ، قم بإجراء عمليات تدقيق منتظمة على سجلات الموظفين وأنظمة تخزين البيانات. تأكد من أن البيانات لا تزال آمنة وأن الموظفين السابقين أو غيرهم من الأشخاص غير المصرح لهم لا يمكنهم الوصول إليها. من المهم التأكد من وجود أنظمة أمان - مثل الحماية من البرامج الضارة -. كما يتم استخدام أحدث إصدارات البرامج لتجنب الثغرات الأمنية.

ضع في اعتبارك من تتعامل معه

هناك احتمالات ، تحتاج إلى مشاركة معلومات الموظف كجزء من عمليات عملك.

على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى إرسال معلومات كشوف المرتبات إلى محاسب أو مشاركة البيانات المالية مع مزود المزايا أو وكالة الضرائب.

تأكد من الاطلاع على سياسات حماية البيانات الخاصة بالمؤسسات الأخرى قبل مشاركة بيانات موظفك معها. يمكنك تقليل المخاطر من خلال مشاركة الحد الأدنى فقط من البيانات اللازمة للعمل.

تقييم كيفية مشاركة بيانات الموظف داخليًا

ألق نظرة أخرى على مشاركة معلومات الموظف داخليًا أيضًا. إعادة توجيه بريد إلكتروني بشكل عرضي يحتوي على معلومات شخصية للموظف قد يجعلك مسؤولاً في حالة إساءة استخدام هذه المعلومات. على سبيل المثال ، إذا قررت الحصول على بطاقة عطلة أو تبادل هدايا ، فيمكنك مشاركة عناوين الموظفين ومعلومات الاتصال. يمكن أن يكون مشكلة.

الحل البسيط هو استخدام منصة مثل دردشة Connecteam. يسمح لفريقك بالبقاء على اتصال وحتى إرسال تحيات العطلة في منصة محادثة آمنة ، دون الحاجة إلى مشاركة معلومات الاتصال.

تدريب الموظفين والمديرين على حماية البيانات

تكون حماية بيانات الموظفين بنفس قوة فهم فريقك للخصوصية والقوانين ذات الصلة . يمكن للمديرين الذين لا يفهمون القواعد أن يعرضوا البيانات الشخصية للعاملين بسهولة للخطر. يمكن للعمال أيضًا نقل المعلومات التي شاركها موظف آخر معهم شخصيًا.

تدريب الموظفين على كيفية التعرف على البيانات الشخصية والتعامل معها. يمكنك إنشاء تدريب مخصص باستخدام منصة مثل Connecteam. علم فريقك حول سياسات حماية البيانات والخصوصية الخاصة بك. تأكد من مشاركة أفضل الممارسات للحفاظ على أمان المعلومات الشخصية.

ضع خطة في حالة حدوث خرق للبيانات

حتى لو فعلت كل شيء بشكل صحيح ، فقد يتمكن الأشخاص الخطأ من الوصول إلى معلومات الموظف. يكرس بعض المحتالين حياتهم لمحاولة اختراق المعلومات الشخصية من أجل الربح.

في حالة وقوع معلومات الموظف الحساسة في الأيدي الخطأ أو تم اختراقها ، سترغب في وضع خطة واضحة لكيفية التعامل مع الموقف. تأكد من إعلام موظفيك بالانتهاك في أقرب وقت ممكن وإبلاغ السلطات بالجريمة.

ادعم العاملين لديك بخدمات مراقبة الائتمان في حالة سرقة هوياتهم. ابق أعضاء الفريق المتأثرين على اطلاع دائم بأي معلومات تشاركها السلطات حول الانتهاك.

حماية الأصول الأكثر أهمية لموظفيك: بياناتهم الشخصية

لا تعتبر انتهاكات بيانات الموظفين خطرة على الموظفين فحسب ، بل يمكن أن تسبب أيضًا ضررًا كبيرًا لسمعة شركتك وتعطل العمليات.

بصفتك صاحب عمل ، لديك دور مهم تلعبه في ضمان تخزين البيانات الحساسة لموظفيك ومعالجتها بأمان. بالنسبة للفرق غير المكتبية على وجه الخصوص ، يعتبر أمان البيانات أولوية قصوى.

لحسن الحظ ، تتيح لك الأنظمة الأساسية الآمنة القائمة على السحابة مثل Connecteam تخزين مستندات وبيانات الموظفين بأمان. يمكن لمديري الموارد البشرية المعتمدين وأعضاء الفريق الوصول إلى ملفات الموظفين فقط عندما يقومون بتسجيل الدخول بأمان. بالإضافة إلى ذلك ، يتم نسخ جميع بياناتك احتياطيًا رقميًا ، ويمكنك تحديد من يمكنه الوصول إلى المعلومات وتحميلها.

يتيح لك Connecteam أيضًا تعيين تواريخ انتهاء صلاحية لوثائق الموظفين المختلفة ، وينبهك عندما تحتاج إلى مراجعة الملفات أو تحديثها ، ولديه أدوات قوية لتدريب فريقك على سلامة البيانات.

أفضل ما في الأمر أن Connecteam هو حل شامل للموارد البشرية والعمليات والاتصالات. بالإضافة إلى الحفاظ على بيانات موظفيك آمنة ، توفر Connecteam أدوات لتتبع الوقت وإدارة المهام والجدولة والاتصالات الداخلية والتدريب الآمن والإعداد والمزيد.