6 เคล็ดลับสำหรับการจัดการคนทำงานระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการพนักงานจากระยะไกลถือเป็นความท้าทายที่ธุรกิจจำนวนมากต้องคุ้นเคยในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

ขณะนี้ โควิด-19 ได้บีบให้ประชากรวัยทำงานจำนวนมากต้องดำเนินชีวิตประจำวันจากบ้านของตนเอง จำเป็นอย่างยิ่งที่องค์กรจะต้องเรียนรู้วิธีจัดการพนักงานจากระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพจากระยะไกล

63% ของแผนกของบริษัทมีอย่างน้อยหนึ่งคนที่ทำงานจากระยะไกลเป็นเวลานาน แต่ 57% ของธุรกิจไม่มีนโยบายการทำงานจากที่บ้านอย่างเป็นทางการ

เนื่องจากหลายองค์กรไม่มีแผนสำหรับการทำงานทางไกล ผู้นำธุรกิจจึงต้องแย่งชิงกันในการกำหนดนโยบายสำหรับพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานจะไม่หยุดชะงักอย่างมีนัยสำคัญ

นี่คือเคล็ดลับ 6 ข้อของเราเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังทำทุกอย่างเพื่อให้ทีมของคุณประสบความสำเร็จในช่วงเวลาที่ไม่แน่นอนเหล่านี้

1. ตั้งความคาดหวัง

หากธุรกิจของคุณโดยทั่วไปไม่มีพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ หรือมีน้อยมาก คุณอาจไม่มีข้อตกลงอย่างเป็นทางการใดๆ เกี่ยวกับสิ่งที่คุณคาดหวังจากพนักงานที่อยู่นอกสำนักงาน

สิ่งแรกที่คุณควรทำเมื่อต้องจัดการผู้ปฏิบัติงานระยะไกลคือการกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับพวกเขาและสำหรับคุณ:

• เวลาทำงานเท่ากันหรือยืดหยุ่นได้?
• พนักงานควรตอบกลับอีเมลที่ไม่มีกำหนดเวลาเฉพาะได้เร็วเพียงใด
• เป้าหมายของพวกเขาคืออะไรและพวกเขามีความรับผิดชอบอย่างไร?

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีทรัพยากรที่จำเป็น

ขณะนี้มีพนักงานอยู่ที่บ้าน อุปสรรคที่ชัดเจนอย่างหนึ่งในการนำทางสำหรับธุรกิจคือการทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีทรัพยากรที่จำเป็นต่อการทำงาน

นี่เป็นเรื่องเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เป็นหลัก ตัวอย่างเช่น:

• แล็ปท็อปมีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะเรียกใช้ซอฟต์แวร์ที่ต้องการหรือไม่
• พวกเขาเข้าถึงซอฟต์แวร์ที่พวกเขาต้องการหรือไม่?
• หากพวกเขาต้องการ VPN เพื่อความปลอดภัย พวกเขาสามารถเข้าถึงได้หรือไม่?

นอกจากนี้ ให้พิจารณาด้วยว่าพวกเขาต้องการอุปกรณ์เพิ่มเติมใดๆ เพื่อให้รู้สึกสบายขึ้นหรือไม่ เช่น เก้าอี้ที่เหมาะกับสรีระ จอภาพ หรืออุปกรณ์ต่อพ่วงอื่นๆ ที่พวกเขาอาจยังไม่มีที่บ้าน

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: 6 ข้อควรพิจารณาในการทำงานระยะไกลสำหรับ SMB

3. เจอกันเป็นประจำ

ในสภาพแวดล้อมสำนักงานทั่วไป คุณจะมีโอกาสเช็คอินกับใครก็ได้ภายในสองสามชั่วโมงแรกของการอยู่ที่นั่น

การทำงานระยะไกลตามคำจำกัดความจะลบการโต้ตอบเหล่านี้ออกโดยสมบูรณ์ แม้ว่าการจัดงานประจำสัปดาห์ที่สำนักงานอาจเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล แต่คุณจำเป็นต้องมีการสื่อสารเพิ่มเติมเพื่อให้อยู่นอกสำนักงาน

ความเหงาควบคู่ไปกับการสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นอุปสรรคสำคัญสำหรับผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ โดย 20% ระบุว่าเป็นปัญหา

พิจารณาจัดกำหนดการเช็คอินรายวันกับทีมหรือบุคคลของคุณ แม้ว่าจะเป็นเพียงการติดตามโครงการของวันอย่างรวดเร็วเพียงไม่กี่นาทีก็ตาม ความโดดเดี่ยวและความเหงาเป็นเรื่องปกติในสภาพแวดล้อมนี้ และนี่เป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการแก้ปัญหานั้น

4. เปิดกล้องของคุณ!

นอกจากการประชุมเป็นประจำแล้ว ขอแนะนำให้ใช้การประชุมทางวิดีโอเป็นวิธีการสื่อสารระหว่างทีมของคุณ

แม้ว่าการประชุมทางโทรศัพท์ทางเสียงจะถือเป็นเรื่องปกติมานานหลายปี การเปิดกล้องของคุณจะช่วยได้มากในการโต้ตอบกับพนักงาน

ภาษากายและการสื่อสารแบบอวัจนภาษาเป็นส่วนสำคัญของการโต้ตอบที่ถูกลบออกโดยสมบูรณ์ด้วยการประชุมทางเสียง และคุณจะได้รับประโยชน์อื่นๆ ด้วยวิธีการเน้นวิดีโอเป็นอันดับแรก

ซึ่งรวมถึงการให้เหตุผลที่ดีแก่ผู้คนในการแต่งตัว เตรียมพร้อม และกีดกันพวกเขาให้เข้าร่วมการโทรและเงียบอยู่เบื้องหลังในขณะที่พวกเขาทำสิ่งอื่น—ง่ายกว่ามากในการประชุมแบบใช้เสียงอย่างเดียว อาจฟังดูง่าย แต่พนักงานหลายคนก็ลำบากในการปรับตัว ดังนั้นการทำทุกวิถีทางเพื่อให้พวกเขาอยู่ในโหมดการทำงานจึงเป็นสิ่งสำคัญ

82% ของผู้ใช้วิดีโอมีแนวโน้มที่จะทำงานหลายอย่างพร้อมกันน้อยลง (เมื่อเทียบกับแค่เสียง)

5. ลงทุนถ้าคุณต้องการ

อย่าทึกทักเอาเองว่าคนที่ทำงานในสำนักงานมาหลายปี อาจจะเป็นหลายสิบปี จะเปลี่ยนไปใช้ที่ทำงานจากที่บ้านทันทีและรู้สึกสบายใจในทันที

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานรู้ว่าควรใช้อะไรและใช้งานอย่างไร และพยายามอย่าทำให้เรื่องยุ่งยากหรือสับสนโดยมีวิธีแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่คลาดเคลื่อนเพื่อให้พวกเขาใช้

การจัดการผู้ปฏิบัติงานระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพหมายถึงการเปลี่ยนแปลงอย่างราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แน่นอนว่าไม่มีอะไรจะเหมือนกับสำนักงานจริง แต่ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะเข้าใกล้ได้มากทีเดียว

ที่สำคัญกว่านั้น อย่าคิดเอาเองว่าเทคโนโลยีที่คุณใช้นั้นจำเป็นกับงานที่ทำอยู่

ตัวอย่างเช่น คุณรู้หรือไม่ว่าทั้ง Google Hangouts และ Slack ไม่มีการเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง

สำหรับองค์กรหลายๆ แห่ง การต้องแน่ใจว่าการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลนั้นไม่รั่วซึมถือเป็นข้อพิจารณาที่สำคัญที่สุด ดังนั้น การลงทุนในโซลูชันที่เหมาะสมจึงไม่ใช่ความคิดที่ดี

6. มีส่วนร่วมกับทีม

ความเหงาคืออารมณ์ ความโดดเดี่ยวคือโครงสร้าง

ขณะนี้คนงานจำนวนมากพบว่าตัวเองอยู่ในโครงสร้างที่ถูกกำหนดให้อยู่อย่างโดดเดี่ยวอย่างสมบูรณ์ และขึ้นอยู่กับนายจ้างที่จะบรรเทาปัญหานี้ให้มากที่สุด

พื้นที่สำนักงานที่คุณใช้เวลาหลายเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นพื้นที่การทำงานร่วมกันที่สมบูรณ์แบบหรือไม่? ที่หายไป

แต่คุณต้องใช้เครื่องมือและบุคลากรที่มีอยู่เพื่อนำพนักงานที่อยู่ห่างไกลมารวมกันในโครงการ เพราะท้ายที่สุดแล้ว การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการขับเคลื่อนประสิทธิภาพในที่ทำงาน

ทีมที่ทำงานร่วมกันใช้เวลากับงานมากกว่าทีมเดี่ยวถึง 64%

การดำเนินการนี้ต้องใช้เวลาและความสนใจเป็นอย่างมาก ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบผู้คนอย่างสม่ำเสมอ อัปเดตกำหนดการของพวกเขา และมีส่วนร่วมกับพนักงานในโครงการที่ต้องใช้การทำงานร่วมกันอย่างมีจุดมุ่งหมาย

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณมีพนักงานใหม่หรือคนที่ไม่คุ้นเคยกับการทำงานทางไกล วัตถุประสงค์หลักที่นี่คือเพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดนิ่งในทุกกรณี

เฉกเช่นที่เราให้ความสำคัญอย่างมากกับการหลีกเลี่ยงการหยุดนิ่งของแผนกต่างๆ ในตอนนี้ ความท้าทายเดียวกันนี้ก็มาถึงระดับบุคคลแล้ว

จากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเมื่อเร็วๆ นี้ หลายองค์กรพบว่าตนเองกำลังไล่ตาม โดยพยายามใช้โซลูชันดิจิทัลชั่วคราวเพื่อชดเชยพื้นที่ที่สูญเสียไป ในขณะที่พนักงานของพวกเขาเปลี่ยนไปทำงานทางไกลเพื่ออนาคตอันใกล้

Impact Networking อยู่ในธุรกิจการช่วยเหลือ SMB มาเป็นเวลากว่า 20 ปี และลูกค้าของเราใช้โซลูชันสำหรับการทำงานระยะไกลอย่างประสบความสำเร็จทุกวัน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่โซลูชันระบบคลาวด์สามารถช่วยคุณได้ โดยการอ่าน eBook ของเรา "ตัวเลือกระบบคลาวด์ใดที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ"