6 consejos para administrar de manera efectiva a los trabajadores remotos

La gestión de trabajadores remotos es un desafío al que muchas empresas se han tenido que acostumbrar en los últimos años.

Ahora que el COVID-19 ha obligado a grandes sectores de la población activa a llevar a cabo su vida laboral diaria desde sus propios hogares, es absolutamente esencial que las organizaciones aprendan cómo administrar de manera efectiva a los trabajadores remotos desde la distancia.

El 63% de los departamentos de la empresa tienen al menos una persona que trabaja de forma remota durante una cantidad significativa de tiempo, pero el 57% de las empresas no tienen políticas formales de trabajo desde el hogar.

Dado que muchas organizaciones no tienen planes establecidos para el trabajo remoto, los líderes empresariales han tenido que luchar para implementar políticas para sus empleados a fin de garantizar que sus operaciones no se interrumpan significativamente.

Estos son nuestros 6 consejos para asegurarse de que está haciendo todo lo necesario para que sus equipos se desempeñen con éxito en estos tiempos inciertos.

1. Establecer expectativas

Si su empresa no suele tener trabajadores remotos, o tiene muy pocos, es posible que no tenga ningún tipo de acuerdo formal sobre lo que espera de los empleados fuera de la oficina.

Lo primero que debe hacer al administrar trabajadores remotos es establecer expectativas claras para ellos y para usted:

• ¿Los horarios de trabajo son iguales o flexibles?
• ¿Qué tan rápido deben responder los trabajadores a los correos electrónicos que no tienen fechas límite específicas?
• ¿Cuáles son sus objetivos y cómo se les hace responsables?

2. Asegúrese de que tengan los recursos necesarios

Ahora que la fuerza laboral está en casa, uno de los obstáculos más obvios para las empresas es asegurarse de que todos tengan los recursos necesarios para realizar su trabajo.

Esto se trata principalmente de hardware y software, por ejemplo:

• ¿Es su computadora portátil lo suficientemente potente como para ejecutar el software que necesitan?
• ¿Acceden al software que necesitan?
• Si necesitan una VPN por seguridad, ¿tienen acceso a una?

Considere también si podrían necesitar algún equipo adicional para que se sientan más cómodos, como una silla ergonómica, un monitor o cualquier otro dispositivo periférico que quizás no tengan en casa.

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3. Reúnase regularmente

En un entorno de oficina típico, tendrá la oportunidad de registrarse con quien quiera dentro de las primeras horas de estar allí.

El trabajo remoto, por definición, elimina por completo estas interacciones. Si bien puede haber tenido sentido tener semanales en la oficina, necesita más comunicación para mantenerse fuera de ella.

La soledad, junto con la comunicación y la colaboración, es la lucha principal de los trabajadores remotos, y el 20 % de ellos la cita como una preocupación.

Considere programar controles diarios con su equipo o individuos, incluso si es solo para ponerse al día rápidamente con los proyectos del día durante unos minutos. El aislamiento y la soledad son comunes en este entorno y esta es una forma simple y efectiva de abordar eso.

4. ¡Encienda sus cámaras!

Además de reunirse periódicamente, fomente el uso de videoconferencias como método de comunicación entre sus equipos.

Si bien las llamadas de audioconferencia han sido la norma durante años, encender las cámaras ayuda enormemente en las interacciones de los empleados.

El lenguaje corporal y la comunicación no verbal son aspectos importantes de la interacción que se eliminan por completo con las conferencias de audio, y también obtendrá otros beneficios con un enfoque de video primero.

Esto incluye dar a las personas una buena razón para vestirse y prepararse y disuadirlas de unirse a la llamada y permanecer en silencio mientras hacen otras cosas, mucho más simple en una reunión de solo audio. Puede sonar simple, pero muchos empleados tendrán dificultades para adaptarse, por lo que es crucial hacer todo lo posible para que entren en modo de trabajo.

El 82% de los usuarios de video son menos propensos a realizar múltiples tareas (en comparación con solo audio)

5. Invierte si lo necesitas

No asuma que las personas que han estado trabajando en entornos de oficina durante años, tal vez décadas, de repente se transferirán a un entorno de trabajo desde casa y se sentirán cómodos de inmediato.

Asegúrese de que los empleados sepan qué usar y cómo usarlo, y trate de no complicar o confundir las cosas al tener una variedad confusa de soluciones diferentes para que las usen.

Administrar trabajadores remotos de manera efectiva significa hacer que la transición sea lo más fluida posible; por supuesto, nada será exactamente como una oficina real, pero con las herramientas adecuadas puede acercarse bastante.

Más importante aún, no asuma que la tecnología que está utilizando está necesariamente a la altura de la tarea en cuestión.

¿Sabías, por ejemplo, que ni Google Hangouts ni Slack tienen cifrado de extremo a extremo?

Para muchas empresas, asegurarse de que la seguridad de sus datos sea perfecta es la consideración más importante, por lo que invertir en las soluciones adecuadas no sería una mala idea, por decirlo suavemente.

6. Involucrar a los equipos

La soledad es emocional, el aislamiento es estructural.

Muchos trabajadores ahora se encuentran en una estructura impuesta de completo aislamiento y depende de los empleadores mitigar esto tanto como sea posible.

¿Ese espacio de oficina en el que pasaste meses asegurándote de que sea el espacio colaborativo perfecto? Eso se ha ido.

En su lugar, debe usar las herramientas y las personas a su disposición para reunir a sus trabajadores remotos en proyectos; después de todo, la colaboración es esencial para impulsar el rendimiento en el lugar de trabajo.

Los equipos que trabajan en colaboración dedican un 64 % más de tiempo a una tarea que los que trabajan solos.

Esto requiere mucho tiempo y atención, así que asegúrese de controlar a las personas regularmente, actualice sus horarios e involucre a los trabajadores en proyectos que requieran colaboración.

Esto es especialmente importante si tiene a alguien nuevo en su personal o alguien que no está acostumbrado a trabajar de forma remota. El objetivo principal aquí es evitar el silo a toda costa.

Así como ponemos tanto énfasis en evitar la división en silos de los departamentos, ahora ese mismo desafío ha llegado al nivel individual.

A la luz de los eventos recientes, muchas organizaciones se han encontrado tratando de ponerse al día, tratando de implementar soluciones digitales improvisadas para recuperar el terreno perdido mientras su fuerza laboral hace la transición al trabajo remoto para el futuro inmediato.

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