6 نصائح للإدارة الفعالة للعمال عن بعد

تعد إدارة العمال عن بُعد تحديًا كان على العديد من الشركات أن تعتاد عليه خلال السنوات القليلة الماضية.

الآن بعد أن أجبر COVID-19 قطاعات كبيرة من السكان العاملين على ممارسة حياتهم العملية اليومية من منازلهم ، فمن الضروري للغاية أن تتعلم المنظمات كيفية إدارة العمال عن بُعد بشكل فعال.

63٪ من أقسام الشركة لديها شخص واحد على الأقل يعمل عن بعد لفترة طويلة من الوقت ، لكن 57٪ من الشركات ليس لديها سياسات رسمية للعمل من المنزل

نظرًا لعدم وجود خطط لدى العديد من المؤسسات للعمل عن بُعد ، كان على قادة الأعمال التدافع لوضع سياسات لموظفيهم لضمان عدم توقف عملياتهم بشكل كبير.

إليك 6 نصائح للتأكد من أنك تفعل كل ما تحتاجه للحفاظ على أداء فرقك بنجاح في هذه الأوقات المضطربة.

1. ضع التوقعات

إذا لم يكن في عملك عادةً عمال عن بعد ، أو كان لديه عدد قليل جدًا من العمال ، فقد لا يكون لديك أي نوع من الاتفاق الرسمي بشأن ما تتوقعه من الموظفين خارج المكتب.

أول شيء يجب عليك فعله عند إدارة العاملين عن بُعد هو تحديد توقعات واضحة لهم ولكم:

• هل ساعات العمل واحدة أم مرنة؟
• ما مدى سرعة استجابة العمال لرسائل البريد الإلكتروني التي ليس لها مواعيد نهائية محددة؟
• ما هي أهدافهم وكيف يتم محاسبتهم؟

2. تأكد من أن لديهم الموارد اللازمة

مع وجود القوى العاملة الآن في المنزل ، فإن إحدى العقبات الأكثر وضوحًا للتنقل في الأعمال التجارية هي التأكد من أن كل شخص لديه الموارد اللازمة التي يحتاجونها لأداء عملهم.

يتعلق هذا بشكل أساسي بالأجهزة والبرامج ، على سبيل المثال:

• هل جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بهم قوي بما يكفي لتشغيل البرامج التي يحتاجونها؟
• هل يصلون إلى البرامج التي يحتاجونها؟
• إذا كانوا بحاجة إلى شبكة افتراضية خاصة للأمان ، فهل يمكنهم الوصول إلى واحدة؟

ضع في اعتبارك أيضًا ما إذا كانوا قد يحتاجون إلى أي معدات إضافية لجعلهم أكثر راحة - مثل كرسي مريح أو شاشة أو أي ملحقات أخرى قد لا تكون موجودة بالفعل في المنزل.

المنشورات ذات الصلة: 6 اعتبارات العمل عن بعد للشركات الصغيرة والمتوسطة

3. يجتمع بانتظام

في بيئة مكتبية نموذجية ، ستتاح لك الفرصة لتسجيل الوصول مع من تريد خلال الساعات القليلة الأولى من وجودك هناك.

العمل عن بعد بحكم التعريف يزيل تمامًا هذه التفاعلات. في حين أنه قد يكون من المنطقي أن يكون لديك صحف أسبوعية في المكتب ، فأنت بحاجة إلى مزيد من التواصل للحفاظ عليه خارج المكتب.

الوحدة ، جنبًا إلى جنب مع التواصل والتعاون ، هي النضال الأساسي للعمال عن بعد ، حيث أشار 20٪ منهم إلى أنها مصدر قلق.

ضع في اعتبارك جدولة تسجيلات الوصول اليومية مع فريقك أو أفرادك ، حتى لو كان ذلك لمجرد اللحاق بسرعة بمشاريع اليوم لبضع دقائق. العزلة والشعور بالوحدة أمر شائع في هذه البيئة وهذه طريقة بسيطة وفعالة لمعالجة ذلك.

4. تشغيل الكاميرات الخاصة بك!

بالإضافة إلى الاجتماع بانتظام ، شجع على استخدام مؤتمرات الفيديو كطريقة للتواصل بين فرقك.

بينما كانت المكالمات الجماعية الصوتية هي القاعدة لسنوات ، فإن تشغيل الكاميرات يساعد بشكل كبير في تفاعلات الموظفين.

تعد لغة الجسد والتواصل غير اللفظي من الجوانب المهمة للتفاعل التي يتم إزالتها تمامًا من خلال المؤتمرات الصوتية ، وستحصل على مزايا أخرى أيضًا من خلال نهج الفيديو أولاً.

يتضمن هذا منح الأشخاص سببًا جيدًا لارتداء ملابسهم والاستعداد وتثبيطهم للانضمام إلى المكالمة والبقاء صامتين في الخلفية أثناء قيامهم بأشياء أخرى - أبسط كثيرًا في اجتماع صوتي فقط. قد يبدو الأمر بسيطًا ، لكن العديد من الموظفين سيجدون صعوبة في التكيف ، لذا فإن القيام بكل ما في وسعك لجعلهم في وضع العمل أمر بالغ الأهمية.

82٪ من مستخدمي الفيديو أقل عرضة لتعدد المهام (مقارنة بالصوت فقط)

5. استثمر إذا كنت بحاجة إلى ذلك

لا تفترض أن الأشخاص الذين عملوا في أماكن العمل لسنوات ، وربما عقودًا ، سينتقلون فجأة إلى بيئة العمل من المنزل وسيشعرون بالراحة على الفور.

تأكد من أن الموظفين يعرفون ما يجب استخدامه وكيفية استخدامه ، وحاول عدم تعقيد الأمور أو إرباكها من خلال وجود مجموعة متنوعة مختلطة من الحلول المختلفة لهم لاستخدامها.

تعني إدارة العمال عن بُعد بشكل فعال جعل الانتقال سلسًا قدر الإمكان - بالطبع لن يكون هناك شيء يشبه المكتب الحقيقي تمامًا ، ولكن باستخدام الأدوات المناسبة ، يمكنك الاقتراب تمامًا.

والأهم من ذلك ، لا تفترض أن التقنية التي تستخدمها هي بالضرورة على مستوى المهمة التي تقوم بها.

هل تعلم ، على سبيل المثال ، أنه لا Google Hangouts ولا Slack بهما تشفير من طرف إلى طرف؟

بالنسبة للعديد من المؤسسات ، فإن التأكد من أن أمان بياناتها محكم للماء هو الاعتبار الأكثر أهمية ، لذا فإن الاستثمار في الحلول الصحيحة لن يكون فكرة سيئة ، بعبارة بسيطة.

6. إشراك الفرق

الوحدة عاطفية ، والعزلة هيكلية.

يجد العديد من العمال أنفسهم الآن في هيكل مفروض من العزلة الكاملة والأمر متروك لأصحاب العمل للتخفيف من ذلك قدر الإمكان.

مساحة المكتب التي أمضيتها شهورًا في التأكد من أنها مساحة تعاونية مثالية؟ هذا ذهب.

بدلاً من ذلك ، يجب عليك استخدام الأدوات والأشخاص الموجودين تحت تصرفك لجمع العاملين عن بُعد معًا في المشاريع - ففي النهاية ، يعد التعاون ضروريًا لقيادة الأداء في مكان العمل.

الفرق التي تعمل بشكل تعاوني تقضي 64٪ وقتًا في مهمة أكثر من أولئك الذين يعملون بمفردهم

يستغرق هذا الكثير من الوقت والاهتمام ، لذا تأكد من التحقق من الأشخاص بانتظام ، وتحديث جداولهم ، وإشراك العمال عن قصد في المشاريع التي تتطلب التعاون.

هذا مهم بشكل خاص إذا كان لديك أي شخص جديد في موظفيك أو شخص لم يعتاد على العمل عن بعد. الهدف الرئيسي هنا هو تجنب الصوامع بأي ثمن.

مثلما نركز كثيرًا على تجنب عزل الأقسام ، فقد حان نفس التحدي الآن على المستوى الفردي.

في ضوء الأحداث الأخيرة ، وجدت العديد من المنظمات نفسها تلعب دور اللحاق بالركب ، وتحاول تنفيذ حلول رقمية مؤقتة لتعويض الخسارة أثناء انتقال القوى العاملة لديها إلى العمل عن بعد في المستقبل القريب.

تعمل Impact Networking في مجال مساعدة الشركات الصغيرة والمتوسطة لأكثر من 20 عامًا ، ويستخدم عملاؤنا حلولنا للعمل عن بُعد بنجاح كل يوم. تعرف على المزيد حول كيف يمكن أن تساعدك الحلول السحابية من خلال قراءة كتابنا الإلكتروني ، "ما خيار السحابة المناسب لعملك؟"