6 Tips untuk Mengelola Pekerja Jarak Jauh Secara Efektif

Mengelola pekerja jarak jauh adalah tantangan yang harus dibiasakan oleh banyak bisnis selama beberapa tahun terakhir.

Sekarang COVID-19 telah memaksa sebagian besar populasi pekerja untuk melakukan kehidupan kerja sehari-hari mereka dari rumah mereka sendiri, sangat penting bagi organisasi untuk belajar bagaimana mengelola pekerja jarak jauh secara efektif.

63% departemen perusahaan memiliki setidaknya satu orang yang bekerja dari jarak jauh untuk waktu yang lama, tetapi 57% bisnis tidak memiliki kebijakan formal bekerja dari rumah

Dengan banyak organisasi yang tidak memiliki rencana untuk pekerjaan jarak jauh, para pemimpin bisnis harus berjuang untuk menerapkan kebijakan bagi karyawan mereka untuk memastikan operasi mereka tidak terganggu secara signifikan.

Berikut 6 kiat kami untuk memastikan Anda melakukan semua yang Anda butuhkan agar tim Anda tetap berkinerja baik di masa yang tidak pasti ini.

1. Tetapkan Harapan

Jika bisnis Anda biasanya tidak memiliki pekerja jarak jauh, atau memiliki sangat sedikit pekerja, Anda mungkin tidak memiliki kesepakatan formal apa pun tentang apa yang Anda harapkan dari karyawan di luar kantor.

Hal pertama yang harus Anda lakukan saat mengelola pekerja jarak jauh adalah menetapkan harapan yang jelas untuk mereka dan Anda:

• Apakah jam kerjanya sama, atau fleksibel?
• Seberapa cepat pekerja harus menanggapi email yang tidak memiliki tenggat waktu tertentu?
• Apa tujuan mereka dan bagaimana mereka dimintai pertanggungjawaban?

2. Pastikan Mereka Memiliki Sumber Daya yang Diperlukan

Dengan tenaga kerja sekarang di rumah, salah satu hambatan yang lebih jelas untuk menavigasi bisnis adalah memastikan bahwa setiap orang memiliki sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Ini terutama tentang perangkat keras dan perangkat lunak, misalnya:

• Apakah laptop mereka cukup kuat untuk menjalankan perangkat lunak yang mereka butuhkan?
• Apakah mereka mengakses perangkat lunak yang mereka butuhkan?
• Jika mereka membutuhkan VPN untuk keamanan, apakah mereka memiliki akses ke VPN?

Juga pertimbangkan apakah mereka mungkin memerlukan peralatan tambahan untuk membuatnya lebih nyaman—seperti kursi ergonomis, monitor, atau periferal lain yang mungkin belum mereka miliki di rumah.

Posting Terkait: 6 Pertimbangan Kerja Jarak Jauh untuk UKM

3. Bertemu Secara Teratur

Dalam lingkungan kantor yang khas, Anda akan memiliki kesempatan untuk check-in dengan siapa pun yang Anda inginkan dalam beberapa jam pertama berada di sana.

Pekerjaan jarak jauh menurut definisi sepenuhnya menghilangkan interaksi ini. Meskipun mungkin masuk akal untuk memiliki mingguan di kantor, Anda membutuhkan lebih banyak komunikasi untuk tetap melakukannya di luar itu.

Kesepian, bersama dengan komunikasi dan kolaborasi, adalah perjuangan utama bagi pekerja jarak jauh, dengan 20% dari mereka menyatakannya sebagai masalah

Pertimbangkan untuk menjadwalkan check-in harian dengan tim atau individu Anda, meskipun itu hanya untuk mengejar proyek hari itu dengan cepat selama beberapa menit. Isolasi dan kesepian adalah hal biasa di lingkungan ini dan ini adalah cara yang sederhana dan efektif untuk mengatasinya.

4. Hidupkan Kamera Anda!

Selain rapat secara teratur, dorong penggunaan konferensi video sebagai metode komunikasi di antara tim Anda.

Sementara panggilan konferensi audio telah menjadi norma selama bertahun-tahun, menyalakan kamera Anda sangat membantu dalam interaksi karyawan.

Bahasa tubuh dan komunikasi non-verbal adalah aspek penting dari interaksi yang sepenuhnya dihilangkan dengan konferensi audio, dan Anda juga akan mendapatkan manfaat lain dengan pendekatan video-first.

Ini termasuk memberi orang alasan yang baik untuk berpakaian dan bersiap serta mencegah mereka untuk bergabung dalam panggilan dan tetap diam di latar belakang saat mereka melakukan hal lain—jauh lebih sederhana pada rapat audio saja. Ini mungkin terdengar sederhana, tetapi banyak karyawan akan berjuang untuk menyesuaikan diri, jadi melakukan semua yang Anda bisa untuk mendapatkan mereka dalam mode kerja sangat penting.

82% pengguna video cenderung tidak melakukan banyak tugas (dibandingkan dengan hanya audio)

5. Investasikan Jika Anda Perlu

Jangan berasumsi bahwa orang yang telah bekerja di lingkungan kantor selama bertahun-tahun, mungkin puluhan tahun, tiba-tiba akan pindah ke lingkungan kerja dari rumah dan segera merasa nyaman.

Pastikan bahwa karyawan tahu apa yang harus digunakan dan bagaimana menggunakannya, dan cobalah untuk tidak memperumit atau membingungkan masalah dengan memberikan berbagai solusi yang berbeda untuk mereka gunakan.

Mengelola pekerja jarak jauh secara efektif berarti membuat transisi semulus mungkin—tentu saja tidak ada yang persis seperti kantor sungguhan, tetapi dengan alat yang tepat Anda bisa menjadi sangat dekat.

Lebih penting lagi, jangan berasumsi bahwa teknologi yang Anda gunakan selalu sesuai dengan tugas yang ada.

Tahukah Anda, misalnya, bahwa baik Google Hangouts maupun Slack tidak memiliki enkripsi ujung ke ujung?

Bagi banyak perusahaan, memastikan bahwa keamanan data mereka kedap air adalah pertimbangan yang paling penting, jadi berinvestasi dalam solusi yang tepat bukanlah ide yang buruk, untuk membuatnya enteng.

6. Libatkan Tim

Kesepian adalah emosional, isolasi adalah struktural.

Banyak pekerja sekarang menemukan diri mereka dalam struktur isolasi total yang dipaksakan dan terserah kepada pengusaha untuk mengurangi ini sebanyak mungkin.

Ruang kantor yang Anda habiskan berbulan-bulan untuk memastikan itu adalah ruang kolaboratif yang sempurna? Itu hilang.

Sebagai gantinya, Anda harus menggunakan alat dan orang yang Anda inginkan untuk menyatukan pekerja jarak jauh Anda dalam proyek—bagaimanapun, kolaborasi sangat penting untuk mendorong kinerja di tempat kerja.

Tim yang bekerja secara kolaboratif menghabiskan 64% lebih banyak waktu untuk suatu tugas daripada mereka yang bekerja sendiri

Ini membutuhkan banyak waktu dan perhatian, jadi pastikan Anda memeriksa orang secara teratur, memperbarui jadwal mereka, dan dengan sengaja melibatkan pekerja pada proyek yang membutuhkan kolaborasi.

Ini sangat penting jika Anda memiliki orang baru di staf Anda atau seseorang yang tidak terbiasa bekerja dari jarak jauh. Tujuan utama di sini adalah untuk menghindari silo di semua biaya.

Sama seperti kami menempatkan begitu banyak penekanan pada menghindari silo departemen, sekarang tantangan yang sama telah datang ke tingkat individu.

Mengingat kejadian baru-baru ini, banyak organisasi mendapati diri mereka mengejar ketinggalan, mencoba menerapkan solusi digital darurat untuk menutupi kekurangan sementara tenaga kerja mereka beralih ke pekerjaan jarak jauh untuk waktu dekat.

Impact Networking telah berkecimpung dalam bisnis membantu UKM selama lebih dari 20 tahun, dan solusi kami untuk pekerjaan jarak jauh berhasil digunakan oleh pelanggan kami setiap hari. Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana solusi cloud dapat membantu Anda dengan membaca eBook kami, “Opsi Cloud Mana yang Tepat untuk Bisnis Anda?”