6 suggerimenti per una gestione efficace dei lavoratori remoti

La gestione dei lavoratori a distanza è una sfida a cui molte aziende si sono dovute abituare negli ultimi anni.

Ora che il COVID-19 ha costretto ampie fasce della popolazione attiva a condurre la propria vita lavorativa quotidiana dalle proprie case, è assolutamente essenziale che le organizzazioni imparino a gestire efficacemente i lavoratori a distanza da lontano.

Il 63% dei dipartimenti aziendali ha almeno una persona che lavora in remoto per un periodo di tempo significativo, ma il 57% delle aziende non ha politiche formali di lavoro da casa

Con molte organizzazioni che non hanno piani in atto per il lavoro a distanza, i leader aziendali hanno dovuto affrettarsi per mettere in atto politiche per i propri dipendenti per garantire che le loro operazioni non venissero interrotte in modo significativo.

Ecco i nostri 6 suggerimenti per assicurarti di fare tutto il necessario per mantenere le prestazioni dei tuoi team in questi tempi incerti.

1. Imposta le aspettative

Se la tua azienda in genere non ha lavoratori remoti o ne ha pochissimi, potresti non avere alcun tipo di accordo formale su ciò che ti aspetti dai dipendenti fuori dall'ufficio.

La prima cosa che dovresti fare quando gestisci i lavoratori a distanza è stabilire aspettative chiare per loro e per te:

• L'orario di lavoro è lo stesso o è flessibile?
• Con quale rapidità i lavoratori dovrebbero rispondere alle e-mail che non hanno scadenze specifiche?
• Quali sono i loro obiettivi e come vengono ritenuti responsabili?

2. Assicurati che abbiano le risorse necessarie

Con la forza lavoro ora a casa, uno degli ostacoli più evidenti per orientarsi per le aziende è assicurarsi che tutti dispongano delle risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro.

Si tratta principalmente di hardware e software, ad esempio:

• Il loro laptop è abbastanza potente per eseguire il software di cui hanno bisogno?
• Accedono al software di cui hanno bisogno?
• Se hanno bisogno di una VPN per la sicurezza, hanno accesso a una?

Considera anche se potrebbero aver bisogno di attrezzature aggiuntive per renderli più comodi, come una sedia ergonomica, un monitor o qualsiasi altra periferia che potrebbero non avere già a casa.

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3. Incontrarsi regolarmente

In un tipico ambiente d'ufficio, avrai l'opportunità di fare il check-in con chi vuoi entro le prime ore dalla tua presenza.

Il lavoro a distanza per definizione rimuove completamente queste interazioni. Anche se potrebbe aver avuto senso avere settimanali in ufficio, hai bisogno di più comunicazioni per mantenerlo al di fuori di esso.

La solitudine, insieme alla comunicazione e alla collaborazione, è la lotta principale per i lavoratori a distanza, con il 20% di loro che la cita come una preoccupazione

Prendi in considerazione la pianificazione di check-in giornalieri con il tuo team o con i tuoi singoli, anche solo per aggiornarti rapidamente sui progetti della giornata per alcuni minuti. L'isolamento e la solitudine sono comuni in questo ambiente e questo è un modo semplice ed efficace per affrontarlo.

4. Accendi le tue fotocamere!

Oltre a incontrarti regolarmente, incoraggia l'uso della videoconferenza come metodo di comunicazione tra i tuoi team.

Sebbene le chiamate in audioconferenza siano state la norma per anni, accendere le videocamere aiuta enormemente nelle interazioni dei dipendenti.

Il linguaggio del corpo e la comunicazione non verbale sono aspetti importanti dell'interazione che vengono completamente rimossi con l'audioconferenza e otterrai anche altri vantaggi con un approccio basato sul video.

Ciò include dare alle persone una buona ragione per vestirsi e prepararsi e scoraggiarle a partecipare alla chiamata e rimanere in silenzio in background mentre fanno altre cose, molto più semplici in una riunione solo audio. Può sembrare semplice, ma molti dipendenti faranno fatica ad adattarsi, quindi è fondamentale fare tutto il possibile per metterli in modalità di lavoro.

L'82% degli utenti di video ha meno probabilità di multitasking (rispetto al solo audio)

5. Investi se necessario

Non dare per scontato che le persone che hanno lavorato in ufficio per anni, forse decenni, si trasferiranno improvvisamente in un ambiente di lavoro da casa e si sentiranno immediatamente a proprio agio.

Assicurati che i dipendenti sappiano cosa usare e come usarlo e cerca di non complicare o confondere le cose disponendo di una varietà confusa di soluzioni diverse da utilizzare.

Gestire i lavoratori remoti in modo efficace significa rendere la transizione il più semplice possibile: ovviamente niente sarà esattamente come un vero ufficio, ma con gli strumenti giusti puoi avvicinarti molto.

Ancora più importante, non dare per scontato che la tecnologia che stai utilizzando sia necessariamente all'altezza del compito da svolgere.

Sapevi, ad esempio, che né Google Hangouts né Slack hanno la crittografia end-to-end?

Per molte aziende, assicurarsi che la sicurezza dei propri dati sia a tenuta stagna è la considerazione più importante, quindi investire nelle soluzioni giuste non sarebbe una cattiva idea, per dirla alla leggera.

6. Coinvolgi i team

La solitudine è emotiva, l'isolamento è strutturale.

Molti lavoratori ora si trovano in una struttura imposta di completo isolamento e spetta ai datori di lavoro mitigare questo il più possibile.

Quello spazio ufficio in cui hai passato mesi per assicurarti che fosse lo spazio collaborativo perfetto? Non c'è più.

Invece, devi utilizzare gli strumenti e le persone a tua disposizione per riunire i tuoi lavoratori remoti su progetti: dopotutto, la collaborazione è essenziale per migliorare le prestazioni sul posto di lavoro.

I team che lavorano in modo collaborativo trascorrono il 64% in più di tempo in un'attività rispetto a quelli che lavorano da soli

Ciò richiede molto tempo e molta attenzione, quindi assicurati di controllare regolarmente le persone, aggiornare i loro programmi e coinvolgere di proposito i lavoratori in progetti che richiedono collaborazione.

Questo è particolarmente importante se hai qualcuno di nuovo nel tuo staff o qualcuno che non è abituato a lavorare in remoto. L'obiettivo principale in questo caso è evitare a tutti i costi l'insilato.

Proprio come poniamo così tanta enfasi sull'evitare il siloing dei reparti, ora la stessa sfida è arrivata a livello individuale.

Alla luce dei recenti eventi, molte organizzazioni si sono trovate a recuperare terreno, cercando di implementare soluzioni digitali improvvisate per recuperare il terreno perduto mentre la loro forza lavoro passa al lavoro a distanza per l'immediato futuro.

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