Распространенные проблемы с коммуникацией на рабочем месте и способы их решения: полное руководство

Введение

Не секрет, что производительность, рабочие отношения и моральный дух сильно пострадают, если у вас проблемы с коммуникацией на рабочем месте. И если проблемы с коммуникацией не решаются, потеря прибыли, увеличение оборота, ошибки и негативный имидж в глазах общественности станут обычным явлением.

Крайне важно, чтобы вы распознавали и устраняли проблемы с коммуникацией на рабочем месте до того, как ситуация выйдет из-под контроля. А когда вы сразу решаете проблемы общения на рабочем месте, вы избегаете недопонимания или чего-то ускользающего.

Это все легче сказать, чем сделать без правильного руководства. К счастью для вас, мы перечислили 10 жизненно важных и в то же время простых в реализации советов, которые помогут вам добиться отличного общения на рабочем месте и насладиться его приятными побочными эффектами.

Почему эффективное общение на рабочем месте так важно?

Не преувеличивайте — хорошее общение — ключ к успеху вашего бизнеса.

Короче говоря, это позволяет вашим командам быть более продуктивными, лучше сотрудничать и работать более эффективно. На самом деле, сотрудники на 20–25 % более продуктивны в компаниях, у которых есть эффективная стратегия внутренней коммуникации. Это означает, что вы можете держать в кармане 62,4 миллиона долларов, ежегодно теряемых компаниями из-за проблем со связью на рабочем месте.

Вдобавок ко всему, способность общаться вверх и вниз по коммуникационной цепочке организации, как оказалось, повышает моральный дух сотрудников и чувство приверженности компании. Это, в свою очередь, повышает удовлетворенность работой и снижает текучесть кадров.

Если вы заинтересованы в создании коммуникационной стратегии с нуля, загрузите нашу бесплатную электронную книгу о том, как построить эффективную внутреннюю коммуникационную стратегию.

Однако успех не приходит в одночасье, поэтому сделайте общение ежедневной задачей, и в долгосрочной перспективе вы получите многочисленные преимущества.

10 распространенных проблем внутренней коммуникации

Прежде чем перейти к хорошей части, давайте сначала посмотрим, где общение на рабочем месте обычно ухудшается.

Хотя коммуникативные барьеры бывают разных форм и размеров, все они создают препятствия для обмена или получения информации. Они могут, например, включать:

• Члены команды работают удаленно.
• Сотрудники работают по разным графикам.
• Члены команды используют разные коммуникационные платформы.
• Языковые трудности из-за языковых различий, а также профессионального жаргона.

Коммуникационные барьеры особенно распространены среди удаленных рабочих групп, которые стали новой нормой после пандемии COVID-19. Тем не менее, ошеломляющий 71% удаленных сотрудников не принимают активного участия в своей организации, а 85% заявили, что общения, которое они получают, недостаточно.

Когда вам не хватает внутренней связи с вашей удаленной командой, они легко могут почувствовать себя изолированными, недооцененными и немотивированными.

Без четкой цепочки коммуникаций или понимания того, кто за что отвечает и кто перед кем отвечает, ваши сотрудники не уверены, к кому им следует обращаться с любыми вопросами или проблемами. Это создает общее отсутствие подотчетности и путаницы.

Отсутствие четкой линии связи также затрудняет эффективную передачу информации верхнего уровня вашим работникам.

Непонимание на рабочем месте часто возникает из-за того, что менеджеры или члены команды предполагают, что их коллеги подходят к задаче или проекту так же, как они, а не четко определяют, как должен выполняться каждый шаг и каким членом команды.

Это идет рука об руку с предположением, что ваши сотрудники полностью понимают всю информацию, которую им дают, и не имеют никаких вопросов, комментариев или отзывов.

Все это может привести к путанице и неполному выполнению задач.

В настоящее время современные инструменты управления коммуникацией сотрудников изменили название игры, сделав поддержание хорошего общения на рабочем месте простым и легким.

Использование неправильных инструментов может привести к недопониманию, потере информации, задержке отклика и отвлекающим факторам. Например, одно электронное письмо, содержащее важную информацию, может потеряться в нижней части папки «Входящие», или частые рабочие звонки могут снизить производительность и отнять у сотрудников драгоценное время, чтобы вернуться к своим делам.

В частности, компании с удаленными сотрудниками испытывают трудности без хорошего инструмента управления общением с сотрудниками.

Без регулярного предоставления вашим сотрудникам отзывов о том, как они работают, особенно если им нужно ждать целый год для ежегодной оценки эффективности, ваши сотрудники будут чувствовать себя оставленными в неведении.

То же самое касается выслушивания их и получения их отзывов об их опыте на рабочем месте и предложений по улучшению. Не дав им такой возможности, ваша команда будет чувствовать, что их голоса не ценятся и не слышатся.

Это приводит к отсутствию развития сотрудников, повторяющимся ошибкам, растущему разочарованию, плохому моральному духу и, в конечном итоге, увеличению текучести кадров.

Предоставление вашим сотрудникам отзывов об их работе и указание областей, которые нуждаются в улучшении, является ключом к тому, чтобы помочь им расти и становиться лучше в своей работе. Однако без здоровой дозы похвалы и положительных отзывов это будет иметь противоположный эффект. Результат: деморализованная и немотивированная рабочая сила.

Проведение ежемесячных опросов пульса и регулярное получение отзывов об их самочувствии или удовлетворенности работой — это здорово. Но если вы не ответите им или не дадите им знать, как их ответы повлияли на решения внутри компании, они останутся в недоумении, почему вы вообще консультировались с ними. Если вы постоянно спрашиваете сотрудников, что они делают, но никогда не отвечаете им на этот вопрос, не удивляйтесь, когда они потеряют мотивацию.

Компании могут делиться информацией со всеми своими сотрудниками, которая имеет отношение только к определенным отделам, местам работы или уровням старшинства. Это может ошеломить ваших сотрудников и усложнить им поиск или фильтрацию информации, которая имеет отношение к их повседневной жизни.

Недостаточно просто общаться с вашими сотрудниками, вам нужно измерять свои коммуникативные усилия. Слишком часто компании не измеряют и не собирают данные об этих усилиях, чтобы увидеть, успешны они или нет в отделе коммуникаций. Без этого понимания компании часто не могут улучшить свою внутреннюю коммуникацию или принять эффективное решение по этому поводу.

Развитие собственных внутренних коммуникаций может быть очень дорогим, ресурсов может не хватать, и может показаться, что оно того не стоит. И, возможно, вы рассматривали средства коммуникации на рабочем месте как решение, но ничего не было в вашем ценовом диапазоне.

Спойлер — так быть не должно.

10 способов преодолеть проблемы с общением на рабочем месте

А теперь о хорошей части! Существует довольно много способов улучшить коммуникацию на рабочем месте, реализация которых не требует много денег или времени. Давайте углубимся в это.

Первый шаг к преодолению коммуникативных проблем на рабочем месте — убедиться, что вы используете правильные инструменты для здорового общения.

Хотя популярные средства связи, такие как WhatsApp, могут пригодиться, они не предназначены для профессионального использования, имеют ограниченные возможности и отвлекают внимание, смешивая личное и профессиональное общение.

Вместо этого мы рекомендуем использовать современное программное обеспечение для управления коммуникациями сотрудников, которое специально разработано, чтобы помочь вам оптимизировать, упростить и оптимизировать внутреннюю коммуникацию.

В то время как большинство программ для внутреннего общения включает в себя базовую функцию индивидуального и группового чатов, хороший инструмент для общения на рабочем месте должен также позволять вам:

• Собирайте отзывы в режиме реального времени с помощью опросов и опросов
• Расписание встреч
• Делитесь обновлениями компании в ленте новостей
• Настройте каталог сотрудников
• Включите инструменты для измерения вашей внутренней коммуникации

Примером отличного и доступного инструмента управления коммуникациями сотрудников является Connecteam. Эта простая в использовании платформа позволяет вам взаимодействовать и общаться со своими сотрудниками независимо от того, где они работают. Он включает в себя все функции, упомянутые выше, а также возможность отправлять своим сотрудникам заслуженное признание и вознаграждение.

Проблемы с общением?

Поднимите внутреннюю коммуникацию вашей компании на новый уровень с Connecteam уже сегодня!

Начните бесплатный пробный период

Имея четкую структуру коммуникаций внутри вашей компании и для ваших проектов, ваши сотрудники будут знать, к кому обращаться за всей информацией и рекомендациями, которые им необходимы для качественного выполнения своих задач.

Определение того, кто за что отвечает и кто перед кем отвечает, создает подотчетность и устраняет путаницу. Это также упрощает эффективную передачу информации верхнего уровня всем сотрудникам.

Менеджер не должен говорить все подряд.

Очень важно строить и развивать двусторонние отношения с вашей командой. Вступайте в активный диалог и делайте это на регулярной основе. В конце концов, это работа менеджера.

Крайне важно помнить, что большинство сотрудников уйдут из компании, если у них будут плохие отношения со своим руководителем. Фактически, 12% сотрудников уволились с работы из-за более высокой заработной платы, тогда как 75% ушли из компании из-за плохих отношений со своим непосредственным руководителем.

Чтобы общение на рабочем месте действительно было эффективным и честным, вам сначала нужно убедиться, что у вас есть позитивная рабочая среда, в которой каждый сотрудник чувствует себя достаточно комфортно, чтобы выражать свои идеи, задавать вопросы, вносить предложения и высказывать опасения. Другими словами, они должны иметь возможность открыто общаться, не опасаясь негативных последствий для своей самооценки, статуса или карьеры.

Один из лучших способов сделать это — подавать пример. Вы можете, например, сделать это, спросив, если что-то неясно, и признав, что у вас нет ответа на чей-то вопрос. Кроме того, управляйте ходом разговора, когда кто-то постоянно перебивает, чтобы создать пространство для общения других.

Исследования также показывают, что, придерживаясь политики открытых дверей, вы можете получить «доступность в качестве менеджера, поощрять открытый поток общения, получать быстрый доступ к важным или только что происходящим ситуациям или информации и поддерживать более тесные рабочие отношения с сотрудники."

Не ждите, пока пройдет год, чтобы сесть со своими сотрудниками, оценить их работу и узнать, как они справляются со своей работой, коллегами и руководителями. Вместо этого сделайте это регулярной практикой.

Если у вас есть удаленные рабочие группы или сотрудники, которые не используют одно и то же рабочее пространство, вам также не обязательно ждать возможности сесть вместе. Вместо этого вы можете планировать регулярные встречи с помощью видеоконференций. Ваша команда оценит такую ​​гибкость.

Расписание еженедельных собраний команды

Еженедельные собрания команды — это идеальный способ убедиться, что ваши сотрудники остаются на одной волне в отношении запланированных и текущих проектов, ожиданий и планов действий. Это также помогает каждому увидеть более широкую картину и четко понять свои роли и обязанности.

Еженедельные собрания команды — идеальное время для каждого сотрудника, чтобы поделиться тем, над чем он сейчас работает, своими целями на неделю и любыми проблемами, с которыми они столкнулись. Это также идеальная платформа для менеджеров, чтобы объявить о любых обновлениях, новых проектах, прогрессе в достижении командных целей и ответить на любые вопросы.

Это приводит к большей прозрачности, лучшему общению и расширению возможностей для сотрудничества.

Проводите регулярные встречи один на один

Регулярные встречи один на один с вашими сотрудниками позволяют вам общаться в более приватной обстановке, в которой некоторые сотрудники чувствуют себя более комфортно, выражая свои мысли. Еженедельные или ежемесячные встречи один на один — это хорошая возможность поговорить с каждым сотрудником индивидуально и обсудить приоритеты, поставить цели и выяснить, достаточно ли у вашей команды времени, ресурсов и информации для эффективной работы.

Обратите внимание, что важно создать безопасное пространство для каждого сотрудника, чтобы он мог высказывать любые опасения и делиться идеями, которые могут принести пользу команде.

Регулярные встречи тет-а-тет заставляют сотрудников чувствовать себя услышанными и снижают текучесть кадров примерно на 30%.

Делайте заметки об основных моментах и ​​любых сроках и обязанностях, обсуждавшихся во время ваших встреч, и делитесь ими с членами вашей команды, чтобы они могли вернуться к ним. Вы также можете поделиться ими со всеми, кто не смог присутствовать на собрании.

Таким образом, вы можете убедиться, что все находятся на одной странице, понимают, что от них ожидается, и имеют информацию, необходимую им для выполнения и определения приоритетов своих задач.

Объяснение или информация о важности задачи или о том, как она вписывается в общую картину, сделает их работу более значимой и даст им ощущение, что их ценят и что они вносят свой вклад в общее дело.

Даже если задача менее гламурная или значимая, признание того, что ее просто необходимо выполнить, покажет, что вы привержены осмысленному и прозрачному общению. Это поможет укрепить доверие и повысит вероятность того, что ваши сотрудники будут вовлечены и будут работать наилучшим образом.

И помните распространенную ошибку, предполагающую, что ваши сотрудники понимают задачу и то, как ее выполнить? Потратьте время, чтобы связаться со своим сотрудником и убедиться, что вы согласны с тем, как это должно быть сделано. Это будет стоить вам относительно немного по сравнению с количеством времени, денег и усилий, необходимых для исправления плохо выполненной задачи.

Пришло время услышать ответ от ваших сотрудников!

Регулярный сбор их отзывов поможет вам понять, в каких областях ваш бизнес работает гладко, а в каких можно проявить особую любовь. С помощью этой информации вы сможете принимать более эффективные решения для своей компании и команды. Это также дает вам возможность узнать о проблемах до того, как они обострятся.

То же самое относится и к сбору отзывов о внутренней коммуникации вашей компании. Отзывы сотрудников по этой теме дадут руководству лучшее понимание того, что можно сделать для улучшения внутренней коммуникации и как решить проблемы с коммуникацией.

В то же время крайне важно показать своим сотрудникам, что вы цените их вклад и что их голоса слышны. И вы можете просто найти то творческое решение, которое вы искали!

Существуют различные способы сбора отзывов, такие как индивидуальные или групповые встречи, опросы сотрудников или создание ящика для предложений или опроса.

Счастливые сотрудники – это здоровая компания.

Простой акт демонстрации сотрудникам того, что их ценят и что их тяжелая работа признается и ценится, творит чудеса. Это повышает их мотивацию, удовлетворенность работой и вовлеченность, одновременно снижая текучесть кадров. Это также помогает укрепить доверие между сотрудниками и менеджерами, что является важным компонентом здорового общения на рабочем месте.

Вы можете выразить признание, например, отмечая дни рождения, благодарив за хорошо выполненную работу и выбирая выдающихся сотрудников в качестве «сотрудников месяца».

И точно так же, как признание может быть заразительным, так же может быть и позитив, который с ним приходит.

Стимулируя позитив и признание, вы повышаете производительность своей команды и снижаете уровень стресса. Кроме того, чем счастливее ваши сотрудники, тем больше они вовлечены в свою работу и помогают компании добиться успеха.

Еще одно решение проблем с коммуникацией — убедиться, что политики вашей компании охватывают методы и стандарты внутренней коммуникации. Убедитесь, что сотрудники имеют круглосуточный доступ к политикам компании, чтобы они могли обращаться к ним в любое время.

Имея четкую коммуникационную политику компании, вы снижаете вероятность неуместных или отвлекающих коммуникативных проблем на рабочем месте. Эксперт по связям с общественностью Ким Харрисон отмечает: «Важно установить политику, которая способствует осмысленному и необходимому общению, необходимому для продуктивности сотрудников и их уверенности в завтрашнем дне. Наличие хорошей коммуникационной политики снижает конфликты и недопонимание, а также уменьшает неопределенность».

Установив четкие и краткие политики компании в отношении внутреннего общения, сотрудники могут легко понять, какой тип общения является подходящим и приемлемым, а какой нет. Вы также можете указать, какие дисциплинарные меры будут приняты, если сотрудники проигнорируют эти правила.

Заключительное слово о том, как решать проблемы общения на рабочем месте

Мы обсудили несколько способов решения проблем внутренней коммуникации. Самое главное — использовать правильные средства коммуникации и технологии, которые помогут преодолеть эти проблемы и помогут вам выйти за рамки возможного. Кроме того, секретная формула заключается в том, чтобы оставаться последовательным в своих усилиях по общению, проводить регулярные встречи, следить за тем, чтобы общение шло в обоих направлениях, и чтобы ваши сотрудники чувствовали себя ценными.

С помощью этих инструментов и советов вы легко сможете улучшить внутреннюю коммуникацию вашей компании, повысить вовлеченность сотрудников, повысить моральный дух сотрудников и повысить их производительность.