Problemi comuni di comunicazione sul posto di lavoro e come risolverli: una guida completa

introduzione

Non è un segreto che la produttività, i rapporti di lavoro e il morale subiranno un duro colpo se hai problemi di comunicazione sul posto di lavoro. E se i problemi di comunicazione non vengono affrontati, la perdita di profitto, l'aumento del fatturato, gli errori e un'immagine pubblica negativa sono all'ordine del giorno.

È fondamentale riconoscere e affrontare i problemi di comunicazione sul posto di lavoro prima che la situazione sfugga al controllo. E quando affronti immediatamente le sfide della comunicazione sul posto di lavoro, eviti incomprensioni o qualcosa che sfugge alle crepe.

È tutto più facile a dirsi che a farsi senza la guida giusta. Fortunatamente per te, abbiamo elencato 10 suggerimenti salvavita ma facili da implementare che ti aiuteranno a ottenere un'eccellente comunicazione sul posto di lavoro e goderti i suoi dolci effetti collaterali.

Perché una comunicazione efficace sul posto di lavoro è così critica?

Non esagerare: una buona comunicazione è la chiave del successo della tua attività.

In poche parole, consente ai tuoi team di essere più produttivi, collaborare meglio e lavorare in modo più efficace. Di fatto, i dipendenti sono dal 20 al 25% più produttivi nelle aziende che dispongono di un'efficace strategia di comunicazione interna. Ciò significa che puoi tenere in tasca i 62,4 milioni di dollari persi dalle aziende ogni anno a causa di problemi di comunicazione sul posto di lavoro.

Inoltre, essere in grado di comunicare su e giù per la catena di comunicazione di un'organizzazione ha dimostrato di dare ai dipendenti una spinta morale e un senso di impegno per l'azienda. Questo, a sua volta, migliora la soddisfazione sul lavoro e riduce il turnover dei dipendenti.

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Tuttavia, il successo non arriva dall'oggi al domani, quindi rendi la comunicazione un compito quotidiano e otterrai numerosi vantaggi a lungo termine.

10 comuni problemi di comunicazione interna

Prima di arrivare alla parte buona, diamo prima un'occhiata a dove la comunicazione sul posto di lavoro in genere va a sud.

Sebbene le barriere di comunicazione siano disponibili in molte forme e dimensioni, tutte costituiscono ostacoli alla condivisione o alla ricezione di informazioni. Possono, ad esempio, includere:

• Membri del team che lavorano in remoto.
• Dipendenti che lavorano con orari diversi.
• Membri del team che utilizzano diverse piattaforme di comunicazione.
• Difficoltà linguistiche dovute a differenze linguistiche e al gergo lavorativo.

Le barriere di comunicazione sono particolarmente comuni tra i team di lavoro a distanza, che sono diventati una nuova norma dopo la pandemia di COVID-19. Tuttavia, uno sbalorditivo 71% dei dipendenti remoti non è attivamente coinvolto nella propria organizzazione e l'85% ha affermato che la comunicazione che riceve non è sufficiente.

Quando hai una mancanza di comunicazione interna con il tuo team remoto, possono facilmente sentirsi isolati, sottovalutati e demotivati.

Senza una chiara catena di comunicazione o una comprensione di chi è responsabile di cosa e chi risponde a chi, i tuoi dipendenti non sono sicuri a chi rivolgersi per qualsiasi domanda o dubbio. Questo crea una generale mancanza di responsabilità e confusione.

La mancanza di una chiara linea di comunicazione rende anche una sfida comunicare efficacemente le informazioni di alto livello ai tuoi dipendenti.

Le incomprensioni sul posto di lavoro spesso derivano da manager o membri del team che presumono che i loro colleghi si stiano avvicinando a un'attività o un progetto nello stesso modo in cui farebbero, piuttosto che definire chiaramente come dovrebbe essere eseguito ogni passaggio e da quale membro del team.

Ciò va di pari passo con il presupposto che i dipendenti comprendano appieno tutte le informazioni che vengono loro fornite e non abbiano domande, commenti o feedback.

Tutto ciò può creare confusione e portare a termine le attività in modo insufficiente.

Al giorno d'oggi, i moderni strumenti di gestione della comunicazione dei dipendenti hanno cambiato il nome del gioco, rendendo semplice e facile mantenere una buona comunicazione sul posto di lavoro.

L'utilizzo degli strumenti sbagliati può causare problemi di comunicazione, perdita di informazioni, tempi di risposta ritardati e distrazioni. Ad esempio, un'e-mail contenente informazioni importanti può andare persa in fondo alla posta in arrivo, oppure frequenti chiamate di lavoro possono interrompere la produttività e costare tempo prezioso ai dipendenti per tornare a fare ciò che stavano facendo.

In particolare, le aziende con dipendenti remoti incontrano difficoltà senza un buon strumento di gestione della comunicazione con i dipendenti.

Senza fornire ai tuoi dipendenti un feedback su come stanno andando regolarmente, specialmente se devono aspettare un anno intero per la loro revisione annuale delle prestazioni, il tuo personale si sentirà lasciato all'oscuro.

Lo stesso vale per ascoltarli e chiedere il loro feedback sulle loro esperienze sul posto di lavoro e suggerimenti per il miglioramento. Non offrendo loro questa opportunità, il tuo team si sentirà come se le loro voci non fossero apprezzate o ascoltate.

Ciò porta a una mancanza di sviluppo dei dipendenti, errori ripetuti, crescente frustrazione, scarso morale del lavoro e, infine, aumento del turnover dei dipendenti.

Dare ai tuoi dipendenti un feedback sulle loro prestazioni e sottolineare le aree che necessitano di miglioramenti è la chiave per aiutarli a crescere e migliorare nel loro lavoro. Tuttavia, avrà l'effetto opposto senza una buona dose di lodi e feedback positivi. Il risultato: una forza lavoro demoralizzata e demotivata.

Condurre sondaggi mensili sul polso e chiedere ai dipendenti un feedback regolare sul loro benessere o soddisfazione sul lavoro è fantastico. Ma se non segui o fai loro sapere in che modo le loro risposte hanno influenzato le decisioni all'interno dell'azienda, si chiedono perché li hai consultati in primo luogo. Se chiedi ripetutamente il contributo dei dipendenti ma non gli rispondi mai, non sorprenderti quando perdono la motivazione.

Le aziende possono condividere eccessivamente le informazioni con l'intera forza lavoro che sono rilevanti solo per reparti, posizioni di lavoro o livelli di anzianità specifici. Questo può sopraffare i tuoi dipendenti e rendere più difficile per loro catturare o filtrare le informazioni rilevanti per la loro quotidianità.

Non è sufficiente comunicare con i tuoi dipendenti, devi misurare i tuoi sforzi di comunicazione. Troppo spesso le aziende non misurano o raccolgono dati su questi sforzi per vedere se hanno successo o meno nel reparto comunicazione. Senza questa intuizione, le aziende spesso non sono in grado di migliorare la propria comunicazione interna o prendere una decisione efficace al riguardo.

Lo sviluppo delle proprie comunicazioni interne può essere molto costoso, le risorse possono essere carenti e potrebbe non valerne la pena. E forse hai considerato gli strumenti di comunicazione sul posto di lavoro come una soluzione, ma niente era nella tua fascia di prezzo.

Avviso spoiler: non deve essere così.

10 modi per superare i problemi di comunicazione sul posto di lavoro

E ora per la parte buona! Ci sono molti modi in cui puoi migliorare la comunicazione sul posto di lavoro che non costa molto denaro o tempo per l'implementazione. Immergiamoci.

Il primo passo per superare i problemi di comunicazione sul posto di lavoro è assicurarsi di utilizzare gli strumenti giusti per una comunicazione sana.

Sebbene gli strumenti di comunicazione popolari come WhatsApp possano tornare utili, non sono pensati per un uso professionale, hanno capacità limitate e causano distrazioni mescolando comunicazione personale e professionale.

Consigliamo invece di utilizzare un moderno software di gestione delle comunicazioni con i dipendenti, progettato specificamente per aiutarti a snellire, semplificare e ottimizzare la comunicazione interna.

Sebbene la maggior parte dei software di comunicazione interna includa le funzionalità di base delle chat individuali e di gruppo, un buon strumento di comunicazione sul posto di lavoro dovrebbe anche consentire di:

• Raccogli feedback in tempo reale utilizzando sondaggi e sondaggi
• Pianifica incontri
• Condividi gli aggiornamenti dell'azienda nel newsfeed
• Impostare una directory dei dipendenti
• Includi strumenti per misurare la tua comunicazione interna

Un esempio di uno strumento di gestione della comunicazione dei dipendenti eccellente e conveniente è Connecteam. La sua piattaforma facile da usare ti consente di interagire e comunicare con i tuoi dipendenti, indipendentemente da dove lavorino. Include tutte le funzionalità sopra menzionate, nonché la possibilità di inviare ai tuoi dipendenti alcuni meritati riconoscimenti e premi.

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Avendo una chiara struttura di comunicazione all'interno della tua azienda e per i tuoi progetti, i tuoi dipendenti sapranno a chi rivolgersi per tutte le informazioni e la guida di cui hanno bisogno per svolgere bene i loro compiti.

Definire chi è responsabile di cosa e chi risponde a chi crea responsabilità ed elimina la confusione. Inoltre, semplifica la comunicazione efficace delle informazioni di primo livello all'intera forza lavoro.

Il manager non dovrebbe essere l'unico a parlare.

È fondamentale costruire e promuovere relazioni bidirezionali con il tuo team. Impegnarsi in un dialogo attivo e farlo regolarmente. Dopotutto, è compito del manager farlo.

È fondamentale ricordare che la maggior parte dei dipendenti lascerà la propria azienda se hanno un cattivo rapporto con il proprio manager. Infatti, il 12% dei dipendenti che ha lasciato il lavoro lo ha fatto per salari più alti, mentre il 75% ha lasciato l'azienda a causa di un pessimo rapporto con il proprio manager diretto.

Affinché la comunicazione sul posto di lavoro sia effettivamente efficace e onesta, devi prima assicurarti di avere un ambiente di lavoro positivo in cui ogni dipendente si senta sufficientemente a suo agio per esprimere le proprie idee, porre domande, dare suggerimenti e sollevare dubbi. In altre parole, dovrebbero essere in grado di comunicare apertamente senza temere conseguenze negative sull'immagine di sé, sul proprio status o sulla propria carriera.

Uno dei modi migliori per farlo è dare l'esempio. Ad esempio, puoi farlo chiedendo se qualcosa non è chiaro e ammettendo quando non hai la risposta alla domanda di qualcuno. Inoltre, gestisci il flusso di una conversazione quando qualcuno interrompe costantemente per creare uno spazio in cui anche gli altri possano comunicare.

La ricerca mostra anche che avendo una politica della porta aperta, sei in grado di ottenere "accessibilità come manager, incoraggiare un flusso di comunicazione aperto, ottenere un rapido accesso a situazioni o informazioni importanti o semplicemente accadute e mantenere rapporti di lavoro più stretti con dipendenti."

Non aspettare un anno per sederti con i tuoi dipendenti, esaminare le loro prestazioni e ascoltare come se la cavano con il loro lavoro, colleghi e manager. Invece, fallo una pratica regolare.

Se hai team di lavoro a distanza o dipendenti che non condividono lo stesso spazio di lavoro, non devi necessariamente aspettare l'opportunità di sederti insieme. Invece, puoi programmare riunioni regolari tramite videoconferenza. Il tuo team apprezzerà questa flessibilità.

Pianifica riunioni settimanali del team

Le riunioni settimanali del team sono il modo perfetto per assicurarsi che i tuoi dipendenti rimangano sulla stessa pagina per quanto riguarda i progetti, le aspettative e le linee d'azione pianificati e in corso. Aiuta anche tutti a vedere il quadro più ampio e comprendere chiaramente i propri ruoli e responsabilità.

Le riunioni settimanali del team sono il momento perfetto per ogni dipendente per condividere ciò su cui sta attualmente lavorando, i propri obiettivi per la settimana e le eventuali sfide incontrate. È anche la piattaforma perfetta per i manager per annunciare aggiornamenti, nuovi progetti, progressi sugli obiettivi del team e rispondere a qualsiasi domanda.

Ciò si traduce in una maggiore trasparenza, una migliore comunicazione e maggiori opportunità di collaborazione.

Tieni uno contro uno regolari

Avere riunioni individuali regolari con i tuoi dipendenti ti consente di comunicare in un ambiente più privato in cui alcuni dipendenti si sentono più a loro agio nell'esprimersi. Gli incontri individuali settimanali o mensili sono una buona opportunità per entrare in contatto con ogni dipendente individualmente e parlare di priorità, fissare obiettivi e scoprire se il tuo team ha tempo, risorse e informazioni sufficienti per funzionare bene.

Tieni presente che è importante creare uno spazio sicuro in cui ogni dipendente possa segnalare eventuali dubbi e condividere idee che potrebbero avvantaggiare il team.

Gli incontri individuali regolari fanno sentire i dipendenti ascoltati e riducono il turnover volontario di circa il 30%.

Prendi nota dei punti principali e di eventuali scadenze e responsabilità discusse durante le riunioni e condividile con i membri del tuo team affinché possano fare riferimento. Puoi anche condividerli con chiunque non sia stato in grado di partecipare alla riunione.

In questo modo, puoi assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina, capiscano cosa ci si aspetta da loro e dispongano delle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere e dare priorità alle loro attività.

Dare una spiegazione o informazioni sull'importanza di un compito o su come si inserisce nel quadro più ampio renderà il loro lavoro più significativo e darà loro la sensazione di essere apprezzati e di contribuire a una causa più ampia.

Anche se il compito è meno affascinante o significativo, ammettere che deve solo essere svolto dimostrerà che sei impegnato in una comunicazione significativa e trasparente. Ciò contribuirà a creare fiducia e renderà i tuoi dipendenti più propensi a impegnarsi e a dare il meglio di sé.

E ricordi l'errore comune di presumere che i tuoi dipendenti capiscano un compito e come eseguirlo? Prenditi il ​​​​tempo per entrare in contatto con il tuo dipendente e assicurati di essere sulla stessa pagina su come dovrebbe essere fatto. Questo ti costerà relativamente poco rispetto alla quantità di tempo, denaro e impegno necessari per risolvere un'attività eseguita male.

È il momento di rispondere ai tuoi dipendenti!

Raccogliere regolarmente i loro feedback ti aiuterà a capire in quali aree la tua attività sta andando senza intoppi e quali potrebbero usare un po' di amore in più. Con queste informazioni puoi prendere decisioni migliori per la tua azienda e il tuo team. Questo ti dà anche l'opportunità di conoscere i problemi prima che si intensifichino.

Lo stesso vale per la raccolta di feedback sulla comunicazione interna della tua azienda. Il feedback dei dipendenti sull'argomento consentirà al management di comprendere meglio cosa si può fare per migliorare la comunicazione interna e come risolvere i problemi di comunicazione.

Allo stesso tempo, è fondamentale mostrare ai dipendenti che apprezzi il loro contributo e che le loro voci vengono ascoltate. E potresti trovare la soluzione creativa che stavi cercando!

Esistono diversi modi per raccogliere feedback, ad esempio riunioni individuali o di gruppo, sondaggi tra i dipendenti o impostando una casella dei suggerimenti o un sondaggio.

Dipendenti felici equivalgono a un'azienda sana.

Il semplice atto di mostrare ai dipendenti che sono apprezzati e che il loro duro lavoro è riconosciuto e apprezzato fa miracoli. Aumenta la motivazione, la soddisfazione sul lavoro e il coinvolgimento riducendo il turnover dei dipendenti. Aiuta anche a creare fiducia tra dipendenti e manager, un ingrediente cruciale per una sana comunicazione sul posto di lavoro.

Puoi mostrare riconoscimenti, ad esempio, festeggiando compleanni, ringraziando per un lavoro ben fatto ed eleggendo dipendenti eccezionali come "dipendenti del mese".

E proprio come il riconoscimento può essere contagioso, così può la positività che ne deriva.

Guidando positività e riconoscimento, porti una migliore produttività dal tuo team e livelli di stress inferiori. Inoltre, più felici sono i tuoi dipendenti, più sono coinvolti nel loro ruolo lavorativo e nell'aiutare l'azienda ad avere successo.

Un'altra soluzione ai problemi di comunicazione è assicurarsi che le politiche aziendali coprano le pratiche e gli standard di comunicazione interna. Assicurati che i dipendenti abbiano accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7 alle politiche aziendali in modo che possano farvi riferimento in qualsiasi momento.

Avere una chiara politica di comunicazione aziendale in atto, riduci la probabilità di problemi di comunicazione inappropriati o distraenti sul posto di lavoro. L'esperta di PR Kim Harrison osserva: “è importante definire politiche che facilitino la comunicazione significativa e necessaria necessaria per la produttività dei dipendenti e la loro fiducia nel futuro. Avere una buona politica di comunicazione in atto riduce i conflitti e le incomprensioni e allevia le incertezze”.

Definendo politiche aziendali chiare e concise in merito alla comunicazione interna, i dipendenti possono facilmente capire quale tipo di comunicazione è appropriato e accettabile e quale no. Potresti anche voler includere quale tipo di azione disciplinare verrà intrapresa se i dipendenti non rispettano queste politiche.

L'ultima parola su come risolvere i problemi di comunicazione sul posto di lavoro

Abbiamo discusso diversi modi in cui puoi risolvere le sfide della comunicazione interna. La cosa più importante è utilizzare gli strumenti di comunicazione e la tecnologia giusti che ti aiuteranno a superare queste sfide e ti aiuteranno ad andare oltre. Inoltre, la formula segreta è rimanere coerenti nei tuoi sforzi di comunicazione, tenere riunioni regolari, garantire che la comunicazione fluisca in entrambe le direzioni e far sentire i tuoi dipendenti apprezzati.

Con questi strumenti e suggerimenti, sarai facilmente in grado di migliorare la comunicazione interna della tua azienda, aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, aumentare il morale dei dipendenti e aumentare la produttività dei dipendenti.